Générer un nouveau Calendrier

WFM utilise les commentaires d'un plan de dotation en personnel pour générer un programme, que vous ayez prévu un plan de dotation en personnel ou utilisé un plan de dotation que vous avez importé vous-même. Les programmes créés apparaissent dans le Gestionnaire de planification.

Un calendrier généré est basé sur plusieurs éléments de données clés :

• Exigences en matière de dotation en personnel : basées sur le plan de dotation en personnel.

• Exigences organisationnelles : les Unités DE planification, les agents et leurs compétences respectives, les règles hebdomadaires, etc.

• Exigences relatives aux agents : pour être inclus dans la planification, les agents doivent :

  • Être assignés à une règle hebdomadaire quotidienne ou multi-compétences

  • Avoir des WEM compétences qui leur sont attribuées. Il est recommandé que les agents n'aient pas plus de 8 à 10 compétences attribuées. plus que cela peut entraîner un échec de la génération de planification ou la ralentir.

• Préférences utilisateur : la disponibilité et les préférences d’équipe de l'agent, ainsi que son échelon (grade) et niveau d’ancienneté.

• Niveaux d’aptitude : vous pouvez définir le niveau d’aptitude de l'agent pour chaque compétence.

Vous pouvez cliquer sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport du processus de génération.

Après avoir généré un programme, vous devrez toujours le publier avant que vos agents puissent le voir.

Pour générer un nouveau calendrier :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Programmation > Generate Schedule.

3. Cliquez sur Générer de nouveaux horaires.

   Vous pouvez générer un calendrier à partir de l'une des entrées de dotation en personnel suivantes :

   • Prévision générée au préalable

   • Importation d’un plan d’effectif (CSV)

4. Sélectionnez Prévisions générées ou Planification manuelle (CSV), en fonction de l'entrée de dotation en personnel que vous voulez utiliser.

5. Pour générer des programmes de compétences multiples, sélectionnez la case à cocher Utiliser la planification de compétences multiples . La planification de compétences multiples prend en compte les compétences de l'agent lors de la création de programmes, et utilise une prévision pour simuler les besoins en matière de programmation. Pour plus d'informations, consultez Règles de planification multi-compétences.

   Si vous cochez la case à cocher programmation multi-compétences et qu'aucun agent n'est affecté à des règles multi-compétences, aucun calendrier ne sera généré.

6. Sélectionnez Rotation avancée si vous générez des horaires avec des règles de rotation et que vous souhaitez faire avancer la rotation entre les horaires des agents. Pour plus d'informations, consultez Règles de rotation.

7. Sélectionnez les Unités DE planification pour lequelles vous générez un calendrier.

   Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs unités. Le calendrier de chaque unité s'exécutera en tant que tâche distincte.

8. Sélectionner une Date de début et la durée de l'horaire. Vous pouvez générer un calendrier pour une durée maximale de quatre semaines.

   La sélection de la durée fournit automatiquement la date DE fin de la planification.

9. Cliquez sur produire.

   Notez que la génération d’une planification peut prendre un certain temps.

   Processus de génération et états (y compris Échec de la validation et réussite avec avertissements)

   Voici les statuts dans l'ordre où ils apparaissent :

   • Échec de la validation : lorsque vous générez le calendrier, la première étape est la validation. Cette étape vérifie que votre planification ne présente pas de conflits ou de problèmes de paramétrage. Par exemple, vous pouvez choisir de générer un calendrier pour une unité DE planification à laquelle aucun agent n'est affecté.

     Si cela se produit, cliquez sur Voir erreurs pour ouvrir la page Résumé d’erreur. La page Résumé d’erreur permet de visualiser les Erreurs. Vous pouvez y voir les paramètres qui doivent être mis à jour.

   • Échec : après la validation, le générateur commence à créer des planifications. Cet état se produit si aucun agent de l'unité DE planification sélectionnée ne peut être programmé. Si cela se produit, cliquez sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport de processus. Le rapport de processus donne des détails sur tous les agents inclus dans le processus de génération. Revoyez et corrigez les raisons pour lesquelles les agents n’ont pas été programmés, puis réessayez.

