インタラクションの沈黙を評価する

インタラクション閉じた チャネルを介したエージェントとの会話全体。 たとえば、インタラクションには、音声通話、Eメール、チャット、またはソーシャルメディアでの会話があります。中に沈黙閉じた インタラクション中にクライアントとエージェントのどちらも話していないとき。 3秒以上続く沈黙は顕著な沈黙と見なされます。 インタラクションにおける顕著な沈黙時間の合計は、すべての顕著な沈黙時間の合計です。が続くのは普通のことです。 しかし、どの程度が多すぎるのでしょうか? 多すぎる場合、どのように解決すればいいのでしょうか? このサクセスガイドに従って、インタラクション中の沈黙に焦点を当てたワークスペース閉じた 1つ以上のウィジェットの名前付きビュー。をデザインしましょう。 インタラクション中の沈黙を減らすことは、あなたの組織に以下のようなメリットをもたらします

Classics, Inc. は、沈黙時間に影響を与える可能性のあるエージェントトレーニングのギャップを特定するしたいと考えています。 また、沈黙時間を削減するためにビジネスプロセスを改善できるかどうかも確認したいと考えています。。 エージェントを平均沈黙時間で比較したいと考えています。 エージェントを平均無言時間で比較するために、2つの異なるチームの無言時間を分析することにしました。 カンザスチームは新しいエージェントで構成された新しいチームです。 エメラルドシティチームには経験豊富なエージェントが多いです。 Classicsの興味は、次のことを発見することです:

沈黙の定義

3秒以上続く沈黙は顕著な沈黙と見なされます。 あるインタラクション閉じた チャネルを介したエージェントとの会話全体。 たとえば、インタラクションには、音声通話、Eメール、チャット、またはソーシャルメディアでの会話があります。の顕著な沈黙時間の合計は、すべての顕著な沈黙閉じた インタラクション中にクライアントとエージェントのどちらも話していないとき。 3秒以上続く沈黙は顕著な沈黙と見なされます。 インタラクションにおける顕著な沈黙時間の合計は、すべての顕著な沈黙時間の合計です。時間の合計です。 音声通話とチャットでは、顕著な沈黙の定義が異なることに注意してください。

音声通話における顕著な沈黙

エージェントも顧客も話していない沈黙の間隔または期間。 これには、顧客が保留にしている時間も含まれます。 沈黙時間は、秒単位またはパーセンテージで見ることができます。 1つのインタラクションにおける沈黙時間のパーセンテージは、インタラクション全体の長さに対する相対的なものです。 たとえば、10分の通話中に2分の沈黙があった場合、1時間の通話中に2分あった場合よりも、はるかに高い割合となります。

音声以外のインタラクションにおける顕著な沈黙

インタラクション全体に対して計算されます。 音声以外のインタラクションは非同期であるため、システムはある程度の沈黙は正常であると仮定しています。 このシステムは、顕著な沈黙のカウントを開始する前に、メッセー ジを読み、それに応答する時間を与えます。 推定書き込み時間は毎分40ワード(wpm)である。 推定読み取り時間は250wpmです。 これにより、エージェントとコンタクトは、沈黙時間がカウントされる前に、再読して応答を入力する時間が得られます。

沈黙時間は、Eメールでのインタラクションでは計算されませんのでご注意ください。

沈黙ワークスペースのセットアップ

これらの手順は、ワークスペース閉じた 1つ以上のウィジェットの名前付きビュー。を構築する方法に関する推奨事項です。 このレポートには、これらのレポートと同じ指標が含まれています ワークスペースは、組織のニーズに合わせて、他にもさまざまな方法でカスタマイズできます。 ここで説明した以外のウィジェット閉じた 指定したフィルター基準に一致するデータのグラフィック表現。メトリック閉じた コンタクトセンターの状況を把握するために測定できる統計データおよびフィルタを使用してデータセットワークスペースを設定できます。

