CXone Agent의 이메일 처리

관리자가 활성화한 경우 CXone Agent에서 이메일을 처리할 수 있습니다. 사용자에게 배정된 모든 이메일은 인터랙션 메뉴에 나타나며 이메일 아이콘: 편지 봉투. 표시가 되어 있습니다.

아웃바운드 이메일 전송

아웃바운드 이메일을 처리하려면 배정된 아웃바운드 이메일 스킬닫힘 상담원 스킬, 능력 및 지식에 기반한 인터랙션의 전달을 자동화하는 데 사용됩니다.이 있어야 합니다.

  1. CXone Agent을 실행하여 로그인합니다.

  2. 인터랙션 메뉴에서 새 아웃바운드 위를 가리키는 화살표가 있는 하단 대괄호 아이콘.를 클릭합니다.
  3. 디렉터리에서 이메일을 보낼 컨택닫힘 컨택 센터의 상담원, IVR 또는 Bot과 인터랙션하는 사람입니다. 이름을 입력합니다. 검색창 아래의 드롭다운을 사용하여 디렉터리 간에 전환할 수 있습니다.
  4. 검색 결과에서 컨택 이름을 클릭합니다. 채널을 클릭한 다음 이메일 편지 봉투 아이콘.을 클릭합니다.
  5. 발송자 이메일 주소를 변경하려면, 발송자 필드 옆에 있는 드롭다운 화살표 아래쪽을 가리키는 화살표 아이콘를 클릭하고 다른 이메일 주소를 선택합니다.
  6. 참조 또는 숨은참조 수신자의 경우 이메일 초안의 오른쪽 상단에 있는 CC 또는 BCC를 클릭합니다. 표시되는 CC 및 BCC 필드에서 디렉터리 항목을 검색할 수 있습니다.

  7. 하단의 응답 필드에 이메일 초안을 입력합니다. 다음을 수행할 수 있습니다.

    • 이미지를 복사하고 붙여넣어 첨부 파일에 포함합니다. 크기를 조정할 수 없습니다.

    • 파일을 첨부 종이 클립 아이콘.를 삽입합니다.

    • 최대 50개의 행과 50개의 열로 이루어진 표를 삽입합니다. 최대 250개의 행과 250개의 열로 이루어진 표를 복사하여 붙여넣을 수 있습니다. 하지만 PDF, Microsoft Excel, google Sheets에서 표를 복사하여 붙여넣을 때는 서식 오류가 발생할 수 있습니다.

    이메일 초안. 받는 사람, 보내는 사람, 제목 줄, CC, BCC, 텍스트 상자, 텍스트 편집기 옵션, 전송 버튼이 있습니다.

  8. 메시지 보내기를 클릭합니다.

    1. 메시지 보내기 파란색 배경에 아래쪽을 가리키는 흰색 화살표 아이콘. 옆의 화살표를 클릭하고 승인 대기열을 선택합니다. 해당 대기열에 할당된 사람이 메시지를 검토합니다.

      메시지 초안이 텍스트 상자에 나타납니다. 커서가 데모 채팅 대기열 위를 가리킵니다. 승인 요청 버튼이 아래에 나타납니다.

    2. 승인 요청을 클릭합니다.

    메시지가 받은 편지함에서 제거되고 검토자에게 전달됩니다. 검토자가 메시지를 승인하면 컨택으로 전송됩니다. 거부되면 사용자에게 반환됩니다.

인바운드 이메일 응답

  1. CXone Agent을 실행하여 로그인합니다.

  2. 인터랙션 메뉴에서 인바운드 이메일 (편지 봉투 아이콘으로 표시됨)을 선택합니다.
  3. 거부 또는 수락이 나타나면 수락을 클릭합니다.
    인바운드 이메일. 컨택 이름, 이메일 아이콘, 대기 시간, 거부 및 수락 버튼이 표시되어 있습니다.
  4. 인터랙션 공간에서 컨택의 이메일 메시지를 읽습니다. 하단의 스크롤 바를 사용하여 전체 메시지를 봅니다.
  5. 하단의 응답 필드에 응답 초안을 입력합니다. 이미지를 복사하고 붙여넣어 첨부 파일에 포함할 수 있습니다. 크기를 조정할 수 없습니다.

  6. 발송자 이메일 주소를 변경하려면, 발송자 필드 옆에 있는 드롭다운 화살표 아래쪽을 가리키는 화살표 아이콘를 클릭하고 다른 이메일 주소를 선택합니다.

  7. 참조 또는 숨은참조 수신자의 경우 이메일 초안의 오른쪽 상단에 있는 CC 또는 BCC를 클릭합니다. 표시되는 CC 및 BCC 필드에서 디렉토리 항목을 검색할 수 있습니다.

