Planifier des réunions

En plus de planifier des activités pour vos employés directement dans leurs horaires, vous pouvez également planifier des réunions ou d’autres activités pour plusieurs employés en même temps à l’aide du Planificateur de réunions CXone WFM.

Gardez à l’esprit que la programmation de réunions les jours où il n’y a pas de calendrier pourrait être écrasée. Cela peut se produire lors de la création d’un nouveau calendrier un jour où vous avez programmé une réunion.

Votre unité de planification a publié un calendrier pour le mois d’août. Vous planifiez une réunion tous les lundis matin pendant les trois prochains mois : du mois d’août à la fin du mois d’octobre. Ensuite, vous créez un calendrier pour le mois de septembre pour votre unité. Les réunions du lundi seront supprimées pour le mois de septembre, car elles se tenaient des jours sans calendrier.

Les utilisateurs peuvent programmer des réunions récurrentes avec la licence CXone WFM Avancé.

Pour planifier une réunion :

  1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezCXone WFM.

  2. Cliquez sur Gestionnaire de planification.

  3. Cliquez sur Paramètres et sélectionnez Planificateur de réunion.

  4. Choisissez comment la réunion sera planifiée :

    • Heure fixe : Vous définissez la date et l’heure exactes de la réunion.
    • Horaire flexible : Vous définissez une plage de dates. Le planificateur ajoutera des réunions pour les employés situés dans cette plage. La date de la réunion sera fixée en fonction de la disponibilité et du calendrier de l’employé.

  5. Sélectionnez l’activité et définissez la durée.

  6. Définissez la date et l’heure. L’intervalle entre les réunions peut aller jusqu’à trois mois :

    • Pour les réunions à Heure fixe, choisissez la Date et l’Heure de la réunion et définissez le Fuseau horaire.

      Si un employé a une autre activité programmée à l’heure de la réunion, la réunion remplacera l’activité. Gardez à l’esprit qu’elle n’écrasera pas les activités de congé.

    • Pour les réunions Horaires flexibles, choisissez une plage de dates et définissez le nombre d’employés pouvant être planifiés simultanément pour le même créneau horaire.

  7. Vous pouvez organiser des réunions récurrentes si vous sélectionnez Heure fixe. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs disposant de la licence CXone WFM Avancé.

    1. Sélectionnez la fréquence. Les choix sont Une fois, Journalier ou Hebdomadaire.

      Si vous sélectionnez une réunion récurrente, vous recevrez un courriel lorsque la programmation sera terminée.

    2. Sélectionnez le modèle de récurrence et la date de fin.

  8. Vous pouvez ajouter un Commentaire pour vos employés. Ce commentaire sera affiché pour l’activité sur le calendrier de l’agent.

  9. Cliquez sur Ajouter des employés et sélectionnez les employés pour lesquels vous créez la réunion. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 100 employés.

  10. Dans le tableau, vous pouvez passer en revue les réunions conflictuelles. Les nouvelles réunions peuvent écraser d’autres activités ou ne seront pas programmées (Exclues).

    • Écraser : La nouvelle réunion écrasera les activités programmées. Cela peut se produire lorsque la nouvelle réunion a une heure fixe et qu’elle est en conflit avec une autre activité de travail.

    • Exclure : La nouvelle réunion ne sera pas programmée. Cela peut se produire lorsque la nouvelle réunion a :

      • Une heure fixe et l’employé est programmé pour un congé.

      • Une heure flexible et l’employé a une activité ou un congé d’une journée entière, ou n’a pas de calendrier pour ce jour-là.

  11. Cliquez sur Programmer.

    La réunion sera ajoutée aux calendriers des employés.