Optimierungspläne planen

Verwenden Sie die Planoptimierung, um die Nettopersonalbesetzung mühelos zu verbessern. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verbessern.

Wenn Sie Regeln für die Planoptimierung erstellt haben, wird an dafür vorgesehenen wiederkehrenden Tagen ein Optimierungsplan erstellt. Pläne, die durch Regeln generiert wurden, enthalten nur Optimierungen für den aktuellen Tag. Sie können außerdem jederzeit einen einzelnen Plan generieren. Der einzelne Plan kann sowohl für den aktuellen Tag als auch für zukünftige Tage generiert werden.

Der generierte Plan schlägt Planänderungen an den Pausenaktivitäten vor. Verwenden Sie den Plan, um die Nettopersonalbesetzung und die Produktivität Ihres Teams für den Rest des Tages oder zukünftige Tage zu verbessern.

Auf der Seite "Optimierungspläne planen" können Sie alle aktiven Pläne Optimierungspläne, die Sie überprüfen und optimieren können, bevor sie ablaufen. überprüfen und die letzten 100 Pläne anzeigen. Klicken Sie auf einen Plan, um Details zu den Aktivitätsanpassungen anzuzeigen und um zu erfahren, wie Sie das Nettopersonal verbessern können. Wenn der Plan den Status Zur Überprüfung bereit hat, klicken Sie im Plan auf Optimieren, um ihn zu akzeptieren.

Optimierungsplan prüfen

Klicken Sie auf einen Plan, um ihn zu überprüfen und weitere Details anzuzeigen. Wenn Sie einen aktiven Plan überprüfen, klicken Sie auf Optimieren, um die Zeitpläne zu ändern. Die Agenten werden darüber benachrichtigt, dass sich ihr Zeitplan geändert hat.

Sie können für jeden Plan auf einen Blick die folgenden Informationen sehen:

• Erstellt von: Hier wird der Name der Regel bzw. der Person , die den Plan generiert hat, angezeigt.

• Planungseinheit: Mit jedem Plan kann eine Planungseinheit optimiert werden, auch wenn für die bevorstehende Schicht noch weitere Einheiten geplant sind.

• Betroffene Agenten: Hier sehen Sie, wie viele Agentenzeitpläne von der Optimierung betroffen sind. Für eine Verbesserung des Nettopersonals muss möglicherweise nur ein Teil der Zeitpläne angepasst werden.

  Mehr erfahren

  Angenommen, Ihre Planungseinheit umfasst 100 Agenten, aber nur 60 Agenten sind für diesen Tag zur Arbeit eingeplant. Der Optimierungsplan wurde generiert und mit dem Plan müssen die Pausen für 20 Agenten angepasst werden.

  In diesem Fall wird in der Spalte "Betroffene Agenten" 20 von 60 angezeigt.

  Beachten Sie, dass die Gesamtanzahl der Agenten die folgenden Agenten nicht umfasst:

  • Agenten, die für diesen Tag nicht zur Arbeit eingeplant sind oder die nicht mit der Pausenaktivität der Regel eingeplant sind.

    Dies ist beispielsweise der Fall, wenn mit der Regel nur die Mittagspausen angepasst werden, einige Agenten aber nur Frühstückspausen haben. Der Zeitplan dieser Agenten wird weder aufgelistet noch angepasst.

  • Agenten, denen das Attribut Kann geplant werden auf der Seite Mitarbeiter einrichten nicht zugewiesen ist.

  Agenten, die keinen Skills zugewiesen sind, werden im Plan berücksichtigt. Ihr Zeitplan wird jedoch nicht angepasst, da sie keinem Skill zugewiesen sind.

• Generiert am: Zeitpunkt, zu dem der Plan generiert wurde. Sie legen in der Optimierungsregel fest, wann Pläne generiert werden. Die Generierung des Plans kann bis zu 15 Minuten dauern. Wenn Sie 9:00 angegeben haben, ist der Plan zwischen 9:00 und 9:15 Uhr bereit.

• Optimierungszeiten: Der Plan passt die Pausenaktivitäten für Agenten in der Planungseinheit an. Der Plan läuft in einer Stunde nach Generierung oder zur Startzeit ab, je nachdem was zuerst eintritt. Sobald ein Plan abgelaufen ist, kann er nicht mehr optimiert werden.

  Beispiel anzeigen

  Sagen wir, ein Plan wurde um 9:30 erzeugt und Sie haben die Optimierung der Zeitpläne ab 10:00 gewählt.

  Wenn der Plan erzeugt wird, passt er die Pausenaktivitäten ab 10:00 an. Wenn ein Agent eine Pause zwischen 9:50 und 10:20 hat, wird diese Pause nicht in die Optimierung einbezogen.

  Da 10:00 auch die Ablaufzeit ist, können Sie danach keine Optimierung mehr vornehmen. Er ist zwischen 9:30 und 10:00 aktiv.