カテゴリー閉じた Interaction Analyticsが解析された通話のトランスクリプトデータに使用するデータグループ。 これにより、トレンドを見つけやすくなります。は、Interaction Analyticsの分析の基盤です。 カテゴリーセットカテゴリーは、あなたの興味に最も関連する情報をグループ化し、識別するのに役立ちます。 このワークスペースでは、エージェントパフォーマンスまたはコンタクトセンターハイライトのカテゴリを使用することをお勧めします。

沈黙時間閉じた インタラクション中にクライアントとエージェントのどちらも話していないとき。 3秒以上続く沈黙は顕著な沈黙と見なされます。 インタラクションにおける顕著な沈黙時間の合計は、すべての顕著な沈黙時間の合計です。ワークスペースを使用して、組織全体の効率を高めることができます。 その目標を達成するには、複数の方法があります。 以下のワークスペース設定オプションの中から、目標と関心に最も適したものを1つ選択してください。

  • エージェントの行動がインタラクションの沈黙にどのように影響するかに焦点を当てたい場合は、エージェント重視のワークスペースを作成します。 Classics, Inc. エージェントトレーニングのギャップを埋めるという目標を達成するために、このワークスペースを使用します。

  • 会社のプロセスが対話の静寂性にどのように影響するかに焦点を当てたい場合は、プロセスに焦点を当てたワークスペースを作成します。 Classics, Inc. プロセスを改善するという目標を達成するために、このワークスペースを使用します。

カテゴリー:追加リソース

以下のすぐに使えるカテゴリセット閉じた 特定の目的でデータを活用するのに役立つカテゴリーのグループ。 あらかじめ用意されたカテゴリーテンプレートには、購入意向やリスク回避が含まれます。は、注目すべき沈黙閉じた インタラクション中にクライアントとエージェントのどちらも話していないとき。 3秒以上続く沈黙は顕著な沈黙と見なされます。 インタラクションにおける顕著な沈黙時間の合計は、すべての顕著な沈黙時間の合計です。の長い間隔に関連するトピックや理由を特定するのに役立ちます:

沈黙ワークスペースの使用方法

沈黙閉じた インタラクション中にクライアントとエージェントのどちらも話していないとき。 3秒以上続く沈黙は顕著な沈黙と見なされます。 インタラクションにおける顕著な沈黙時間の合計は、すべての顕著な沈黙時間の合計です。時間についての仮説を立てることから始めましょう。 あなたの組織のインタラクション閉じた チャネルを介したエージェントとの会話全体。 たとえば、インタラクションには、音声通話、Eメール、チャット、またはソーシャルメディアでの会話があります。では、いつ、どれくらいの沈黙の時間が適切か考えてみます。 そして、あなたのインタラクションの中にどれだけの沈黙時間があると思うか、見積もります。 各ウィジェットには、理論を検証するのに役立つ詳細が表示されます。 ウィジェットを並べて比較して、特定の問題を確認します。 観察結果は、どのフィルタが改善すべき領域を特定できるかを判断するのに役立ちます。 ワークスペース閉じた 1つ以上のウィジェットの名前付きビュー。に表示されるウィジェットデータは、データセットに設定されているデータセットパラメータによって異なります。

概要バーウィジェット

Overview Barウィジェットを使用すると、データセット閉じた 特定の期間にわたる、指定したフィルター基準に一致する解析されたインタラクショントランスクリプトのセット。内のすべてのインタラクションを通して、センチメント閉じた トランスクリプトの単語、フレーズ、および文脈を分析して決定された、インタラクションの全体的なムードや結果。がどのように推移しているかを知ることができます。 ウィジェット閉じた 指定したフィルター基準に一致するデータのグラフィック表現。またはワークスペース全体を沈黙時間の割合または無言時間でフィルタリングして、沈黙時間がセンチメント傾向にどのように影響するかを確認できます。

Interaction Silenceウィジェット

Interaction Silenceウィジェットには、チャットおよび音声インタラクションの合計インタラクション継続時間のパーセンテージとして長時間の沈黙が表示されます。

