Goedkeuringsregels

In plaats van handmatig alle verzoeken voor verlof, extra uren en zelf wisselen af te handelen, kunt u ook goedkeuringsregels gebruiken om reacties op verzoeken automatisch te verzenden. Het gebruik van goedkeuringsregels verkort de tijd die u besteedt aan het verwerken van verzoeken. Ook hoeven agents niet te wachten tot hun manager het verzoek heeft beoordeeld. Zorg ervoor dat de voorwaarden voor goedkeuringsregels naar behoefte zijn gedefinieerd.

De verzoeken worden automatisch goedgekeurd op basis van de voorwaarden die u in de regels definieert. In de regels kunt u opgeven of verzoeken automatisch worden afgewezen, of dat verzoeken worden doorgestuurd om handmatig te worden goedgekeurd wanneer deze niet aan de voorwaarden voldoen.

Tijdens het maken van de regel kunt u nettobezettingsniveaus instellen als voorwaarde bij de verwerking van aanvragen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle aanvragen automatisch af te wijzen wanneer u onderbezet bent. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de WFM Advanced-licentie.

U kunt de geautomatiseerde beslissingen en de lopende aanvragen bekijken op de pagina Aanvragen beheren.

Er is een video beschikbaar met een overzicht van de pagina Goedkeuringsregels. De video bevat ook instructies voor het maken van goedkeuringsregels.

Belangrijk:

  • Een regel wordt standaard geactiveerd zodra u de regel hebt gemaakt. Om een regel te deactiveren, klikt u op Opties Afbeelding van het pictogram Acties en selecteert u Deactiveren.

  • De status Verbroken betekent dat een of meer activiteiten of planningseenheden in de regel zijn verwijderd en dat de regel inactief is.

  • U kunt ook regels dupliceren, bewerken en verwijderen via OptiesAfbeelding van het pictogram Acties.

  • Om goedkeuringsregels te kunnen maken, moeten Weergeven en Beheren voor u zijn ingeschakeld bij de Goedkeuringsregels-machtiging. Deze machtigingen zijn beschikbaar via Admin > Beveiliging > Rollen en machtigingen, in het gedeelte WFM > Algemene machtigingen.

Datumspecifieke opties voor goedkeuringsregels

Opmerking: Deze functie is beschikbaar met de Geavanceerde licentie.

Wanneer u een goedkeuringsregel maakt, zoals Vrije tijd, Extra uren of Zelf wisselen, kunt u datumspecifieke instellingen definiëren om verzoeken te verwerken tijdens feestdagen, black-outperiodes of seizoensgebonden evenementen. Deze regels helpen bij het automatiseren van reacties tijdens kritieke planningsperiodes, waardoor de noodzaak voor handmatige tussenkomst wordt verminderd.

U kunt een regel maken voor de feestdagen waarmee verlofaanvragen automatisch worden goedgekeurd, maar alleen als de personeelsbezetting voldoet aan de door u gedefinieerde drempels. Deze drempels kunnen afwijken van de normale goedkeuringsregels die u voor de rest van het jaar gebruikt. U kunt de regel ook zo instellen dat deze jaarlijks voor dezelfde data wordt herhaald.

Wanneer u een datumspecifieke regel definieert, kunt u het volgende configureren:

  • Startdatum: De datum waarop de regel actief wordt. Standaard is dit ingesteld op de huidige datum.

  • Einddatum: De datum waarop de regel verloopt. Verzoeken buiten dit bereik worden verwerkt op basis van andere actieve regels.

  • Herhalen: Gebruik deze optie om terugkerende regels te maken voor voorspelbare patronen:

    • Dagelijks: Voor regels die elke dag binnen het datumbereik van toepassing zijn.

      • Standaardwaarde: 1 (elke dag)

        Als u deze waarde bijvoorbeeld op 2 instelt, betekent dit dat dit om de dag moet gebeuren.

      • Maximale waarde: 366

    • Wekelijks: Voor weken waarvoor unieke goedkeuringsbeperkingen vereist zijn.

      • Standaardwaarde: 1 (elke week binnen het gedefinieerde datumbereik)

      • Maximale waarde: 52

      • Voorbeeldgebruiksgeval:

        • Startdatum: 1 januari 2026

        • Einddatum: 31 januari 2026

        • Wekelijkse frequentie: Herhaalt zich elke week op vrijdag, zaterdag en zondag.

        • De SU Balance-waarden kunnen verschillen voor weekenden in januari (vrijdag, zaterdag en zondag) en weekenden in februari (vrijdag, zaterdag en zondag). Dit geldt ook voor de netto personeelsbezetting voor goedkeuringen.

    • Maandelijks: Voor seizoensgebonden variaties, zoals piekmaanden.

      • Maandelijkse regels kunnen worden ingesteld voor:

        • Een specifieke datum, zoals de 1e van de maand

        • Een dag van de maand, bijvoorbeeld de eerste maandag of de laatste vrijdag

    • Jaarlijks: Voor jaarlijkse gebeurtenissen zoals feestdagen.

