Planning importeren via CSV

U kunt zelf planningen (roosters) maken en deze importeren via een CSV-bestand.

De CSV-bestandssjabloon kan worden gedownload vanaf het venster Planning importeren. Wanneer u een CSV-bestand maakt, moet u zorgen dat dit bestand de indeling van de gedownloade bestandssjabloon volgt.

Zo importeert u een planning:

  1. Klik op de app-kiezer pictogram voor app-kiezer en selecteerWFM.

  2. Ga naar Planning > Planning importeren.

  3. Klik op Planning importeren.

  4. Download de CSV-bestandssjabloon om uw eigen planningen te kunnen maken.

    Wanneer u gegevens invoert in een CSV-sjabloon, mag u geen komma's gebruiken. Als u een komma in een veld plaatst, wordt de hele dienst niet geïmporteerd.

    De sjabloon is een CSV-bestand met instructies voor het invullen van de velden. Het bestand bevat ook dummy-waarden als voorbeelden voor de vereiste en optionele velden.

    Deze tabel beschrijft de velden en hun definities. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. U moet de instructies van de sjabloon volgen om de planningen met succes te kunnen importeren.

    Veld Definitie
    *Gebruikersnaam De gebruikersnaam die aan een medewerker is gekoppeld. De gebruikersnaam moet in kleine letters worden opgegeven. Voorbeeld: gebruikersnaam@nice.com.
    *Startdatum en -tijd van dienst De startdatum en -tijd van de dienst in de notatie mm/dd/yyyy hh:mm:ss. Gebruik de 24-uurs tijdnotatie. Voorbeeld: 06/24/2022 14:00:00. De dienst kan niet worden geïmporteerd als dit veld ontbreekt of als de notatie onjuist is.
    *Einddatum en -tijd van dienst De einddatum en -tijd van de dienst in de notatie mm/dd/yyyy hh:mm:ss. Gebruik de 24-uurs tijdnotatie. Voorbeeld: 06/24/2022 16:30:00. De dienst kan niet worden geïmporteerd als dit veld ontbreekt of als de notatie onjuist is.
    *Lokale tijdzone De UTC-instelling van de tijdzone voor de planningseenheid. De dienst kan niet worden geïmporteerd als dit veld ontbreekt of niet deze notatie heeft: UTC+/-hh:mm Voorbeeld: UTC+05:30.
    *Naam basisactiviteit Voer hier de naam van de dienst in. De dienst kan niet worden geïmporteerd als dit veld ontbreekt. Voorbeeld: Open.
    Dienstopmerkingen Opmerkingen over de dienst. Dit veld kan maximaal 500 tekens bevatten.
    Startdatum en -tijd van activiteit De startdatum en -tijd van de activiteit in de notatie mm/dd/yyyy hh:mm:ss. Gebruik de 24-uurs tijdnotatie. Voorbeeld: 12/24/2022 19:00:00. Als een dienst een activiteit bevat, moet dit veld aanwezig zijn in de opgegeven notatie. De starttijd van de activiteit moet tussen de start- en eindtijd van de dienst vallen.
    Einddatum en -tijd van activiteit De einddatum en -tijd van de activiteit in de notatie mm/dd/yyyy hh:mm:ss. Gebruik de 24-uurs tijdnotatie. Voorbeeld: 12/24/2022 19:30:00. Als een dienst een activiteit bevat, moet dit veld aanwezig zijn in de opgegeven notatie. De eindtijd van de activiteit moet tussen de start- en eindtijd van de dienst vallen.
    Activiteitnaam

    Vermeld hier de naam van de activiteit, zoals Vergaderingen of Lunch. Indien een dienst een activiteit bevat, moet dit veld aanwezig zijn.
    Activiteitsopmerkingen Opmerkingen over de activiteit. Dit veld kan maximaal 500 tekens bevatten.

    Belangrijk:

    • Wanneer er meerdere activiteiten in een dienst zijn, moet u voor elke activiteit een nieuwe regel maken. De overige dienstvelden moeten worden ingevoerd op de nieuwe regel.

    Bijvoorbeeld:

    #*Gebruikersnaam *Startdatum en -tijd van dienst *Einddatum en -tijd van dienst *Lokale tijdzone in UTC *Naam basisactiviteit Dienstopmerkingen Startdatum en -tijd van activiteit Einddatum en -tijd van activiteit Activiteitnaam Activiteitsopmerkingen
    rob@nice.com 05/26/2022 13:00:00 05/26/2022 20:00:00 UTC+05:30 Openen Dienst voor ZO ochtend 05/26/2022 14:00:00 05/26/2022 14:30:00 Pauze Snacks
    rob@nice.com 05/26/2022 13:00:00 05/26/2022 20:00:00 UTC+05:30 Openen Dienst voor ZO ochtend 05/26/2022 17:00:00 05/26/2022 17:30:00 Vergadering Algemene informatie

    • Het kan zijn dat Excel de notatie van de datum automatisch uitvoert. Controleer daarom of de notatie correct is voordat u het bestand opslaat.