   • Échec de l'enregistrement des exigences : Cela se produit lorsqu'il n'y a aucun conflit de programmation, mais que le système n'a pas pu terminer le processus. Dans ce cas, réessayez de générer le calendrier.

   • Réussi avec avertissements : Comme pour l'état Échoué, cela se produit après l'étape de validation. Cet état signifie que certains agents de l'unité DE planification n'ont pas été planifiés. Si cela se produit, cliquez sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport de processus. Le rapport de processus donne des détails sur tous les agents inclus dans le processus de génération. Revoyez et corrigez les raisons pour lesquelles les agents n’ont pas été programmés, puis réessayez.

     Notez qu'il est possible que seuls quelques agents n'aient pas été planifiés ou que la plupart d'entre eux ne l'aient pas été. Par exemple, l'unité DE planification compte 100 agents. Dans un cas, vous pouvez obtenir cet état si cinq agents ne sont pas programmés. Dans un autre cas, vous obtenez cet état lorsque 99 agents n’étaient pas programmés.

   • Réussi : lorsque l'étape de validation s'est achevée avec succès et que des planifications ont été générées pour tous les agents de l'unité DE planification.

Génération de planification :

• Ajout de Limites de sièges pour les Créneaux horaires non dotés en personnel : Si le plan d’effectif ne couvre pas un Créneau horaire spécifique, requiert la génération de Calendriers sans Plan d’effectif : lors de la génération de calendriers sans plan d’effectif sélectionné.

  • Les calendriers seront créés en fonction des règles définies.

  • L'heure de début pour les agents sera par défaut l'heure « De » du champ « Shifts starts between », en ignorant les autres intervalles jusqu'à l'heure « À ». Par exemple, si l'intervalle est de 8 h 00 à 10 h 00, les shifts de tous les agents commenceront à 8 h 00.

  • Les pauses seront distribuées en fonction du temps de mou, s'il est défini.

• Contraintes strictes des Règles de travail : les Règles de travail sont des contraintes strictes qui doivent être respectées. Le fait de disposer d’une prévision ou d’un plan d’effectif constitue une contrainte souple et peut être flexible.

• Publication et dépublication des Calendriers : une fois les calendriers publiés, ils ne peuvent pas être dépubliés. Toutefois, les responsables peuvent supprimer les calendriers via l'écran Gestionnaire de calendrier et les republier si nécessaire.

• Délai d'expiration de la génération de planification : le processus de génération de planification comporte un délai d'expiration de 12 heures.

• Régénération des prévisions et des Calendriers : la régénération des prévisions ne met pas automatiquement à jour les calendriers. Les Calendriers doivent être régénérés manuellement.

  Si le calendrier précédent a été généré avec l'option Advanced Rotation activée, les responsables doivent revoir la configuration de la règle hebdomadaire utilisée lors de cette génération. Si la configuration ne répond plus à leurs besoins, ils peuvent mettre à jour la règle hebdomadaire et régénérer le calendrier afin de refléter les modifications.

  Si l'option rotation avancée n'a pas été sélectionnée, le système continue de générer des calendriers en fonction de la configuration de règle hebdomadaire existante.

• Filtres indépendants : les Filtres du plan d’effectif et du gestionnaire de calendrier fonctionnent de manière indépendante.

• Complexité des règles et temps de Génération de planification : plus il y a de variations dans les règles, plus le nombre de combinaisons possibles est important, ce qui entraîne davantage de solutions réalisables et des temps de génération de planification plus longs. La clé d'une Workforce Management (WFM) efficace consiste à déterminer les combinaisons optimales de règles de travail, en minimisant la variabilité pour simplifier le processus.

• Exclure les agents dont la date d'embauche est future de la génération de planification : les Calendriers ne doivent pas être générés pour les agents dont la date d'embauche se situe au-delà de la période de génération de planification.

Selon la complexité du calendrier, sa génération peut prendre plusieurs minutes, mais vous pouvez consulter l'état de la tâche sur la page Automatic Schedule Generator. Le Calendrier généré affiche également le nom de la prévision ou le nom de la dotation en personnel utilisé pour générer le calendrier.

Une fois que la tâche a fini de s'exécuter, le programme sera ajouté au Gestionnaire de planification.

N'oubliez pas de publier l'horaire si vous souhaitez l'envoyer à vos agents.