Dateien sichern und freigeben

Mit der Funktion zum Sichern und Freigeben von Dateien können Sie Dateien mit einer Sperre belegen, damit sie weder manuell noch automatisch gelöscht werden können. Damit verhindern Sie auch, dass die Dateien in ihrem Lebenszyklus fortschreiten. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Dateien aufbewahren, bei denen dies aus rechtlichen Gründen notwendig ist, Sie können Dateien aber aus beliebigen Gründen sichern. Gesicherte Dateien lassen sich jederzeit wieder freigeben, wenn es erforderlich ist. Um die Funktion zum Sichern und Freigeben zu aktivieren, benötigen Sie Cloud-Speicherdienste und einen separaten Lizenzschlüssel für die Sicherung bei Rechtsstreit. Wenden Sie sich an Ihren CXone Account Representative, um eine Lizenz zu erwerben und die Funktion einzurichten.

Wenn Sie eine Sicherungsanfrage erstellen, suchen Sie nach den gewünschten Dateien und wählen sie aus. Die Anfrage wird dann bearbeitet und die ausgewählten Daten werden im Cloud-Speicher aufbewahrt. Wenn Sie eine Freigabeanfrage erstellen, gehen Sie auf die gleiche Weise vor: Sie suchen nach den gewünschten Dateien und wählen sie aus. Die Dateien werden nach einer kurzen Bearbeitungsphase freigegeben. Freigabeanfragen gelten für einzelne Dateien, nicht für vorhandene Sicherungen. Sie müssen also nicht eine komplette Sicherung freigeben, sondern können gezielt bestimmte Dateien aus einer Sicherung für die Freigabe auswählen. Es ist allerdings nicht möglich, in derselben Freigabeanfrage die Freigabe von Dateien aus zwei verschiedenen Sicherungen anzufordern. Es ist wichtig, dass Sie einen Grund angeben, warum Sie eine Datei sichern oder freigeben wollen. So können Sie einen Datensatz mit Auditdetails für Benutzeraktionen erstellen.

Dateisuche

Wenn Sie die Funktion zum Sichern und Freigeben aktiviert haben, ist im Cloud-Speicher-Navigationsmenü eine Suchseite verfügbar. Auf dieser Seite können Sie schnell und einfach Dateien für Sicherungs- oder Freigabeanfragen suchen und auswählen sowie Ihre aktuellen Sicherungs- und Freigabeanfragen einsehen. Die Seite hat zwei Registerkarten: "Suchen" und "Anfragentracker".

• Registerkarte "Suchen" – Hier können Sie alle Ihre Dateien nach Zeitraum suchen. Optional können Sie eine Kontakt-ID oder eine Gruppe von Kontakt-IDs zusammen mit dem ausgewählten Zeitraum in die Suche einbeziehen. Außerdem können Sie Ihre Suche nach Agent, Kompetenz, Team und DNIS filtern. Wenn Sie die Suche ausführen, wird auf der Seite eine Tabelle mit den Dateien, die Ihren Suchkriterien entsprechen, angezeigt. Sie können die Suchergebnisse weiter nach Dateityp, Dateistatus und Sicherungsstatus filtern. Eine rote Flagge neben der Kontakt-ID zeigt an, dass die entsprechende Datei zurzeit gesichert ist, also aufbewahrt wird.

• Registerkarte "Anfragentracker" – Hier sehen Sie eine Tabelle mit Sicherungs- und Freigabeanfragen sowie ihrem derzeitigen Status. Für jede Anfrage können Sie eine Tabelle mit Details zu den betroffenen Dateien herunterladen. Bevor Sie eine Freigabeanfrage erstellen, müssen Sie festlegen, welche individuellen Dateien Sie freigeben wollen. Dazu können Sie entweder die Tabelle für die Sicherungsanfrage herunterladen oder auf der Registerkarte „Suche“ nach dem Namen der Sicherungsanfrage filtern, die die freizugebenden Dateien enthält.

