Gérer les courriels dans Agent

Vous pouvez gérer les e-mails dans CXone Mpower Agent si votre administrateur les a activés pour vous. Tous les courriels qui vous sont attribués apparaissent dans le menu Interactions, marqués par l’icône de courriel : une enveloppe..

Envoyer des courriels sortants

Pour envoyer des courriels sortants, une compétenceFermé Utilisé pour automatiser la livraison des interactions en fonction des compétences, des capacités et des connaissances des agents de courriel sortant doit vous être attribuée.

Lorsque vous envoyez un e-mail sortant, il vous est attribué si vous êtes dans un état disponible ou fonctionnel. Il ne vous est pas attribué si vous êtes dans un état indisponible.

  1. Lancez Agent et connectez-vous.

  2. Dans le menu Interactions, cliquez sur Nouvelle demande sortante icône d’une personne avec un signe plus..
  3. Dans l’annuaire, saisissez le nom du contactFermé La personne qui interagit avec un agent, un IVR ou un robot dans votre centre d’appels. auquel vous souhaitez envoyer un courriel. Vous pouvez utiliser la liste déroulante située sous la barre de recherche pour passer d’un annuaire à l’autre. Pour afficher toutes les entrées du répertoire, assurez-vous que Tout est sélectionné dans la liste déroulante. Cliquez ensuite dans la barre de recherche, laissez-la vide et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
  4. Cliquez sur le nom du contact dans les résultats de la recherche. Sous Canaux, cliquez sur E-mail icône d’une enveloppe..
  5. Si vous y êtes invité, sélectionnez une compétenceFermé Utilisé pour automatiser la livraison des interactions en fonction des compétences, des capacités et des connaissances des agents dans la liste déroulante et cliquez sur Démarrer.
  6. Pour modifier l’adresse courriel à partir de laquelle vous envoyez des messages, cliquez sur la flèche déroulante icône d’une flèche pointant vers le bas située à côté du champ De et sélectionnez une autre adresse courriel.
  7. Pour ajouter des destinataires en CC ou CCI, cliquez sur CC ou CCI dans le coin supérieur droit du courriel. Vous pouvez rechercher des entrées d’annuaire dans les champs CC et CCI qui apparaissent.

  8. Rédigez votre courriel dans le champ de réponse en bas de page. Vous pouvez :

    • Copiez et collez des images pour les inclure en tant que pièces jointes. Vous ne pouvez pas les redimensionner.

    • Joignez des fichiers icône d’un trombone..

    • Insérez un tableau comportant jusqu’à 50 lignes et 50 colonnes. Vous pouvez copier et coller un tableau comportant jusqu’à 250 lignes et 250 colonnes. La mise en forme des tableaux de Microsoft Excel et Google Sheets sera conservée. Cependant, copier et coller un tableau à partir d'un PDF peut entraîner des problèmes de formatage.

    • Copiez et collez du texte à partir de documents dans Google Docs et de rapports dans Sabre. La mise en forme de ce texte sera conservée.

    Un brouillon de courriel. Inclut les lignes À, De et Objet, CC et BCC, une zone de texte, des options d’éditeur de texte et un bouton d’envoi.

  9. Cliquez sur Envoyer le message.

    1. Cliquez sur la flèche située à côté de Envoyer le message icône d’une flèche blanche pointant vers le bas sur fond bleu. et sélectionnez une file d’attente d’approbation. Une personne assignée à cette file d’attente examinera votre message.

      Un projet de message apparaît dans la zone de texte. Le curseur passe sur la file d’attente du clavardage de démonstration. Le bouton Demander l’approbation apparaît ci-dessous.

    2. Cliquez sur Demander l’approbation.

    Le message est supprimé de votre boîte de réception et remis à un évaluateur. Si l’évaluateur approuve votre message, celui-ci sera envoyé au contact. S’il le rejette, il vous sera renvoyé.

Répondre aux courriels entrants

Lorsque vous ouvrez une interaction par e-mail, Agent défile automatiquement vers le bas pour afficher l'e-mail le plus récent du fil de discussion.

Les interactions par courrier électronique peuvent être automatiquement acheminées et attribuées à vous. Si vous répondez à une interaction qui ne vous est pas attribuée, Agent ne vous l'attribue pas automatiquement. Vous devez vous attribuer manuellement l'interaction.

