Gestor de formularios

Ver el video de las Formas de CXone Quality Management.

Form Manager hace que trabajar con formularios sea rápido y fácil. Un formulario es una colección de preguntas utilizadas para evaluar las interacciones de los agentes. Esto ayuda a revisar cómo están realizando su trabajo los agentes.

Los formularios se pueden utilizar para evaluaciones estándar,autoevaluacionesCerrado Una evaluación realizada por el agente sobre su propia interacción, utilizando el formulario de evaluación. El gerente o supervisor puede enviar una o más autoevaluaciones a los agentes. realizadas por los agentes, y evaluaciones colaborativas, realizadas tanto por un evaluador como por el agente.

Como gerente CXone QM, puede usar el Gestor de Formas para crear nuevas formar y administrar sus formas existentes.

Crear formularios

Puede crear un formulario arrastrando y soltando elementos en el formulario y luego definiendo preguntas y respuestas.

Puede crear un nuevo formulario o clonar uno existente y cambiar el contenido.

Además, puedes asignar puntajes a cada pregunta, hacer un formulario dinámico que cambie en función de diferentes respuestas y definir preguntas críticas que deben responderse correctamente o la evaluación fallará.

Recuerde, después de crear un formulario, aún tendrá que activarlo antes de que pueda usarse.

Para crear un formulario nuevo:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneCXone Quality Management.
  2. Haga clic en Administrar formularios.

  3. Haga clic en Nuevo formulario..

  4. Ingrese el título y el subtítulo del encabezado del formulario.

    Es mejor ingresar el propósito de la forma en el subtítulo. Esto ayudará al evaluador o al agente a entender sobre qué es la forma.

    También puede definir el color de fondo del formulario y cambiar el logotipo predeterminado. Al cambiar el color de fondo de una sección, no puede arrastrar más elementos a ésta. Para agregar más elementos, debe duplicar la sección, eliminar la antigua y, después, agregar los elementos nuevos.

  5. Defina los campos del encabezado. Estos se completará cuando el evaluador abre el formulario.

  6. Puede agregar al formulario hasta cinco encabezados personalizados.

  7. Arrastre y suelte una Sección Captura de pantalla del botón Sección a su forma y agregue elementos para crear preguntas y etiquetas. Las opciones de preguntas incluyen:texto libre,sí/no,botón de opción,casilla,desplegable , y fecha/hora.

  8. Defina las propiedades de cada elemento en el cristal Propiedades.

  9. Si desea agregar una pregunta crítica, seleccione la casilla de verificación Marcar como crítico en el panel Propiedades y defina las preguntas y las respuestas que aprobarán o rechazarán el formulario .

  10. Haga clic en Puntaje Captura de pantalla del botón de puntuación para habilitar y definir la puntuación o clasificación en el formulario. Vea Habilitar puntuación y clasificación.

  11. Haga clic en AjustesCaptura de pantalla del botón Configuración para definir el flujo de evaluación de su formulario.

  12. Haga clic en Formulario de prueba para obtener una vista previa y validar el formulario completado.

  13. Haga clic en Guardar.

  14. En la ventana Guardar formulario, ingrese un nombre para su formulario y haga clic en Guardar. El formulario que creó aparecerá en la cuadrícula del Administrador de formularios.

    Recuerde, una vez que haya creado su formulario, aún debe activarlo antes de que pueda ser utilizado.

Agregar reglas dinámicas

Las formas dinámicas cambian según las respuestas del evaluador a las preguntas. Dependiendo de su respuesta a una pregunta, una pregunta / sección de seguimiento puede aparecer o no.

Por ejemplo, si el evaluador elija Excelente en una pregunta relacionada con el manejo de agentes, no aparecerá una pregunta relacionada con la mejora de los agentes.

Para agregar una regla dinámica:

  1. Haga clic en Definir reglasCaptura de pantalla del botón Definir reglasdentro de la pregunta que desea dinamizar.

    Tenga en cuenta que no puede definir la última pregunta de un formulario como dinámica.

  2. Defina la condición que desencadena la regla.

  3. En la lista desplegable, elija la pregunta o sección que desea ocultar cuando se cumpla la condición.

  4. Para agregar más condiciones a este elemento, haga clic en MásCaptura de pantalla del botón Más junto a la fila de condición.

