在 CXone Agent 中處理電郵

您可以在CXone Agent中處理電郵，如果您的管理員為您啟用了此功能。指派給您的任何電郵都會顯示在互動選單中，由標記電郵圖示：一個信封。。

傳送傳出電郵

要傳送傳出電郵，您必須有一項指派給您的傳出電郵技能Closed 用於基於客服專員技能、能力和知識的互動的自動化傳遞。

  1. 啟動CXone Agent並登入。

  2. 在互動選單中，點擊新傳出有一個向上箭頭的底部支架圖示。。
  3. 在目錄中，輸入您想傳送電郵的聯絡人Closed 在聯絡中心與客服專員、IVR 或機器人互動的人。姓名。您可以使用搜尋欄下面的下拉式清單，在不同目錄之間進行切換。
  4. 在搜尋結果中點擊聯絡人的名字。點擊通道，然後點擊 電郵 一個信封圖示。。
  5. 要更改傳送電郵的地址，請點擊寄件者欄位旁邊的下拉箭頭箭頭向下的圖示，然後選擇不同的電郵地址。
  6. 要傳送至 CC 或 BCC 接收者，請點擊電郵草稿右上角的 CC 或 BCC。您可在出現的 CC 和 BCC 欄位中搜尋目錄條目。

  7. 在底部的回應欄位中起草您的電郵。您可以：

    • 複製並貼上圖像以將其作為附件包含在內。您無法調整其大小。

    • 附加檔案 回紋針圖示。。

    • 插入一個最多 50 行 50 欄的表格。您可以複製並貼上一個最多包含 250 行 250 欄的表格。但是，從 PDF、MicrosoftExcel 或Google工作表複製並貼上表格可能會導致格式問題。

    一封電郵草稿。包括收件人、寄件者和主題行、CC 和 BCC、一個文字方塊、文字編輯器選項、以及傳送按鈕。

  8. 點擊傳送訊息。

    1. 點擊傳送訊息藍色背景中的白色朝下箭頭的圖示。並選擇一個核准佇列。指派到該佇列的人將檢閱您的資訊。

      文字方塊中出現一個資訊草稿。游標懸停在示範聊天佇列上。「請求批准」按鈕出現在下方。

    2. 點擊請求批准。

    該訊息已從您的收件匣中刪除並交付給審核者。如果審核者核准了您的訊息，它將被傳送給聯絡人。如果他們拒絕，訊息將被返還給您。

回覆傳入電郵

  1. 啟動CXone Agent並登入。

  2. 從互動選單中選擇傳入電郵(用一個信封的圖示標記)。
  3. 如果出現「拒絕」和「接受」，請點擊接受。
    一封傳入電郵。顯示聯絡人姓名、電郵圖示、佇列時間、以及拒絕和接受按鈕。
  4. 閱讀互動空間中的聯絡人的電郵訊息。使用底部的捲動條查看完整訊息。
  5. 在底部的回應欄位中起草您的回應。您可以複製和貼上圖像，將其作為附件。您無法調整其大小。

  6. 要更改傳送電郵的地址，請點擊寄件者欄位旁邊的下拉箭頭箭頭向下的圖示，然後選擇不同的電郵地址。

  7. 要傳送至 CC 或 BCC 接收者，請點擊電郵草稿右上角的 CC 或 BCC。您可在出現的 CC 和 BCC 欄位中搜尋目錄條目。

  8. 點擊傳送訊息

    1. 點擊傳送訊息藍色背景中的白色朝下箭頭的圖示。並選擇一個核准佇列。指派到該佇列的人將檢閱您的資訊。

      文字方塊中出現一個資訊草稿。游標懸停在示範聊天佇列上。「請求批准」按鈕出現在下方。

    2. 點擊請求批准。

    該訊息已從您的收件匣中刪除並交付給審核者。如果審核者核准了您的訊息，它將被傳送給聯絡人。如果他們拒絕，訊息將被返還給您。

轉移電郵

將電郵轉移至其他客服專員。若不知道應該將電郵轉給誰，可以將其轉給一個技能Closed 用於基於客服專員技能、能力和知識的互動的自動化傳遞或團隊。然後電郵將被指派給具有該技能或團隊的客服專員。

  1. 選擇您要從互動選單中轉移的電郵。
  2. 為電郵指派一個新或開放狀態。如果電郵的狀態不同，則無法轉移。
  3. 點擊諮詢/轉移 帶加號的人形圖示。。
    一封活躍電郵。游標懸停在「轉移」圖示上：一個帶加號的人。
  4. 在目錄中，搜尋您想向其轉移電郵的客服專員、技能或團隊。您可以使用搜尋欄下面的下拉式清單，在不同目錄之間進行切換。
  5. 將滑鼠懸停在搜尋結果中的客服專員、技能或團隊上，然後點擊轉移 兩個箭頭圖示，一個向右，一個向左。。

