Planes de optimización de programación

Use la optimización de programación para mejorar la plantilla de personal neta sin esfuerzo. Con hacer clic en un botón, puede mejorar la productividad de su fuerza de trabajo.

Si creó reglas de optimización de programación, se genera un plan de optimización en los días recurrentes designados. Los planes generados por reglas sugerirán optimizaciones sólo para el día en curso. También puede generar un único plan en cualquier momento. Este plan único puede generarse tanto para la fecha actual como para fechas futuras.

El plan generado sugiere ajustes en la programación de las actividades de descanso. Utilice el plan para mejorar la plantilla de personal neta y la productividad de su equipo para el resto del día o incluso para fechas futuras.

En la página Planes de optimización de programación, puede revisar cada plan activo Planes de optimización que puedes revisar y optimizar antes de que caduquen. y ver los últimos 100 planes. Haga clic en un plan para obtener más detalles sobre los ajustes de la actividad y cómo puede mejorar la plantilla neta de personal. Si el estado del plan está Listo para revisar, haga clic en Optimizar dentro del plan para aceptarlo.

Revisar la tabla de planes de optimización

Haga clic en un plan para revisarlo y ver más detalles. Cuando revise un plan activo, haga clic en Optimizar para cambiar las programaciones. Se envían notificaciones a los agentes de que se vio afectada su programación.

De un vistazo, puede ver por cada plan:

• Creado por: Puede ver el nombre de la regla que generó el plan o quién lo generó manualmente .

• Unidad de programación: Cada plan puede optimizar una unidad de programación, incluso si el siguiente turno tiene también otras unidades programadas.

• Agentes afectados: Cuántas programaciones de agentes se verán afectadas por la optimización. Mejorar la plantilla neta de personal puede requerir ajustar solo una parte de las programaciones.

  Más información

  Supongamos que su unidad de programación tiene 100 agentes, pero solo 60 agentes programados para ese día. Se generó el plan de optimización, y necesita ajustar las actividades de descanso para 20 agentes.

  En este caso, vea 20 de 60 en la columna de Agentes afectados.

  Tenga en cuenta que el número total de agentes no incluye agentes que:

  • No están programados para trabajar ese día, o si no están programados con la actividad de descanso de la regla.

    Por ejemplo, la regla sólo ajusta Pausas para el desayuno, y algunos agentes solo tienen Pausas para el desayuno. No se incluirá ni se ajustará su programación en la lista.

  • No están asignados al atributo Se puede programar en la página Configurar empleados.

  Se incluyen en el plan los agentes que no están asignados a habilidades. Sin embargo, no se ajustará su programación porque no están asignados a una habilidad.

• Generado el: La hora y el día en que se generó el plan. Usted define cuándo se generan en la regla de optimización. Generar el plan puede tardar hasta 15 minutos. Así que si definió las 9:00, el plan puede estar listo entre las 9:00 y las 9:15.

• Tiempos de optimización: El plan ajusta las actividades de descanso para los agentes en la unidad de programación. El plan caduca en una hora o a la hora de inicio, lo que ocurra primero. Una vez que caduque un plan, no podrá optimizarlo.

  Ver ejemplo

  Supongamos que se generó un plan a las 9:30 y que usted seleccionó optimizar las programaciones desde las 10:00.

  Cuando se genera el plan, ajusta las actividades de descanso a partir de las 10:00. Si un agente tiene un descanso entre las 9:50 y las 10:20, ese descanso no queda incluido en la optimización.

  Como las 10:00 es también la hora de caducidad, no podrá optimizar después de esa hora. Estará activo entre las 9:30 y las 10:00.

  Si la hora seleccionada de Tiempos de optimización fue las 11:00 y el plan se generó a las 9:30, el plan vencerá a las 10:30.

• Mejora: Cuánto puede mejorar la plantilla neta de personal utilizando el plan. La tasa se mide por el número equivalente a tiempo completo (FTE) Una unidad que indica la carga de trabajo de un agente. de agentes.

  Cómo se calcula la mejora y un ejemplo

  La plantilla de personal neta mejora cuando se equilibran entre sí los intervalos con la plantilla de personal neta opuesta. El cálculo de la tasa de mejora es el siguiente:

  El optimizador suma la plantilla neta de personal en cada intervalo (en valor absoluto), antes y después de la optimización. La tasa de mejora es la diferencia entre la suma antes de y después de la optimización:

  (Suma antes de optimizar en valor absoluto) - (Suma después de optimizar en valor absoluto) = (Tasa de mejora)

  Por ejemplo, necesita para cada intervalo 50 agentes durante el día (agentes requeridos: 50):

  • 12:00-12:15: 55 agentes programados. Tiene exceso de personal por 5 agentes (+5).

  • 12:15-12:30: 46 agentes programados. Le faltan 4 agentes (-4).

  |5|+|-4| = 9

  La suma de ambos antes de la optimización (en valor absoluto) es: 9 agentes.

  Ahora, el optimizador mueve algunas de las actividades de descanso. La programación optimizada será:

  • 12:00-12:15: 51 agentes programados. Tiene exceso de personal por 1 agente (1).

  • 12:15-12:30: 50 agentes programados. No le falta personal (0).

  |1|+ 0 = 1

  La suma de ambos después de la optimización (en valor absoluto) es: 1 agente.

  La tasa de mejora será 8 agentes. ¿Por qué?

  9 (suma antes de optimizar) - 1 (suma después de optimizar) = 8.

• Estado: El estado del plan enumerado.

  Lista de los estados del plan de optimización

  • Preparando plan...: El plan se está generando.

