Plans d’optimisation des calendriers

Utilisez l’Optimisation des Calendriers pour améliorer la dotation nette sans effort. D’un simple clic, vous pouvez améliorer la productivité de votre personnel.

Si vous avez créé des règles d’optimisation des calendriers, un plan d’optimisation est généré les jours récurrents désignés. Les plans générés par les règles suggèrent des optimisations uniquement pour la journée en cours. Vous pouvez également générer un plan unique à tout moment. Ce plan unique peut être généré pour les dates actuelles et futures.

Le plan généré suggère des ajustements de calendrier aux activités de pause ou propose des heures supplémentaires pour les agents admissibles. Utilisez le plan pour améliorer la dotation nette et la productivité de votre équipe pour le reste de la journée ou même pour des dates futures.

Sur la page Plans d’optimisation des Calendriers, vous pouvez revoir chaque plan actif Des Plans d’optimisation que vous pouvez revoir et optimiser avant qu’ils n’expirent. et consulter les 100 derniers plans. Cliquez sur un plan pour obtenir plus de détails sur les ajustements d’activité et sur la façon dont vous pouvez améliorer la dotation en personnel nette. Si l’état du plan est Prêt pour examen, cliquez sur Optimiser à l’intérieur du plan pour l’accepter.

Revoir le tableau du Plan d’optimisation

Cliquez sur un plan pour le revoir et voir plus de détails. Lorsque vous revoyez un plan actif, cliquez sur Optimiser pour modifier les calendriers. Des notifications sont envoyées aux agents pour les informer que leur calendrier a été touché.

En un coup d’œil, vous pouvez voir pour chaque plan :

• Créé par : Vous pouvez voir le nom de la règle qui a généré le plan ou qui l’a généré manuellement .

• Unité de planification : Chaque plan peut optimiser une unité de planification, même si d’autres unités sont également planifiées pour le quart à venir.

• Agents affectés : nombre de calendriers d’agents qui seront touchés par l’optimisation. L’amélioration de la dotation en personnel nette peut nécessiter l’ajustement d’une partie seulement des calendriers.

  En savoir plus

  Supposons que votre unité de planification dispose de 100 agents, mais que seuls 60 agents sont programmés ce jour-là. Le plan d’optimisation a été généré et doit ajuster les activités de pause pour 20 agents.

  Dans ce cas, vous voyez 20 sur 60 dans la colonne Agents affectés.

  N’oubliez pas que le nombre total d’agents ne comprend pas les agents qui :

  • Ne sont pas programmés pour travailler ce jour-là, ou s’ils ne sont pas programmés avec l’activité de pause de la règle.

    Par exemple, la règle ajuste uniquement les pauses dîner, et certains agents n’ont que des pauses déjeuner. Leur calendrier ne sera pas répertorié ni ajusté.

  • Ne sont pas assignés à l’attribut Peut être Programmé sur la page Configurer les Employés.

  Les agents qui ne sont pas assignés à des compétences sont inclus dans le plan. Cependant, leur horaire ne sera pas ajusté car ils ne sont pas assignés à une compétence.

• Généré le : L’heure et le jour où le plan a été généré. Vous définissez le moment où il est généré dans la règle d’optimisation. La génération du plan peut prendre jusqu’à 15 minutes. Ainsi, si vous avez défini 9h00, le plan peut être prêt entre 9h00 et 9h15.

• heures d’optimisation : Le plan ajuste les activités de pause pour les agents de l’unité de planification. Le plan expire dans une heure ou au moment de l’heure de début, selon la première éventualité. Lorsqu’un plan expire, vous ne pouvez plus l’optimiser.

  Voir l’exemple

  Supposons qu’un plan ait été généré à 9h30 et que vous ayez choisi d’optimiser les calendriers à partir de 10h00.

  Lorsque le Plan est généré, il ajuste les activités de pause à partir de 10h00. Si un Agent a une pause entre 9h50 et 10h20, cette pause ne sera pas incluse dans l’optimisation.