  Wenn die ausgewählte Zeit für Optimierungszeiten 11:00 Uhr war und der Plan um 9:30 Uhr erstellt wurde, läuft der Plan um 10:30 Uhr ab.

• Verbesserung: gibt an, inwieweit das Nettopersonal mithilfe des Plans verbessert werden kann. Der Wert wird über das Vollzeitäquivalent Eine Einheit, die die Arbeitsbelastung eines Agenten angibt. der Anzahl der Agenten gemessen.

  Berechnung der Verbesserung und Beispiel

  Die Nettopersonalbesetzung verbessert sich, wenn Intervalle mit entgegengesetzten Nettobesetzungen sich ausgleichen. Die Verbesserungsrate wird folgendermaßen berechnet:

  Das Optimierungsmodul summiert das Nettopersonal in jedem Intervall vor und nach der Optimierung (als absoluten Wert). Die Verbesserungsrate entspricht dem Unterschied zwischen den Summen vor und nach der Optimierung:

  (Summe vor Optimierung in absoluten Werten) - (Summe nach Optimierung in absoluten Werten) = (Verbesserungsrate)

  Beispiel: Sie benötigen für jedes Intervall während des Tages 50 Agenten (erforderliche Agenten: 50):

  • 12:00–12:15: 55 Agenten geplant. Es besteht eine Überbesetzung von 5 Agenten (+5).

  • 12:15–12:30: 46 Agenten geplant. Es besteht eine Unterbesetzung von 4 Agenten (–4).

  |5|+|-4| = 9

  Die Summe von beiden vor der Optimierung (als absoluter Wert) beträgt: 9 Agenten.

  Das Optimierungsmodul verschiebt nun einige Pausen. Der optimierte Zeitplan sieht folgendermaßen aus:

  • 12:00-12:15: 51 Agenten eingeplant. Es besteht eine Überbesetzung von 1 Agent (+1).

  • 12:15-12:30: 50 Agenten geplant. Es besteht keine Unterbesetzung (0).

  |1|+ 0 = 1

  Die Summe von beiden nach der Optimierung (als absoluter Wert) beträgt: 1 Agent.

  Die Verbesserungsrate ist: 8 Agenten. Warum?

  9 (Summe vor Optimierung) - 1 (Summe nach Optimierung) = 8.

• Status: der Status des aufgelisteten Plans.

  Liste der Status von Optimierungsplänen

  • Plan wird vorbereitet...: Der Plan wird generiert.

  • Zur Überprüfung bereit: Der Plan wurde generiert und kann zur Optimierung des Zeitplans verwendet werden.

  • Optimiert: Der Plan wurde optimiert.

  • Abgelaufen: Der Plan ist abgelaufen.

  • Keine Optimierung gefunden: Der Zeitplan konnte mit dem Plan weder verbessert noch ausgeglichen werden. Sie können den Zeitplan mit diesem Plan nicht optimieren.

  • Plan konnte nicht erstellt werden: Beim Generieren des Plans ist ein Fehler aufgetreten.

    Gründe, wenn der Plan nicht generiert werden konnte

    Wenn nach dem Versuch, einen Plan zu generieren, der Status Plan konnte nicht erstellt werden angezeigt wird, kann dies verschiedene Gründe haben. In den meisten Fällen wird der Grund in der Spalte "Details" angezeigt.

    Häufige Gründe, wenn der Plan nicht generiert werden kann:

    • Kein Agent in der Planungseinheit hat einen Zeitplan für diesen Tag.

    • Es wurden keine Daten zum erforderlichen Personal gefunden.

      Dies ist meist der Fall, wenn keine Prognosedaten vorhanden sind. Ohne die Daten zum erforderlichen Personal kann der Plan das optimale Nettopersonal nicht bestimmen.

    • Es sind keine relevanten Aktivitäten vorhanden, die optimiert werden können.

      Beispiel: Mit der Regel sollen die Aktivitäten für Frühstück und Mittagessen optimiert werden. Die Agenten sind jedoch im generierten Plan Pausen-Aktivitäten zugewiesen. In diesem Fall enthält der Plan keine Aktivitäten, die angepasst werden können.

    • Kein Agent in der Planungseinheit ist einer Wochenregel zugeordnet.

    • Der Zeitplan für diesen Tag wurde nicht veröffentlicht.

  • Optimierung fehlgeschlagen: Beim Optimieren ist ein interner Fehler aufgetreten. Sie können den Plan eingeben und die Optimierung erneut versuchen.

Einen einzelnen Optimierungsplan generieren

Verwenden Sie Optimierungsregeln, um einen täglichen Plan zu generieren. Sie können jedoch auch einen einzelnen Optimierungsplan zu jedem Zeitpunkt auf der Seite "Optimierungspläne" generieren. Wählen Sie die Planungseinheiten, Aktivitäten und den Zeitpunkt für die Optimierung aus, um einen einzelnen Plan zu generieren.