Wichtige Informationen zur Sicherung und Freigabe

• Die Sicherung bei Rechtsstreit steht nur Kunden zur Verfügung, die standardmäßigen Cloud-Speicher verwenden.
• Die Bearbeitung von Sicherungsanfragen dauert einige Minuten, bevor die Dateien gesichert werden. Es ist also möglich, dass eine Datei in der Zeit zwischen dem Anfordern der Sicherung und dem Inkrafttreten des Sicherungsstatus von einem Benutzer gelöscht wird.
• Sicherungs- oder Freigabeanfragen können für jeweils höchstens 500 Dateien gestellt werden.
• Sie können für Dateien im aktiven Speicher oder im Langzeitspeicher eine Sicherung festlegen.
• Sie können den Prozess für den Dateiabruf verwenden, um gesicherte Dateien aus dem Langzeitspeicher abzurufen.

Dateien sichern

Erforderliche Berechtigungen: Rechtsstreit – Anzeigen, Sichern, Dateisuche – Aktiviert

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieAdmin.

2. Gehen Sie zu Cloud-Speicher > Suchen.

3. Geben Sie auf der Registerkarte "Suchen" der Seite eine Kontakt-ID oder eine kommagetrennte Liste von Kontakt-IDs (ohne Leerzeichen) ein, nach der gesucht werden soll, und wählen Sie einen Datumsbereich aus der Dropdown-Liste aus. Es ist auch möglich, einen Datumsbereich auszuwählen, ohne Kontakt-IDs anzugeben.

4. Wenn Sie die Suchergebnisse stärker eingrenzen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Suche. Wählen Sie für Agent, ACD-Kompetenz, Team und DNIS die Werte aus, denen Ihre Suchergebnisse entsprechen sollen.

   Wenn Sie mehrere Filter für die Suche angeben, gilt zwischen den einzelnen Filtertypen der Operator UND, zwischen den verschiedenen Werten für einen einzelnen Filter der Operator ODER. Wenn Sie beispielsweise Folgendes auswählen:

   • Lydia Bennet und Kitty Bennet für den Filter Agent
   • OBPredDialer und InboundVoice für den Filter Kompetenz
   • Keine Angabe für die Filter Team und DNIS

   enthalten die Suchergebnisse Interaktionen, die entweder Lydia Bennet oder Kitty Bennet bearbeitet hat, und zwar über die ACD-Kompetenz Wird verwendet, um die Bereitstellung von Interaktionen basierend auf den Kompetenzen, Fertigkeiten und Kenntnissen der Agenten zu automatisieren OBPredDialer oder InboundVoice.

5. Klicken Sie auf Suche.

6. Wenn Sie die Suchergebnisse weiter eingrenzen möchten, klicken Sie auf die Filterschaltfläche . Zusätzlich zu den Filteroptionen auf der vorherigen Seite können Sie weitere Kriterien für die Filterung auswählen. Es gelten dieselben Regeln wie im vorherigen Tipp beschrieben. Wenn Sie mit Ihren Filtern zufrieden sind, klicken Sie auf Übernehmen.

   Weitere Informationen über die Filter in diesem Schritt

   Feld	Details
   Art	Wählen Sie die Art der Dateien, die Sie suchen möchten. Welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Lizenz ab. Mögliche Typen sind: Anrufaufzeichnungen Chat-Transkripte Digital E-Mail IA-Bericht (für Interaction Analytics) Bildschirmaufzeichnungen
   Status	Wählen Sie den aktuellen Status der Dateien, die Sie suchen möchten. Mögliche Status sind: Aktiv Archiviert Nicht archiviert Nach SEA verschieben Externer Speicher
   Sicherung bei Rechtsstreit	Gibt an, ob die Dateien, die Sie suchen möchten, zurzeit durch eine Sicherung bei Rechtsstreit geschützt sind (Ja) oder nicht (Nein).
   LCM-Disposition	Die Dispositionen, die auf Interaktionen angewendet werden, um Lebenszyklusereignisse zu steuern. Dies gilt nur für die Dateitypen Anrufaufzeichnungen und Bildschirmaufzeichnungen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie eine Lizenz für dispositionsbasierte TTL Der Zeitraum, über den diese Interaktionen aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden. Sie legen die TTL-Einstellungen für Ihre Interaktionen fest. erworben haben.
   Agent	Die Agenten, die mit den Dateien verknüpft sind, die Sie suchen möchten.
   DNIS	Nur für Anrufaufzeichnungen und Bildschirmaufzeichnungen, der DNIS, der mit der Datei verknüpft ist.
   Skills	Die ACD-Skills, die mit den gesuchten Dateien verknüpft sind.
   Team	Die Teams, die mit den Dateien verknüpft sind, die Sie suchen möchten.

