ファイルの保留と解除

ファイルの保留と解除機能により、ファイルに保留をかけ、自動または手動で何らかのメソッドで削除されるのを防止することができます。 また、ファイルを保持することは、ライフサイクルの進行を止めることにもなります。 ファイルを保留することで、法的な理由から一定期間ファイルを簡単に保管することができますが、どのような理由でもファイルを保留することができます。 ファイルの保留は必要な時にいつでも解除できます。 保留と解除機能を有効にするには、 Cloud Storage Servicesおよび別途訴訟保留のライセンスキーが必要です。 ライセンスの取得と機能のセットアップについては、 CXoneアカウント担当者にお問い合わせください。

保留リクエストを作成する際に、保留したいファイルを検索して選択します。 そのリクエストが処理され、選択された各ファイルはCloud Storageで保留状態になります。 同様に、解除リクエストを作成する際には、解除したいファイルを検索して選択します。 ファイルは短期の処理期間を経て解除されます。 解除リクエストは個々のファイルに対するものであり、既存の保留分に対するものではありません。 つまり、保留に含まれるファイルのうち、希望する一部のファイルだけを解除できます。 ただし、同じ解除リクエストで、2つの異なる保留からファイルを解除することはできません。 保留や解除を行う際には、理由を明記することが重要です。 ユーザーのアクションに対する監査内容の記録を作成するのに役立ちます。

ファイル検索

保留と解除機能を有効にすると、Cloud Storageナビゲーションメニューに検索ページが表示されるようになります。 このページでは、保留または解除リクエストのファイルを素早く簡単に探すことができ、現在の保留と解除リクエストを確認することができます。 このページには、2つのタブがあります。検索とリクエストトラッカーです。

• 検索タブ—すべてのファイルを期間別に検索することができます。 オプションで、選択した日付範囲と一緒に含めるコンタクトIDまたはコンタクトIDのセットを含めることができます。 さらに、エージェント、スキル、チーム、DNISで検索を絞り込むことができます。 検索条件を送信すると、検索に一致したファイルを含むテーブルが表示されます。 さらに、ファイル形式、ファイルステータス、保留ステータスに基づいたフィルター処理が可能です。 コンタクトIDの横にある赤いフラッグは、現在ファイルが保留されていることを示します。

• Request Trackerタブ—保留と解除リクエストとその現在のステータスをテーブルで見ることができます。 各リクエストについて、リクエストに含まれるファイルの詳細が記載されたスプレッドシートをダウンロードできます。 解除リクエストを作成する前に、解除したい個々のファイルを決定することが重要です。 これは、保留要求のスプレッドシートをダウンロードするか、解除したいファイルが含まれる保留要求の名前で検索タブをフィルタリングすることで可能です。

保留と解除に関する重要な事実

• 訴訟ホールドは、デフォルトのクラウドストレージを使用している環境でのみ利用可能です。
• 保留リクエストの処理には、ファイルが保留されるまでに数分かかります。 保留リクエストから保留状態になるまでの間に、ユーザーがファイルを削除する可能性があります。
• 1つの保留または解除リクエストに含めることができる最大ファイル数は500です。
• アクティブストレージと長期ストレージのファイルを保留にすることができます。
• ファイル回復処理 を使って、長期保存されている保有ファイルを引き出すことができます。

ファイルを保留にする

必要な権限：訴訟閲覧、保留、ファイル検索オン

1. アプリセレクターをクリックして、次を選択します：管理者。

2. クラウドストレージ>検索に移動します。

3. ページの検索タブで、検索するコンタクトIDまたはカンマ区切り（スペースなし）のコンタクトIDのリストを入力し、ドロップダウンから日付範囲を選択します。 あるいは、コンタクトIDを入力せずに1つの日付範囲を選択することもできます。

4. 検索結果をさらに絞り込みたい場合、 高度な検索をクリックします。 エージェント、ACDスキル、チーム、DNISの中から、一致する検索結果を表示したい条件を選択します。

   複数のフィルターを使用した検索では、各フィルタータイプをAND演算子で結び、個々のフィルター内の各選択項目をOR演算子で結ぶことを想定しています。 例えば、あなたが次の候補を選択します：

   • Lydia BennetとKitty Bennetをエージェントのフィルターで選択します。
   • OBPredDialer と InboundVoiceをスキルのフィルターで選択します。
   • チームと DNISのフィルターでは何も選択しません。

