Demandes

Dans le cadre de la gestion de vos employés, vous recevrez des demandes de congés, de changements d’horaire et d’échanges de quarts de travail. Dans la page Gérer les Demandes, vous pouvez gérer les demandes en attente et examiner ce qui a été approuvé et refusé. Lorsqu’un agent soumet une demande, une notification est envoyée à tous les gestionnaires qui ont l’option Manage activée dans l’onglet Autorisations (voir la capture d’écran pour plus de détails). Cette option doit être activée pour que les gestionnaires reçoivent des notifications.

Lorsque vous examinez les demandes de congés, vous devez en avoir rencontré certaines que vous savez que vous accepteriez. Ou peut-être qu'un agent a demandé un congé un jour où vous avez besoin de chaque employé de votre personnel. Pourquoi perdre du temps à gérer ces demandes ? Avec les règles d'approbation automatique, vous pouvez définir des règles qui déclencheront une réponse automatisée pour eux.

Selon les conditions que vous définissez dans les règles, les demandes sont approuvées ou refusées automatiquement. Vous pouvez également définir que certaines demandes sont traitées manuellement.

Gérer les Demandes

La page Gérer les Demandes affiche les demandes faites par les agents, avec 10 demandes affichées par page. Utilisez les commandes de pagination pour naviguer dans la liste des demandes. Ici, vous pouvez gérer les demandes en attente et examiner ce qui a été approuvé et refusé pendant la durée sélectionnée.

Lorsque la page Gérer les Demandes s’ouvre, elle sélectionne automatiquement une unité de planification par défaut. Si aucune unité de planification par défaut n’est définie, la page affiche l’unité de planification ou le groupe assigné au gestionnaire.

Dans l’onglet Demandes d’Activité, les demandes sont regroupées par dates. Six vignettes de dates sont affichées à la fois. Pour afficher des dates supplémentaires, utilisez les flèches à l’extrémité des vignettes. La flèche gauche n’apparaîtra que s’il y a des vignettes de dates disponibles pour faire défiler vers la gauche. Vous pouvez filtrer les demandes par unités de planification, compétences, codes d’activité, nom de l’agent et date. Par défaut, seules les demandes en attente s’affichent. Si un agent a plusieurs états pour ses demandes (par exemple, approuvée, en attente), seules les demandes correspondant au filtre sélectionné seront affichées. Par exemple, si le gestionnaire sélectionne le filtre « en attente », seules les demandes en attente seront visibles, et les demandes approuvées ne seront pas affichées.

Si un agent a fait plusieurs demandes pour le même jour, les demandes sont regroupées uniquement si elles sont consécutives. Par exemple, un agent a demandé un congé entre 10 et 11, puis entre 11 et 12. Les deux demandes sont regroupées, demandant des congés entre 10 et 12. Si les demandes ne sont pas consécutives, chacune est présentée séparément. Vous pouvez approuver ou refuser chaque demande individuellement.

Les demandes ont différents états selon l’action effectuée ou non effectuée sur les demandes :

  • En attente : Demande en attente d’une action par le superviseur.

  • Approuvé : Demande approuvée par le superviseur.

  • Refusé : Demande refusée par le superviseur.

  • Rejeté : Cet état est lié aux demandes de changement de calendrier. Si un agent a une demande en attente et que le calendrier est modifié de sorte que la demande n'est plus valide, la demande est rejetée. L'agent reçoit une Notification.

  • Annulé—Demande approuvée : demande de congés approuvée annulée par un agent. Cet état est créé comme un nouvel état par rapport à la demande de congés associée.

Les demandes qui sont annulées après approbation apparaissent individuellement avec la demande soumise.

Lorsqu'un agent soumet une demande de calendrier et que le calendrier est modifié avant que la demande soit approuvée, la demande demeure à l'état En attente tant qu'elle est toujours valide.

Si un gestionnaire ajoute, supprime ou modifie une activité au bureau et que le changement demandé s'applique toujours, le gestionnaire peut approuver la demande sans demander à l'agent d'en soumettre une nouvelle. Si le changement de calendrier rend la demande invalide, la demande est rejetée.

