Inschrijfsjablonen

Een inschrijfsjabloon is een verzameling weekdiensten waaruit agents kunnen kiezen en waarop ze kunnen inschrijven.

U definieert eerst de sjabloon met weekregels en wijst er vervolgens medewerkers aan toe. Nadat u de sjabloon hebt gegenereerd, krijgen uw agents opties voor weekplanningen op basis van de sjabloon. Ze kunnen zelf kiezen welke planning ze willen, maar als meerdere agents dezelfde planning kiezen, moeten ze erop inschrijven.

Zie Inschrijven op diensten voor meer informatie over de manier waarop het inschrijven werkt.

U kunt verschillende sjablonen maken voor verschillende planningen, afhankelijk van de medewerkersgroepen en de planningsbehoeften.

U kunt bijvoorbeeld één sjabloon maken voor een groep agents die meestal fulltime werken en een andere sjabloon voor agents die parttime werken.

Ga als volgt te werk om een inschrijfsjabloon te maken:

1. Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.

2. Ga naar Configuratie > Inschrijfsjablonen.

3. Klik op Nieuwe sjabloon.

4. Voer een Naam en eventueel een Beschrijving in.

5. Klik op Weekregels selecteren.

   Als u een nieuwe weekregel voor inschrijvingen wilt maken en toevoegen, zie Een weekregel voor inschrijvingen maken.

6. Selecteer de weekregels die u aan de sjabloon wilt toewijzen.

   De geselecteerde regels verschijnen in het tabblad Geselecteerd. De eerder toegewezen regels worden weergegeven in het tabblad Toegewezen.

7. Klik op Opslaan. De details van de weekregel staan op de pagina.

8. Selecteer het aantal Patronen van openstaande weekdiensten waarop agents kunnen bieden voor die regel.

9. Om agents aan de sjabloon toe te wijzen, gaat u naar het tabblad Medewerkers en klikt u op Medewerkers selecteren.

10. Selecteer de agents die u aan de sjabloon wilt toewijzen. U kunt zoeken en filteren om specifieke agents te vinden.

    De eerder toegewezen medewerkers staan op het tabblad Toegewezen.

    Belangrijk:

    • Alleen agents voor wie het attribuut Kan worden ingepland is ingeschakeld, worden in de medewerkerslijst weergegeven. Zie Medewerkers configureren voor meer informatie.

    • Een agent kan niet gelijktijdig aan een weekregel en aan een sjabloon worden toegewezen. Als een agent aan een weekregel is toegewezen, wordt deze uit de weekregel verwijderd wanneer u de agent aan een sjabloon toevoegt.

11. Klik op Opslaan en sla de sjabloon op.

Een weekregel voor inschrijvingen maken

Een inschrijfsjabloon is een verzameling weekdiensten waaruit agents kunnen kiezen en waarop ze kunnen inschrijven.

Wanneer u een sjabloon configureert, kunt u bestaande weekregels toewijzen of nieuwe regels maken.

Nadat u een nieuwe regel hebt gemaakt, wordt deze automatisch toegevoegd aan de inschrijfsjabloon die u aan het configureren bent.

Zo maakt u een weekregel voor inschrijvingen:

1. Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.

2. Ga naar Configuratie > Inschrijfsjablonen.

3. Klik op Nieuwe sjabloon.

4. Klik op Nieuwe weekregel en voer een naam voor de weekregel in.

5. Selecteer Gebruiken voor inschrijvingen.

6. Definieer het Totaal per week. Dit zijn de minimum en maximum aantallen dagen die kunnen worden toegewezen aan agents die aan deze regel zijn gekoppeld.

7. U kunt een van de volgende instellingen gebruiken:

   • Consistente starttijd: bepaal een consistente starttijd voor diensten die met deze regel worden gegenereerd. De diensten beginnen allemaal op hetzelfde tijdstip, ongeacht de dienstvoorkeuren van de agent. U kunt deze optie selecteren als uw weekregel slechts één dagregel bevat.

   • Opeenvolgende verlofdagen: als medewerkers meerdere vrije dagen hebben in een werkweek, worden deze dagen altijd opeenvolgend ingepland. Nadat dit is geselecteerd, definieert u het bereik van opeenvolgende verlofdagen per week. Het bereik kan van 2 tot 7 dagen zijn.

     Dagen waarop het bedrijf gesloten is, worden niet beschouwd als vrije dagen en worden niet in aanmerking genomen tijdens de planning.

     Onthoud dat het minimale aantal opeenvolgende verlofdagen niet minder kan zijn dan het maximale aantal verlofdagen per week.

     Meer informatie

     Wanneer u het Totaal per week definieert, geeft u een bereik op voor het aantal dagen per week dat agents kunnen werken. Als u het bereik bijvoorbeeld instelt op een waarde tussen 5 en 6 dagen, wordt deze weekregel gepland voor 5 tot 6 diensten per week. Dit betekent dat ze 1 of 2 dagen per week vrij zijn.

     Omdat het maximale aantal verlofdagen per week 2 is, kan Opeenvolgende verlofdagen niet meer zijn dan 2.

     Hierdoor kunt u Opeenvolgende verlofdagen niet gebruiken wanneer het bereik van Totaal per week tussen 6 en 7 dagen is.

     Stel dat het Totaal per week slechts 6 is. Agents in deze weekregel worden ingepland voor 6 diensten per week. Dit betekent dat ze slechts 1 dag per week vrij zijn. Er kunnen geen opeenvolgende verlofdagen zijn omdat er slechts één verlofdag is.

8. Bepaal het minimum aantal uren tussen diensten. Agents die aan deze regel zijn toegewezen, hebben minimaal het ingestelde aantal uren vrij tussen hun diensten. Deze waarde moet tussen 3 en 18 liggen.

9. Klik op Dagregels selecteren en selecteer de dagregels die u wilt gebruiken voor deze weekregel.

10. Klik op Opslaan.

11. Definieer de Mogelijke dagen waarop diensten kunnen worden toegewezen aan agents met deze regel.

    Bijvoorbeeld: u wilt dat de weekregel een planning definieert met ochtenddiensten die in het weekend plaatsvinden. Selecteer dan een dagregel voor ochtenddiensten en klik op ZA en ZO.

12. Voer bij Gebruik het minimum en maximum aantal keren in dat deze dagregel per week wordt gebruikt. Het maximum kan niet hoger zijn dan het totaal aantal dagen dat u hebt ingesteld bij Mogelijke dagen.

    Als u bij Mogelijke dagen bijvoorbeeld VR, ZA en ZO hebt geselecteerd, dan is het maximum aantal bij Gebruik gelijk aan 3.

13. Ga naar het tabblad Geavanceerd en selecteer de Instellingen voor hele dagen.

    Hiermee kunt u bepalen hoeveel uur er in mindering wordt gebracht op het verloftegoed als een medewerker een hele dag afwezig is.

    Dienstbegin en dienstlengte instellen of Standaard werktijden gebruiken

    • Dienstbegin en dienstlengte instellen: u stelt in hoeveel uur er in mindering wordt gebracht op het verloftegoed als een medewerker een hele dag afwezig is.

    • Standaard werktijden gebruiken: het aantal uren wordt bepaald door de werktijden van de planningseenheid voor die dag. U kunt de uren weergeven via Admin > Planningseenheid.

14. Nadat u alle relevante dagregels hebt toegevoegd, klikt u op Opslaan.

    U kunt deze regel voortaan gebruiken bij het maken van een inschrijfsjabloon.