Gestionnaire de calendrier

Le Gestionnaire d’horaire est un outil flexible qui simplifie le passage en revue et la modification des calendriers des employés.

WFM utilise le plan d’effectif que vous avez créé ou téléversé à l’aide des Prévisions WFM et génère un calendrier. Vous pouvez afficher et modifier ce calendrier dans le Gestionnaire de planification, et le publier à l’attention de vos agents lorsque celui-ci est prêt.

Souvenez-vous :

  • La colonne Nom de la prévision/dotation en personnel affiche la prévision qui a été utilisée ou le plan de dotation en personnel qui a été importé pour la génération du planning.

  • Non disponible peut signifier que la prévision a été supprimée après la génération du calendrier ou n'a pas été utilisée en premier lieu.

  • Le plan de dotation aura toujours l'extension .CSV pour le distinguer des prévisions.

  • La grille du Gestionnaire de calendrier Jour sera positionnée en fonction de la différence de fuseau horaire la plus significative dans la liste des unités de planification par rapport au fuseau horaire sélectionné dans le Gestionnaire de calendrier.

    Lorsque l'écran du Gestionnaire de calendrier se charge, il démarre 1 heure plus tôt que l'heure la plus ancienne configurée en fonction du fuseau horaire le plus ancien parmi toutes les unités de planification.

    UNITÉ DE PLANIFICATION

    fuseau horaire

    Début lundi
    SU A UTC+08:00 7 h
    SU B UTC-03:00 5 h
    SU C UTC-05:00 8 h

    Positionnement :

    Pour lundi, la vue du jour sera positionnée en utilisant UTC+08:00 et 4:00 AM (une heure avant l'heure configurée la plus proche de 5h00).

    Pour la journée en cours, l'affichage se charge en fonction de l'heure actuelle du système.

  • Le Gestionnaire de calendrier Jour grille comprend un séparateur visuel et un ombrage entre les jours pour vous aider à distinguer les dates lorsque vous faites défiler jusqu'à minuit.

  • Pour vérifier si un horaire généré est publié, consultez le calendrier dans le Gestionnaire de calendrier :

    • Les points verts indiquent les horaires publiés pour toutes les compétences.

    • Les points jaunes indiquent les horaires publiés pour des compétences spécifiques.

    • Passez votre souris sur un point jaune pour voir la liste des compétences associées à ce programme.

    • Vous pouvez également sélectionner la vue Hebdomadaire ou Quotidienne dans l'onglet Programmes pour voir les mêmes indicateurs verts/jaunes.

Pour filtrer les données, sélectionnez d’abord les unités de planification que vous souhaitez visualiser. Vous ne pouvez pas filtrer par compétences ou groupes spécifiques WEM sans sélectionner une unité de planification.

Lorsque vous accédez pour la première fois à la page Gestionnaire de calendrier, le système applique automatiquement le filtre par défaut Unité de planification (UP), affichant les planifications des agents et les données associées en fonction de cette UP par défaut.

Le filtre d’Unité de planification (UP) par défaut fonctionne comme suit dans le Gestionnaire de calendrier :

  • Chargement initial : Lorsque vous chargez la page Gestionnaire de calendrier pour la première fois, le système sélectionne automatiquement l'UP par défaut et filtre la vue pour afficher uniquement les agents et les données pertinents pour cette UP.

  • Suppression du UP par défaut : Si vous effacez le filtre UP par défaut, l'interface utilisateur du Gestionnaire de calendrier affiche tous les détails de l'agent disponibles, quelle que soit l'Unité de planification.

  • Persistance du filtre personnalisé : Si vous appliquez des critères de filtre différents (par exemple, sélectionnez une UP différente ou des paramètres personnalisés), le système mémorise le filtre appliqué. Le même filtre est appliqué automatiquement lors de votre prochaine connexion, offrant une expérience utilisateur cohérente et personnalisée.

  • Période de conservation des données : Le système purgera automatiquement les données plus anciennes que 36 mois.

Cette fonctionnalité garantit une expérience simplifiée avec des données pertinentes affichées en amont, tout en vous permettant la flexibilité de modifier les filtres selon vos besoins.

Pour filtrer, vous devez d’abord sélectionner une unité de planification. Vous ne pouvez pas filtrer par compétence, groupe ou code d’activité sans sélectionner au moins une unité de planification. Si vous supprimez le filtre pour toutes les unités de planification, les autres filtres sont supprimés automatiquement.

Lorsqu’elles sont filtrées, les unités de planification sélectionnées sont marquées d’une boîte rouge et sont affichées en premier.

Après le filtrage, les agents affichés et l’effectif net (données et barre) sont mis à jour.

Les listes déroulantes unités de planification et Compétences affichent plus de texte, ce qui facilite la lecture et la sélection des valeurs de filtre correctes sans avoir à survoler.

Par exemple, vous avez 100 agents dans trois unités de planification. Vous filtrez par l’une de ces unités. Il y a maintenant 30 agents affichés. Ensuite, vous pouvez filtrer en fonction de l’une des compétences. Le nombre d’agents affichés diminue à nouveau pour atteindre 15 agents. Il s’agit des seuls agents de l’unité de planification sélectionnée qui possèdent la compétence choisie.

Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer des équipes selon vos besoins, ce qui vous permet d’ajuster rapidement un calendrier si les agents appellent malade, si votre volume d’appels est censé changer, etc.

Vous pouvez même créer des calendriers à partir de zéro, si vous n’avez pas généré de calendrier à partir de données de prévisions, ou par en choisissant des quarts de travail.

Pour contrôler l’accès au contenu du Gestionnaire de calendrier, attribuez une vue au planificateur ou à l’employé qui gère la planification. Une vue limite la visibilité aux horaires des agents dans les unités de planification (US) associées à cette vue.

Voir Gérer l’accès aux données pour apprendre comment attribuer des vues aux employés ou créer des vues basées sur l’utilisateur.

Cette section explique comment :

Une fois que vous avez créé vos équipes, n’oubliez pas d’enregistrer et de publier le calendrier.