  8. 메시지 보내기를 클릭합니다

    1. 메시지 보내기 파란색 배경에 아래쪽을 가리키는 흰색 화살표 아이콘. 옆의 화살표를 클릭하고 승인 대기열을 선택합니다. 해당 대기열에 할당된 사람이 메시지를 검토합니다.

      메시지 초안이 텍스트 상자에 나타납니다. 커서가 데모 채팅 대기열 위를 가리킵니다. 승인 요청 버튼이 아래에 나타납니다.

    2. 승인 요청을 클릭합니다.

    메시지가 받은 편지함에서 제거되고 검토자에게 전달됩니다. 검토자가 메시지를 승인하면 컨택으로 전송됩니다. 거부되면 사용자에게 반환됩니다.

이메일 전환

이메일을 다른 상담원에게 전환할 수 있습니다. 이메일을 전환할 대상을 모르는 경우 스킬닫힘 상담원 스킬, 능력 및 지식에 기반한 인터랙션의 전달을 자동화하는 데 사용됩니다. 또는 팀으로 전환할 수 있습니다. 그런 다음 이메일은 해당 스킬이 있는 상담원 또는 팀에게 배정됩니다.

  1. 인터랙션 메뉴에서 전환할 이메일을 선택합니다.
  2. 이메일 에 신규 또는 오픈 상태를 배정합니다. 이메일의 상태가 다른 경우에는 전환할 수 없습니다.
  3. 상담/전환 더하기 기호가 있는 사람 아이콘.을 클릭합니다.
    활성 이메일. 커서가 더하기 기호가 있는 사람인 전환 아이콘 위를 가리킵니다.
  4. 디렉토리에서 이메일을 전환할 상담원, 스킬 또는 팀을 검색합니다. 검색창 아래의 드롭다운을 사용하여 디렉터리 간에 전환할 수 있습니다.
  5. 검색 결과에서 상담원, 스킬 또는 팀 위로 마우스를 가져간 다음 전환 각각 오른쪽과 왼쪽을 가리키는 두 개의 화살표를 포함한 아이콘.을 클릭합니다.

이메일 사본 다운로드

이메일 인터랙션의 전체 내용을 PDF로 다운로드할 수 있습니다. 첨부 파일은 포함되지 않습니다. 이 기능은 다음에서 지원됩니다.

  • Chrome, Edge 및 Island 브라우저.

  • ChromeOS ChromeOS, macOS, Windows운영 체제.

  1. 열린 이메일 우측 상단에서 옵션 세로로 배치된 3개의 점 아이콘.을 클릭합니다.

  2. 대화 내용 다운로드를 선택합니다.

  3. 나타나는 팝업에서 파일 이름, 위치, 파일 형식을 구성합니다.

컨택에 이메일 대화 내용 보내기

이메일 상호작용의 전체 대화 내용을 컨택의 이메일 주소로 보낼 수 있습니다. 대화 내용은 한 번에 하나의 이메일 주소에만 보낼 수 있습니다. 대화 내용에는 텍스트와 인라인 이미지만 포함됩니다. 첨부 파일, 하이퍼링크, 메모 및 태그는 포함되지 않습니다.

  1. 열린 이메일 우측 상단에서 옵션 세로로 배치된 3개의 점 아이콘.을 클릭합니다.

  2. 대화 내용 보내기를 선택합니다.

  3. 표시되는 팝업에 컨택의 이메일 주소를 입력합니다.

  4. 보내기를 클릭합니다.

이메일 승격

제어 릴리스(CR)의 제품 또는 기능에 관한 내용입니다. 온라인 도움말에서 다루지 않은 질문이 있다면 관리자에게 문의하십시오.

이메일를 다른 채널닫힘 컨택이 상담원이나 Bot과 인터랙션하는 방법입니다. 채널은 음성, 이메일, 채팅, 소셜 미디어 등이 될 수 있습니다.로 승격할 수 있습니다. 이를 통해 컨택을 처리하는 데 가장 적합한 채널을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 전화로 컨택을 더 잘 지원할 수 있는 경우에는 이메일를 통화로 승격할 수 있습니다. 다음과 같은 채널로 승격할 수 있습니다.

현재 인터랙션 채널 승격 가능 대상
채팅 음성 이메일 SMS WhatsApp
이메일 음성   SMS WhatsApp
SMS 음성 이메일 SMS WhatsApp
비공개 소셜 음성 이메일 SMS WhatsApp
공개 소셜 음성 이메일 SMS WhatsApp
WhatsApp 음성 이메일 SMS  

상태닫힘 음성(처분) 또는 디지털(상태) 인터랙션이 끝날 때 상담원이나 시스템이 할당한 결과입니다.가 닫힘인 인터랙션은 승격할 수 없습니다.