メトリックウィジェット

これらのウィジェットに表示されるデータを使用して、より詳細な分析のためにこのワークスペースをフィルタリングする方法を決定します。 また、ウィジェットのその他のオプション縦に3つ並んだ点のアイコン>設定をクリックして、表示を編集できます。

ウィジェット内の任意のバーをクリックしてから、インタラクションを表示をクリックして詳細を表示します。

Most Unresolved Interactionsウィジェット

Most Unresolved Interactionsウィジェットは、コンタクトセンターで最も一般的な未解決インタラクションを表示します。 ウィジェットにはカテゴリビューとエージェントビューの両方が用意されています。 チャートは平均通話時間別にカテゴリを表示します。 カテゴリビューでは、1回のインタラクションで解決されないことが多い問題の種類に関するかを示します。

ウィジェットやワークスペースを沈黙でフィルタリングし、どのエージェントやカテゴリが最も影響を受けているかを確認します。 個々のインタラクションを調査して、未解決のインタラクションの原因を特定します。 以下のドロップダウンをクリックすると、さまざまなシナリオについてより具体的な説明が表示されます。

Classics, Inc.のデータアナリスト 通話記録を確認しました。 そのトランスクリプトでは、エージェントがクライアントに「後でかけ直す」よう伝えていました。 これは、Classicsが未解決の質問に対応するプロセスを必要としていることを示しています。 また、回答不可能な質問をどのように判断するかについて、エージェントを訓練する必要があるかもしれません。

未解決のインタラクションの種類ごとに、沈黙時間の長さを確認します。 下のドロップダウンをクリックすると、各シナリオに対する解決策が表示されます:

センチメントトレンドウィジェット

Sentiment Trendウィジェットを使用すると、センチメントの急上昇の原因となっている個々のコンタクトにドリルダウンすることができます。 一部のスパイクは、通話ボリュームの増加にすぎませんが、チャートは、肯定的または否定的な通話の数が変動する時期を示し、原因を調査することができます。

一見しただけでは、センチメントの傾向ウィジェットは多くのインサイトを提供しない可能性があります。 フィルタを調整し、日付範囲や注目すべき沈黙を変更することで、役に立つものが得られるかどうか確認してみてください。 たとえば、トレンドが否定的なセンチメントの顕著なスパイクを示す場合、ワークスペースをスパイクが発生した日付範囲にフィルタリングします。 これにより、それらの相互作用だけに焦点を当てることができ、根本的な原因をより簡単に特定することができます。 たとえば、90日間ではなく14日間の日付範囲を見ることで、特定の日に毎週発生するパターンを発見できるかもしれません。

ワークスペースが注目すべき沈黙の間隔でフィルタされると、このウィジェットはその沈黙の基準を満たすインタラクションの平均センチメントを表示します。

注目すべき沈黙の特定の量に対して否定的なセンチメントが予想より高い場合、さらに調査すべき領域を示す可能性があります。 これは、推奨プロセスが守られているかどうかを判断するのに役立ちます。 また、それらのプロセスをどのように改善できるかを判断することもできます。

キーワードウィジェット

Keywordsウィジェットは、文脈やキーワードの意味を考慮しません。 そのため、ワードクラウドを見直し、削除すべきフィラーワードやフレーズを特定することが重要です。 例えば、hellogoodlikeyephelpのような頻出用語はあまり役に立ちません。 これらの語句を非表示にして、より意味のある語句を表示することができます。 無関係な項目を非表示にするには、項目をクリックしてから非表示をクリックします。 特定の単語が出現する個々のインタラクションを詳しく調べるには、その単語をクリックしてから、インタラクションを表示するをクリックします。

非表示ではなく除外を選択した場合、そのフレーズは[キーワードとフレーズ]ワークスペースフィルタに追加されます。 これは、フレーズを含むすべてのインタラクションが、ワークスペースだけでなくウィジェットからも除外されることを意味する。 ウィジェットから無関係なフレーズを削除したいが、これらのキーワードが記載されているインタラクションは残したい場合、この点に留意してください。