Cliquez entre les dates pour voir les demandes et la dotation en personnel nette pour ce jour. Les Employés avec des demandes en attente sont répertoriés en premier, du plus récent au plus ancien.

Notez que, pour les agents inactifs, seule la case de la date de la demande en attente sera visible, sans aucun détail en dessous.

La date et l'heure sont ajustées en fonction du fuseau horaire sélectionné, sauf pour les demandes de journée complète. Lorsque vous consultez une demande d'une journée complète, vous verrez toujours la date à laquelle l'agent a demandé de prendre congé.

Si vous approuvez une demande, l'horaire de votre employé est mis à jour avec le changement. Si vous refusez, leurs calendriers d'origine resteront inchangés.

Vous ne pouvez voir que les utilisateurs des unités de planification (ou équipes) que vous êtes autorisé à voir dans la vue qui vous est attribuée.

Lorsque vous recherchez un agent après avoir sélectionné une unité de planification, l'agent ne sera affiché que s'il appartient à l'unité de planification sélectionnée. Si vous n'êtes pas certain de l'unité de planification à laquelle appartient l'agent, effectuez la recherche de l'agent sans sélectionner d'unité de planification.

Plutôt que de revoir les demandes hors bureau une par une, vous pouvez créer des Règles d’approbation qui les traiteront.

Les demandes de congés ne peuvent être approuvées que si le calendrier est généré avec une règle hebdomadaire. Si le calendrier d'un agent change après l'approbation d'une demande de congés partielle, le congé est ajusté au nouveau calendrier. Gardez à l'esprit que, si le calendrier change à nouveau, revoyez l'heure demandée de congé pour vous assurer que la durée totale demandée est prise en compte.

John doit travailler de 9h00 à 17h00. Sa demande de congé entre 14h00 et 17h00 a été approuvée. Cependant, vous avez généré un nouveau calendrier et John est désormais censé travailler de 8h00 à 16h00. Dans ce cas, seules deux heures sont déduites de l’allocation de John au lieu de trois.

Lorsque vous effectuez une action sur la page gérer les Demandes, toutes les autres actions sont désactivées jusqu'à ce que les données soient chargées. Cela garantit une performance optimale de la page.

Approuver ou refuser les Demandes d’Activité

  1. Accédez à WFM > Demandes > Gérer les Demandes. Sélectionnez l'onglet Demandes d'Activité.

  2. Cliquez sur la date avec la demande. Par défaut, seules les demandes en attente s'affichent.

    À partir de chaque ligne, vous pouvez trouver des informations supplémentaires sur la demande :

    • Cliquez sur le nom de l'activité pour comparer l'horaire demandé avec l'actuel. La date et l'heure sont ajustées au fuseau horaire sélectionné.

    • L'icône en regard de chaque activité affiche le type de changement demandé par l'agent.

      Icône Sens
      Image de l'icône d'activité modifiée par l'agent L'agent a modifié l'heure de cette activité.
      Image de l'icône d'activité ajoutée par l'agent L'agent a ajouté cette activité.

      Image de l'icône d'activité supprimée par l'agent

      		L'agent a supprimé cette activité.

    • Si l'agent a ajouté un commentaire à la demande, survolez l'icône commentaire Image de l'icône de commentaire pour le visualiser.

    • Pour ouvrir le Gestionnaire de Calendrier à la date de demande, avec tous les calendriers des agents visibles, cliquez sur Visualiser dans le planificateur. La date et l'heure sont ajustées au fuseau horaire sélectionné.

  3. Cliquez soit sur Approuver ou Refuser la demande.

  4. Vous pouvez approuver ou refuser plusieurs demandes en une seule action à l'aide des cases à cocher dans la liste visible des demandes de la grille Demandes d'Activité, comme suit :

    1. Cliquez sur la case à cocher Tout sélectionner dans la ligne d'en-tête ou sélectionnez individuellement les cases à cocher des demandes que vous souhaitez traiter.

    2. Après avoir sélectionné plus d'une demande, les boutons Approuver et Refuser apparaissent sous l'en-tête.

    3. Cliquez sur Approuver ou Refuser pour appliquer l'action à toutes les demandes sélectionnées.

      Si une demande échoue pendant une opération groupée, elle revient à l'état En attente. Une icône d'avertissement apparaît, et le fait de la survoler affiche la raison de l'échec.

