Planos de otimização de agenda

Utilize Otimização de agendamento para melhorar o efetivo líquido sem esforço. Com um clique de um botão, você pode melhorar a produtividade de sua força de trabalho.

Caso você tenha criado regras de otimização de agendamento, um plano de otimização será gerado nos dias recorrentes designados. Os planos gerados por regras sugerirão otimizações apenas para o dia atual. Você também pode gerar um único plano a qualquer momento. Esse plano único pode ser gerado para datas atuais e futuras.

O plano gerado sugere ajustes às atividades de pausa do agendamento. Use esse plano para melhorar a produtividade e o número de funcionários da sua equipe para o restante do dia ou até mesmo para datas futuras.

Na página Planos de otimização de agenda, você pode revisar cada plano ativo Planos de otimização que você pode revisar e otimizar antes que expirem. e ver os últimos 100 planos. Clique em um plano para saber mais detalhes sobre os ajustes de atividade e como você pode melhorar o efetivo líquido. Se o status do plano for Pronto para revisão, clique em Otimizar dentro do plano para aceitá-lo.

Revisar a tabela do plano de otimização

Clique em um plano para revisá-lo e ver mais detalhes. Ao revisar um plano ativo, clique em Otimizar para alterar as agendas. As notificações são enviadas aos agentes dizendo que a agenda foi afetada.

Rapidamente, você pode ver para cada plano:

• Criado por: você pode ver o nome da regra que gerou o plano ou quem o gerou manualmente .

• Unidade de agendamento: Cada plano pode otimizar uma unidade de agendamento, mesmo que o próximo turno tenha outras unidades agendadas também.

• Agentes afetados: Quantas agendas de agentes serão afetadas pela otimização. Melhorar o efetivo líquido pode exigir o ajuste de apenas parte das agendas.

  Saiba mais

  Digamos que sua unidade de agendamento tenha 100 agentes, mas apenas 60 agentes agendados para aquele dia. O plano de otimização foi gerado e precisa ajustar as atividades de pausa para 20 agentes.

  Nesse caso, você pode ver 20 de 60 na coluna Agentes afetados.

  Lembre-se de que o número total de agentes não inclui agentes que:

  • Não estão agendados para trabalhar naquele dia ou se não estão agendados com a atividade de pausa da regra.

    Por exemplo, a regra ajusta somente Pausas para o almoço, e alguns agentes têm somente Pausas para o café da manhã. A agenda deles não será listada ou ajustada.

  • Não estão atribuídos ao atributo Pode ser agendado na página Configurar funcionários.

  Os agentes que não são atribuídos a competências são incluídos no plano. No entanto, a agenda deles não será ajustada porque eles não foram atribuídos a uma competência.

• Gerado em: a hora e o dia em que o plano foi gerado. Você define quando eles são gerados na regra de otimização. A geração do plano pode levar até 15 minutos. Portanto, se você definiu 9:00, o plano pode ficar pronto entre 9:00 e 9:15.

• Tempos de otimização: O plano ajusta as atividades de intervalo para os agentes na unidade de agendamento. O plano expira em uma hora ou no horário de início, o que ocorrer primeiro. Quando um plano expirar, você não poderá otimizá-lo.

  Ver exemplo

  Digamos que um plano foi gerado às 9h30 e você selecionou a otimização de agendamento a partir das 10h.

  Quando o plano é gerado, ele ajusta as atividades de pausa a partir das 10h. Se um agente tem uma pausa entre as 9h50 e 10h20, a pausa não será incluída na otimização.

  Como 10h também é o horário final, você não poderá otimizar depois disso. A otimização estará ativa entre 9h30-10h.

  Se o horário selecionado Horários de Otimização foi 11:00 e o plano foi gerado às 9:30, o plano expirará às 10:30.

• Melhoria: Quanto você pode melhorar o efetivo líquido usando o plano. A taxa é medida pelo número de agentes em equivalente em tempo integral (FTE) Uma unidade que indica a carga de trabalho de um agente..

  Como a melhoria é calculada e exemplo

  O efetivo líquido melhora quando os intervalos com efetivo líquido oposto se equilibram. O cálculo da taxa de melhoria é o seguinte:

  O otimizador soma o efetivo líquido em cada intervalo (em valor absoluto), antes e depois da otimização. A taxa de melhoria é a diferença entre a soma antes da otimização e depois:

  (Soma antes otimização em valor absoluto) - (Soma depois otimização em valor absoluto) = (Taxa de melhoria)

  Por exemplo, você precisa para cada intervalo 50 agentes durante o dia (agentes necessários: 50):

  • 12:00-12:15: 55 agentes agendados. Você está com excesso de pessoal, com 5 agentes a mais (+5).

  • 12:15-12:30: 46 agentes agendados. Você está com falta de pessoal, com 4 agentes a menos (-4).

  |5|+|-4| = 9

  A soma de antes da otimização (em valor absoluto) é: 9 agentes.

  Agora, o otimizador move algumas das atividades de pausa. A agenda otimizada será:

  • 12:00-12:15: 51 agentes agendados. Você está com excesso de pessoal, com 1 agente a mais (+1).

  • 12:15-12:30: 50 agentes agendados. Você está com falta de pessoal (0).

  |1|+ 0 = 1

  A soma de depois da otimização (em valor absoluto) é: 1 agente.

  A taxa de melhoria será de 8 agentes. Por quê?

  9 (soma antes otimizar) - 1 (soma depois otimizar) = 8.

• Status: O status do plano listado.

  Lista de status do plano de otimização

  • Preparando plano...: o plano está sendo gerado.

