Générer un nouveau calendrier

WFM utilise les commentaires d’un plan de dotation pour générer un calendrier, que vous ayez prévu un plan de dotation ou utilisé un plan de dotation que vous avez importé vous-même. Les programmes créés apparaissent dans le Gestionnaire de planification.

Un calendrier généré est basé sur plusieurs éléments d’information clés :

• Exigences en matière de dotation en personnel : Sur la base du plan de dotation en personnel.

• Exigences organisationnelles : Unités de planification, agents et leurs compétences, règles hebdomadaires, etc.

• Exigences relatives aux agents : Pour être inclus dans le calendrier, les agents doivent :

  • Être assignés à une règle journalière ou une règle multi-compétences hebdomadaire.

  • Les compétences WEM leur sont attiruées. Il est recommandé de ne pas attribuer plus de 8 à 10 compétences aux agents. Si vous dépassez ce nombre, la génération du calendrier risque d’échouer ou d’être lente.

• Préférences utilisateur : Disponibilité des agents et préférences de quart de travail, ainsi que rang et ancienneté des agents.

• Niveaux d’aptitude : Vous pouvez définir le niveau d’aptitude de l’agent pour chaque compétence.

Vous pouvez cliquer sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport sur le processus de génération.

Après avoir généré un calendrier, vous devez encore le publier avant que vos agents ne le voient.

Pour générer un nouveau calendrier :

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezWFM.

2. Accédez à Planification > Générer un calendrier.

3. Cliquez sur Générer des Nouveaux Programmes.

   Vous pouvez générer un calendrier à partir de l’une ou l’autre des entrées de dotation en personnel :

   • Prévisions générées à l’avance

   • Importation d’un plan d’effectif (CSV)

4. Sélectionnez Prévisions générées ou Planification manuelle (CSV), en fonction de l’entrée de dotation en personnel que vous souhaitez utiliser.

5. Pour générer des programmes de compétences multiples, sélectionnez la case à cocher Utiliser la planification de compétences multiples. La planification de compétences multiples prend en compte les compétences de l’agent lors de la création de calendriers, et utilise une prévision pour simuler les besoins en matière de planification. Pour plus d’informations, voir Règles de programmation multi-compétences

   Si vous sélectionnez la case à cocher planification de compétences multiples et que vous n’avez pas d’agents affectés aux règles de compétences multiples, alors aucun des calendriers ne sera généré.

6. Sélectionnez Avancer la rotation si vous générez des calendriers avec des règles de rotation et que vous souhaitez avancer la rotation entre les calendriers des agents. Pour plus d’informations, voir Règles de rotation

7. Sélectionnez les Unités de planification pour lequel vous générez un calendrier.

   Vous pouvez choisir une ou plusieurs unités. Chaque calendrier d’une unité s’exécutera comme une tâche séparée.

8. Sélectionnez une Date de début, et la durée de l’horaire. Vous pouvez générer un calendrier d’une durée allant jusqu’à quatre semaines.

   La sélection de la durée fournit automatiquement la date de fin du calendrier.

9. Cliquez sur Générer.

   N’oubliez pas que la génération d’un calendrier peut prendre un certain temps.

   Processus de génération et états (y compris Échec de la validation et Réussi avec des avertissements)

   Voici les états dans l’ordre où ils apparaissent :

   • Échec de la validation : Lorsque vous générez le calendrier, la première étape est la validation. Cette étape permet de vérifier que votre calendrier ne présente pas de conflits ou de problèmes de paramétrage. Par exemple, vous pouvez choisir de générer un calendrier pour une unité de planification à laquelle aucun agent n’est affecté.

     Si cela se produit, cliquez sur le lien Afficher les erreurs pour ouvrir la page Résumé des erreurs. La page Résumé des erreurs permet de visualiser les erreurs. Vous pouvez y voir les paramètres qui doivent être mis à jour.

   • Échec : Après la validation, le générateur commence à créer des calendriers. Cet état apparaît si chaque agent de l’unité de planification sélectionnée ne peut pas être programmé. Si cela se produit, cliquez sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport sur le processus. Le rapport sur le processus donne des détails sur tous les agents inclus dans le processus de génération. Examinez et corrigez les raisons pour lesquelles les agents n’ont pas été programmés et réessayez.