      • Voor de jaarlijkse frequentie kan een manager een kalenderdatum of een dag voor jaarlijkse herhaling selecteren.

      • De waarde in Elke 1 Jaar(en) is vast.

      Als de Begindatum gelijk is aan de Einddatum, is het selectievakje Herhalen uitgeschakeld.

  • Instellen als hoge prioriteit: Markeert de regel als hoge prioriteit. Regels met hoge prioriteit krijgen voorrang wanneer meerdere regels overlappen.

  • Verloopt na Einddatum:

    • Indien geselecteerd: Verzoeken voor het datumbereik na de vervaldatum worden ter handmatige goedkeuring verzonden.

    • Indien niet geselecteerd: De regel blijft verzoeken binnen het gedefinieerde bereik goedkeuren.

Belangrijkste punten voor datumspecifieke goedkeuringsregels

  • Wanneer regels overlappen, volgen ze deze hiërarchie:

    • Jaarlijks

    • Maandelijks

    • Wekelijks

    • Dagelijks

  • Een regel met een lage hiërarchie die is gemarkeerd als Hoge prioriteit, zal regels op een hoger niveau voor goedkeuring overschrijven in geval van een conflict.

    Als er een maandelijkse regel voor december bestaat en een wekelijkse regel van 20-26 december is ingesteld als Hoge prioriteit, heeft de wekelijkse regel voorrang.

  • Een regel met een Einddatum verloopt niet automatisch. Het verloopt alleen wanneer de manager Verloopt na Einddatum selecteert om ervoor te zorgen dat goedkeuringsregels ook voor eerdere datums werken.

  • Nadat een regel is verlopen, kunt u deze bijwerken om deze opnieuw te activeren.

    De startdatum kan niet worden gewijzigd voor verlopen regels.

  • Wanneer Verloopt na Einddatum is geselecteerd:

    • Er wordt 3 dagen voor het verlopen een melding naar de manager gestuurd.

    • Er verschijnt een waarschuwingspictogram op het scherm Goedkeuring Regels.

Validaties voor verlopende regels

Om u te helpen datumspecifieke regels effectief te beheren:

  • Meldingen: Drie dagen vóór het verlopen van een regel wordt een melding verzonden.

  • Waarschuwingspictogram: Er verschijnt een waarschuwingspictogram op de pagina Goedkeuring Regels 15 dagen vóór de vervaldatum, dat aftelt tot de regel verloopt. Beweeg de muis over het pictogram om details te bekijken, zoals:

    • Deze regel vervalt vandaag

    • Deze regel vervalt over 6 dagen

Goedkeuringsregel: verlof

Een goedkeuringsregel voor verlof maken:

  1. Klik op de app-kiezer pictogram voor app-kiezer en selecteerWFM.

  2. Ga naar Aanvragen > Goedkeuringsregels.

  3. Klik op Nieuwe regel.

  4. Definieer een Naam voor de regel.

  5. Selecteer bij Goedkeuringsregel voor de optie Verlof.

  6. Selecteer de planningseenheden waarop de regel van toepassing zal zijn.

    U kunt meerdere goedkeuringsregels voor verlof maken voor dezelfde planningseenheid.

  7. Selecteer een of meerdere activiteiten waarop de regel van toepassing zal zijn.

  8. Op het tabblad Netto bezetting kunt u de nettobezettingsniveaus gebruiken als voorwaarde voor het afhandelen van verzoeken. U kunt bijvoorbeeld alle verzoeken afwijzen als u onderbezet bent.

    Laten we aannemen dat u uw verlofregel verzoeken wil laten afhandelen op basis van deze niveaus:

    • Minstens 15% overbezetting: de aanvraag wordt automatisch goedgekeurd. In dit geval moet de aanvraag ook voldoen aan de door u ingestelde voorwaarden.

    • Tussen 15% overbezetting en 10% onderbezetting: het verzoek wordt naar de manager gestuurd voor handmatige goedkeuring.

    • Onderbezetting van 10% of meer: het verzoek automatisch afwijzen.

    Belangrijk:

    • De instellingen voor nettobezetting zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een WFM Advanced-licentie.

    • Sla deze stap over als u een Verlofregel wilt maken zonder rekening te houden met de nettobezetting.

    • Wanneer een regel voor meerdere planningseenheden wordt gebruikt, gelden de nettobezettingsniveaus voor elke afzonderlijke eenheid.

    Zo houdt u in een regel rekening met de nettobezetting:

    1. Klik op Nettobezetting definiëren.

    2. Selecteer de dagen waarop het diagram van toepassing is.

      Standaard geldt het diagram voor elke dag van de week. Om een individueel diagram te maken voor één of meerdere dagen, selecteert u de dagen in de vervolgkeuzelijst Dagen. U kunt extra diagrammen voor meer dagen of een dag van de week toevoegen met Nettobezetting toevoegen.

      De knop Nettobezetting toevoegen is niet beschikbaar wanneer het diagram voor alle dagen van de week wordt gedefinieerd.

    3. Klik in het diagram en sleep de nettobezettingsbalk naar links of naar rechts om de uren in te stellen.

      Stel dat u de nettobezettingsniveaus wilt instellen voor het tijdvak van 8:00 tot 12:30 uur. Klik op de kolom bij 8:00 en sleep de balk naar 12:30.

