Einen neuen Zeitplan generieren

WFM verwendet die Daten eines Personalplans für das Generieren eines Zeitplans, entweder bei Prognose eines Personalplans oder bei Verwendung eines importierten Personalplans. Die erstellten Zeitpläne werden im Planungsmanager angezeigt.

Ein generierter Zeitplan basiert auf mehreren wichtigen Daten:

  • Personalanforderungen: auf Basis des Personalplans.

  • Unternehmensanforderungen: Planungseinheiten, Agenten und ihre Skills, Wochenregeln usw.

  • Agentenanforderungen: Damit Agenten für den Zeitplan berücksichtigt werden,

    • müssen sie einer Tagesregel oder einer Multi-Skill-Wochenregel zugewiesen sein,

    • müssen ihnen WEM-Skills zugewiesen sein. Es empfiehlt sich, Agenten nicht mehr als 8 bis 10 Skills zuzuweisen. Mit mehr Skills kann die Zeitplangenerierung fehlschlagen oder sehr lange dauern.

  • Benutzerpräferenzen: Agentenverfügbarkeit und Schichtpräferenzen sowie Rang und Dienstalter des Agenten.

  • Fähigkeitsstufen: Mit der Agentenfähigkeit geben Sie die Kenntnisstufen der Agenten für jeden Skill an.

Sie können auf Bericht herunterladen klicken, um einen Bericht zum Generierungsprozess zu erhalten.

Der Prozessbericht ist hilfreich, um die Zeitplangenerierung zu verstehen. Der Prozessbericht kann auch bei der Fehlerbehebung hilfreich sein, wenn bei der Generierung etwas nicht funktioniert hat. In der obersten Zeile des Berichts finden Sie eine kurze Zusammenfassung, die angibt, wie erfolgreich die Zeitplangenerierung war. Der Rest des Berichts führt Ausnahmen auf, zum Beispiel:

  • Agenten ohne Skills

  • Skills ohne Anforderungen

  • Skills, mit denen keine Agenten verknüpft sind

Nach Generieren eines Zeitplans muss dieser veröffentlicht werden, bevor dieser Ihren Agenten angezeigt wird.

Vorhandene Zeitpläne im ausgewählten Zeitraum werden beim Generieren des neuen Zeitplans überschrieben. Zusätzlich werden in den Zeitplänen für Daten ohne Prognosedaten die Bedarfsanforderungen nicht wiedergegeben. Sie können jedoch in beiden Fällen trotzdem den Zeitplan generieren.

So generieren Sie einen neuen Zeitplan:

  1. Klicken Sie auf den App-Selector Symbol für die App-Auswahl und wählen SieWFM.

  2. Öffnen Sie Planung > Zeitplan erstellen.

  3. Klicken Sie auf Neue Zeitpläne generieren.

    Sie können einen Zeitplan von einer der Personaleingaben generieren:

    • Bereits generierte Prognose

    • Importieren eines Personalplans (CSV)

  4. Wählen Sie Generierte Prognosen oder Manuelle Planung (CSV), je nach Personaleingabe, die Sie verwenden möchten.

  5. Um Multi-Skill-Zeitpläne zu generieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Multi-Skill-Planung verwenden. Bei der Multi-Skill-Planung werden beim Erstellen von Zeitplänen die Agenten-Skills berücksichtigt und eine Prognose für die Simulation der Planungsanforderungen eingesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Planungsregeln für mehrere Skills.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen Multi-Skill-Planung verwenden und es sind keine Agenten den Multi-Skill-Regeln zugeordnet, werden keine Zeitpläne generiert.

  6. Wählen Sie Nächste Rotation, wenn Sie Pläne mit Rotationsregeln generieren und die Rotation zwischen den Agentenzeitplänen vorziehen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Rotationsregeln.

  7. Wählen Sie die Planungseinheiten aus, für die Sie einen Zeitplan generieren.

    Es können mehrere Einheiten ausgewählt werden. Die Zeitpläne der Einheiten werden als separater Job ausgeführt.

  8. Wählen Sie ein Startdatum und die Länge des Zeitplans aus. Es kann ein Zeitplan für einen Zeitraum von bis zu 4 Wochen generiert werden.

    Durch die Auswahl der Länge wird automatisch das Enddatum des Zeitplans bereitgestellt.

  9. Klicken Sie auf Generieren.

    Beachten Sie, dass die Generierung eines Zeitplans einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

    Dies sind die Status in der Reihenfolge, in der sie auftreten:

    • Validierung fehlgeschlagen: Wenn Sie den Zeitplan generieren, ist der erste Schritt die Validierung. Dabei wird überprüft, ob der Zeitplan Konflikte oder fehlerhafte Einstellungen enthält. Sie könnten zum Beispiel versuchen, einen Zeitplan für eine Planungseinheit zu generieren, der keine Agenten zugewiesen sind.

      Klicken Sie in diesem Fall auf den Link Fehler anzeigen, um die Seite "Fehlerzusammenfassung" anzuzeigen. Sehen Sie sich auf der Seite "Fehlerzusammenfassung" die Fehler an. So finden Sie heraus, welche Einstellungen geändert werden müssen.