  • Pronto para revisão: O plano é gerado e você pode usá-lo para otimizar a agenda.

  • Otimizado: O plano foi otimizado.

  • Expirado: o plano expirou.

  • Nenhuma otimização encontrada: Não foi possível melhorar o plano ou equilibrar a agenda. Você não pode otimizar a agenda com esse plano.

  • Falha ao criar o plano: Houve um erro ao gerar o plano.

    Motivos da falha na geração do plano

    Quando um plano é gerado e você vê o status Falha ao criar o plano, pode haver algumas razões. Na maioria dos casos, você pode ver por que falhou na coluna Detalhes.

    Motivos comuns da falha na geração do plano:

    • Todos os agentes na unidade de agendamento não têm uma agenda para esse dia.

    • Nenhum dado obrigatório de pessoal encontrado.

      Isso provavelmente acontecerá quando não houver dados de previsão. Sem os dados de pessoal necessários, o plano não terá o efetivo líquido ideal a ser considerado.

    • Nenhuma atividade relevante para otimizar.

      Por exemplo, a regra é definida para otimizar as atividades Café da manhã e Almoço. No entanto, os agentes são atribuídos a atividades de Pausa no plano gerado. Neste caso, o plano não possui atividades que possam ser ajustadas.

    • Todos os agentes na unidade de agendamento não foram atribuídos a uma regra semanal.

    • A agenda para esse dia não foi publicada.

  • Falha ao otimizar: Houve um erro interno durante a otimização. Você pode entrar no plano e tentar otimizar novamente.

Gerar um único plano de otimização

Use Regras de otimização para gerar um plano diário. No entanto, você também pode gerar um único plano de otimização a qualquer momento na página Planos de otimização. Selecione as unidades de agendamento, as atividades e quando você deseja otimizar, e um plano será gerado imediatamente.

Um plano recém-gerado expira quando ocorre a primeira dessas situações:

• Uma hora após a geração do plano. Se o plano foi gerado às 9:00, ele não estará disponível para otimização após as 10:00.

• Nos horários de ajuste selecionados.

  Por exemplo, se você optar por otimizar a programação de hoje a partir das 10:00, o plano gerado ajustará as atividades de intervalo com base no horário de início. O plano foi gerado às 9:30 com Tempo de Otimização às 10:00 ainda expirará às 10:00.

Otimização com uma política de quebra

Políticas de pausa permitem que os gerentes agendem pausas de agentes com eficiência, mantendo os níveis de pessoal ideais. Ao definir a política de intervalos, os gerentes podem cumprir as diretrizes da organização independentemente da duração do turno, proporcionando maior flexibilidade para ajustar os intervalos dentro das otimizações de agendamento.

Como o Optimizer funciona com a política de quebra

• Planos são otimizados com base na duração do turno definida nas políticas de intervalo. A folga não é considerada ao calcular a duração do turno. Por exemplo, um turno de 9 horas com PTO de 1 hora será considerado um turno de 8 horas para otimização. Se a folga estiver programada no início ou no final do turno, ela será válida para otimização. No entanto, se a folga for agendada no meio do turno, ela não será otimizada.

• As pausas no plano devem corresponder ao intervalo definido na política de quebra. Por exemplo, se um intervalo de 30 minutos for aprovado entre a 3ª e a 5ª hora do turno:

  • Se a interrupção na agenda for após 2 horas, ela não será correspondida.

  • Se a interrupção na programação for após 3 horas, ela será correspondida.

  • Se a interrupção na programação for após 4 horas, ela será correspondida.

• Os códigos de atividade da pausa devem corresponder à política de pausa. Isso garante que o tipo correto de pausa seja agendado.

• O plano deve ter o mesmo número de interrupções definido na política de interrupções para garantir a consistência.

• Os intervalos podem ser movidos ou otimizados se houver um slot aberto disponível. Se houver uma atividade do tipo fechado, como uma reunião, o intervalo não poderá ser movido.

• Se houver uma lacuna entre dois turnos, eles serão tratados como turnos separados para o planejamento de intervalos. Cada turno corresponderá a uma política de intervalo com base na duração do turno. Por exemplo, um turno da manhã de 4 horas pode ser correspondido à política de interrupção A, e um turno noturno posterior pode ser correspondido à política de interrupção B.

• Se nenhuma política de interrupção for definida, a otimização será baseada em regras diárias/semanais.

Para gerar um único plano de otimização:

1. Clique no seletor de aplicativo e selecioneWFM.

2. Acesse Otimização de agenda > Planos.

3. Clique em Gerar plano.

4. Selecione as Unidades de agendamento e as Atividades que são incluídas no plano de otimização.

5. Em Otimizar agendas em, selecione o dia (pode ser uma data futura) e a hora em que elas serão ajustadas. O plano gerado ajusta as atividades de intervalo selecionadas para todos os agentes na unidade de agendamento que começam após From . É gerado um plano para cada unidade de agendamento selecionada.

   O intervalo de tempo começa na data e hora selecionadas, conforme definido em De e dura até a hora definida em Para. Isso permite que você tenha regras diferentes para atividades diferentes, para horários diferentes do dia. Você pode definir vários planos e escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades.

6. Clique Gerar.

   Depois que o plano é gerado, ele se torna um plano ativo Planos de otimização que você pode revisar e otimizar antes que expirem. até a data e a hora definidas em Otimiza agendas de. Depois disso, ele expira. Ou o plano expira uma hora depois de estar pronto, o que ocorrer primeiro.

Solucionar problemas de otimização