Générer un nouveau Calendrier

WFM utilise les données saisies à partir d'un plan d'effectif pour générer un calendrier, que vous ayez prévu un plan d'effectif ou utilisé un plan que vous avez importé vous-même. Les calendriers créés apparaissent dans le Gestionnaire de Calendrier.

Un calendrier généré est basé sur plusieurs éléments d'information clés :

• Exigences en matière de Dotation en personnel : Sur la base du plan de dotation en personnel.

• Exigences organisationnelles : unités de planification, agents et leurs compétences, règles hebdomadaires, etc.

• Exigences relatives aux agents : Pour être inclus dans le calendrier, les agents doivent :

  • Être assignés à une règle journalière ou une règle multi-compétences hebdomadaire.

  • Avoir des compétences WEM qui leur sont assignées. Il est recommandé que les agents n'aient pas plus de 8 à 10 compétences qui leur sont assignées. Plus que cela peut faire échouer la génération de planification ou la ralentir.

• Préférences utilisateur : Disponibilité des agents et préférences de quart de travail, ainsi que rang et ancienneté des agents.

• Niveaux d’aptitude : Vous pouvez définir le niveau d’aptitude de l’agent pour chaque compétence.

Vous pouvez cliquer sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport sur le processus de génération.

Après avoir généré un calendrier, vous devez encore le publier avant que vos agents ne le voient.

Pour générer un nouveau calendrier :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Programmation > Générer le Calendrier.

3. Cliquez sur Générer des Nouveaux Programmes.

   Vous pouvez générer un calendrier à partir de l’une ou l’autre des entrées de dotation en personnel :

   • Prévisions générées à l’avance

   • Importation d’un plan d’effectif (CSV)

4. Sélectionnez Prévisions générées ou Planification manuelle (CSV), en fonction de l’entrée de dotation en personnel que vous souhaitez utiliser.

5. Pour générer des calendriers multicompétences, cochez la case Utiliser la programmation multicompétences. La programmation multicompétences tient compte des compétences de l'agent lors de la création des calendriers et utilise une prévision pour simuler les besoins en matière de calendrier. Pour plus d'informations, consultez Règles de programmation multi-compétences.

   Si vous cochez la case de programmation multicompétences et qu'aucun agent n'est assigné à des règles multicompétences, aucun calendrier ne sera généré.

6. Sélectionnez Rotation avancée si vous générez des calendriers avec des règles de rotation et que vous souhaitez faire avancer la rotation entre les calendriers des agents. Pour plus d'informations, consultez Règles de rotation.

7. Sélectionnez les unités de planification pour lequel vous générez un calendrier.

   Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs unités. Le calendrier de chaque unité s'exécutera comme une tâche distincte.

8. Sélectionnez une Date de début, et la durée du calendrier. Vous pouvez générer un calendrier d’une durée allant jusqu'à quatre semaines.

   La sélection de la durée fournit automatiquement la date de fin du calendrier.

9. Cliquez sur Générer.

   N’oubliez pas que la génération d’un calendrier peut prendre un certain temps.

   Processus de génération et états (y compris Échec de la validation et Réussi avec des avertissements)

   Voici les états dans l’ordre où ils apparaissent :

   • Échec de la validation : Lorsque vous générez le calendrier, la première étape est la validation. Cette étape permet de vérifier que votre calendrier ne présente pas de conflits ou de problèmes de paramétrage. Par exemple, vous pouvez choisir de générer un calendrier pour une unité de planification à laquelle aucun agent n’est affecté.

     Si cela se produit, cliquez sur le lien Voir erreurs pour ouvrir la page Résumé d'erreur. La page Résumé d’erreur permet de visualiser les erreurs. Vous pouvez y voir les paramètres qui doivent être mis à jour.

   • Échec : Après la validation, le générateur commence à créer des calendriers. Cet état apparaît si chaque agent de l’unité de planification sélectionnée ne peut pas être programmé. Si cela se produit, cliquez sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport sur le processus. Le rapport sur le processus donne des détails sur tous les agents inclus dans le processus de génération. Examinez et corrigez les raisons pour lesquelles les agents n’ont pas été programmés et réessayez.

   • Échec de l’enregistrement des exigences : Cela se produit lorsqu’il n’y a aucun conflit de programmation, mais que le système n’a pas pu terminer le processus. Dans ce cas, essayez de générer à nouveau le calendrier.