    Una vez que tenga dos o más condiciones, también debe elegir la relación entre ellas (y/o).

  5. Para agregar más reglas, haga clic en MásCaptura de pantalla del botón Másjunto a la regla.

  6. Haga clic en Colocar. El color de Definir reglasCaptura de pantalla del icono Definir regla activoporque la pregunta cambia a verde.

Habilitar puntuación y clasificación

Cuando habilita la puntuación en un formulario, se generará una puntuación en tiempo real en función de las respuestas del evaluador. Aparecerá un puntaje total en la parte superior del formulario y un puntaje de sección en la parte superior de cada sección del formulario.

Después de actualizar o definir la puntuación de una sección, ya no puede arrastrar más elementos a esta. Para agregar más elementos, debe duplicar la sección, eliminar la antigua y, después, agregar los elementos nuevos.

La puntuación se muestra como un porcentaje.

Para definir la puntuación:

  1. Abra el formulario y haga clic en Definir puntuaciónCaptura de pantalla del botón Definir puntuación.

  2. En la pestaña Establecer Puntuación, seleccione Habilitar Puntuación.

  3. Seleccione Puntuable a cada pregunta que desee puntuar.

    Sólo podrá definir puntuaciones para los tipos de preguntas de Sí/No, botón de opción, y casilla.

  4. Asigne una cantidad de puntos para cada respuesta.

    En cualquier momento, puede reiniciar su puntuación desde cero haciendo clic en Reiniciar.

  5. Haga clic en Guardar.

Para definir la clasificación:

  1. Defina la puntuación del formulario.

  2. En la pestaña Establecer Clasificación, seleccione Habilitar Clasificación.

  3. Defina el rango de puntuación y el texto en pantalla para cada clasificación. Esto aparecerá cuando el agente abra la evaluación.

  4. Para agregar rangos adicionales, haga clic en + Agregar.

  5. Haga clic en Guardar.

El banco de preguntas

Si tiene preguntas que se reutilizan de un formulario a otro, el banco de preguntas es una herramienta útil.

El banco de preguntas es una colección de preguntas listas que se pueden arrastrar y soltar directamente en su formulario. Puede editar estas preguntas después de haberlas agregado a su formulario.

Tenga en cuenta que solo las preguntas y respuestas se guardarán en el banco, no el diseño o la lógica que se les agregue.

Para usar el banco de preguntas:

  1. Haga clic en GuardarCaptura de pantalla del botón Guardar junto a una pregunta para agregarla al banco.

    Puede ver la pregunta en la pestaña Banco de preguntas.

  2. Arrastre y suelte una pregunta de la pestaña Banco de preguntas en su formulario para usarla.

  3. Edite la pregunta si es necesario.

    Puede guardar la pregunta editada como una nueva pregunta en el banco. La pregunta original permanecerá en el banco, sin cambios.

Administrar formularios

La cuadrícula del Administrador de formularios le permite realizar un seguimiento de los formularios de un vistazo. Puede editar un formulario directamente desde la cuadrícula haciendo clic en él. La vista se organiza filtrando los formularios en función de su estado.

Además del nombre y la versión del formulario, los siguientes campos también están disponibles en la cuadrícula:

Columna

Detalles

Estado

Posibles estados de formulario:

  • Borrador: un formulario nuevo que no se ha activado.
  • Activo: un formulario que se ha activado y está disponible para su distribución.
  • Inactivo: un formulario que se ha desactivado y ya no está activo en la organización.
Acciones

Estas acciones están disponibles en la cuadrícula:

  • Borrar
  • Activar: habilitado cuando el formulario es un borrador o está inactivo. Asegúrese de validar el formulario antes de activarlo.
  • Desactivar: habilitado una vez que se activa el formulario.
  • Duplicar: una copia del formulario que se puede guardar con un nombre diferente.
  • Renombrar: esta acción solo está disponible cuando el formulario es un borrador.

Puede seleccionar varios formularios a la vez para eliminar, activar o desactivar.

Borrar el formulario si nunca usará un formulario. Esto le ayudará a mantener lo más limpia posible la lista de formularios.