      • Het diagram heeft kolommen voor elke 15 minuten van de dag (horizontaal) en voor de nettobezettingsniveaus (verticaal).

      • In de kolommen kunt u de bezettingsniveaus voor het geselecteerde tijdsinterval instellen.

        De regel verwerkt aanvragen aan de hand van het tijdstip en de bezettingsniveaus in het diagram.

      Diagrammen verwijderen:

      • Klik op Opties Afbeelding van het pictogram Acties en selecteer Verwijderen als u een afzonderlijk diagram van nettobezetting wilt verwijderen.

      • Klik op Alle verwijderen als u alle nettobezettingsdiagrammen wilt verwijderen. De nettobezetting speelt geen rol in uw regel.

    4. Sleep de schuifregelaars in de balk omhoog en omlaag om de acties voor de nettobezettingsniveaus in te stellen: Goedkeuren, Verzenden naar manager of Afwijzen.

      • In plaats van de schuifregelaar te gebruiken, kunt u ook de waarden Goedkeuren of Afwijzen onder het diagram selecteren.

      • Beweeg de muisaanwijzer over de balk om de nettobezettingsniveaus voor elke actie te zien.

      • Als u nettobezettingsbalken wilt wissen, selecteert u de balken en klikt u op Geselecteerde wissen.

      • De regel houdt geen rekening met de nettobezetting voor uren die Niet gedefinieerd zijn. In dergelijke gevallen zal de regel alleen de andere voorwaarde in de regel controleren.

      • Wanneer er een conflict is tussen de acties die u definieert voor nettopersoneel en op het tabblad Voorwaarde, heeft Afwijzen voorrang op Goedkeuren of Naar manager verzenden. En Naar manager sturen krijgt voorrang boven Goedkeuren.

        Stel dat een agent een aanvraag indient voor een vrije dag. De aanvraag voldoet aan het nettobezettingscriterium in de goedkeuringsregel, dus de aanvraag moet worden goedgekeurd. Maar deze agent heeft geen dagen meer over in zijn of haar verloftegoed, dus het verzoek moet worden afgewezen.

        In dit geval zal de aanvraag worden afgewezen.

        De verzoeken worden afgewezen als niet aan de ingestelde voorwaarde voor de minimale tijd van verzending wordt voldaan.

      Stel dat u de actie verlof Goedkeuren wilt uitvoeren bij 20% overbezetting tijdens de ochtenddienst en bij 5% overbezetting in de avonduren. U kunt dan afzonderlijke nettobezettingsbalken definiëren voor elk tijdsinterval van de dag.

      U kunt tegelijkertijd meerdere nettobezettingsbalken bewerken of instellen. Markeer de balken om deze te selecteren. Selecteer een schuifregelaar in de geselecteerde balken. Sleep de schuifregelaar omhoog of omlaag naar de vereiste bezettingsvoorwaarden.

    5. Bepaal wat er moet gebeuren Als er geen prognose of gepubliceerde planning is op de aangevraagde dag: Goedkeuren, Verzenden naar manager of Afwijzen.

      Zonder prognose en gepubliceerde planning kan de regel het verzoek niet beoordelen aan de hand van de nettobezettingsniveaus.

  9. Bepaal in het tabblad Voorwaarden de voorwaarden voor de regel. Een aanvraag kan alleen automatisch worden goedgekeurd als aan alle geselecteerde voorwaarden is voldaan.

    Verloftegoed agent, Verloftegoed planningseenheid (dagelijks of aangepaste dagen), Minimum aantal dagen dienstverband

    • Verloftegoed agent: aan deze voorwaarde wordt voldaan als er genoeg dagen overblijven in het verloftegoed van de agent.

      Het tegoed van de agent wordt altijd aangepast, ook als u deze voorwaarde niet selecteert. Een verzoek kan bijvoorbeeld worden goedgekeurd voor een agent die geen dagen meer in zijn of haar verloftegoed heeft.

      In dit soort gevallen zal het verlofsaldo van de agent negatief worden.

    • Verloftegoed planningseenheid: bepaal hoeveel uur vrije tijd een planningseenheid per dag kan opnemen voor elke activiteit. Aan deze voorwaarde wordt voldaan wanneer het aantal aangevraagde uren het resterende verloftegoed niet overschrijdt.

      Stel dat u de volgende parameters instelt voor uw regel:

      • Planningseenheden: New York Tech Support en London Tech Support

      • Activiteitscodes: Betaald verlof en Onbetaald verlof

      • Verloftegoed groep: 10 uur

      Als een agent van New York Tech Support 10 uur Betaald verlof aanvraagt, wordt aan de voorwaarde voldaan. Het tegoed is nu 0 geworden voor deze planningseenheid en deze activiteit. Aan de voorwaarde wordt niet meer voldaan voor andere agents van New York Tech Support die later voor dezelfde dag Betaald verlof aanvragen. Ze kunnen wel Onbetaald verlof aanvragen.