  1. Lancez Agent et connectez-vous.

  2. Sélectionnez le courriel entrant (marqué par l’icône d’une enveloppe) dans le menu Interactions.
  3. Si les boutons Rejeter et Accepter apparaissent, cliquez sur Accepter.
  4. Lisez le courriel du contact dans l’espace d’interaction. Utilisez la barre de défilement en bas de page pour afficher le message complet.
  5. Rédigez votre réponse dans le champ de réponse en bas de page. Vous pouvez copier et coller des images pour les inclure en tant que pièces jointes. Vous ne pouvez pas les redimensionner.

  6. Pour modifier l’adresse courriel à partir de laquelle vous envoyez des messages, cliquez sur la flèche déroulante icône d’une flèche pointant vers le bas située à côté du champ De et sélectionnez une autre adresse courriel.

  7. Pour ajouter des destinataires en CC ou CCI, cliquez sur CC ou CCI dans le coin supérieur droit du courriel. Vous pouvez rechercher des entrées d’annuaire dans les champs CC et CCI qui apparaissent.

  8. Cliquez sur Envoyer le message.

    1. Cliquez sur la flèche située à côté de Envoyer le message icône d’une flèche blanche pointant vers le bas sur fond bleu. et sélectionnez une file d’attente d’approbation. Une personne assignée à cette file d’attente examinera votre message.

      Un projet de message apparaît dans la zone de texte. Le curseur passe sur la file d’attente du clavardage de démonstration. Le bouton Demander l’approbation apparaît ci-dessous.

    2. Cliquez sur Demander l’approbation.

    Le message est supprimé de votre boîte de réception et remis à un évaluateur. Si l’évaluateur approuve votre message, celui-ci sera envoyé au contact. S’il le rejette, il vous sera renvoyé.

Transférer des e-mails

Vous pouvez transférer des e-mails à d'autres utilisateurs, mais vous ne pouvez pas y apporter de modifications au préalable. La copie transmise est exactement la même que l’e-mail reçu à l’origine.

  1. Cliquez sur Options icône de trois points empilés verticalement. en haut à droite du courriel ouvert.

  2. Sélectionnez Transférer.

  3. Saisissez l’adresse courriel à laquelle vous souhaitez transférer le courriel.

  4. Cliquez sur Envoyer le message.

Transfert d’un courriel

Vous pouvez transférer des courriels à d’autres agents. Si vous ne savez pas à qui transférer le courriel, vous pouvez le transférer à une compétenceFermé Utilisé pour automatiser la livraison des interactions en fonction des compétences, des capacités et des connaissances des agents ou à une équipe. Le courriel est alors assigné à un agent possédant cette compétence ou cette équipe.

  1. Sélectionnez le courriel que vous souhaitez transférer dans le menu Interactions.
  2. Attribuez au courriel un état Nouveau ou Ouvert. Si le courriel a un état différent, il ne peut pas être transféré.
  3. Cliquez sur Consulter/Transférer icône d’une personne avec une flèche vers la droite..
  4. Dans l’annuaire, recherchez l’agent, la compétence ou l’équipe auquel ou à laquelle vous souhaitez transférer le courriel. Vous pouvez utiliser la liste déroulante située sous la barre de recherche pour passer d’un annuaire à l’autre.
  5. Survolez l’agent, la compétence ou l’équipe dans les résultats de la recherche et cliquez sur Transférer icône avec deux flèches, l’une pointant vers la droite et l’autre vers la gauche..

Télécharger les transcriptions des courriels

Vous pouvez télécharger la transcription complète d’une interaction par courriel au format PDF. Elle ne comprendra pas de pièces jointes. Cela sera pris en charge pour :

  • Chrome, Edge et les navigateurs Island.

  • ChromeOS, macOS et Windows.

  1. Cliquez sur Options icône de trois points empilés verticalement. en haut à droite du courriel ouvert.

  2. Sélectionnez Télécharger la transcription.

  3. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, configurez le nom, l’emplacement et le format du fichier.

Envoyer des transcriptions de courriels à des contacts

Vous pouvez envoyer la transcription complète d’une interaction par courriel à l’adresse courriel du contact. Les transcriptions ne peuvent être envoyées qu’à une seule adresse courriel à la fois. Seuls le texte et les images en ligne seront inclus dans la transcription. Les pièces jointes, les hyperliens, les notes et les balises ne sont pas inclus.

