Als onderdeel van het beheren van uw medewerkers ontvangt u aanvragen voor verlof, planningswijzigingen en dienstruiltransacties. Op de pagina Aanvragen beheren kunt u de lopende aanvragen beheren en zien welke zijn goedgekeurd of afgewezen.
Wanneer u verlofaanvragen beoordeelt, zult u vast wel eens aanvragen tegengekomen zijn waarvan u direct weet dat u ze gaat accepteren. Of misschien vraagt iemand vrij op een dag dat u iedereen hard nodig hebt. Waarom zou u tijd verspillen met het verwerken van dergelijke aanvragen? U kunt Automatische goedkeuringsregels instellen die een automatische reactie triggeren voor bepaalde aanvragen.
Op basis van de voorwaarden die u in de regels definieert, worden aanvragen automatisch goedgekeurd of afgewezen. U kunt ook instellen dat u bepaalde aanvragen handmatig wilt verwerken.
Aanvragen beheren
Op de pagina Aanvragen beheren worden alle aanvragen van agents weergegeven. Hier kunt u de lopende aanvragen beheren en zien welke aanvragen de afgelopen 90 dagen zijn goedgekeurd of afgewezen.
In het tabblad Activiteitsaanvragen zijn de aanvragen gegroepeerd op datum. Alleen datums met openstaande verzoeken verschijnen in het tabblad. Wanneer u op een datum klikt, worden alle openstaande verzoeken voor die datum weergegeven. U kunt de verzoeken filteren op planningseenheden, skills, activiteitscodes, agentnaam en datum. Standaard worden alleen openstaande aanvragen getoond. Schakel het selectievakje Alleen openstaande tonen uit als u alle verzoeken wilt bekijken.
Als een agent meerdere verzoeken heeft gedaan voor dezelfde dag, worden de verzoeken alleen gegroepeerd als deze opeenvolgend zijn. Een agent heeft bijvoorbeeld verlof gevraagd tussen 10 en 11 uur en heeft daarna verlof gevraagd tussen 11 en 12 uur. Beide verzoeken worden gegroepeerd en dan wordt er verlof gevraagd tussen 10 en 12 uur. Als de verzoeken niet opeenvolgend zijn, wordt elk verzoek apart gepresenteerd. U kunt elk verzoek individueel goedkeuren of afwijzen.
Aanvragen kunnen verschillende statussen hebben op basis van de actie die is toegepast (of niet is toegepast) op de aanvraag:
-
In behandeling: aanvraag is in afwachting van actie van de supervisor.
-
Goedgekeurd: aanvraag is goedgekeurd door de supervisor.
-
Afgewezen: aanvraag is afgewezen door de supervisor.
-
Genegeerd: deze status is verwant met de wijzigingsaanvraag voor de planning. Als een planning ondertussen wordt gewijzigd terwijl de agent nog een verzoek voor planningswijziging heeft lopen, wordt het verzoek terzijde gelegd. De agent krijgt hier bericht van.
-
Geannuleerd - Goedgekeurd verzoek: de agent heeft een verlofaanvraag geannuleerd nadat deze al was goedgekeurd. Deze status wordt gemaakt als een nieuwe status voor de gerelateerde verlofaanvraag.
Klik ergens tussen de datums om de aanvragen en de nettobezetting voor die dag te zien. Medewerkers met openstaande aanvragen worden als eerste vermeld (nieuwste aanvragen bovenaan).
De datum en tijd worden aangepast op basis van de geselecteerde tijdzone, behalve voor aanvragen voor hele dagen. Wanneer u een aanvraag voor een hele dag bekijkt, ziet u altijd de datum waarvoor de agent vrij heeft gevraagd.
Als u een aanvraag goedkeurt, wordt de planning van uw medewerker bijgewerkt met de wijziging. Als u de aanvraag afwijst, blijft de planning ongewijzigd.
U ziet alleen de gebruikers in de planningseenheden (teams) waarvoor u gemachtigd bent in de Weergave die aan u is toegewezen.
In plaats van verlofaanvragen één voor één zelf te beoordelen, kunt u Goedkeuringsregels maken die deze aanvragen afhandelen.
Verzoek om verlof kan alleen worden goedgekeurd als het schema wordt gegenereerd met een weekregel. Als de planning van een agent verandert na het goedkeuren van een gedeeltelijk verzoek om verlof, wordt het verlof aangepast aan de nieuwe planning. Denk eraan om, als de planning opnieuw wijzigt, de gevraagde tijd te beoordelen om te controleren of rekening werd gehouden met de volledige gevraagde tijd.
Bekijk een voorbeeld
John is gepland om te werken van 9:00 tot 17:00 uur. De aanvraag voor verlof tussen 14:00 en 17:00 uur is goedgekeurd. U hebt echter een nieuwe planning gegenereerd en John wordt nu verondersteld om te werken van 8:00 tot 16:00 uur. In dit geval worden slechts twee uren afgetrokken van de toewijzing van John in plaats van drie.
Activiteitsaanvragen goedkeuren of afwijzen
-
Ga naar CXone WFM > Aanvragen > Aanvragen beheren. Selecteer het tabblad Activiteitsaanvragen
-
Klik op de datum bij de aanvraag.