      Nu is het tegoed nul voor beide activiteiten voor New York Tech Support. Het tegoed blijft echter 10 uur voor alle activiteiten voor London Tech Support

      U kunt één tegoed voor alle dagen van de week of verschillende tegoeden per dag van de week instellen.

      • Dagtegoed: bepaal een tegoed voor elke dag van de week.

      • Tegoed voor aangepaste dagen: bepaal afzonderlijke tegoeden voor afzonderlijke dagen. Aan de voorwaarde wordt niet voldaan op de niet-geselecteerde dagen.

        Stel dat u uren hebt ingesteld voor dinsdag en woensdag. De regel zal aanvragen voor andere dagen dan niet automatisch goedkeuren.

        Definieer een ander tegoed voor de door u gewenste dagen. De dagen die u niet selecteert, worden niet in de regel opgenomen.

        Stel dat u uren hebt ingesteld voor dinsdag en woensdag. Als een agent verlof aanvraagt voor een andere dag, negeert de regel deze voorwaarde. Als dit de enige voorwaarde is voor de regel, wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd.

        U kunt ook configureren dat op bepaalde dagen nooit aan de voorwaarde wordt voldaan. Selecteer die bepaalde dagen en stel het tegoed in op 0 uur. De voorwaarde zal dan de aanvragen voor die dagen niet automatisch goedkeuren.

    • Minimum aantal dagen dienstverband: stel in hoeveel dagen de agent al bij de organisatie in dienst moet zijn om in aanmerking te komen voor automatische goedkeuring.

    • Maximum aantal uren dat een agent per dag werkt: stel het aantal uren in dat een agent per dag kan werken.

    Bepaal de Tijd van verzending. Of aan deze voorwaarde wordt voldaan, hangt ervan af wanneer de aanvraag is ingediend.

    • Van tevoren: alleen verzoeken die een bepaald aantal dagen van tevoren zijn ingediend, worden goedgekeurd. U bepaalt zelf het minimum aantal dagen van tevoren waarop de agent een aanvraag kan indienen.

    • Dezelfde dag: alleen aanvragen voor dezelfde dag worden goedgekeurd.

    • Binnen tijdvak: alleen aanvragen die binnen een bepaald tijdvak worden ingediend, worden goedgekeurd.

      U definieert het maximum aantal dagen vóór de verlofdatum en het maximum aantal dagen na de verlofdatum.

      Stel dat u het maximum aantal dagen vóór de verlofdatum hebt ingesteld op 5. Vandaag is het 1 augustus. Een agent vraagt verlof aan voor 10 augustus. In dat geval valt de aanvraag buiten het toegestane tijdvak en wordt de aanvraag niet goedgekeurd.

    U kunt een regel maken die dringende verzoeken automatisch goedkeurt (bijvoorbeeld bij ziekte en overlijden).

    Maak een regel voor die activiteitscodes (bijvoorbeeld een code genaamd Ziekteverlof) en:

    • Selecteer Dezelfde dag bij de voorwaarde Tijd van verzending.

    • Selecteer geen andere voorwaarden.

    Dan worden aanvragen op dezelfde dag voor die activiteitscode goedgekeurd.

  10. Definieer wat er gebeurt wanneer niet aan minstens een van de door u opgegeven voorwaarden wordt voldaan.

    • Afwijzen: de agent kan de aanvraag niet indienen, of de aanvraag wordt kort na de indiening automatisch afgewezen.

    • Naar manager sturen: u kunt ervoor kiezen om aanvragen handmatig te beoordelen. In dit geval kunt u de verzoeken in behandeling bekijken op de pagina Aanvragen beheren. Let op: een verzoek dat wordt afgewezen vanwege de voorwaarde voor de nettobezetting, wordt niet naar de manager gestuurd.

  11. Klik op Opslaan.

    De nieuwe regel verschijnt in de lijst op de pagina Goedkeuringsregels.

Goedkeuringsregel: Extra uren

Een goedkeuringsregel voor extra uren maken:

  1. Klik op de app-kiezer pictogram voor app-kiezer en selecteerWFM.

  2. Ga naar Aanvragen > Goedkeuringsregels.

  3. Klik op Nieuwe regel.

  4. Voer een Naam in.

  5. Selecteer bij Goedkeuringsregel voor de optie Extra uren.

  6. Selecteer de Planningseenheid die een automatisch antwoord ontvangt van de regel.

    Een planningseenheid kan slechts één goedkeuringsregel voor extra uren hebben.

  7. Selecteer de Activiteiten die automatisch een antwoord ontvangen.

    Wanneer u een goedkeuringsregel voor extra uren maakt, is alleen de activiteit Openen beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Activiteiten. Dit wordt automatisch geselecteerd.

  8. Op het tabblad Netto bezetting moet u de voorwaarden voor de nettobezetting instellen voor het afhandelen van verzoeken. U kunt bijvoorbeeld alle verzoeken afwijzen als u overbezet bent.

    Laten we aannemen dat u wilt dat uw regel voor extra uren de verzoeken afhandelt op basis van deze niveaus:

    • Minstens 15% onderbezetting: verzoek automatisch goedkeuren. In dit geval moet het verzoek ook voldoen aan de voorwaarden die u hebt geselecteerd.