  1. 인터랙션 공간 상단에 있는 의 신규 아웃바운드 회색 상자에 더하기 기호가 있는 모양의 아이콘.를 클릭합니다.

  2. 승격하려는 대상 채널닫힘 컨택이 상담원이나 Bot과 인터랙션하는 방법입니다. 채널은 음성, 이메일, 채팅, 소셜 미디어 등이 될 수 있습니다.을 선택합니다.

  3. 아직 시스템에 없는 경우 선택한 채널의 컨택 ID를 입력합니다. 예를 들어 이메일를 SMS로 승격하는 경우, 컨택의 전화번호를 입력합니다.

  4. 표시되면 드롭다운 목록에서 스킬닫힘 상담원 스킬, 능력 및 지식에 기반한 인터랙션의 전달을 자동화하는 데 사용됩니다.을 선택합니다. 승격이 시작됩니다. 인터랙션 공간의 상단에 신규 탭으로 표시됩니다. 이메일를 통화로 승격한 경우 음성 제어판이 표시됩니다.

빠른 응답 사용

빠른 응답은 선택하고 컨택에게 회신할 수 있는 미리 작성된 응답입니다. 일부 빠른 응답에는 컨택 이름과 같은 값을 입력할 수 있는 사용자 정의 필드가 있습니다.

  1. CXone Agent에서 인터랙션을 엽니다.
  2. 오른쪽 앱 공간에서 상단 메뉴에 있는 빠른 응답 아이콘, 번개 모양..
  3. 다음에서 사용하고자 하는 빠른 응답을 선택합니다.
    • 모두 보기 탭에 나타나는 빠른 응답 목록에서.
    • 검색창을 사용하여 특정 빠른 응답을 검색하여.
    • 즐겨찾기 탭에서.
  4. 빠른 응답 이름 오른쪽에 있는 즐겨찾기아이콘, 별.를 클릭하여 즐겨찾기 탭에 나타나게 할 수 있습니다.
  5. 빠른 응답 양식에서 사용자 정의 필드를 채우고 삽입을 클릭합니다.
    인터랙션에 대한 응답 필드에 빠른 응답이 나타납니다.
  6. 필요한 경우 빠른 응답을 수정한 다음 메시지 발송을 클릭합니다.

메모 및 태그 추가

개별 이메일에 메모와 태그를 추가할 수 있습니다. 컨택은 메모와 태그를 볼 수 없지만 조직의 다른 사람들은 볼 수 있습니다.

메모 추가

다음 목적으로 이메일에 메모를 추가할 수 있습니다.

  • 컨택에 대한 정보를 기록합니다. 인터랙션이 다른 상담원에게 전달되면 메모가 대화 처리에 도움이 될 수 있습니다.

  • 자신이 보낸 응답에 대해 감독자, 관리자 또는 코치에게 전후 상황을 알려줍니다.

  1. 인터랙션 공간의 응답 필드 아래에서 메모 추가 클립보드 아이콘.를 클릭합니다.

  2. 표시되는 노란색 메모 상자에 메모를 입력합니다.

    메모라고 표시된 노란색 상자에는 텍스트 상자와 저장 및 취소 버튼이 있습니다. 메모를 작성한 상담원의 이름이 그 위에 표시됩니다.

  3. 저장을 클릭합니다.

태그 추가

다음 목적으로 이메일에 태그를 추가할 수 있습니다.

  • 나중에 이메일을 찾는데 도움을 줍니다.

  • 이메일을 분류합니다.

  1. 이메일에서 컨택 이름 옆에 있는 태그 추가 내부에 더하기 기호가 있는 두꺼운 화살표 아이콘.를 클릭합니다.

  2. + 새로 추가를 클릭합니다.

    추가를 클릭하여 첫번째 태그를 추가하라고 알려주는 창이 나타납니다. + 새로 추가라는 이름의 버튼이 표시됩니다.

  3. 드롭다운 목록에서 태그를 선택하거나 이름을 입력하여 새 태그를 만듭니다.

응답 타이머 보기

CXone Agent 관리자가 이를 활성화한 경우, 이메일가 인터랙션 메뉴에 표시됩니다. 응답 타이머의 종류는 두 가지가 있습니다.

  • 상담원 타이머: 컨택이가 응답 받기 위해 기다렸던 시간을 나타냅니다. 배정된 시간의 50%가 남았을 때 경고 아이콘 노란색 삼각형 안에 느낌표가 있음.이 노란색으로 나타납니다. 타이머가 0:00에 도달하면 경고 아이콘 빨간색 삼각형 안에 느낌표가 있음.이 빨간색으로 나타납니다.

    컨택의 이름과 스킬 아래에, 상담원 타이머라고 쓰여있고 옆에 타이머가 함께 있는 상자가 표시됩니다.

  • 고객 타이머: 컨택의 응답을 받기 위해 기다렸던 시간을 나타냅니다.