  Comme 10h00 est également l’heure d’expiration, vous ne pourrez plus optimiser après cette heure. Il sera actif entre 9h30 et 10h00.

  Si l’heure sélectionnée des Heures d’optimisation était 11h00, et que le Plan a été généré à 9h30, alors le Plan expirera à 10h30.

• Amélioration : Dans quelle mesure vous pouvez améliorer la dotation en personnel nette à l’aide du plan. Le taux est mesuré par le nombre d’agents en équivalent temps plein (ETP) Unité qui indique la charge de travail d’un agent..

  Calcul de l’amélioration et exemple

  La dotation en personnel nette s’améliore lorsque des intervalles ayant une dotation en personnel nette opposée s’équilibrent. Le calcul du taux d’amélioration est le suivant :

  L’optimiseur additionne la dotation en personnel nette dans chaque intervalle (en valeur absolue), avant et après l’optimisation. Le taux d’amélioration est la différence entre la somme avant l’optimisation et après :

  (Somme avant l’optimisation en valeur absolue) - (Somme après l’optimisation en valeur absolue) = (Taux d’Amélioration)

  Par exemple, pour chaque intervalle de 50 agents pendant la journée (agents requis : 50), vous avez besoin de :

  • 12h00-12h15 : 55 agents programmés. Vous êtes en sureffectif de 5 agents (+5).

  • 12h15-12h30 : 46 agents programmés. Vous êtes en sous-effectif de 4 agents (-4).

  |5|+|-4| = 9

  La somme des deux avant l’optimisation (en valeur absolue) est : 9 agents.

  L’optimiseur déplace maintenant certaines activités de pause. Le calendrier optimisé sera le suivant :

  • 12h00-12h15 : 51 agents programmés. Vous êtes en sureffectif de 1 agent (+1).

  • 12h15-12h30 : 50 agents programmés. Vous n’êtes pas en sous-effectif (0).

  |1|+ 0 = 1

  La somme des deux après l’optimisation (en valeur absolue) est : 1 agent.

  Le taux d’amélioration sera de 8 agents. Pourquoi ?

  9 (somme avant l’optimisation) - 1 (somme après l’optimisation ) = 8.

• État : L’État du plan répertorié.

  Liste des états du plan d’optimisation

  • Préparation du plan en cours... : Le plan est en cours de génération.

  • Prêt pour examen : Le plan est généré, et vous pouvez l’utiliser pour optimiser le calendrier.

  • Optimisé : Le plan a été optimisé.

  • Expiré : Le plan a expiré.

  • Aucune optimisation trouvée : Le plan n’a pas pu améliorer ou équilibrer le calendrier. Vous ne pouvez pas optimiser le calendrier avec ce plan.

  • Échec de la création du plan : Une erreur s’est produite lors de la génération du plan.

    Raisons pour lesquelles le plan n’a pas pu être généré

    Lorsqu’un plan est généré et que l’état Échec de création du plan s’affiche, il peut y avoir plusieurs raisons. Dans la plupart des cas, vous pouvez voir la raison de l’échec dans la colonne Détails.

    Raisons courantes pour lesquelles le plan ne peut pas être généré :

    • Tous les agents de l’unité de planification n’ont pas d’horaire pour ce jour.

    • Aucune donnée requise sur la dotation en personnel n’a été trouvée.

      Cela se produit le plus souvent lorsqu’il n’y a pas de données prévisionnelles. Sans les données requises sur la dotation en personnel, le plan ne disposera pas de la dotation en personnel nette optimale à prendre en compte.

    • Aucune activité pertinente à optimiser.

      Par exemple, la règle est définie pour optimiser les activités Petit déjeuner et Déjeuner. Cependant, les agents sont affectés aux activités Pause dans le plan généré. Dans ce cas, le plan ne prévoit pas d’activités pouvant être ajustées.

    • Tous les agents de l’unité de planification ne sont pas assignés à une règle hebdomadaire.

