Gestionnaire de calendrier

Le Gestionnaire de calendrier est un outil flexible qui simplifie la révision et la modification des calendriers des employés.

WFM utilise le plan d’effectif que vous avez créé ou téléchargé à l'aide des prévisions WFM et génère un calendrier. Vous pouvez afficher et modifier ce calendrier dans le Gestionnaire de planification et le publier auprès de vos agents lorsqu'il est prêt.

À conserver à l'esprit :

  • La colonne Forecast/Staffing Name affiche la prévision utilisée ou le plan d’effectif importé pour la génération de planification.

  • «non disponible» peut signifier que les prévisions ont été supprimées après la génération du calendrier ou qu'elles n'ont pas été utilisées en premier lieu.

  • Le plan d’effectif aura toujours l’extension .CSV pour le distinguer de la prévision.

  • La grille Jour du Gestionnaire de calendrier sera positionnée en fonction de la différence de fuseau horaire la plus significative dans la liste des unités DE planification par rapport au fuseau horaire sélectionné dans Gestionnaire de calendrier.

    Lorsque l'écran du Gestionnaire de calendrier se charge, il commence 1 heure avant l'heure la plus précoce configurée, en fonction du fuseau horaire le plus précoce parmi toutes les Unités DE planification.

    Unité DE planification

    Fuseau horaire

    Heure de début du lundi
    Up A UTC+08:00 7:00
    Up B UTC-03:00 5:00
    Up C UTC-05:00 8h00

    Positionnement :

    Pour Lundi, la vue journalière sera positionnée en utilisant UTC+08:00 et 4:00 AM (une heure avant l'heure configurée la plus tôt, soit 5:00 AM).

    Pour la journée en cours, l'affichage se charge en fonction de l'heure actuelle du système.

  • La grille Jour du Gestionnaire de calendrier comprend un séparateur visuel et un ombrage entre les jours pour vous aider à distinguer les dates lorsque vous faites défiler après minuit.

  • Pour vérifier si un calendrier généré est publié, vérifiez le Calendrier dans Gestionnaire de calendrier :

    • Points verts indiquent les calendriers publiés pour toutes les compétences.

    • Les points jaunes indiquent des calendriers publiés pour des compétences spécifiques.

    • Pointez sur un point jaune pour afficher la liste des compétences associées à ce calendrier.

    • Vous pouvez également sélectionner la vue Hebdomadaire ou Journalier dans l'onglet Calendriers pour voir les mêmes indicateurs verts/jaunes.

Pour filtrer les données, commencez par sélectionner les unités DE planification que vous souhaitez afficher. Vous ne pouvez pas filtrer par WEM compétences ou groupes spécifiques sans avoir sélectionné une unité DE planification.

Lorsque vous accédez pour la première fois à la page Gestionnaire de calendrier, le système applique automatiquement le filtre Unité DE planification (Up) par défaut, affichant les calendriers des agents et les données associées en fonction de cette Up par défaut.

Le filtre d'Unité DE planification (Up) par défaut fonctionne comme suit dans le Gestionnaire de calendrier :

  • Chargement initial : lorsque vous chargez la page du Gestionnaire de calendrier pour la première fois, le système sélectionne automatiquement l'Up par défaut et filtre l'affichage pour montrer uniquement les agents et les données pertinents pour cette Up.

  • Effacement de l'Up par défaut : Si vous effacez le filtre de l'Up par défaut, l'interface du Gestionnaire de calendrier affiche tous les détails disponibles sur les Agent, quel que soit l'unité DE planification.

  • Persistance du filtre personnalisé : Si vous appliquez des critères de filtre différents (Par exemple, sélectionnez une Up différente ou des paramètres personnalisés), le système se souvient du Filtre appliqué. Le même filtre est appliqué automatiquement la prochaine fois que vous vous connectez, offrant ainsi une expérience utilisateur cohérente et personnalisée.

  • Période de conservation des données : Le système éliminera automatiquement les données datant de plus de 36 mois.

Cette fonctionnalité garantit une expérience simplifiée en affichant d'emblée les données pertinentes, tout en vous offrant la flexibilité de modifier les filtres selon vos besoins.

Pour filtrer, sélectionnez d’abord une unité DE planification. Vous ne pouvez pas filtrer par compétence, groupe ou code d’activité sans sélectionner au moins une unité DE planification. Si vous effacez le filtre pour toutes les unités DE planification, les autres filtres sont effacés automatiquement.

Lorsqu'elle est filtrée, les unités DE planification sélectionnées sont marquées d'une case rouge et sont affichées en premier.

Après l'application des filtres, les agents affichés et les effectifs nets (données et barre) sont mis à jour.

La liste déroulante Unités DE planification et Compétences affiche plus de texte, ce qui facilite la lecture et la sélection des valeurs de filtre correctes sans avoir à survoler.

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Par exemple, vous avez 100 agents dans trois unités DE planification. Vous filtrez par l'une de ces unités. 30 agents sont désormais affichés. Ensuite, vous filtrez par l'une des compétences. Le nombre d’agents affichés se réduit à nouveau pour afficher 15 agents. Il s’agit des seuls agents de l’unité DE planification sélectionnée avec la compétence voulue.

Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer des équipes selon vos besoins, ce qui vous permet d'ajuster rapidement un horaire si les agents appellent malade, si votre volume d'appels est censé changer, etc.

Vous pouvez même créer des calendriers à partir de zéro, si vous n'avez pas généré de calendrier à partir des données prévisionnelles, ou par le biais de l'enchère sur les quarts de travail.

Pour contrôler l'accès au contenu du Gestionnaire de calendrier, attribuez une vue au planificateur ou à l'employé gérant le Calendrier. Une vue limite la visibilité des calendriers aux agents des Unités DE planification (Up) associées à cette vue.

Consultez Manage Data Access pour savoir comment assigner des vues aux employés ou créer des vues basées sur l'utilisateur.

Cette section explique comment:

Une fois vos quarts créés, n'oubliez pas d'enregistrer et publier le calendrier.