      Datum- en tijdnotatie in Excel bewerken.

      1. Selecteer de kolom voor datum en tijd.

      2. Klik met de rechtermuisknop op Celeigenschappen.

      3. Ga naar Aangepast.

      4. Onder Type, voert u mm/dd/jjjj uu:mm:ss in

  5. Klik op Bestand kiezen om het CSV-bestand te vinden. Selecteer het bestand en klik op Openen.

    Het bestand wordt gecontroleerd op het vereiste bestandstype en de vereiste grootte.

  6. Klik op Importeren. Belangrijk:

    • Voor niet-gepubliceerde planningseenheden – Een supervisor moet de geïmporteerde planningen controleren en publiceren vanuit Planningbeheer.

    • Voor gepubliceerde planningseenheden – Geïmporteerde planningen worden rechtstreeks gepubliceerd naar de agents.

    Nadat u het bestand hebt geïmporteerd, wordt elke dienst uit het bestand een "record" genoemd. U ziet in de statuskolom het Totaal aantal records, samen met het aantal records waarvan de import is Geslaagd of Mislukt. Een CSV-bestand bevat bijvoorbeeld 10 diensten met in totaal 50 regels. U ziet dan Totaal aantal records: 10.

De statussen in de kolom Status:

Tijdens en na het verwerken van een bestand worden er verschillende statussen gegenereerd. U ziet deze statussen in de kolom Status.

Pictogram Status Betekenis
Geslaagd Alle records zijn geïmporteerd.
Gedeeltelijk geslaagd Een of meer records konden niet worden geïmporteerd.
Bezig met verwerken Het CSV-bestand wordt nog verwerkt.
Mislukt

Er zijn geen records geïmporteerd om een van de volgende redenen:

  • Het CSV-bestand bevat geen gegevens.

  • De kolommen komen niet overeen met de sjabloon.

Het effect van een geïmporteerde planning nadat een agent een verlofactiviteit heeft gemaakt

Stel dat een agent een verlofactiviteit in de applicatie heeft gemaakt voordat er een CSV-bestand wordt geïmporteerd. Het genereren van een planning vanuit het CSV-bestand verloopt in dergelijke gevallen anders. Dit hangt af van hoe de verlofactiviteit is geplaatst ten opzichte van de dienst.

De volgende voorbeelden laten zien hoe het importeren van planningen werkt in relatie tot een verlofactiviteit die door een agent is gemaakt.

Dag: gepubliceerd of niet-gepubliceerd

Verlof: Dagdeel

  • De verlofactiviteit overlapt de dienst gedeeltelijk. De planning wordt niet toegevoegd. De verlofactiviteit blijft in de applicatie.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 17.30-19.00 uur

    Dienst: 09.00 uur-18.00 uur

  • De verlofactiviteit grenst aan de dienst. De planning wordt toegevoegd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 18.00 uur-19.00 uur

    Dienst: 09.00 uur-18.00 uur

  • De verlofactiviteit bevindt zich binnen de dienst. De planning wordt niet toegevoegd. De verlofactiviteit blijft in de applicatie.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 10.00 uur-11.00 uur

    Dienst: 09.00 uur-18.00 uur

  • De verlofactiviteit bevindt zich buiten de dienst. De planning wordt toegevoegd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 19.00 uur-20.00 uur

    Dienst: 09.00 uur-18.00 uur

Dag: Gepubliceerd

Verlof: Hele dag

  • De verlofactiviteit overlapt de dienst gedeeltelijk. De planning wordt niet toegevoegd. De verlofactiviteit blijft in de applicatie.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 15.00 uur-23.00 uur

  • De verlofactiviteit grenst aan de dienst. De planning wordt toegevoegd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 16.00 uur-23.00 uur

  • De verlofactiviteit bevindt zich buiten de dienst. De planning wordt toegevoegd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 17.00 uur-23.00 uur

Dag: Ongepubliceerd

Verlof: Hele dag

  • De verlofactiviteit overlapt de dienst gedeeltelijk. De planning wordt toegevoegd voor de resterende diensttijd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 09.00 uur-18.00 uur

  • De verlofactiviteit grenst aan de dienst. De planning wordt toegevoegd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 16.00 uur-23.00 uur

  • De verlofactiviteit bevindt zich binnen de dienst. De planning wordt niet gemaakt. De verlofactiviteit blijft in de applicatie.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 07.00 uur-17.00 uur

  • De verlofactiviteit bevindt zich buiten de dienst. De planning wordt toegevoegd. De verlofactiviteit blijft bestaan, naast de gemaakte planning.

    Bijvoorbeeld:

    Activiteit: 08.00 uur-16.00 uur

    Dienst: 17.00 uur-23.00 uur