Ein neu generierter Plan läuft ab, sobald eine der folgenden Situationen eintritt:

• Eine Stunde nach der Generierung des Plans. Wenn der Plan um 9:00 Uhr generiert wurde,kann er nach 10:00 Uhr nicht mehr optimiert werden.

• Zu den ausgewählten Anpassungszeiten.

  Wenn Sie z. B. den heutigen Zeitplan ab 10:00 Uhr optimieren möchten, passt der generierte Plan die Pausenaktivitäten basierend auf der Startzeit an. Der Plan wurde um 9:30 Uhr mit der Optimierungszeit um 10:00 Uhr erstellt und läuft trotzdem um 10:00 Uhr ab.

Optimierung mit einer Break-Policy

Pausenrichtlinien ermöglichen es Managern, die Pausen der Agenten effizient zu planen und gleichzeitig den Personalbestand optimal zu halten. Durch die Definition der Pausenrichtlinie können Manager die Richtlinien der Organisation unabhängig von der Schichtlänge einhalten und haben so mehr Flexibilität bei der Anpassung der Pausen im Rahmen der Planungsoptimierungen.

So funktioniert Optimizer mit der Break-Richtlinie

• Die Pläne werden basierend auf der in den Pausenrichtlinien festgelegten Schichtlänge optimiert. Bei der Berechnung der Schichtlänge wird die Freizeit nicht berücksichtigt. Beispielsweise wird eine 9-Stunden-Schicht mit 1 Stunde bezahltem Urlaub für die Optimierung als 8-Stunden-Schicht betrachtet. Ist die Freizeit am Schichtanfang oder am Schichtende eingeplant, ist sie für die Optimierung gültig. Wird die Freizeit allerdings mitten in der Schicht eingeplant, ist sie nicht optimal.

• Pausen im Plan sollten dem in der Pausenrichtlinie definierten Bereich entsprechen. Wenn beispielsweise zwischen der 3. und 5. Stunde der Schicht eine 30-minütige Pause genehmigt wird:

  • Wenn die Pause im Zeitplan nach 2 Stunden liegt, wird sie nicht angepasst.

  • Wenn die Pause im Zeitplan nach 3 Stunden liegt, wird sie angepasst.

  • Wenn die Pause im Zeitplan nach 4 Stunden liegt, wird sie angepasst.

• Die Aktivitätscodes der Pause müssen mit der Pausenrichtlinie übereinstimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtige Art von Pause eingeplant wird.

• Um Konsistenz zu gewährleisten, muss der Plan die gleiche Anzahl an Pausen aufweisen, wie in der Pausenrichtlinie definiert.

• Pausen können verschoben oder optimiert werden, sofern ein freier Platz vorhanden ist. Wenn eine geschlossene Aktivität vorliegt, beispielsweise eine Besprechung, kann die Pause nicht verschoben werden.

• Wenn zwischen zwei Schichten eine Lücke besteht, werden diese für die Pausenplanung als separate Schichten behandelt. Für jede Schicht gilt eine Pausenregelung, die auf der Schichtlänge basiert. Beispielsweise kann eine 4-stündige Morgenschicht der Unterbrechungsrichtlinie A zugeordnet werden und eine spätere Nachtschicht der Unterbrechungsrichtlinie B.

• Wenn keine Pausenrichtlinien definiert sind, basiert die Optimierung auf täglichen/wöchentlichen Regeln.

So generieren Sie einen einzelnen Optimierungsplan:

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.

2. Gehen Sie zu Planoptimierung > Pläne.

3. Klicken Sie auf Plan generieren.

4. Wählen Sie die Planungseinheiten und die Aktivitäten für den Optimierungsplan aus.

5. Wählen Sie unter Zeitpläne optimieren von den Tag (kann ein Tag in der Zukunft sein) und die Uhrzeit aus, die angepasst werden. Der erstellte Plan passt die ausgewählten Pausenaktivitäten für alle Agenten in der Planungseinheit an, die nach Ab beginnen. Für jede ausgewählte Planungseinheit wird ein Plan generiert.

   Der Zeitraum beginnt mit dem ausgewählten Datum und der ausgewählten Uhrzeit, wie unter Von definiert, und dauert bis zu der unter Bis definierten Uhrzeit. Auf diese Weise können Sie für unterschiedliche Aktivitäten und unterschiedliche Tageszeiten unterschiedliche Regeln festlegen. Sie können mehrere Pläne definieren und denjenigen auswählen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.

6. Klicken Sie auf Generieren.

   Sobald der Plan generiert wurde, wird er zu einem aktiven Plan Optimierungspläne, die Sie überprüfen und optimieren können, bevor sie ablaufen. bis zu dem in Zeitpläne optimieren von definierten Zeitpunkt. Danach läuft er ab. Oder er läuft eine Stunde nach der Generierung ab, je nachdem welches Ereignis zuerst eintritt.

Problembehebung bei der Optimierung