ワークスペースにフィルタをかけることは、新しい単語をカテゴリーに追加するきっかけにもなります。 たとえば、新しい用語や予期しない用語を見つけた場合、新しいカテゴリを作成して調査したり、既存のカテゴリに追加したりすることができます。

メトリックウィジェットまたはInteraction Silenceウィジェットを使用して、静寂の量が平均より多いかどうかを判断します。 次に、ワークスペースをフィルタリングして、平均よりも沈黙率(%)が高いインタラクションを探します。 Keywordsウィジェットを使用して、沈黙時間が長い秒数と関連する可能性のあるトピックを特定します。

Keywordsウィジェットをフィルタリングして、チーム名やスキルごとに単語を表示することもできます。 これにより、改善できる特定のプロセスや行動があるかどうかを判断できます。

進捗の測定と追跡

目標に焦点を当てたワークスペースは、インサイトを変化の推進に使用する場合に最も価値があります。 定期的に進捗を測定し、追跡してください。 これは、どのように改善しているかを確認し、適切な目標を設定するのに役立ちます。

Classics, Inc. アナリストはこの沈黙時間ワークスペースを使用して、これらのチームを比較しました。 彼女は、カンザスチームのインタラクションの平均沈黙時間がエメラルドシティチームより22%長いことを発見しました。 彼女はワークスペースにフィルタをかけ、沈黙時間が長いインタラクションと短いインタラクションの両方を表示させ、その原因を探りました。 個々のインタラクションの記録とトランスクリプトを表示することで、トレーニングとプロセスを改善するいくつかの方法を特定するのに役立ちました。 彼らは以下のことを発見しました。

  • カンザスチームの何人かのエージェントはコール回避をしていました。 彼らは生産的に見せるためにコンタクトを受けたが、実際に話をすることはありませんでした。
  • カンザスチームのエージェントの中には、会社のポリシーに関する知識に自信がない者もいました。
  • エメラルドシティチームのエージェントのほとんどは、とてもフレンドリーで、商品や手続きに関する知識が豊富でした。
  • 両チームのエージェントは、非効率的なプロセスのため、コンタクト先が必要とする情報を探すのに長い時間を費やさなければならなりませんでした。

発見した事実を受けて、Classics,Inc.はエージェントのトレーニングを強化し、重要な情報を見つけやすくするために会社のプロセスを更新しました。

1ヶ月後、Classicsは再び分析メトリック統計レポートを実行しました。 その結果、カンザスチームが平均沈黙時間を10%短縮したことがわかりました。 Classicsは引き続き、分析メトリック統計レポートを定期的に実行します。 彼らは、カンザスチームの平均沈黙時間がエメラルドシティのチームと同じかそれ以下になるまで、進捗を監視したいと考えています。

分析レポートを実行して、進捗状況を表示します。 データは、毎月、またはコーチングセッションの後に確認して進捗を追跡できます。 分析レポートを実行するたびに、データを基準値と比較して進捗を測定できます。 分析レポートを実行するたびに、更新されたデータを使用して、進捗を測定するための新しい基準値を設定できます。 ワークスペースと分析レポートからの洞察を確認したら、継続的な改善プロセスを維持するために、次にどのようなマイルストーンとサポート目標を設定するかを検討します。

小グループでエージェントを評価

分析レポートを実行した後、パフォーマンスの新たな基準値を設定することができます。 チーム全体の進捗を測定した後、エージェントをグループ単位でモニタリングすることで、さらなる洞察を発見することができます。 エージェントを平均沈黙時間に基づいて4つの同じグループに分けることを検討してください。 これにより、以下のグループに当てはまるエージェントとインタラクションのリストが得られます。

  • 沈黙時間が非常に短い。

  • 沈黙時間が平均より短い。

  • 沈黙時間が平均より長い。

  • 沈黙時間が長い。

これらのグループを使用して、無言時間の割合でインタラクションをレビューします。 沈黙時間が長いエージェントに注意します。 沈黙時間の割合が最も高いエージェント、チーム、またはインタラクションを特定し、その原因を特定することで、さらに調査する方法を決定します。