  1. Cliquez sur Options icône de trois points empilés verticalement. en haut à droite du courriel ouvert.

  2. Sélectionnez Envoyer la transcription.

  3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’adresse courriel du contact.

  4. Cliquez sur Envoyer.

Élever des courriels

Vous pouvez élever un courriel vers un autre canalFermé Un moyen pour les contacts d’interagir avec des agents ou des bots. Un canal peut être la voix, la messagerie électronique, le clavardage, les médias sociaux, etc.. Cela vous permet de sélectionner le meilleur canal pour traiter le contact. Par exemple, si vous pouvez mieux aider un contact par téléphone, vous pouvez élevé le courriel vers un appel. Vous pouvez élever une interaction vers ces canaux :

Canal d’interaction actuel Peut être élevé vers
Clavardage Voix Courriel SMS WhatsApp
Courriel Voix   SMS WhatsApp
SMS Voix Courriel SMS WhatsApp
Message social privé Voix Courriel SMS WhatsApp
Message social public Voix Courriel SMS WhatsApp
WhatsApp Voix Courriel SMS  

Vous ne pouvez pas élever les interactions avec un étatFermé Résultat attribué par l’agent ou le système à la fin d’une interaction vocale (disposition) ou numérique (état). Fermé. N'élevez pas les interactions lorsque vous êtes dans un état d'indisponibilité.

  1. Cliquez sur Ajouter un appel sortant icône d’un signe plus dans une boîte grise. en haut de l’espace d’interaction.

  2. Saisissez l’ID du contact pour le canalFermé Un moyen pour les contacts d’interagir avec des agents ou des bots. Un canal peut être la voix, la messagerie électronique, le clavardage, les médias sociaux, etc. vers lequel vous souhaitez élever l’interaction. Par exemple, si vous élever le courriel vers le SMS, saisissez le numéro de téléphone du contact.

  3. Sélectionnez le canal vers lequel vous souhaitez élever l’appel.

  4. Sélectionnez une compétenceFermé Utilisé pour automatiser la livraison des interactions en fonction des compétences, des capacités et des connaissances des agents dans la liste déroulante si elle apparaît.

    Ajouter sortant a été cliqué. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, l’agent a saisi une adresse e-mail et sélectionné une compétence.

  5. Cliquez sur Démarrer. L’élévation commence. Elle apparaît sous la forme d’un nouvel onglet en haut de l’espace d’interaction. Si vous avez élevé le courriel vers un appel, le panneau de commande vocale apparaît. Au lieu de l’icône du canal d’origine, l’icône d’interaction élevée icône d’un point se ramifiant en trois points. apparaît.

    Un nouvel onglet pour l’e-mail sortant apparaît dans l’espace d’interaction.

Utiliser les réponses rapides

Les réponses rapides sont des réponses pré-écrites que vous pouvez sélectionner et envoyer à vos contacts. Certaines réponses rapides comportent des champs personnalisés dans lesquels vous pouvez saisir des valeurs, telles que le nom du contact.

  1. Ouvrez une interaction dans Agent.
  2. Dans l’espace d’application sur la droite, c liquez sur Réponses rapides icône, un éclair..
  3. Sélectionnez la réponse rapide que vous souhaitez utiliser :
    • Dans la liste des réponses rapides qui apparaît sous l’onglet Afficher tout.
    • En recherchant une réponse rapide spécifique à l’aide de la barre de recherche.
    • Depuis l’onglet Favoris.
  4. Vous pouvez cliquer sur Favoris icône, une étoile. à droite du nom de la réponse rapide pour qu’il apparaisse dans l’onglet Favoris. Les favoris sont supprimés lorsque vous videz le cache de votre navigateur.
  5. Dans le formulaire de réponse rapide, remplissez tous les champs personnalisés, puis cliquez sur Insérer.
    La réponse rapide apparaît dans le champ de réponse dans l’espace d’interaction.
  6. Modifiez la réponse rapide si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer le message.

Ajouter des notes et des balises

Vous pouvez ajouter des notes et des balises à des courriels. Les contacts ne peuvent pas voir les notes et les balises, mais les autres membres de votre organisation le peuvent.

Ajouter une note

Vous pouvez ajouter une note à un courriel pour :

  • Enregistrer des informations sur le contact. Si l’interaction est transférée à un autre agent, votre note peut l’aider à gérer l’interaction.

  • Donner à votre superviseur, gestionnaire ou accompagnateur le contexte d’une réponse que vous avez envoyée.