    • Tussen 15% overbezetting en 10% onderbezetting: de aanvraag wordt naar u gestuurd voor handmatige goedkeuring.

    • Overbezetting van 10% of meer: het verzoek automatisch afwijzen.

    Belangrijk:

    • De instellingen voor nettobezetting zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een WFM Advanced-licentie.

    • De nettobezetting moet worden gedefinieerd om een goedkeuringsregel voor Extra uren te maken.

    Zo houdt u in een regel rekening met de nettobezettingsniveaus:

    1. Klik op Nettobezetting definiëren.

    2. Selecteer de dagen waarop het diagram van toepassing is.

      Standaard geldt het diagram voor elke dag van de week. Wanneer u een diagram wilt maken voor een dag of meerdere dagen, kunt u dit doen door de dag of dagen te selecteren in de vervolgkeuzelijst Dagen. U kunt extra diagrammen voor meer dagen of een dag van de week toevoegen met Nettobezetting toevoegen.

      De knop Netto bezetting toevoegen is niet beschikbaar wanneer het diagram voor alle dagen van de week is gedefinieerd.

    3. Klik in het diagram en sleep de nettobezettingsbalk naar links of naar rechts om de uren in te stellen.

      Stel dat u de nettobezettingsniveaus wilt instellen voor het tijdvak van 8:00 tot 12:30 uur. Klik op de kolom bij 8:00 en sleep de balk naar 12:30.

      • Het diagram heeft kolommen voor elke 15 minuten van de dag (horizontaal) en voor de nettobezettingsniveaus (verticaal).

      • In de kolommen kunt u het bezettingsniveau voor het geselecteerde tijdsinterval instellen.

        De regel verwerkt aanvragen aan de hand van het tijdstip en de bezettingsniveaus in het diagram.

      Diagrammen verwijderen:

      • Klik op Opties Afbeelding van het pictogram Acties en selecteer Verwijderen als u een afzonderlijk diagram van nettobezetting wilt verwijderen.

      • Klik op Alle verwijderen als u alle diagrammen van nettobezetting wilt verwijderen.

    4. Sleep de schuifregelaars in de balk omhoog en omlaag om de acties voor de nettobezettingsniveaus in te stellen: Goedkeuren, Verzenden naar manager of Afwijzen.

      • In plaats van de schuifregelaar te gebruiken, kunt u ook de waarden Goedkeuren of Afwijzen onder het diagram selecteren.

      • Beweeg de muisaanwijzer over de balk om de nettobezettingsniveaus voor elke actie te zien.

      • Als u nettobezettingsbalken wilt wissen, selecteert u de balken en klikt u op Geselecteerde wissen.

      • De regel houdt geen rekening met de nettobezetting voor uren die Niet gedefinieerd zijn. In dergelijke gevallen zal de regel alleen de andere voorwaarde in de regel controleren.

      • Wanneer er een conflict is tussen de acties die u definieert voor nettopersoneel en op het tabblad Voorwaarde, heeft Afwijzen voorrang op Goedkeuren of Naar manager verzenden. En Naar manager sturen krijgt voorrang boven Goedkeuren.

        Stel dat een agent een verzoek indient om extra uren te werken. Als het verzoek voldoet aan het nettobezettingscriterium in de goedkeuringsregel, zou het verzoek moet worden goedgekeurd. Als u bij Voorwaarden een maximum aantal uren hebt ingesteld, kan een agent een maximaal aantal uren in een week en in een dag werken. Het verzoek wordt afgewezen als een agent al het maximum aantal toegestane uren in een week of in een dag heeft gewerkt. Wanneer er geen voorwaarden in de goedkeuringsregel zijn ingesteld, worden de extra uren al dan niet goedgekeurd op basis van de opgegeven voorwaarden voor de nettobezetting.

      Stel dat u de actie extra uren goedkeuren wilt uitvoeren bij 20% onderbezetting tijdens de ochtenddienst en bij 10% onderbezetting in de avonduren. U kunt dan afzonderlijke nettobezettingsbalken definiëren voor elk tijdsinterval van de dag.

      U kunt tegelijkertijd meerdere nettobezettingsbalken bewerken of instellen. Markeer de balken om deze te selecteren. Selecteer een schuifregelaar in de geselecteerde balken. Sleep de schuifregelaar omhoog of omlaag naar de vereiste bezettingsvoorwaarden.

    5. Bepaal wat er moet gebeuren Als er geen prognose of gepubliceerde planning is op de aangevraagde dag: Goedkeuren, Verzenden naar manager of Afwijzen.

      Zonder prognose en gepubliceerde planning kan de regel de aanvraag niet beoordelen aan de hand van de nettobezettingsniveaus.

  9. Bepaal in het tabblad Voorwaarden de voorwaarden voor de regel. Een aanvraag kan alleen automatisch worden goedgekeurd als aan alle geselecteerde voorwaarden is voldaan.

    • Maximum aantal uren dat een agent per week werkt: stel het aantal uren in dat een agent per week kan werken.