Agregar reglas de respuesta automática

La opción de reglas de respuesta automática en un formulario está disponible únicamente para los usuarios con Licencia avanzada de CXone QM. Además, debe tener el permiso Ver para usar el Gerente de categorías de Analítica. En CXone, vaya a aAdministración > Seguridad >Roles y permisos, el permiso esta bajoHerramientas QM >Administrador de categoría.

Las reglas de respuesta automática son reglas simples que el administrador de calidad configura para las preguntas seleccionando categorías, opiniones o comportamiento del agente al configurar el formulario.

Según su selección, CXone QM responde automáticamente a las preguntas del formulario de evaluación que coinciden con los criterios asociados con la interacción. Esto ayuda a los evaluadores a completar las evaluaciones más rápido, ya que muchas de las preguntas en el formulario ya tendrán respuestas completadas para ellos. Los evaluadores pueden revisar las respuestas y modificarlas si es necesario.

¿Qué puedo hacer con las reglas de respuesta automática?

  • Cree reglas de respuesta automática para preguntas del tipo sí/no, botón de opción y casilla.

  • Seleccione el idioma para configurar la regla. Puede filtrar la categoría en su idioma preferido.

  • Seleccione sentimientos para las respuestas.

  • Seleccione los comportamientos de los agentes para las respuestas.

Para agregar reglas de respuesta automática para categorías:

  1. Haga clic en Reglas de respuesta automática Captura de pantalla del botón Reglas de respuesta automática dentro de la pregunta que desee que CXone QM evalúe automáticamente.

  2. Seleccione Categorías como tipo de regla.

    • Seleccione las Categorías de Interaction Analytics(IA) como tipo de regla. Las Categorías de IA permiten a los usuarios crear categorías personalizadas. Puede utilizar operadores como OR, AND y AND NOT para encontrar interacciones con palabras o frases específicas. Estos pueden estar del lado del agente o del cliente. También puede utilizar marcas de tiempo para encontrar palabras o frases al inicio o final de una interacción. Por ejemplo, una categoría de "Saludos” puede buscar los saludos que se utilicen en los primeros 30 segundos. En esta lista desplegable sólo se pueden ver categorías IA unificadas.

      La función de Soporte de Categoría IA en Quality Management aplica únicamente a los abonados que posean tanto las licencias de IA como de QMA/QMP. Los abonados que sólo posean las licencias QMA/QMP no se ven afectados por esta función.

      O

    • Seleccione Categorías QM como tipo de regla. Las Categorías QM permiten a los usuarios elegir de las opciones integradas o crear sus propias funciones de QM Advanced/QM Premium. Estas categorías emplean palabras y frases y actúan como operador "OR". Esto significa que la categoría encontrará interacciones con cualquiera de las palabras o frases en la transcripción. Esta opción solo está disponible conCXone Quality ManagementAvanzado licencia.

  3. Seleccione el idioma para configurar las reglas de las categorías. Dependiendo de su suscripción, aparecerán los idiomas. Los idiomas admitidos son portugués brasileño, inglés, francés canadiense, neerlandés, español europeo, francés, alemán y español.

  4. Seleccione las categorías que ayudarán a activar la regla. Para cada respuesta, puede seleccionar hasta 10 categorías.

    Para las preguntas de sí/no y botón de opción, las categorías seleccionadas para una respuesta no estarán disponibles para otra. Para preguntas con una casilla de verificación, todas las categorías estarán disponibles para todas las respuestas.

    El formulario contiene unSí No pregunta:¿El agente saludó al cliente? si la respuesta es, el administrador de QM puede establecer la categoría de Bienvenida. si la respuesta esNo, el administrador puede configurar la categoría Descortés. Cuando se evalúa una interacción, CXone QM responde a las preguntas del formulario de evaluación que coinciden con las categorías. Si el agente le dio la bienvenida al cliente durante la interacción, CXone QM responde la pregunta como . Posteriormente, los evaluadores pueden revisar las respuestas y modificarlas, si es necesario.

  5. Haga clic en Guardar.

    Puede editar la pregunta, Idioma y categorías establecidas en la regla de respuesta automática.

Para agregar reglas de respuesta automática para opiniones:

  1. Haga clic en Reglas de respuesta automática Captura de pantalla del botón Reglas de respuesta automática dentro de la pregunta que desee que CXone QM evalúe automáticamente.