ワークスペースを使用して、どの程度の沈黙時間が正常か、または予想されるかを判断します。 次に、ワークスペースをフィルタリングして、予想される沈黙の間隔と同じかそれ以上のインタラクションを表示します。 原因を特定するために、個々のインタラクションを調査して進捗状況を定期的に監視します。 これらの原因には、顧客からの質問や、エージェントが答えを探すのに長時間を費やすようなプロセスが含まれるかもしれません。 Keywordsウィジェットを使用して、無言時間が予想より長い対話中に言及された一般的なトピックをすばやく特定します。

個別トレーニングの機会を特定する

  1. 各フィルタの横にあるxをクリックして、ワークスペースのフィルタをすべてクリアします。 次に、虫眼鏡アイコン青い背景に白い虫眼鏡。をクリックします。

  2. メトリックウィジェットをレビューして、最長沈黙期間を特定します。

  3. 一度に1つのエージェントでワークスペースをフィルタし、ワークスペース・データがどのように変化するかを確認します。

    1. ワークスペースの右上隅にある漏斗アイコンをクリックします。

    2. フィルターを追加をクリックし、メトリックドロップダウンを展開します。

    3. エージェント名またはエージェントIDを選択します。 インタラクションを表示するエージェントを入力または選択します。

    4. ワークスペースの上部にある虫眼鏡アイコン青い背景に白い虫眼鏡。をクリックします。
  4. キーワードウィジェットを見て、エージェントが悩んでいる特定のトピックを特定します。

    1. Keywordsウィジェットの右上隅にある漏斗アイコンをクリックします。

    2. フィルターを追加をクリックして、参加者フィルタを選択します。

    3. 追加したばかりの参加者フィルタを展開し、エージェントを選択します。

    4. フィルタの追加をクリックし、カテゴリードロップダウンを展開します。

    5. エージェントの行動>エージェントのパフォーマンス ネガティブ>エージェントの知識が不足しているを選択します。

    6. ワークスペースの上部にある虫眼鏡アイコン青い背景に白い虫眼鏡。をクリックします。
    7. Keywordsウィジェットに移動し、関連性のない用語を削除します。 用語を削除するには、その用語をクリックし、用語を非表示にするを選択します。 これは、深く掘り下げて有用なキーワードを発見するために多くの作業を必要とする可能性が高いです。

  5. 概要バーウィジェットとセンチメントトレンドウィジェットを確認し、否定的なセンチメントが多いかどうかをチェックします。 否定的なセンチメントは、エージェントが特定のトピックをナビゲートするのに問題があることを示している可能性があります。

  6. Silence Percentageウィジェットを確認し、沈黙の割合が高いチャートの円をクリックします。 これにより、Interactionsウィジェットが開きます。 ここから、個々のインタラクションをメンバーを追加するにはクリックして、トランスクリプトの詳細を表示できます。 エージェントが全く応答しない複数のインタラクションには注意してください。 これは不誠実または不適切なエージェントの行動を示している可能性があります。

  7. あなたが発見したことをエージェントのマネージャーに伝えてください。 これには、追加トレーニングの推奨や、エージェントの良い点を共有することが含まれます。 また、発見したプロセス上の問題を、変更可能な担当者と共有します。

  8. 各エージェントについてこれらのステップを繰り返し、その都度フィルタの名前またはIDを変更します。

  9. 発見に基づいて変更を加えた後、分析メトリック統計レポートを再度実行し、沈黙のための新しいベースラインを確立します。 測定可能な進捗を見るために、レポートを再度実行する前に少なくとも4週間待つことをお勧めします。

ワークスペースは、インサイトをビジネスゴールと戦略に結びつけると最も効果的になります。 また、変化を起こす能力を持つ人々とインサイトを共有することも重要です。