7. Wählen Sie in der Spalte mit den Kontrollkästchen die Dateien aus, die Sie sichern möchten. Klicken Sie oben rechts in der Zeile mit der Tabellenüberschrift auf die Schaltfläche "Aktionen" . Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Aktion Sicherung bei Rechtsstreit aus.

8. Geben Sie im Fenster "Sind Sie sicher?" einen aussagekräftigen Namen für die Sicherung ein, damit Benutzer sie schnell in Ihrer Umgebung identifizieren können. Geben Sie einen Grund für die Sicherung ein. Lesen Sie die Informationen "Über den Halteprozess bei Rechtsstreitigkeiten", wählen Sie Ich verstehe die oben genannten Informationen aus und klicken Sie auf Bestätigen.

Die Sicherungsanfrage wird auf der Registerkarte "Anfragentracker" mit dem Status Ausstehend angezeigt. Es dauert einige Minuten, bis die Sicherungsanfrage abgeschlossen ist. Wenn Sie später weitere Informationen zu der Sicherung aufrufen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf das Kommentarsymbol , um den Grund für die Sicherung zu sehen. Sie können auch auf die Schaltfläche "Herunterladen"  klicken, um eine Tabelle mit Details zu den in der Sicherung enthaltenen Dateien herunterzuladen.

Dateien aus einer Sicherung freigeben

Erforderliche Berechtigungen: Rechtsstreit – Anzeigen, Freigeben, Dateisuche – Aktiviert

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieAdmin.

2. Gehen Sie zu Cloud-Speicher > Suchen.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Suchen.
4. Wählen Sie einen geeigneten Datumsbereich für die Dateien aus, die Sie freigeben möchten. Klicken Sie auf Suche.
5. Klicken Sie auf das Filtersymbol ().

6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste ---Anfrage für Aufbewahrung für juristische Zwecke--- die Sicherung mit den freizugebenden Dateien aus. Wählen Sie in der Kategorie Sicherung bei Rechtsstreit die Option Ja aus. Definieren Sie beliebige Filter, um die Suche einzugrenzen. Klicken Sie auf Übernehmen.

   Sie können zwar gezielt einzelne Dateien, die in einer Sicherung enthalten sind, für die Freigabe auswählen, es ist jedoch nicht möglich, für eine Freigabeanfrage Dateien auszuwählen, die sich in verschiedenen Sicherungen befinden.

7. Wählen Sie in der Spalte mit den Kontrollkästchen die Dateien aus, die Sie aus einer Sicherung freigeben möchten. Klicken Sie oben rechts in der Zeile mit der Tabellenüberschrift auf die Schaltfläche "Aktionen" . Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Aktion Sicherung bei Rechtsstreit aus.

8. Geben Sie im Fenster "Sind Sie sicher?" einen Namen für die Freigabe ein, damit Benutzer sie schnell in Ihrer Umgebung identifizieren können. Geben Sie einen Grund für die Freigabe ein. Lesen Sie die Informationen "Über den Freigabeprozess bei Rechtsstreitigkeiten", wählen Sie Ich verstehe die oben genannten Informationen aus und klicken Sie auf Bestätigen.

Die Freigabeanfrage wird auf der Registerkarte "Anfragentracker" mit dem Status Ausstehend angezeigt. Es dauert einige Minuten, bis die Freigabeanfrage abgeschlossen ist.