    • Fehler: Nach der Validierung beginnt die Generierung des Zeitplans. Dieser Status tritt auf, wenn keiner der Agenten in der ausgewählten Planungseinheit eingeplant werden konnte. Klicken Sie in diesem Fall auf Bericht herunterladen, um den Prozessbericht zu erhalten. Der Prozessbericht enthält Details zu allen Agenten, die in den Generierungsprozess eingeschlossen wurden. Prüfen und korrigieren Sie die Ursachen, warum die Agenten nicht eingeplant wurden, und versuchen Sie es erneut.

    • Anforderungen konnten nicht gespeichert werden: Dies geschieht, wenn keine Terminkonflikte vorliegen, das System den Vorgang jedoch nicht abschließen konnte. Versuchen Sie in diesem Fall noch einmal, den Zeitplan zu generieren.

    • Erfolgreich mit Warnungen : Wie der Status Fehler tritt auch dieser Status nach der Validierung auf. Er zeigt an, dass einige Agenten in der Planungseinheit nicht eingeplant werden konnten. Klicken Sie in diesem Fall auf Bericht herunterladen, um den Prozessbericht zu erhalten. Der Prozessbericht enthält Details zu allen Agenten, die in den Generierungsprozess eingeschlossen wurden. Prüfen und korrigieren Sie die Ursachen, warum die Agenten nicht eingeplant wurden, und versuchen Sie es erneut.

      Es ist möglich, dass nur einige wenige oder aber die meisten Agenten nicht eingeplant werden konnten. Angenommen, eine Planungseinheit umfasst 100 Agenten. In einem Fall erhalten Sie diesen Status, wenn 5 Agenten nicht eingeplant werden konnten. In einem anderen Fall erhalten Sie diesen Status, wenn 99 Agenten nicht eingeplant werden konnten.

    • Erfolgreich: Wenn der Validierungsschritt erfolgreich abgeschlossen wurde und die Zeitpläne für alle Agenten in der Planungseinheit erstellt werden konnten.

Zeitplanerstellung:

  • Hinzufügen von Sitzplatzbegrenzungen für unbesetzte Zeitfenster: Wenn der Personaleinsatzplan kein bestimmtes Zeitfenster abdeckt, ist die Erstellung von Dienstplänen ohne Personaleinsatzplan erforderlich: Beim Erstellen von Dienstplänen ohne ausgewählten Personaleinsatzplan.

    • Zeitpläne werden basierend auf den definierten Regeln erstellt.

    • Die Startzeit für Agenten entspricht standardmäßig der „Von“-Zeit im Feld „Schichtbeginn zwischen“, wobei andere Intervalle bis zur „Bis“-Zeit ignoriert werden. Wenn das Intervall beispielsweise von 8:00 bis 10:00 Uhr reicht, beginnen alle Agentenschichten um 8:00 Uhr.

    • Pausen werden auf Grundlage der Pufferzeit verteilt, sofern diese festgelegt ist.

  • Harte Einschränkungen durch Arbeitsregeln: Arbeitsregeln sind harte Einschränkungen, die befolgt werden müssen. Das Vorhandensein einer Prognose oder eines Personalplans stellt eine weiche Einschränkung dar und kann flexibel sein.

  • Zeitpläne veröffentlichen und aufheben: Sobald Zeitpläne veröffentlicht sind, kann ihre Veröffentlichung nicht mehr aufgehoben werden. Manager können Zeitpläne jedoch über den Bildschirm „Zeitplan-Manager“ löschen und bei Bedarf erneut veröffentlichen.

  • Zeitüberschreitung bei der Zeitplanerstellung: Für die Zeitplanerstellung gilt eine Zeitüberschreitung von 12 Stunden.

  • Neugenerierung von Prognosen und Zeitplänen: Durch die Neugenerierung von Prognosen werden die Zeitpläne nicht automatisch aktualisiert. Zeitpläne müssen manuell neu generiert werden.

  • Unabhängige Filter: Filter im Personaleinsatzplan und im Dienstplanmanager arbeiten unabhängig voneinander.

  • Regelkomplexität und Zeitaufwand für die Fahrplanerstellung: Je mehr Variationen in den Regeln vorhanden sind, desto größer ist die Anzahl möglicher Kombinationen, was zu mehr realisierbaren Lösungen und längeren Zeitaufwand für die Fahrplanerstellung führt. Der Schlüssel zu einem effektiven Workforce Management (WFM) liegt darin, die optimale Kombination von Arbeitsregeln zu bestimmen und die Variabilität zu minimieren, um den Prozess zu optimieren.

  • Agenten mit zukünftigen Einstellungsdaten von der Dienstplanerstellung ausschließen: Für Agenten, deren Einstellungsdaten nach dem Zeitraum der Dienstplanerstellung liegen, sollten keine Dienstpläne erstellt werden.

Je nach Komplexität des Zeitplans kann dessen Generierung mehrere Minuten dauern. Der Status des Jobs wird auf der Seite Automatischer Planungsgenerator angezeigt. Der erstellte Plan zeigt auch den Prognosenamen oder den Personalnamen an, der zum Erstellen des Plans verwendet wurde.

Sobald der Job fertiggestellt ist, wird der Zeitplan dem Planungsmanager hinzugefügt.

Denken Sie daran, den Zeitplan zu veröffentlichen, wenn dieser an die Agenten gesendet werden soll.