   • Réussi avec avertissements : Tout comme l’état Échec, cela se produit après l’étape de validation. Cela signifie que certains agents de l’unité de planification n’ont pas été ordonnancés. Si cela se produit, cliquez sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport sur le processus. Le rapport sur le processus fournit des détails sur tous les agents inclus dans le processus de génération. Examinez et corrigez les raisons pour lesquelles les agents n’ont pas été programmés et réessayez.

     Souvenez-vous qu’il est possible que seuls quelques agents n’aient pas été programmés ou que la plupart d’entre eux ne l’aient pas été. Par exemple, l’unité de planification compte 100 agents. Dans un cas, vous pouvez obtenir cet état si cinq agents ne sont pas programmés. Dans un autre cas, vous obtenez cet état alors que 99 agents n’ont pas été programmés.

   • Réussi : Lorsque l’étape de validation se termine avec succès et que les calendriers ont été générés pour tous les agents de l’unité de planification.

Génération de planification :

• Ajout de Limites de sièges pour les Créneaux horaires sans effectif : Si le plan d’effectif ne couvre pas un Créneau horaire spécifique, il faut consulter Génération de Calendriers sans Plan d’effectif : lors de la génération de calendriers sans plan d’effectif sélectionné.

  • Des calendriers seront créés en fonction des règles définies.

  • L’heure de début des agents sera par défaut l’heure « De » dans le champ « Les quarts commencent entre », en ignorant les autres intervalles jusqu’à l’heure « À ». Par exemple, si l’intervalle est de 8 h 00 à 10 h 00, tous les quarts des agents commenceront à 8 h 00.

  • Les pauses seront distribuées en fonction du temps mort (slack), s’il est défini.

• Contraintes strictes des Règles de travail : Les règles de travail sont des contraintes strictes qui doivent être respectées. Le fait d’avoir une prévision ou un plan d’effectif est une contrainte souple et peut être flexible.

• Publication et dépublication des Calendriers : Une fois les calendriers publiés, ils ne peuvent pas être dépubliés. Toutefois, les gestionnaires peuvent supprimer les calendriers à partir de l'écran du Gestionnaire de Calendrier et les republier si nécessaire.

• Délai d'expiration de la Génération de planification : Le processus de génération de planification a une période de délai d'expiration de 12 heures.

• Régénération des prévisions et des Calendriers : La régénération des prévisions ne met pas automatiquement à jour les calendriers. Les Calendriers doivent être régénérés manuellement.

  Si le calendrier précédent a été généré avec l'option Advanced Rotation activée, les gestionnaires doivent revoir la configuration de la règle hebdomadaire utilisée lors de cette génération. Si la configuration ne répond plus à leurs besoins, ils peuvent mettre à jour la règle hebdomadaire et régénérer le calendrier pour refléter les changements.

  Si l'option Advanced Rotation n'a pas été sélectionnée, le système continue de générer les calendriers en fonction de la configuration de règle hebdomadaire existante.

• Filtres indépendants : Les Filtres du plan d’effectif et du gestionnaire de calendrier fonctionnent indépendamment.

• Complexité des Règles et temps de Génération de planification : plus il y a de variations dans les règles, plus le nombre de combinaisons possibles est élevé, ce qui entraîne davantage de solutions réalisables et des temps de génération de planification plus longs. La clé d'une Workforce Management efficace (WFM) consiste à déterminer les combinaisons optimales de règles de travail, en minimisant la variabilité afin de simplifier le processus.

• Exclure les agents dont les dates d'embauche sont futures de la génération de planification : Les calendriers ne doivent pas être générés pour les agents dont les dates d'embauche se situent au-delà de la période de génération de planification.

En fonction de la complexité de la planification, la génération peut prendre plusieurs minutes, mais vous pouvez consulter l’état d’avancement de la tâche sur la page Générateur de calendrier automatique. Le Calendrier généré affiche également le nom des prévisions ou le nom de dotation en personnel utilisé pour générer le calendrier.

Une fois que la tâche a fini de s'exécuter, le calendrier sera ajouté au Gestionnaire de planification.

N’oubliez pas de publier le calendrier si vous souhaitez l’envoyer à vos agents.