    • L’horaire de cette journée n’est pas publié.

  • Échec de l’optimisation : Une erreur interne s’est produite lors de l’optimisation. Vous pouvez accéder au plan et essayer d’optimiser de nouveau.

• Type d’optimisation : Indique si le plan concerne les dîners et Pauses ou les Heures supplémentaires.

Générer un plan d’optimisation unique

Utilisez les Règles d’optimisation pour générer un plan quotidien. Cependant, vous pouvez également générer un plan d’optimisation unique à tout moment sur la page Plans d’optimisation. Sélectionnez les unités de planification, les activités et le moment que vous souhaitez optimiser. Un plan sera immédiatement généré.

Un plan nouvellement créé expire lorsque le premier de ces événements se produit :

• Une heure après la création du plan. Si le plan a été généré à 9h00, il ne sera pas disponible pour l’optimisation après 10h00.

• Aux heures de réglage sélectionnées.

  Par exemple, si vous choisissez d’optimiser le calendrier d’aujourd’hui à partir de 10 h 00, le plan généré ajustera les activités de pause en fonction de l’heure de démarrage. Le plan généré à 9 h 30 avec une heure d’optimisation à 10 h 00 expirera tout de même à 10 h 00.

Optimisation avec une politique relative aux pauses

Les Politiques relatives aux pauses permettent aux gestionnaires de programmer efficacement les pauses des agents tout en maintenant des niveaux de dotation en personnel optimaux. En définissant la politique relative aux pauses, les gestionnaires peuvent se conformer aux directives de l’organisation, peu importe la durée du quart, ce qui offre une plus grande flexibilité pour ajuster les pauses dans le cadre des optimisations de la programmation.

Fonctionnement de l’optimiseur avec la politique relative aux pauses

• Les plans sont optimisés en fonction de la durée du quart définie dans les politiques relatives aux pauses. Les Congés ne sont pas pris en compte dans le calcul de la durée du quart. Par exemple, un quart de 9 heures avec 1 heure de congé payé sera considéré comme un quart de 8 heures aux fins de l’optimisation. Si le congé est programmé au début ou à la fin du quart, il est valide pour l’optimisation. Cependant, si le congé est programmé au milieu du quart, il n’est pas optimisé.

• Les pauses du plan doivent correspondre à la plage définie dans la politique relative aux pauses. Par exemple, si une pause de 30 minutes est approuvée entre la 3e et la 5e heure du quart :

  • Si la pause du calendrier survient après 2 heures, elle ne sera pas mise en correspondance.

  • Si la pause dans le calendrier survient après 3 heures, elle sera mise en correspondance.

  • Si la pause dans le calendrier survient après 4 heures, elle sera mise en correspondance.

• Les codes d’activité de la pause doivent correspondre à la politique relative aux pauses. Cela garantit que le bon type de pause est programmé.

• Le plan doit avoir le même nombre de pauses que celui défini dans la politique relative aux pauses afin d’assurer la cohérence.

• Les pauses peuvent être déplacées ou optimisées s’il y a un créneau disponible. S’il y a une activité de type fermé, comme une réunion, la pause ne peut pas être déplacée.

• S’il y a un écart entre deux quarts, ceux-ci sont traités comme des quarts distincts pour la planification des pauses. Chaque quart sera mis en correspondance avec une politique relative aux pauses en fonction de la durée du quart. Par exemple, un quart de matin d’une durée de 4 heures peut être mis en correspondance avec la politique relative aux pauses A, et un quart de nuit plus tardif peut être mis en correspondance avec la politique relative aux pauses B.

• Si aucune politique relative aux pauses n’est définie, l’optimisation sera basée sur les règles quotidiennes/hebdomadaires.

Pour générer un plan d’optimisation unique :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Optimisation des Calendriers > Plans.

3. Cliquez sur Générer un plan.

4. Sélectionnez les Unités de planification et les Optimiser les activités :

   • Déjeuner et Pauses : Sélectionnez les activités que vous souhaitez inclure à partir de la liste déroulante activités.