  1. Cliquez sur Ajouter des notes Icône d’un presse-papiers. sous le champ de réponse dans l’espace d’interaction.

  2. Dans la case jaune Note qui s’affiche, saisissez votre note.

    Une zone jaune intitulée Note comporte une zone de texte et des boutons pour Enregistrer et Annuler. Le nom de l’agent qui a rédigé la note apparaît au-dessus de celle-ci.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter une balise

Vous pouvez ajouter une balise à un courriel pour :

  • Vous aider à retrouver ce courriel plus tard.

  • Classer le courriel.

  1. Cliquez sur Ajouter des balises Icône d’une flèche épaisse avec un signe plus à l’intérieur. à côté du nom du contact dans le courriel.

  2. Cliquez sur + Ajouter nouveau.

    Une fenêtre s’affiche et indique « Cliquez sur ajouter pour ajouter la première balise ». Un bouton s’affiche avec la mention + Ajouter nouveau.

  3. Sélectionnez une balise dans la liste déroulante ou créez une nouvelle balise en saisissant un nom.

Afficher les minuteurs de réponse

Si votre administrateur Agent les a activés, les minuteurs de réponse pour les courriels s’affichent dans le menu Interactions. Il existe deux types de minuteurs de réponse :

  • Minuteur d’agent : Indique depuis combien de temps le contact attend une réponse de votre part. Lorsqu’il reste cinquante pour cent du temps alloué, l’icône d’alerte d’un point d’exclamation à l’intérieur d’un triangle jaune. apparaît en jaune. Lorsque le minuteur atteint 0:00, l’icône d’alerte d’un point d’exclamation à l’intérieur d’un triangle rouge. apparaît en rouge.

    Sous le nom du contact et la compétence, la case indique Minuteur d’agent, avec le minuteur à côté.

  • Minuteur de client : Indique depuis combien de temps vous attendez la réponse du contact.

    En dessous du nom du contact et de la compétence, la case indique Minuteur de client, avec le minuteur à côté.

    Lorsqu’il reste cinquante pour cent du temps alloué au contact, l’icône d’alerte d’un point d’exclamation à l’intérieur d’un triangle jaune. apparaît en jaune. Vous pouvez donner au contact plus de temps pour répondre en cliquant sur +Temps, si votre administrateur a activé cette fonction pour vous. Lorsque le délai est écoulé, l’interaction est supprimée de votre boîte de réception. Si le contact répond ensuite, l’interaction est réattribuée à un agent.

    L’icône d’alerte jaune apparaît et le texte Minuteur de client devient jaune.

Utiliser la Customer Card

Si votre administrateur l’a activé pour vous, carte client fournit des informations pour vous aider à gérer les contacts. Lorsqu’une interaction est ouverte, le carte client du contact apparaît dans l’espace réservé à l’application sur la droite.

Traduire les courriels

Si le contact parle une autre langue, Agent peut traduire ses messages en temps réel dans votre langue. Il affiche à la fois le message original du contact et sa traduction. Il peut également traduire vos messages dans la langue du contact. Le contact ne voit pas votre message original, mais est informé que votre message est traduit.

Votre administrateur doit activer cette option pour vous.

  1. Cliquez sur Options icône de trois points empilés verticalement. en haut à droite de l’interaction ouverte.

  2. Sélectionnez Translate Messages.

  3. Dans la liste déroulante Customer Language, sélectionnez la langue du contact. Sélectionnez votre langue dans la liste déroulante My Language.

  4. Pour traduire les messages du contact dans votre langue, sélectionnez Translate Customer Messages.

  5. Pour traduire vos messages dans la langue du contact, sélectionnez Translate My Replies.

    La fenêtre contextuelle Options de traduction, avec des champs pour Langue du client, Ma langue, Traduire les messages du client et Traduire mes réponses.

  6. Cliquez sur Appliquer. Une notification apparaît au-dessus du champ de réponse, vous informant que les messages sont en cours de traduction.

