Planifier des réunions

En plus de planifier des activités pour vos employés directement dans leurs horaires, vous pouvez également planifier des réunions ou d'autres activités pour plusieurs employés en même temps à l'aide du CXone WFM Planificateur de réunions.

Gardez à l'esprit que la programmation de réunions les jours où il n'y a pas d'e planification peut être écrasée. Cela peut se produire lors de la création d'une nouvelle planification un jour où vous avez programmé une réunion.

Votre unité de planification a publié une planification pour août. Vous planifiez une réunion tous les lundis matin pendant les trois prochains mois : d'août à fin octobre. Ensuite, vous créez une planification pour septembre pour votre unité. Les réunions du lundi seront supprimées pour septembre, car elles se tenaient des jours sans planification.

Les utilisateurs peuvent planifier des réunions récurrentes avec la licence CXone WFM Avancée .

Pour planifier une réunion:

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezCXone WFM.

  2. Cliquez sur Gestionnaire de planification.

  3. Cliquez sur Réglages et sélectionnezPlanificateur de réunion.

  4. Choisissez comment la réunion sera planifiée:

    • Temps fixe : vous définissez la date et l'heure exactes de la réunion.
    • Horaire flexible : vous définissez une plage de dates. Le planificateur ajoutera des réunions pour les employés dans cette plage. La date de la réunion sera fixée en fonction de la disponibilité et de l'emploi du temps de l'employé.

  5. Sélectionnez l'activité et définissez la durée.

  6. Définissez la date et l'heure. La plage entre les réunions peut aller jusqu'à trois mois :

    • Pour les réunions Temps fixe, choisissez la Date et l'Heure pour la réunion, et définissez le Fuseau horaire.

      Si un employé a une autre activité configurée à l'heure de la réunion, la réunion écrasera l'activité. Gardez à l'esprit qu'il n'écrasera pas les activités de congé.

    • Pour les réunions Horaire flexible, choisissez une plage de dates et définissez le nombre d'employés pouvant être programmés simultanément pour la même plage horaire.

  7. Vous pouvez organiser des réunions récurrentes si vous sélectionnez Heure fixe. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs avec la CXone WFM Avancée Licence.

    1. Sélectionnez la fréquence. Il peut s'agir de Ponctuel,Quotidien ou Hebdomadaire.

      Si vous sélectionnez une réunion récurrente, vous recevrez un e-mail lorsque la programmation est terminée.

    2. Sélectionnez le schéma de récurrence et la date de fin.

  8. Vous pouvez ajouter un Commentaire pour vos employés. Ce commentaire sera affiché pour l'activité sur la planification de l'agent.

  9. Cliquez sur Ajouter des employés et sélectionnez les employés pour lesquels vous créez la réunion. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 100 employés.

  10. Dans le tableau, vous pouvez passer en revue les réunions en conflit. Les nouvelles réunions peuvent écraser d'autres activités ou ne seront pas programmées (Exclues).

    • Écraser : la nouvelle réunion remplacera les activités programmées. Cela peut se produire lorsque la nouvelle réunion a une durée fixe et qu'elle est en conflit avec une autre activité professionnelle.

    • Exclure : la nouvelle réunion ne sera pas programmée. Cela peut se produire lorsque la nouvelle réunion a :

      • Une heure fixe et que l'employé est programmé pour un congé.

      • Un horaire flexible et que l'employé a une activité ou un congé d'une journée entière, ou n'a pas de planification pour ce jour-là.

  11. Cliquez sur Horaire.

    La réunion sera ajoutée aux planifications des employés.