  • Listo para revisar: Se genera el plan y puede usarlo para optimizar la programación.

  • Optimizado: Se optimizó el plan.

  • Caducado: El plan caducó.

  • No se encontró optimización: El plan no fue capaz de mejorar o equilibrar la programación. No puede optimizar la programación con este plan.

  • No se pudo crear el plan: Hubo un error al generar el plan.

    Razones por las que no se logró generar el plan

    Cuando se genera un plan y ve el estado No se pudo crear el plan, puede haber un par de razones. En la mayoría de los casos, en la columna Detalles puede ver por qué falló.

    Razones comunes por las que no se genera el plan:

    • No todos los agentes de la unidad de programación tienen una programación para ese día.

    • No se encontraron los datos de personal solicitados.

      Lo más probable es que esto suceda cuando no haya datos de pronóstico. Sin los datos de la plantilla de personal necesarios, el plan no tendrá la plantilla de personal neta óptima por considerar.

    • No hay actividades relevantes por optimizar.

      Por ejemplo, se define la regla para optimizar las actividades de Desayuno y Almuerzo . Sin embargo, los agentes están asignados a actividades de Descanso en el plan generado. En este caso, el plan no tiene actividades que se puedan ajustar.

    • No están asignados a una regla semanal todos los agentes de la unidad de programación.

    • No está publicada la programación para ese día.

  • Error al optimizar: Hubo un error interno durante la optimización. Puede ingresar al plan e intentar optimizar nuevamente.

Generar un único plan de optimización

Utilice Reglas de optimización para generar un plan diario. Sin embargo, también puede generar un único plan de optimización en cualquier momento en la página Planes de optimización. Seleccione las unidades de planificación, las actividades y cuándo desea optimizar, y se generará un plan de inmediato.

Un plan recién generado caduca cuando ocurre lo primero de lo siguiente:

• Una hora después de que se haya generado el plan. Si el plan se generó a las 9:00, no estará disponible para la optimización después de las 10:00.

• A las horas de ajuste seleccionadas.

  Por ejemplo, si elige optimizar la programación de hoy a partir de las 10:00, el plan generado ajustará las actividades de descanso en función de la hora de inicio. El plan se generó a las 9:30 con el Tiempo de optimización a las 10:00 y aún así expirará a las 10:00.

Optimización con una política de descanso

Políticas de receso permite a los gerentes programar los descansos de los agentes de manera eficiente y al mismo tiempo mantener los niveles de personal óptimos. Al definir la política de descansos, los gerentes pueden cumplir con las pautas de la organización independientemente de la duración del turno, lo que proporciona una mayor flexibilidad para ajustar los descansos dentro de las optimizaciones de programación.

Cómo funciona Optimizer con la política de interrupciones

• Los planes se optimizan en función de la duración del turno definida en las políticas de descansos. El tiempo libre no se tiene en cuenta al calcular la duración del turno. Por ejemplo, un turno de 9 horas con 1 hora de tiempo libre remunerado se considerará un turno de 8 horas para la optimización. Si el tiempo libre está programado al inicio o al final del turno, es válido para la optimización. Sin embargo, si se programa tiempo libre en medio del turno, no está optimizado.

• Las pausas en el plan deben coincidir con el rango definido en la política de pausas. Por ejemplo, si se aprueba un descanso de 30 minutos entre la 3ª y la 5ª hora del turno:

  • Si la interrupción en el horario es posterior a 2 horas, no se realizará la coincidencia.

  • Si la interrupción en el horario es posterior a 3 horas, se igualará.

  • Si la interrupción en el horario es posterior a 4 horas, se igualará.

• Los códigos de actividad del descanso deben coincidir con la política de descansos. Esto garantiza que se programe el tipo correcto de descanso.

• El plan debe tener la misma cantidad de descansos que el definido en la política de descansos para garantizar la coherencia.

• Los descansos se pueden mover u optimizar si hay un espacio abierto disponible. Si hay una actividad de tipo cerrado, como una reunión, no se puede mover la pausa.

• Si hay un espacio entre dos turnos, se tratan como turnos separados para la planificación de los descansos. Cada turno tendrá asignada una política de descansos basada en la duración del turno. Por ejemplo, un turno de mañana de 4 horas puede coincidir con el incumplimiento de la política A, y un turno de noche más tarde puede coincidir con el incumplimiento de la política B.

• Si no se definen políticas de descanso, la optimización se basará en reglas diarias/semanales.

Para generar un único plan de optimización:

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Vaya a Optimización de programación > Planes.

3. Haga clic en Generar plan.

4. Seleccione las Unidades de programación y las Actividades que se incluyen en el plan de optimización.

5. En Optimiza las programaciones el, seleccione el día (puede ser una fecha futura) y la hora que se ajustan. El plan generado ajusta las actividades de descanso seleccionadas para todos los agentes en la unidad de programación que comienzan después de Desde . Se genera un plan para cada unidad de programación seleccionada.

   El rango de tiempo comienza en la fecha y hora seleccionadas según lo definido en Desde y dura hasta la hora definida en Hasta. Esto le permite tener diferentes reglas para diferentes actividades, para diferentes momentos del día. Puede definir varios planes y elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.

6. Haga clic en Generar.

   Una vez generado el plan, se convierte en un plan activo Planes de optimización que puedes revisar y optimizar antes de que caduquen. hasta la fecha y hora definidas en Optimizar programaciones desde. Después, caduca. O caduca una hora después de que el plan esté listo, lo que ocurra primero.

Solución de problemas de optimización