   • Heures supplémentaires : Sélectionnez l’activité d’heures supplémentaires dans la liste déroulante. La liste déroulante affiche les activités pour lesquelles l’attribut heures supplémentaires est activé. Vous pouvez éventuellement définir un maximum au niveau du plan pour limiter le total des heures supplémentaires ajoutées pour l’unité de planification.

     Vous pouvez optimiser soit Déjeuner et Pauses, soit Heures supplémentaires dans un seul plan, mais pas les deux ensemble.

5. Sous Optimiser les calendriers le, sélectionnez le jour (qui peut être une date ultérieure) et l’heure qui sont ajustés. Le plan généré ajuste les activités de pause sélectionnées pour tous les agents de l’unité de planification qui commencent après De . Un plan est généré pour chaque unité de planification sélectionnée.

   La plage horaire commence à la date et à l’heure sélectionnées telles que définies dans De et se termine à l’heure définie dans À. Cela vous permet d’avoir des règles différentes pour différentes activités, à différents moments de la journée. Vous pouvez définir Multiple Plans et choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

6. Cliquez sur Générer.

   Une fois le plan généré, il devient un plan actif Des Plans d’optimisation que vous pouvez revoir et optimiser avant qu’ils n’expirent. jusqu’à la date et l’heure définies dans Optimise les calendriers à partir de. Après cela, il expire. Ou bien il expire une heure après que le plan est prêt, selon ce qui se produit en premier.

Optimisation des Heures supplémentaires

L'optimisation des heures supplémentaires vous aide à combler les lacunes en dotation en personnel en proposant des heures supplémentaires aux agents admissibles. L'optimiseur évalue les lacunes en dotation au niveau de l'intervalle, les compétences de l'agent, l'effet de levier multicompétence, ainsi que les limites d'heures quotidiennes et hebdomadaires, et suggère de prolonger les quarts au début ou à la fin, là où l'incidence est la plus grande.

Comment les Heures supplémentaires sont appliquées

• Les heures supplémentaires sont ajoutées uniquement au début ou à la fin d'un quart Ouvert.

• Les heures supplémentaires ne sont pas ajoutées s'il y a une activité Absent du bureau au début ou à la fin du quart.

• L'activité d'heures supplémentaires sélectionnée doit avoir l'attribut heures supplémentaires activé.

L'optimisation des heures supplémentaires ne change pas le fonctionnement de l'optimisation Dîner et pause.

Configuration de l’agent

Seuls les agents dont les paramètres d'heures supplémentaires sont configurés sont admissibles. pour les agents admissibles, vous définissez :

• Longueur minimale des heures supplémentaires

• Maximum d'heures supplémentaires par jour

• Maximum d'heures supplémentaires par semaine

Ces paramètres peuvent utiliser des règles propres à une période pour des dérogations temporaires. L'optimiseur veille à ce que les agents ne dépassent pas leurs limites d'heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires.

L'optimiseur respecte les limites d'heures supplémentaires que vous définissez et les contraintes de programmation standards, telles que les heures d'exploitation et la disponibilité des agents. Il n'utilise pas les règles de rotation pour les plans d'heures supplémentaires.

Examen des plans d'Heures supplémentaires

Lorsque vous ouvrez un plan d'heures supplémentaires :

• L'onglet Recommandations d'Heures supplémentaires affiche les heures supplémentaires proposées pour chaque agent admissible.

• L’onglet Dotation en personnel par Compétence montre comment l’optimisation modifie la dotation en personnel par compétence.

Cliquez sur Optimiser pour appliquer les heures supplémentaires proposées aux calendriers Agent.

Garder en tête :

• Si deux plans existent pour la même unité de planification avec des périodes qui se chevauchent, l’optimisation de l’un annule l’autre.

• Les heures supplémentaires ajoutées pour un moment futur doivent être au moins 30 minutes devant l’heure actuelle.

 

Dépannage de l’optimisation