下載電郵轉錄

您能夠下載 PDF 格式的電郵互動的完整轉錄。其中不包括附件。這支援以下項目：

  • Chrome、Edge 和 Island 瀏覽器。

  • ChromeOS、macOS 和Windows作業系統。

  1. 點擊開啟電郵右上角的選項 三個點垂直堆疊的圖示。。

  2. 選擇下載轉錄。

  3. 在出現的彈出視窗中，配置檔案名稱、位置和檔案格式。

將電郵轉錄傳送給聯絡人

您可以將一個多個電郵互動的完整記錄傳送至聯絡人的電郵位址。一次轉錄只能傳送到一個電郵位址。轉錄中僅包含文字和內嵌影像。不包括附件、超連結、備註和標籤。

  1. 點擊開啟電郵右上角的選項 三個點垂直堆疊的圖示。。

  2. 選擇傳送轉錄。

  3. 在出現的彈出視窗中，輸入聯絡人的電郵位址。

  4. 點擊傳送。

提升電郵

本內容適用於受控發布 (CR) 版本中的產品或功能。如果您有線上說明中沒有回答的問題，請向您的經理諮詢。

您可以將一個多個電郵提升到另一個通道Closed 聯絡人與客服專員或機器人互動的方式。通道可以是語音、電郵、聊天、社交媒體等等。。這使您可以選擇處理聯絡的最佳通道。例如，如果您可以透過電話更好地協助聯絡人，您可以將電郵提升為電話。您可以升級到以下通道：

目前互動通道 可提升為
聊天 語音 電郵 SMS WhatsApp
電郵 語音   SMS WhatsApp
SMS 語音 電郵 SMS WhatsApp
私人社交 語音 電郵 SMS WhatsApp
公開社交 語音 電郵 SMS WhatsApp
WhatsApp 語音 電郵 SMS  

您無法提升狀態Closed 客服專員或系統在語音（處置方式）或數位（狀態）互動結束時指派的結果。為關閉的互動。

  1. 點擊位於互動空間頂部的新傳出灰色框中加號圖示。。

  2. 選擇您想要提升到的通道Closed 聯絡人與客服專員或機器人互動的方式。通道可以是語音、電郵、聊天、社交媒體等等。。

  3. 輸入所選通道的聯絡 ID（如果系統中尚不存在）。例如，如果您要提升電郵至SMS，輸入聯絡人的電話號碼。

  4. 從下拉清單中選擇技能Closed 用於基於客服專員技能、能力和知識的互動的自動化傳遞（如果顯示）。提升開始。它顯示為互動空間頂部的新標籤。如果您提升了電郵至通話，顯示語音控制面板。

使用快速回應

快速回應是預先寫好的回覆，您可以選擇併傳送給聯絡人。某些快速回應擁有自訂欄位，您可以在其中輸入值，例如聯絡人的姓名。

  1. 在CXone Agent中開啟一個互動。
  2. 在右邊的應用程式空間中，在頂部選單中。
  3. 選擇要使用的快速回應：
    • 從「檢視全部」標籤下顯示的快速回應清單中。
    • 透過使用搜尋欄搜尋特定快速回應。
    • 從「收藏夾」標籤中。
  4. 可以點擊快速回應名稱右側的收藏夾圖示，一顆星星。，使其顯示在「收藏夾」標籤中。
  5. 在快速回應表單中，填寫任何自訂欄位，然後點擊插入。
    快速回應顯示在互動空間中的回應欄位。
  6. 必要時編輯快速回應，然後點擊 傳送資訊。