Standaard worden alleen openstaande aanvragen getoond. Schakel het selectievakje Alleen openstaande tonen uit als u alle aanvragen wilt bekijken.
Vanuit een rij vindt u aanvullende informatie over de aanvraag:
-
Klik op de naam van de activiteit om de gevraagde planning te vergelijken met de huidige. De datum en tijd worden aangepast aan de geselecteerde tijdzone.
-
Het pictogram naast de activiteit toont het type wijziging dat de agent heeft aangevraagd.
Bekijk de pictogrammen
Pictogram Betekenis 
De agent heeft de tijd voor deze activiteit bewerkt. 
De agent heeft deze activiteit toegevoegd. 
De agent heeft deze activiteit verwijderd. -
Als de agent een opmerking aan de aanvraag heeft toegevoegd, plaatst u de muisaanwijzer op het opmerkingpictogram
om de opmerking te lezen. -
Als Planningbeheer wilt openen op de aanvraagdatum, waarbij alle agentplanningen zichtbaar zijn, klikt u op Weergeven in Scheduler. De datum en tijd worden aangepast aan de geselecteerde tijdzone.
-
-
Klik op Goedkeuren of Afwijzen voor de aanvraag. U kunt een opmerking toevoegen voor de agent.
-
Selecteer de datums die u wilt goedkeuren of afwijzen. Niet-geselecteerde datums worden beschouwd als in behandeling.
De agent ontvangt een melding en een e-mail dat de aanvraagstatus is bijgewerkt in hun planning.
Dienstruilverzoeken
-
Klik op de app-kiezer
en selecteerCXone WFM. -
Ga naar Aanvragen > Aanvragen beheren.
-
Selecteer het tabblad Dienstruilverzoeken.
De openstaande aanvragen worden als eerste vermeld. U ziet de laatste 100 aanvragen, gesorteerd van nieuwste naar oudste. - Aanvragen kunnen verschillende statussen hebben op basis van de actie die is toegepast (of niet is toegepast) op de aanvraag.
Nieuw: verzoek is in afwachting van actie van de supervisor.
Goedgekeurd: aanvraag is goedgekeurd door de supervisor.
Afgewezen: aanvraag is afgewezen door de supervisor.
-
Klik op Ruil bekijken om de diensten te zien die een agent wil ruilen (naast elkaar).
-
Klik op Goedkeuren of Afwijzen voor de aanvraag.
Elke agent ontvangt een melding en een e-mail dat de aanvraagstatus is bijgewerkt in zijn of haar planning.
Hele dag afwezig
Wanneer medewerkers een hele dag vrij nemen, is het aantal uren dat van het verloftegoed wordt afgetrokken afhankelijk van de definitie van een volledige werkdag. U bepaalt de duur van een activiteit van een hele dag wanneer u een weekregel maakt.
Stel dat u hebt ingesteld dat uw diensten acht uur duren. Wanneer een medewerker een hele dag afwezig is, worden acht uur van het verloftegoed afgetrokken.
De ingestelde duur van een volledige dag-activiteit is in veel gevallen van belang, bijvoorbeeld:
Het managen van meerdere planningseenheden met verschillende dienstlengtes.
De dienstduur van uw fulltime medewerkers is bijvoorbeeld acht uur. Maar u hebt ook vijf uur durende diensten voor studenten. Wanneer medewerkers een dag vrij nemen, worden er acht uur in mindering gebracht op het tegoed van fulltime medewerkers en maar vijf uur op het tegoed van studenten.
Wanneer u een aanvraag voor een vrije dag goedkeurt terwijl de agent een ingeplande dienst heeft voor die dag.
De dienst wordt uit de planning van de agent verwijderd. Het aantal afwezige uren wordt berekend op basis van de dienstinstellingen in de weekregels, verminderd met de niet-werkzame activiteiten (zoals lunchpauzes).
John heeft bijvoorbeeld een dienst van acht uur gepland voor komende maandag. Hij heeft een uur pauze tijdens die dienst.
John wilde maandag vrij nemen en de manager ging akkoord. In plaats van acht uur af te trekken van het verloftegoed (de uren van zijn dienst), worden er zeven uur afgetrokken (de uren van zijn dienst minus de niet-werkzame activiteiten).
Wanneer u een verlofaanvraag voor één dag accepteert en de agent een geplande dienst heeft die twee werkdagen omspant .
Jane heeft bijvoorbeeld een achturige dienst gepland van 10 uur 's avonds op maandag tot 6 uur 's ochtends op dinsdag.
Jane wil dinsdag vrij nemen. Als haar manager akkoord gaat, zal Jane's planning laten zien dat ze maandag tussen 10 en middernacht niet op kantoor is, en op dinsdag tot 6 uur in de ochtend.
Als Jane een niet-werkzame activiteit heeft in haar geplande dienst, zoals een lunchpauze, worden haar afwezigheidsuren berekend op basis van de dienstinstellingen in de weekregels minus die niet-werkzame activiteiten.
Let op: als u geen instellingen voor hele dagen maakt in een weekregel, dan wordt het aantal uren van een volledige dag-activiteit bepaald aan de hand van de werktijden van de planningseenheid. U kunt de uren weergeven via Admin > Planningseenheid.