   • Échec de l'enregistrement des exigences : cela se produit lorsqu'il n'y a pas de conflits de planification, mais que le système n'a pas pu terminer le processus. Dans ce cas, essayez de générer à nouveau le calendrier.

   • Réussi avec des avertissements  : Tout comme l’état Échec , cet état se produit après l’étape de validation. Cela signifie que certains agents de l’unité de planification n’ont pas été ordonnancés. Si cela se produit, cliquez sur Télécharger le rapport pour obtenir le rapport sur le processus. Le rapport sur le processus fournit des détails sur tous les agents inclus dans le processus de génération. Examinez et corrigez les raisons pour lesquelles les agents n’ont pas été programmés et réessayez.

     Souvenez-vous qu’il est possible que seuls quelques agents n’aient pas été programmés ou que la plupart d’entre eux ne l’aient pas été. Par exemple, l’unité de planification compte 100 agents. Dans un cas, vous pouvez obtenir cet état si cinq agents ne sont pas programmés. Dans un autre cas, vous obtenez cet état alors que 99 agents n’ont pas été programmés.

   • Réussi : Lorsque l’étape de validation se termine avec succès et que les calendriers ont été générés pour tous les agents de l’unité de planification.

Génération d'horaires :

• Ajout de limites de sièges pour les plages horaires sans personnel : si le plan de dotation en personnel ne couvre pas une plage horaire spécifique, il est nécessaire de générer des Calendriers sans plan de dotation en personnel : lors de la génération des calendriers sans plan de dotation en personnel sélectionné.

  • Les calendriers seront créés en fonction des règles définies.

  • L'heure de début des agents sera par défaut l'heure « De » dans le champ « Les quarts de travail commencent entre », ignorant les autres intervalles jusqu'à l'heure « À ». Par exemple, si l'intervalle est de 8h00 à 10h00, tous les quarts de travail des agents commenceront à 8h00.

  • Les pauses seront réparties en fonction du temps libre, s'il est défini.

• Contraintes strictes des règles de travail : Les règles de travail sont des contraintes strictes qui doivent être respectées. Avoir un plan de prévision ou de dotation en personnel est une contrainte souple et peut être flexible.

• Publication et annulation de la publication des calendriers : Une fois les calendriers publiés, ils ne peuvent pas être annulés. Cependant, les gestionnaires peuvent supprimer des calendriers via l'écran Gestionnaire de calendrier et les republier si nécessaire.

• Délai d'expiration de la génération de calendrier : Le processus de génération de calendrier a un délai d'expiration de 12 heures.

• Régénération des prévisions et des calendriers : la régénération des prévisions ne met pas automatiquement à jour les calendriers. Les calendriers doivent être régénérés manuellement.

• Filtres indépendants : les filtres du plan de dotation en personnel et du gestionnaire de planification fonctionnent indépendamment.

• Complexité des règles et temps de génération de calendrier : Plus les règles varient, plus le nombre de combinaisons possibles est élevé, ce qui mène à des solutions plus réalisables et à des temps de génération de calendrier plus longs. La clé d'une gestion efficace des effectifs (WFM) est de déterminer les combinaisons optimales de règles de travail, en minimisant la variabilité pour simplifier le processus.

• Exclure les agents avec des dates d'embauche futures de la génération de calendrier : Les calendriers ne doivent pas être générés pour les agents dont les dates d'embauche se situent au-delà de la période de génération de calendriers.

En fonction de la complexité de la planification, la génération peut prendre plusieurs minutes, mais vous pouvez consulter l’état d’avancement de la tâche sur la page Générateur de calendrier automatique. Le calendrier généré affiche également le nom de la prévision ou le nom du personnel qui a été utilisé pour générer le calendrier.

Une fois que la tâche a fini de s’exécuter, le calendrier sera ajouté au Gestionnaire de calendrier.

N’oubliez pas de publier le calendrier si vous souhaitez l’envoyer à vos agents.