  2. Seleccione Sentimientos como tipo de regla. Esta opción está disponible sólo con elCXone Quality ManagementAvanzado licencia.

  3. Seleccione el sentimiento para cada opción de respuesta.

    Parasí No yboton de radio preguntas, las opciones de respuesta deben ser distintas.

    El formulario contiene unSí No pregunta:¿El agente fue cortés con el cliente? si la respuesta es, el administrador de QM puede establecer el sentimiento comoPositivo yLado del agente. si la respuesta esNo, el administrador puede configurar el sentimiento como Negativo yLado del agente.

  4. Haga clic en Guardar.

    Puede editar la pregunta y sentimientos establecidos en la regla de respuesta automática.

Para agregar reglas de respuesta automática para los sentimientos de Enlighten:

  1. Haga clic en Reglas de respuesta automática Captura de pantalla del botón Reglas de respuesta automática dentro de la pregunta que desee que CXone QM evalúe automáticamente.

  2. Seleccione Sentimientos de Enlighten como tipo de regla. Esta opción está disponible sólo con la licencia CXone Quality Management Avanzado o CXone Quality Management Premium.

  3. Seleccione el sentimiento para cada opción de respuesta.

    Para las preguntas de sí/no y botón de opción, las opciones de respuesta deben ser distintas.

  4. Haga clic en Guardar.

    Puede editar la pregunta y los sentimientos de Enlighten definidos en la regla de respuesta automática.

Para agregar reglas de respuesta automática para los comportamientos de los agentes:

  1. Haga clic en Reglas de respuesta automática Captura de pantalla del botón Reglas de respuesta automática dentro de la pregunta que desee que CXone QM evalúe automáticamente.

  2. SeleccioneComportamientos de agentes como un tipo de regla. Esta opción solo está disponible si tiene la licencia de CXone Quality Management Premium y si el modelo de comportamiento de agente está seleccionado para su licencia de Analytics Enlighten Models.

  3. Seleccione el comportamiento del agente para cada opción de respuesta.

    Para las preguntas de sí/no y botón de opción, las opciones de respuesta deben ser distintas.

    El formulario contiene unSí No pregunta:¿El agente respondió? si la respuesta es, el administrador de QM puede establecer el comportamiento del agente comoPropiedad demostrada yFuertemente positivo. si la respuesta esNo, el administrador puede configurar el comportamiento del agente comoPropiedad demostradayFuertemente negativo.

  4. Haga clic en Guardar.

    Puede editar la pregunta y los comportamientos de los agentes establecidos en la regla de respuesta automática.

Editar formularios

Versión

Guardar formulario sin actualizar la versión sólo se aplica a formularios que han sido guardados y activados. Esta función sólo permite realizar ediciones cosméticas en el formulario sin cambiar el número de versión. Al cargar el formulario, se activa la función, cualquier elemento no estético aparecerá en gris y no se podrá modificar. Para garantizar que el número de versión cambia independientemente de lo que se edite, la opción Guardar formulario sin actualizar la versión se debe desactivar.

Los cambios no cosméticos consisten en:

  • Agregar o eliminar una pregunta

  • Agregar o eliminar opciones de respuesta

  • Arrastrar y soltar preguntas

  • Cambios en las propiedades, por ejemplo, Obligatorio, N/A, Crítico

  • Cambios de configuración

  • Cambios de fórmula

  • Puntuación

Los cambios cosméticos consisten en:

  • Tamaño y color de la fuente

  • Cambios de color en el formulario

  • Volver a formular de la pregunta

  • Cambios ortográficos

  • Adición o eliminación del encabezado del formulario

Encabezado personalizado

  1. Ingrese el nombre del nuevo encabezado para reemplazar el encabezado original.

  2. Haga clic en el + del encabezado anterior y escriba un nombre para agregar un encabezado

  3. Haga clic en Borrar Ícono de eliminar para eliminar un encabezado.

  4. Haga clic en Guardar.

Es mejor editar el formulario al inicio de un mes para que la tendencia no se vea impactada debido a las diferentes versiones de los formularios.

John Smith, el gerente de Classics, Inc., usa formularios de calidad para dar seguimiento a las tendencias de desempeño de los agentes. Edita las formas el inicio de cada mes. Esto evita la interrupción de la tendencia debido a cambios en la versión del formulario.