新增備註和標記

您可以為電郵中的單條訊息新增備註和標記。聯絡人無法查看注釋和標記，但您組織中的其他人可以。

新增注釋

您可以在 電郵 中新增備註：

  • 記錄聯絡人資訊。如果互動轉給了其他客服專員，您的注釋可以幫助他們處理互動。

  • 向您的主管、經理或指導人員介紹您傳送的回覆的相關情況。

  1. 點擊互動空間中回應欄位下的新增備註 剪貼簿圖示。。

  2. 在出現的黃色注釋方塊中輸入您的注釋。

    標有注釋的黃色方框中有一個文字方塊以及「儲存」和「取消」按鈕。上方顯示寫注釋的客服專員名稱。

  3. 點擊儲存。

新增標記

您可以在電郵中新增標記：

  • 幫助您稍後找到 電郵。

  • 對 電郵 進行分類。

  1. 點擊電郵 中聯絡人姓名旁邊的新增標記 一個粗箭頭的圖示，箭頭內有一個加號。。

  2. 點擊 + 新增內容。

    出現一個視窗，顯示「點擊新增以新增第一個標記」。顯示一個按鈕，上有「+ 新增新內容」。

  3. 從下拉式清單中選擇標記，或輸入名稱建立新標記。

檢視回應計時器

如果您的 CXone Agent管理員已啟用，電郵 的回應計時器會顯示在互動選單中。有兩種類型的回應計時器：

  • 客服專員計時器：表示聯絡人等待您回覆的時間。當您分配的時間剩餘 50% 時，提醒圖示 黃色三角形內有一個感嘆號。 會顯示為黃色。計時器到達 0:00 時，提示圖示 紅色三角形內有一個感嘆號。 顯示為紅色。

    在聯絡人姓名和技能下方的框中寫有 Agent Timer，旁邊還帶有計時器。

  • 客戶計時器：表示您等待聯絡人回覆的時間。

    在聯絡人姓名和技能下方的框中寫有 Customer Timer，旁邊還帶有計時器。

    當聯絡人分配的時間剩餘 50% 時，提醒圖示 黃色三角形內有一個感嘆號。 會顯示為黃色。如果管理員已為您啟用此功能，您可以點擊 +時間為聯絡人提供更多的回覆時間。計時器計時結束後，互動將從您的收件匣中刪除。如果聯絡人在此之後回應，則會將互動重新指派給一個客服專員。

    出現黃色警示圖示，文字 Customer Timer 變為黃色。

使用 客戶卡片

如果您的管理員為您啟用了該功能，客戶卡片會提供用於幫助您處理聯絡人的資訊。當您有一個互動開啟時，聯絡的 客戶卡片 顯示在右側的應用程式空間。

翻譯電郵

如果聯絡人使用不同的語言，CXone Agent可以將聯絡人的訊息即時翻譯成您的語言。它顯示聯絡人的原始訊息和翻譯。它還可以將您的訊息翻譯成聯絡人的語言。該聯絡人看不到您的原始訊息，但會被告知您的訊息已翻譯。

您的管理員必須為您啟用此功能。

  1. 點擊開啟互動右上方的選項三個點垂直堆疊的圖示。。

  2. 選擇 Translate Messages。

  3. 在 Customer Language 下拉清單中，選擇聯絡人的語言。在 My Language 下拉清單中選擇您的語言。

  4. 若要將聯絡人的訊息翻譯成您的語言，請選擇 Translate Customer Messages。

  5. 若要將您的訊息翻譯成聯絡人的語言，請選擇 Translate My Replies。

    「翻譯選項」彈出視窗，其中包含「客戶語言」、「我的語言」、「翻譯客戶訊息」和「翻譯我的回應」欄位。

  6. 點擊套用。回應欄位上方會顯示通知，讓您知道訊息正在翻譯。

為電郵指派狀態

您可以在「結果」視窗中為互動指派狀態Closed 客服專員或系統在語音（處置方式）或數位（狀態）互動結束時指派的結果。。狀態表示互動的結果。例如，如果您回答了一個聯絡人的問題，您可以選擇已解決。您可能需要在關閉一個互動之前為其指定一個狀態。

「結果」視窗顯示聯絡人的姓名、一個「狀態」下拉式清單，以及一個「儲存」按鈕。它還可以顯示「處置方式」、「標記」和「備註」欄位。

  1. 開啟一個互動。點擊互動選單中的結果圓圈內有一個剔選符號的圖示。。

  2. 從下拉式清單中選擇狀態。
  3. 如果出現處置方式欄位，選擇一個處置方式。這些選項取決於互動的技能Closed 用於基於客服專員技能、能力和知識的互動的自動化傳遞。
  4. 您可以輸入關於互動的備註。您還可以新增標記以幫助您以後找到該互動。
  5. 點擊儲存。

在標有已解決狀態的互動旁邊會出現一個綠色剔選符號。

關閉電郵

如果一個互動被標記為已解決或關閉，它將在一定時間後關閉。您的CXone Agent管理員配置此時間長度。您也可以透過以下步驟手動關閉互動：

  1. 為互動指派已解決或關閉狀態。

  2. 點擊開啟互動右上方的選項三個點垂直堆疊的圖示。。

    點擊「更多」圖示（三個垂直圓點）。其顯示以下選項：取消指派和解除、諮詢/轉移、以及結果。
  3. 選擇取消指派和解除。然後，該互動被關閉，並從您的互動選單中刪除。