    컨택의 이름과 스킬 아래에, 고객 타이머라고 쓰여있고 옆에 타이머가 함께 있는 상자가 표시됩니다.

    컨택의 배정된 시간의 50%가 남았을 때 경고 아이콘 노란색 삼각형 안에 느낌표가 있음.이 노란색으로 나타납니다. 관리자가 해당 기능을 활성화한 경우 +시간을 클릭하여 컨택이 응답하도록 시간을 더 줄 수 있습니다. 타이머가 종료되면 대화가 받은 편지함에서 제거됩니다. 이후에 컨택이 응답하면 대화가 상담원에게 다시 배정됩니다.

    노란색 경고 아이콘이 나타나고 고객 타이머 텍스트가 노란색으로 변합니다.

고객 카드 사용

관리자가 이를 활성화한 경우 고객 카드이(가) 컨택을 처리하는 데 도움이 되는 정보를 제공합니다. 인터랙션이 열려 있으면 컨택의 고객 카드이(가) 오른쪽 앱 스페이스에 나타납니다.

이메일 번역

컨택이 다른 언어를 사용하는 경우 CXone Agent이(가) 실시간에 메시지를 자신의 언어로 번역할 수 있습니다. 컨택의 원본 메시지와 번역이 둘 다 표시됩니다. 또한 메시지를 컨택의 언어로 번역할 수도 있습니다. 컨택에게는 원본 메시지가 표시되지 않지만 메시지가 번역되었다는 알림이 제공됩니다.

관리자가 이 기능을 활성화해야 합니다.

  1. 열린 상호작용 우측 상단에서 옵션세로로 배치된 3개의 점 아이콘.을 클릭합니다.

  2. Translate Messages을(를) 선택합니다.

  3. Customer Language 드롭다운 목록에서 컨택의 언어를 선택합니다. My Language 드롭다운 목록에서 자신의 언어를 선택합니다.

  4. 컨택의 메시지를 자신의 언어로 번역하려면 Translate Customer Messages을(를) 선택합니다.

  5. 메시지를 컨택의 언어로 번역하려면 Translate My Replies을(를) 선택합니다.

    고객 언어, 내 언어, 고객 메시지 번역 및 내 답장 번역 필드가 포함된 번역 옵션이 팝업됩니다.

  6. 적용을 클릭합니다. 메시지가 번역되고 있음을 알려주는 알림이 응답 필드 위에 표시됩니다.

이메일에 상태 배정

결과 창에서 인터랙션에 상태닫힘 음성(처분) 또는 디지털(상태) 인터랙션이 끝날 때 상담원이나 시스템이 할당한 결과입니다.를 배정할 수 있습니다. 상태는 인터랙션의 결과를 나타냅니다. 예를 들어 컨택의 질문에 답했다면 해결된 사항을 선택할 수 있습니다. 닫기 전에 인터랙션에 상태를 배정해야 할 수 있습니다.

결과 창에는 컨택 이름, 상태 드롭다운 및 저장 버튼이 표시됩니다. 처분, 태그 및 참고에 대한 필드도 표시할 수 있습니다.

  1. 인터랙션을 엽니다. 인터랙션 메뉴에서 결과 원 안에 체크 표시가 있는 아이콘.를 클릭합니다.

  2. 드롭다운 목록에서 상태를 선택합니다.
  3. 성향 필드가 나타나면 성향을 선택합니다. 이러한 옵션은 인터랙션 스킬닫힘 상담원 스킬, 능력 및 지식에 기반한 인터랙션의 전달을 자동화하는 데 사용됩니다.에 따라 다릅니다.
  4. 인터랙션에 대한 참고를 입력할 수 있습니다. 나중에 인터랙션을 찾는 데 도움이 되도록 태그를 추가할 수도 있습니다.
  5. 저장을 클릭합니다.

해결된 사항으로 표시된 인터랙션 옆에 녹색 체크 표시가 나타납니다.

이메일 닫기

인터랙션이 해결된 사항 또는 닫힘으로 표시되면 일정 시간이 지나면 닫힙니다. CXone Agent 관리자가 이 시간을 구성합니다. 다음의 단계를 통해 인터랙션을 직접 닫을 수도 있습니다.

  1. 인터랙션에 해결된 사항 또는 닫힘 상태를 배정합니다.

  2. 열린 인터랙션 우측 상단에서 옵션세로로 배치된 3개의 점 아이콘.을 클릭합니다.

    '더 보기' 아이콘, 즉 세 개의 세로 점을 클릭합니다. 배정 해제 및 해제, 및 상담/전환, 결과에 대한 옵션을 표시합니다.
  3. 배정 해제 및 종료를 선택합니다. 그러면 인터랙션이 닫히고 인터랙션 메뉴에서 제거됩니다.