Gestionnaire de calendrier

Le Gestionnaire de Planification est un outil flexible qui simplifie le passage en revue et la modification des Calendriers des employés.

WFM utilise le plan d’effectif que vous avez créé ou téléversé à l’aide des Prévisions WFM et génère un calendrier. Vous pouvez afficher et modifier ce calendrier dans le Gestionnaire de Calendrier, et le publier à l'attention de vos agents lorsque celui-ci est prêt.

Garder en tête :

  • La colonne Nom de la prévision/Dotation en personnel indique quelle prévision a été utilisée ou quel plan d’effectif a été importé pour la génération de planification.

  • Non disponible pourrait signifier que la prévision a été supprimée après la génération du calendrier ou qu’elle n’a pas été utilisée dès le départ.

  • Le plan d’effectif aura toujours l’extension .CSV pour le distinguer de la prévision.

  • La grille Jour du Gestionnaire de Calendrier sera positionnée en fonction de l’écart de fuseau horaire le plus important dans la liste des unités de planification par rapport au fuseau horaire sélectionné dans le Gestionnaire de Calendrier.

    Lorsque l’écran du Gestionnaire de Calendrier se charge, il démarre 1 heure avant l’heure configurée la plus tôt, en fonction du fuseau horaire le plus tôt parmi toutes les Unités de planification.

    Unités de planification

    Fuseau horaire

    Heure de démarrage du lundi
    Up A UTC+08:00 7 h 00
    Up B UTC-03:00 5 h 00
    SU C UTC-05:00 8 h 00

    Positionnement :

    Pour le Lundi, la vue journalière sera positionnée en utilisant UTC+08:00 et 4 h 00 (une heure avant l'heure configurée la plus tôt, soit 5 h 00).

    Pour le jour actuel, la vue se charge en fonction de l'heure actuelle du système.

  • Le Gestionnaire de Calendrier Jour grille comprend un séparateur visuel et une ombre entre les jours pour vous aider à distinguer les dates lorsque vous faites défiler au-delà de minuit (midnight).

  • Pour vérifier si un calendrier généré est publié, consultez le Calendrier dans Gestionnaire de calendrier :

    • Points verts indiquent les calendriers publiés pour toutes les compétences.

    • Points jaunes indiquent les calendriers publiés pour des compétences spécifiques.

    • Passez la souris sur un point jaune pour voir la liste des compétences associées à ce calendrier.

    • Vous pouvez également sélectionner la vue Hebdomadaire ou Journalière dans l'onglet Calendriers pour voir les mêmes indicateurs verts/jaunes.

Pour filtrer les données, sélectionnez d'abord les unités de planification que vous souhaitez afficher. Vous ne pouvez pas filtrer par WEMcompétences spécifiques ou groupes sans sélectionner une unité de planification.

Lorsque vous accédez pour la première fois à la page Gestionnaire de Calendrier, le système applique automatiquement le filtre Unité de planification (Up) par défaut, affichant les calendriers agent et les données connexes en fonction de cette Up par défaut.

Le filtre Unité de planification (Up) par défaut fonctionne comme suit dans le Gestionnaire de Calendrier :

  • Chargement initial : Lorsque vous chargez la page Gestionnaire de Calendrier pour la première fois, le système sélectionne automatiquement l'Up par défaut et filtre l'affichage pour ne montrer que les agents et les données pertinents pour cette Up.

  • Effacement de l'Up par défaut : Si vous effacez le filtre d'Up par défaut, l'interface utilisateur du Gestionnaire de Calendrier affiche tous les détails d'agent disponibles, quelle que soit l'unité de planification.

  • Persistance du Filtre personnalisé : Si vous appliquez des critères de filtre différents (par exemple, sélectionnez une Up différente ou des paramètres personnalisés), le système mémorise le filtre appliqué. Le même filtre est appliqué automatiquement lors de votre prochaine connexion, offrant une expérience utilisateur cohérente et personnalisée.

  • Période de Conservation des données : Le système éliminera automatiquement les données datant de plus de 36 mois.

Cette fonctionnalité assure une expérience simplifiée avec des données pertinentes affichées d'emblée, tout en vous offrant la flexibilité de modifier les filtres au besoin.

Pour filtrer, vous devez d'abord sélectionner une unité de planification. Vous ne pouvez pas filtrer par compétence, groupe ou code d'activité sans sélectionner au moins une unité de planification. Si vous supprimez le filtre pour toutes les unités de planification, les autres filtres sont supprimés automatiquement.

Lorsqu'ils sont filtrés, les unités de planification sélectionnées sont marquées d'une case rouge et sont affichées en premier.

Après le filtrage, les agents affichés et l'effectif net (données et barre) sont mis à jour.

La liste déroulante Unités de planification et Compétences affiche davantage de texte, ce qui facilite la lecture et la sélection des valeurs de filtre correctes sans devoir survoler.

Par exemple, vous avez 100 agents dans trois unités de planification. Vous filtrez par l'une de ces unités. Il y a maintenant 30 agents affichés. Ensuite, vous filtrez par l'une des compétences. Le nombre d'agents affichés diminue de nouveau pour afficher 15 agents. Ce sont les seuls agents de l'unité de planification sélectionnée possédant la compétence sélectionnée.

Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer des équipes selon vos besoins, ce qui vous permet d'ajuster rapidement un horaire si les agents appellent malade, si votre volume d'appels est censé changer, etc.

Vous pouvez même créer des calendriers à partir de zéro, si vous n'avez pas généré de calendrier à partir de données de prévisions, ou par en choisissant des quarts de travail.

Pour contrôler l'accès au contenu du Gestionnaire de Calendrier, assignez une vue au planificateur ou à l'employé qui gère le calendrier. Une vue limite la visibilité des calendriers aux agents des Unités de planification (Up) associées à cette vue.

Consultez Gérer l'Accès aux données pour savoir comment assigner des vues aux employés ou créer des vues basées sur l'utilisateur.

Cette section explique comment :

Une fois vos quarts de travail créés, n'oubliez pas de sauvegarder et publier le calendrier.