Generar un nuevo horario

WFM Utiliza la entrada de un plan de dotación de personal para generar un programa, si se proyecta un plan de dotación de personal o utiliza uno que importó usted mismo. Los programas creados aparecen en el Administrador de programas.

Un cronograma generado se basa en varios datos clave:

• Requisitos de personal: Según el plan de plantilla de personal.

• Requisitos organizacionales: Programación semanal de las unidades, agentes y sus habilidades, reglas, etc.

• Requisitos del agente: Para ser incorporados a la programación, los agentes deben cumplir estos requisitos:

  • Estar asignados a una regla diaria o de múltiples habilidades semanal.

  • Tener Habilidades WEM asignadas. Es recomendable que los agentes no tengan más de 8 a 10 habilidades asignadas. Una cantidad mayor puede provocar fallos o ralentizar la generación de la programación.

• Preferencias del usuario: Disponibilidad de los agentes y las preferencias de turno, así como el rango y la antigüedad de los agentes.

• Niveles de competencia: Puede definir la competencia del agente y el nivel de competencia del agente de cada habilidad.

Puede hacer clic en Descargar informe para obtener el informe sobre el proceso de generación.

Después de generar una programación, aún la debe Publicar antes de que sus agentes lo vean.

Para generar un nuevo horario:

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Vaya a Planificación > Generar horario.

3. Haga clic en Generar nuevos horarios.

   Puede generar una programación a partir de cualquiera de las entradas de personal:

   • Previsión pregenerada

   • Importación de un plan de plantilla de personal (CSV)

4. Seleccione Previsión generada o Planificación manual (CSV), en función de la entrada de personal que desee utilizar.

5. Para generar múltiples listas de habilidades, active la casilla de verificación programación multi-habilidades . La programación multihabilidades tiene en cuenta las habilidades de los agentes a la hora de crear programaciones y utiliza una previsión para simular las necesidades de programación. Para más información, vea Reglas de programación de habilidades múltiples.

   Si selecciona la casilla de verificación programación de múltiples habilidades y no tiene ningún agente asignado a las reglas de múltiples habilidades, entonces no se generará ninguna programación.

6. Seleccione Rotación avanzada si está generando programaciones con reglas de rotación y desea avanzar la rotación entre las programaciones de los agentes. Para más información, vea Reglas de rotación.

7. Seleccione las Unidades de programación para el que está generando un cronograma.

   Puede seleccionar una o más unidades. El programa de cada unidad se ejecutará como un proceso separado.

8. Seleccione una Fecha de inicio y la duración de la programación. Puede generar un programa hasta para cuatro semanas.

   La selección de la duración proporciona automáticamente la fecha final del programa.

9. Haga clic en Generar.

   Tenga en cuenta que generar una programación puede tomar un tiempo.

   El proceso de generación y los estados (como Falló la validación y Correcto con advertencias)

   Estos son los estados en el orden que aparecen:

   • Falló la validación: Al generar la programación, el primer paso es la validación. Este paso verifica que su programación no entre en conflicto ni genere problemas de configuración. Por ejemplo, puede optar por generar un programa para una unidad de programación que no tenga agentes asignados.

     Si sucede esto, haga clic en el enlace Ver errores para abrir la página Resumen de errores. Use la página Resumen de errores para ver los errores. Allí, puede ver los ajustes que es necesario actualizar.

   • Error: Después de la validación, el generador comienza a crear programaciones. Este estado se genera si no es posible programar a ninguno de los agentes de la unidad de programación seleccionada. Si sucede esto, haga clic en Descargar informe para obtener el informe de proceso. El informe de proceso ofrece detalles sobre todos los agentes presentes en el proceso de generación. Revise y corrija los motivos por los que no fue posible programar a los agentes y vuelva a intentarlo.

   • No se pudieron guardar los requisitos: Esto sucede cuando no hay conflictos de programación, pero el sistema no pudo finalizar el proceso. En este caso, intente generar nuevamente la programación.

   • Correcto con advertencias : Al igual que con el estado Error, esto sucede después del paso de validación. Quiere decir que algunos agentes de la unidad de programación no fueron incluidos. Si sucede esto, haga clic en Descargar informe para obtener el informe de proceso. El informe de proceso ofrece detalles sobre todos los agentes presentes en el proceso de generación. Revise y corrija los motivos por los que no fue posible programar a los agentes y vuelva a intentarlo.

     Tenga en cuenta que quizás solo quedaron afuera de la programación algunos agentes, o quizás la mayoría. Por ejemplo, la unidad de programación tiene 100 agentes. En un caso, este estado se puede obtener cuando cinco agentes no entran en la programación. En otro caso, este estado se puede obtener cuando 99 agentes no entran en la programación.

   • Proceso correcto: Cuando el paso de validación se completa correctamente y se generaron programaciones para todos los agentes de la unidad de programación.

Generación de cronograma:

• Agregar límites de asientos para franjas horarias sin personal: Si el plan de personal no cubre una franja horaria específica, se requiere Generar horarios sin un plan de personal: Al generar horarios sin un plan de personal seleccionado.

  • Los horarios se crearán según las reglas definidas.

  • La hora de inicio para los agentes será, de manera predeterminada, la hora "Desde" del campo "Turnos que comienzan entre", ignorando otros intervalos hasta la hora "Hasta". Por ejemplo, si el intervalo es de 8:00 a. m. a 10:00 a. m., los turnos de todos los agentes comenzarán a las 8:00 a. m.

  • Los descansos se distribuirán en función del tiempo de holgura, si está establecido.

• Restricciones estrictas de las reglas de trabajo: Las reglas de trabajo son restricciones estrictas que deben seguirse. Tener un pronóstico o un plan de personal es una restricción suave y puede ser flexible.

• Publicación y anulación de publicaciones de cronogramas: Una vez publicados los cronogramas, no se pueden anular su publicación. Sin embargo, los administradores pueden eliminar horarios a través de la pantalla Administrador de horarios y volver a publicarlos si es necesario.

• Tiempo de espera de generación de programación: El proceso de generación de programación tiene un período de tiempo de espera de 12 horas.

• Regeneración de pronósticos y cronogramas: La regeneración de pronósticos no actualiza automáticamente los cronogramas. Los horarios deben regenerarse manualmente.

• Filtros independientes: Los filtros del plan de personal y del administrador de programación funcionan de forma independiente.

• Complejidad de las reglas y tiempo de generación de cronogramas: Cuanto más variaciones haya en las reglas, mayor será el número de combinaciones posibles, lo que genera soluciones más factibles y tiempos de generación de cronogramas más largos. La clave para una gestión eficaz de la fuerza laboral (WFM) es determinar las combinaciones óptimas de reglas de trabajo, minimizando la variabilidad para agilizar el proceso.

• Excluir agentes con fechas de contratación futuras de la generación de cronogramas: No se deben generar cronogramas para agentes cuyas fechas de contratación estén más allá del período de generación de cronogramas.

Dependiendo de la complejidad del programa, la generación puede tardar varios minutos, pero puede ver el estado del trabajo en la página Generador automático de programación. El cronograma generado también muestra el nombre del pronóstico o el nombre de la dotación de personal que se utilizó para generar el cronograma.

Solo una vez que el trabajo haya terminado de ejecutarse, la programación se agregará al Administrador de programación.

Recuerde publicar la programación si desea enviarla a sus agentes.