  5. Si la demande s'étend sur plusieurs jours, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs dates pour l'annuler ou l'approuver. Vous pouvez ajouter un commentaire pour l'agent.

  6. Sélectionnez les dates que vous souhaitez approuver ou refuser. Les dates non sélectionnées sont considérées comme en attente.

    L'Agent reçoit une Notification et un courriel indiquant que la demande statut a été mise à jour dans son calendrier.

Demandes d'échange

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications icon of app selector et sélectionnez WFM.

  2. Accédez à Demandes > Gérer les Demandes.

  3. Sélectionnez l'onglet Demandes d'échange.

    The pending requests are listed first. You'll see the last 100 requests, sorted from newest to oldest.
  4. Requests have statuses depending on the action performed or not performed on the it.

    • Nouveau : Demande en attente d'une Action par le superviseur.

    • Approuvé : Demande approuvée par le superviseur.

    • Refusé : Demande refusée par le superviseur.

  5. Cliquez sur Visualiser l'échange pour voir les quarts de travail que chaque agent souhaite échanger, côte à côte.

    • Pour les échanges de quarts partiels, la portion du quart échangée doit être de durée égale pour les deux Agents, soit une correspondance un à un. Les durées générales du quart peuvent différer, et les heures de démarrer et de fin n'ont pas besoin de correspondre.

    • Pour les échanges de quarts de journée entière, les quarts peuvent varier en durée et en horaire, à condition que chaque Agent soit disponible pour travailler le quart assigné.

  6. Cliquez soit sur Approuver ou Refuser la demande.

    Chaque Agent reçoit une Notification et un courriel indiquant que la demande statut a été mise à jour dans son calendrier.

Absence d'une journée complète

Lorsque les salariés prennent un jour de congé, les heures qui sont réduites de leur solde de congés sont basées sur la définition d'une journée de travail complète. Vous définissez la durée d'une activité d'une journée complète lorsque vous créez une règle hebdomadaire.

Disons que vous avez défini que vos quarts de travail durent huit heures. Lorsqu'un employé est absent du bureau pendant une journée complète, huit heures seront réduites de son solde.

Définir la durée d'une activité d'une journée est efficace dans de nombreux cas, tels que :

Par exemple, la durée du quart de vos employés à temps plein est de huit heures. Mais vous avez aussi des quarts de cinq heures pour les étudiants. Lorsque les employés à temps plein prennent un jour de congé, huit heures sont soustraites de leur solde, tandis que cinq heures sont soustraites pour les étudiants.

L'équipe est supprimée du calendrier de l'agent. Les heures d'absence sont calculées à partir de l'équipe définie dans les règles hebdomadaires, moins les activités non professionnelles (telles que les pauses déjeuner).

Par exemple, Jean a prévu un quart de travail de huit heures pour le Lundi prochain. Il a une pause d'une heure pendant ce quart de travail.

Jean a demandé à prendre congé le Lundi, et le gestionnaire a approuvé la demande. Au lieu de soustraire huit heures du solde de Jean (les heures de son quart), sept heures sont soustraites (les heures de son quart moins les activités non travaillées).

Par exemple, Jane a un quart de travail de huit heures prévu à partir de 10 heures du soir le Lundi, jusqu'à 6 heures du matin le Mardi.

Jeanne a demandé à prendre congé le Mardi. Si son gestionnaire approuve la demande, le calendrier de Jeanne indiquera qu'elle est absente du bureau le Lundi de 10 h jusqu'à minuit, et le Mardi jusqu'à 6 h du matin.

Si Jane avait une activité hors travail dans son quart de travail programmé, comme une pause déjeuner, ses heures d'absence du bureau sont calculées à partir du quart défini dans les règles hebdomadaires, moins ces activités hors travail.

N'oubliez pas que si vous ne définissez pas les paramètres d'une journée complète pour une règle hebdomadaire, les heures d'une activité d'une journée complète sont prises à partir des heures d'ouverture de l'unité de planification. Vous pouvez consulter les heures dans Admin > Unité de planification.