    • Maximum aantal uren dat een agent per dag werkt: stel het aantal uren in dat een agent per dag kan werken.

    Bepaal de Tijd van verzending. Of aan deze voorwaarde wordt voldaan, hangt ervan af wanneer de aanvraag is ingediend.

    • Minimum aantal dagen van tevoren: u definieert het minimum aantal dagen van tevoren waarop de agent het verzoek kan indienen.

      Laten we aannemen dat u het minimum aantal dagen van tevoren dat een verzoek ingediend moet worden op 3 dagen hebt ingesteld. U wilt op 5 augustus extra uren werken. In dit geval kunt u het verzoek niet indienen na 2 augustus omdat dit niet binnen het bereik van minimum aantal dagen valt.

    • Dezelfde dag: alleen aanvragen voor dezelfde dag worden goedgekeurd.

    • Maximum aantal dagen van tevoren: u definieert het maximum aantal dagen vóór de datum waarop de extra uren vallen.

      Laten we aannemen dat u het maximum aantal dagen van tevoren dat een verzoek ingediend moet worden op 10 dagen hebt ingesteld. U wilt op 15 augustus extra uren werken. Vandaag is het 1 augustus. In dit geval kunt u het verzoek niet indienen vóór 5 augustus omdat dit niet binnen het bereik van maximum aantal dagen valt.

  10. Definieer wat er gebeurt wanneer niet aan minstens een van de door u opgegeven voorwaarden wordt voldaan.

    • Afwijzen: de agent kan de aanvraag niet indienen, of de aanvraag wordt kort na de indiening automatisch afgewezen.

    • Naar manager sturen: u kunt ervoor kiezen om aanvragen handmatig te beoordelen. In dit geval kunt u de verzoeken in behandeling bekijken op de pagina Aanvragen beheren. Let op: een aanvraag die wordt afgewezen vanwege de nettobezetting, wordt niet naar de manager gestuurd.

  11. Klik op Opslaan.

    De nieuwe regel verschijnt in de lijst op de pagina Goedkeuringsregels.

Goedkeuringsregel: Zelf wisselen

Een goedkeuringsregel voor zelf wisselen maken:

  1. Klik op de app-kiezer pictogram voor app-kiezer en selecteerWFM.

  2. Ga naar Aanvragen > Goedkeuringsregels.

  3. Klik op Nieuwe regel.

  4. Voer een Naam in.

  5. Selecteer bij Goedkeuringsregel voor de optie Zelf wisselen.

  6. Selecteer de Planningseenheid die een automatisch antwoord ontvangt.

    Onthoud dat een planningseenheid slechts één goedkeuringsregel voor zelf wisselen kan hebben.

  7. In Activiteiten is alleen de activiteit Openen toegestaan voor zelf wisselen. Dit wordt automatisch geselecteerd.

  8. Op het tabblad Netto bezetting moet u de voorwaarden voor de nettobezetting instellen voor het afhandelen van verzoeken. U kunt bijvoorbeeld alleen intervallen voor zelf wisselen opgeven wanneer er een overbezetting is.

    Laten we aannemen dat u wilt dat uw regel voor zelf wisselen de verzoeken afhandelt op basis van deze niveaus:

    Intervallen om te verwijderen:

    Intervallen die agents zullen opgeven.

    • Nettobezetting boven 10%: intervallen voor zelf wisselen tonen. Dit betekent dat zelf wisselen alleen is toegestaan wanneer de nettobezetting hoger is dan 10%.

    • Nettobezetting onder 10%: intervallen voor zelf wisselen niet tonen. Dit betekent dat zelf wisselen niet is toegestaan wanneer de nettobezetting lager is dan 10%.

    Toe te voegen intervallen:

    Intervallen die agents overnemen.

    • Nettobezetting onder 10%: intervallen voor zelf wisselen tonen. Dit betekent dat zelf wisselen alleen is toegestaan wanneer de nettobezetting lager is dan 10%.

    • Nettobezetting boven 10%: intervallen voor zelf wisselen niet tonen. Dit betekent dat zelf wisselen niet is toegestaan wanneer de nettobezetting hoger is dan 10%.

    Belangrijk:

    • De instellingen voor nettobezetting zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een WFM Advanced-licentie.

    • Nettobezetting moet gedefinieerd zijn om een goedkeuringsregel voor zelf wisselen te maken.

    Zo houdt u in een regel rekening met de nettobezettingsniveaus:

    1. Klik op Nettobezetting definiëren.

      Hier moet u de niveaus voor nettobezetting instellen voor beide typen intervallen:

    2. Selecteer de dagen waarop het diagram van toepassing is.

      Standaard geldt het diagram voor elke dag van de week. Wanneer u een diagram wilt maken voor een dag of meerdere dagen, kunt u dit doen door de dag of dagen te selecteren in de vervolgkeuzelijst Dagen. U kunt extra diagrammen voor meer dagen of een dag van de week toevoegen met Nettobezetting toevoegen.

      De knop Netto bezetting toevoegen is niet beschikbaar wanneer het diagram voor alle dagen van de week is gedefinieerd.