Supprimer le contenu ou le nom de l’auteur d’un courriel

Vous pouvez supprimer le contenu des courriels. Vous pouvez également supprimer le nom de l’auteur des courriels. Tout comme le masquage d’un appel, cela vous permet de dissimuler des informations sensibles, telles que des numéros de compte et des numéros d’identification personnels. Lorsque vous supprimez un nom d’auteur, il est remplacé par « Anonyme ». Lorsque vous supprimez un contenu, il est remplacé par « Contenu supprimé ». Les contacts peuvent toujours voir le contenu et les noms d’auteur que vous supprimez. Toutefois, si vous transférez un courriel après en avoir supprimé le contenu, le courriel sera vide. Si l’interaction est transférée, le contenu supprimé et les noms des auteurs n’apparaissent pas pour l’agent suivant.

Votre administrateur doit activer cette fonction pour vous.

  1. Cliquez sur les trois points Icône de trois points verticaux empilés. à côté du message de discussion spécifique ) e-mailSMSmessage socialpublication publique

  2. Pour supprimer le contenu du courriel, cliquez sur Supprimer le contenu.

  3. Pour supprimer le nom de l’auteur du courriel, cliquez sur Supprimer le nom de l’auteur.

  4. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Supprimer.

Attribuer des états aux courriels

Dans la fenêtre Résultats, vous pouvez attribuer un statutFermé Résultat attribué par l’agent ou le système à la fin d’une interaction vocale (disposition) ou numérique (état). à une interaction. Les états indiquent le résultat de l’interaction. Par exemple, si vous avez répondu à la question d’un contact, vous pouvez sélectionner Résolu. Remarque :

  • Vous ne pouvez pas modifier l’état d’une interaction après qu’elle a été définie comme Fermée.

  • Pour modifier l’État, la Disposition, les Notes et les Balises d’une interaction, il faut qu’elle vous soit assignée. Si vous afficher l’aperçu d’une interaction, vous ne pouvez pas modifier ces champs.

  • Il se peut que vous deviez attribuer un état à une interaction avant de pouvoir la fermer.

Si le contactFermé La personne qui interagit avec un agent, un IVR ou un robot dans votre centre d’appels. met fin à l'interaction en premier, le statut, la disposition, les notes et les balises que vous avez ajoutés ne sont pas mappés à votre CRMFermé Systèmes tiers qui gèrent des éléments tels que les contacts, les informations de vente, les détails de l’assistance et les historiques de cas.. Cependant, ils apparaissent toujours dans Agent pour une visualisation ultérieure.

La fenêtre Résultats affiche le nom du contact, une liste déroulante pour l’état et un bouton Enregistrer. Elle peut également afficher des champs pour la disposition, les balises et les notes.

  1. Ouvrez une interaction qui vous est assignée. Cliquez sur Résultat icône d’une coche à l’intérieur d’un cercle avec une bordure bleue. dans le menu Interactions.

  2. Sélectionner un État dans la liste déroulante.
  3. Si le champ Disposition apparaît, sélectionnez une disposition. Ces options dépendent de la compétenceFermé Utilisé pour automatiser la livraison des interactions en fonction des compétences, des capacités et des connaissances des agents pour l’interaction.
  4. Vous pouvez saisir des notes concernant l’interaction. Vous pouvez également ajouter des balises pour vous aider à retrouver l’interaction ultérieurement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Une coche verte apparaît à côté des interactions dont l’état est Résolu.

Fermer les courriels

Lorsque vous avez terminé de gérer une interaction, vous devez la fermer. Votre administrateur configure le nombre maximal de e-mails que vous pouvez avoir dans votre boîte de réception. Si vous atteignez ce nombre, vous ne pourrez pas recevoir de nouveaux e-mails. Cela inclut les e-mails qui vous sont automatiquement acheminés. Par exemple, si votre administrateur a défini le nombre maximal sur 3 et que vous avez trois e-mails dans votre boîte de réception, vous ne pouvez pas recevoir de nouveaux e-mails.

Si votre administrateur a configuré cela, les e-mails sont automatiquement supprimés de votre boîte de réception lorsque vous les marquez comme Résolus ou Clôturés. Cela se produit après un certain temps configuré par votre administrateur.

Vous pouvez fermer manuellement une interaction en suivant ces étapes :

  1. Attribuez à l'interaction e-mailRésolu ou Fermé.

  2. Cliquez sur Options icône de trois points empilés verticalement. en haut à droite de l’interaction ouverte.

    L’icône Plus, trois points verticaux, est cliquée. Une liste déroulante d’options s’affiche. Le curseur passe sur l’option Annuler l’assignation et rejeter.
  3. Sélectionnez Annuler l’assignation et rejeter. L’interaction est alors fermée et supprimée de votre menu Interactions.