   Lydia BennetまたはKitty Bennetが OBPredDialerまたはInboundVoice ACD スキル エージェントのスキル、能力、知識に基づいてインタラクションの配信を自動化するために使用されますを使用して処理したインタラクションが検索されます。

5. [検索]をクリックします。

6. 検索結果をさらに絞り込みたい場合は、フィルターボタン（ ）をクリックしてください。 前ページのフィルターオプションに加え、いくつかの基準に基づいてフィルターをかけることができます。 前のチップで説明したのと同じルールが適用されます。 フィルターに問題がなければ、適用をクリックします。

   このステップのフィールドの詳細

   フィールド	詳細
   タイプ	取得するファイルのタイプ。 利用可能なオプションはライセンスにより異なります。 可能なタイプは以下の通りです。 コールレコーディング チャットトランスクリプト デジタル Eメール IAレポート（Interaction Analytics用） 画面録画
   ステータス	探したいファイルの現在のステータス。 可能なステータスは以下の通りです。 アクティブ アーカイブ済 アーカイブ解除 SEAに移行する 外部ストレージ
   訴訟保留	検索したいファイルが現在訴訟保留で保護されているかどうか（はい）、そうでないか（いいえ）。
   LCMディスポジション	ライフサイクルイベントをコントロールする目的でインタラクションに適用されるディスポジション。 コールレコーディングおよび画面録画のファイルタイプにのみ適用されます。 これは、ディスポジションベースのTTL これらのインタラクションが保持される期間および削除されるタイミング。 インタラクションのTTL設定は定義できます。のライセンスを購入した場合のみ利用可能です。
   エージェント	探したいファイルに関連するエージェントです。
   DNIS	通話録音ファイル、画面録画ファイルについてのみ、それらに関連するDNIS
   スキル	探したいファイルに関連するACDスキル。
   チーム	探したいファイルに関連するチーム。

7. テーブルのチェックボックス欄を使って、保留にしたいファイルを選択します。 テーブルのヘッダー列右上隅にあるアクションボタンをクリックします。 ドロップダウンで、 訴訟ホールドをクリックします。

8. よろしいですか ウィンドウで、あなたの環境のユーザーが迅速に保留を識別できるように、保留の名前を入力します。 保留の理由を入力します。 訴訟保留プロセスについての情報を読み、 上記の情報を理解しましたを選択し、確認をクリックします。

保留リクエストは、Request Trackerタブに未解決のステータスと共に表示されます。 保留リクエストが終了するまでには、数分かかります。 保留の詳細を後で表示したい場合は、コメントアイコン（）にカーソルをかざすと、保留の理由を確認することができます また、ダウンロードボタン（）をクリックすると、保留に含まれるファイルの詳細を含むスプレッドシートをダウンロードすることができます。

ファイルの保留を解除する

必須権限: 訴訟の閲覧、解除、 ファイル検索オン

1. アプリセレクターをクリックして、次を選択します：管理者。

2. クラウドストレージ>検索に移動します。

3. 検索タブを開きます。
4. 解除したいファイルの正しい日付範囲を選択します。 [検索]をクリックします。
5. フィルターボタン（）をクリックします。

6. --- 保留リクエストを選択 ---ドロップダウンから、解除したいファイルを含む保留を選択します。 訴訟保留カテゴリーで、 はいを選択します。 その他のフィルターを追加して、検索を絞り込むことができます。 [適用]をクリックします。

   保留に含まれるファイルの一部のみを解除することは可能ですが、同じ解除リクエストで2つ以上の別々の保留ファイルからファイルを解除することはできません。

7. テーブルのチェックボックス列を使って、保留を解除したいファイルを選択します。 テーブルのヘッダー列右上隅にあるアクションボタンをクリックします。 ドロップダウンで、訴訟解除をクリックします。

8. よろしいですか ウィンドウで、あなたの環境のユーザーが迅速に解除を識別できるように、解除の名前を入力します。 解除の理由を入力します。 訴訟解除プロセスについての情報を読み、 上記の情報を理解しましたを選択し、確認をクリックします。

解除リクエストは、Request Trackerタブに未解決のステータスと共に表示されます。 解除リクエストが終了するまでには、数分かかります。