    3. Klik in het diagram en sleep de nettobezettingsbalk naar links of naar rechts om de uren in te stellen.

      Stel dat u de nettobezettingsniveaus wilt instellen voor het tijdvak van 8:00 tot 12:30 uur. Klik op de kolom bij 8:00 en sleep de balk naar 12:30.

      • Het diagram heeft kolommen voor elke 15 minuten van de dag (horizontaal) en voor de nettobezettingsniveaus (verticaal).

      • In de kolommen kunt u het bezettingsniveau voor het geselecteerde tijdsinterval instellen.

        De regel verwerkt aanvragen aan de hand van het tijdstip en de bezettingsniveaus in het diagram.

      Diagrammen verwijderen:

      • Klik op Opties Afbeelding van het pictogram Acties en selecteer Verwijderen als u een afzonderlijk diagram van nettobezetting wilt verwijderen.

      • Klik op Alle verwijderen als u alle diagrammen van nettobezetting wilt verwijderen.

    4. Sleep de schuifregelaars in de balk omhoog en omlaag om de acties voor de nettobezettingsniveaus in te stellen: Goedkeuren of Afwijzen.

      • In plaats van de schuifregelaar te gebruiken, kunt u ook de waarden Goedkeuren of Afwijzen onder het diagram selecteren.

      • Beweeg de muisaanwijzer over de balk om de nettobezettingsniveaus voor elke actie te zien.

      • Als u nettobezettingsbalken wilt wissen, selecteert u de balken en klikt u op Geselecteerde wissen.

      • De regel houdt geen rekening met de nettobezetting voor uren die Niet gedefinieerd zijn. In dergelijke gevallen zal de regel alleen de andere voorwaarde in de regel controleren.

      • Wanneer er een conflict is tussen de acties die u definieert voor nettopersoneel en op het tabblad Voorwaarde, heeft Afwijzen voorrang op Goedkeuren.

        Stel dat een agent een verzoek indient om extra uren te werken. Als het verzoek voldoet aan het nettobezettingscriterium in de goedkeuringsregel, moet het verzoek worden goedgekeurd. Als u bij Voorwaarden een maximum aantal uren hebt ingesteld, kan een agent een maximaal aantal uren in een week en in een dag werken. Het verzoek wordt afgewezen als de agent al het maximum aantal toegestane uren in een week of in een dag heeft gewerkt. Wanneer er geen voorwaarden in de goedkeuringsregel zijn ingesteld, wordt de goedkeuring voor zelf wisselen gebaseerd op de opgegeven voorwaarden voor de nettobezetting.

      Stel dat u de actie verlof goedkeuren wilt uitvoeren bij 20% overbezetting tijdens de ochtenddienst en bij 10% overbezetting in de avonduren. U kunt dan afzonderlijke nettobezettingsbalken definiëren voor elk tijdsinterval van de dag.

      U kunt tegelijkertijd meerdere nettobezettingsbalken bewerken of instellen. Markeer de balken om deze te selecteren. Selecteer een schuifregelaar in de geselecteerde balken. Sleep de schuifregelaar omhoog of omlaag naar de vereiste bezettingsvoorwaarden.

  9. Bepaal in het tabblad Voorwaarden de voorwaarden voor de regel. Een aanvraag kan alleen automatisch worden goedgekeurd als aan alle geselecteerde voorwaarden is voldaan.

    • Maximum aantal uren dat een agent per week werkt: stel het aantal uren in dat een agent per week kan werken.

    • Maximum aantal uren dat een agent per dag werkt: stel het aantal uren in dat een agent per dag kan werken.

    Bepaal de Tijd van verzending. Of aan deze voorwaarde wordt voldaan, hangt ervan af wanneer de aanvraag is ingediend.

    • Dezelfde dag: alleen aanvragen voor dezelfde dag worden goedgekeurd.

    • Binnen tijdvak

      • Minimum aantal dagen van tevoren: u definieert het minimum aantal dagen van tevoren waarop de agent het verzoek kan indienen.

        Laten we aannemen dat u het minimum aantal dagen van tevoren dat een verzoek ingediend moet worden op 3 dagen hebt ingesteld. U wilt op 5 augustus uren wisselen. In dit geval kunt u het verzoek niet indienen na 2 augustus omdat dit niet binnen het bereik van minimum aantal dagen valt.

      • Maximum aantal dagen van tevoren: u definieert het maximum aantal dagen van tevoren waarop de agent het verzoek kan indienen.

        Laten we aannemen dat u het maximum aantal dagen van tevoren dat een verzoek ingediend moet worden op 10 dagen hebt ingesteld. U wilt op 15 augustus uren wisselen. Vandaag is het 1 augustus. In dit geval kunt u het verzoek niet indienen vóór 5 augustus omdat dit niet binnen het bereik van maximum aantal dagen valt.

      Onthoud dat u geen dagen in het verleden kunt instellen voor het verzenden van een verzoek voor zelf wisselen. De selectie gaat niet lager dan nul bij het instellen van de limieten.

    • Minimum aantal dagen dienstverband: stel in hoeveel dagen de agent al bij de organisatie in dienst moet zijn om in aanmerking te komen voor zelf wisselen.

  10. Klik op Opslaan.

    De nieuwe regel verschijnt in de lijst op de pagina Goedkeuringsregels.

Veelgestelde vragen

De regel bekijkt de bezettingsniveaus van de voorspelde en gepubliceerde planning. Wanneer agents een aanvraag indienen, wordt de tijd die ze afwezig zullen zijn ook uitgesloten van de bezetting. Bovendien wordt de door de agent aangevraagde afwezigheid opgenomen als onderdeel van de nettobezetting. Op basis daarvan zal de regel elke actie uitvoeren die u hebt ingesteld in de balken.

Bijvoorbeeld: uw planning vereist 100 agents, terwijl er 90 agents zijn aangewezen voor die dag.

  • In dit geval is de nettobezetting 10% onderbezet.

  • Als nu een agent een verlofaanvraag indient, wordt de nettobezetting door de regel beschouwd als 11% onderbezet.

Wanneer u de nettobezettingsniveaus configureert, kunt u afzonderlijke niveaus instellen voor verschillende tijden van de dag. Een agent kan een verzoek indienen voor een volledige dag of voor een tijdvak met verschillende nettobezettingsniveaus. Wanneer dit gebeurt, gaat de regel uit van de slechtst denkbare nettobezetting.

De regel is bijvoorbeeld ingesteld op Afwijzen van verzoeken bij 15% onderbezetting voor de ochtenddienst en 5% onderbezetting in de avond. Dan dient een agent een verlofaanvraag in voor die dag. De regel zal de aanvraag afwijzen als u 's ochtends meer dan 15% of 's avonds meer dan 5% onderbezet bent.

Als er ook maar één interval van 15 minuten wordt afgewezen, zal de hele aanvraag automatisch worden afgewezen.

Stel dat een agent een aanvraag indient voor een vrije dag. De aanvraag voldoet aan het nettobezettingscriterium in de goedkeuringsregel, dus de aanvraag moet worden goedgekeurd. Maar deze agent heeft geen dagen meer over in zijn of haar verloftegoed, dus het verzoek moet worden afgewezen.

Afwijzen krijgt voorrang boven Goedkeuren of Naar manager sturen. En Naar manager sturen krijgt voorrang boven Goedkeuren.

In dit geval zal de aanvraag worden afgewezen.

Een aanvraag voor dezelfde planningseenheid en activiteitscode kan door meerdere regels worden beoordeeld. Wanneer er een conflict is tussen meerdere regels, krijgt Afwijzen voorrang boven Goedkeuren of Naar manager sturen. En Naar manager sturen krijgt voorrang boven Goedkeuren.

Verlofselfservice is bedoeld om uw planning flexibel te maken. Hiermee kunt u makkelijker verlofintervallen toevoegen aan uw planning. Deze functie kunt u in noodgevallen gebruiken. Verzoeken worden mogelijk automatisch goedgekeurd voor een soepelere afhandeling.

Intervallen worden automatisch goedgekeurd of moeten goedgekeurd worden. Dit is afhankelijk van de voorwaarden die zijn ingesteld in de goedkeuringsregel:

Automatisch goedgekeurd: deze worden automatisch goedgekeurd.

Moet goedgekeurd worden: deze moeten worden goedgekeurd.

Elk verlofinterval is 30 minuten. U kunt het interval verlengen, afhankelijk van de beschikbaarheid van de volgende intervallen.

Ja, u kunt ook slechts 15 minuten verlof nemen.

Ja, u kunt het verlof verlengen in de volgende gevallen:

  • De intervallen zijn aaneengesloten.

  • Er is voldaan aan de ingestelde voorwaarden.

Stel dat u eerst een automatisch goedgekeurd verlofinterval selecteert van 11:00 - 11.30. U kunt dit verlengen door een eindtijd van 12:00 in te voeren. Verlengen kan alleen in de volgende gevallen:

  • Het interval 11:30 - 12:00 is beschikbaar voor selfserviceverlof.

  • Dit wordt automatisch goedgekeurd.

  • Dezelfde geselecteerde activiteitscode is van toepassing.

U kunt zoveel verlofintervallen van de beschikbare selfserviceopties toevoegen als u wilt. Alle toegevoegde selfserviceverloven verschijnen in uw planning.

Als goedkeuring vereist is, wordt uw verlofverzoek toegevoegd aan de planning in afwachting van de goedkeuring.

Met selfservice voor extra uren kunt u extra uren werken buiten uw geplande diensten.

Intervallen kunnen het volgende zijn:

  • Automatisch goedgekeurd: deze worden automatisch geaccepteerd.

  • Moet goedgekeurd worden: hiervoor is goedkeuring vereist op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden in de goedkeuringsregels.

Het is ook mogelijk om slechts 15 minuten extra te werken.

U kunt het interval voor extra uren verlengen tot meer dan 30 minuten extra werken als:

  • De extra uren aaneengesloten zijn.

  • Er is voldaan aan de ingestelde voorwaarden.