Règles d’approbation

Au lieu d'approuver manuellement tous les congés, vous pouvez utiliser les Règles d’Approbation pour automatiser les réponses. Les mêmes Règles d’Approbation définies pour les Congés seront utilisées pour les demandes de Congés en libre-service. De plus, les Règles d’Approbation sont requises pour permettre les demandes de Heures supplémentaires en libre-service et les demandes d'Auto-échange. L'utilisation des Règles d’Approbation réduit le temps que vous consacrez au traitement des demandes et aide les agents à éviter d'attendre que leur gestionnaire examine chaque soumission.

Les demandes sont approuvées automatiquement selon les conditions que vous définissez dans les règles. Vous pouvez choisir de faire en sorte que les règles refusent automatiquement ou transfèrent la demande pour approbation manuelle lorsque les conditions ne sont pas remplies.

Lors de la création de la règle, vous pouvez définir des niveaux de dotation en personnel comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez choisir de refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.

Vous pouvez consulter les réponses automatisées et les demandes en attente sur la page Gérer les Demandes.

Vous pouvez regarder une vidéo qui donne un aperçu de la page Règles d'Approbation. La vidéo comprend également un didacticiel sur la création d'une règle d'approbation.

À retenir :

La règle est activée par défaut une fois que vous l'avez créée. Pour désactiver une règle, cliquez sur Options et sélectionnez Désactiver.
Le statut Rompu signifie qu'une ou plusieurs activités ou unités de planification de la règle ont été supprimées et que la règle est inactive.
Vous pouvez également dupliquer, modifier et supprimer chaque règle à partir de Options .
Lorsqu'un agent soumet une demande, une notification est envoyée à tous les gestionnaires pour lesquels l'option Gérer est activée dans l'onglet Autorisations (voir la capture d'écran pour plus de détails). Cette option doit être activée pour que les gestionnaires reçoivent des notifications.
Pour créer des règles d'approbation, vous devez avoir afficher et Gérer activés dans l' Autorisation Règles d’Approbation Permission. Cette autorisation est disponible dans Admin > Sécurité > Rôles et autorisations, dans la section WFM > Autorisations générales.

Options spécifiques à une date pour les Règles d’Approbation

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec la licence Advanced.

Lors de la création de toute règle d'approbation, telle que Congés, Heures supplémentaires ou Auto-échange, vous pouvez définir des paramètres spécifiques à une date pour gérer les demandes pendant les jours fériés, les périodes de restriction ou les événements saisonniers. Ces règles aident à automatiser les réponses pendant les périodes critiques de programmation, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

Vous pouvez créer une règle pour la période des Fêtes qui approuve automatiquement les demandes de congés uniquement lorsque les niveaux de dotation en personnel atteignent les seuils que vous avez définis, lesquels peuvent différer de vos Règles d’Approbation normales utilisées pour le reste de l'année. Vous pouvez également configurer la règle pour qu'elle se répète chaque année aux mêmes dates.

Lors de la définition d'une règle propre à une date, vous pouvez configurer les éléments suivants :

Date de début : La date à laquelle la règle devient active. Par défaut, cette date est réglée à la date du jour.
Date de fin : La date à laquelle la règle expire. Les Demandes qui se situent hors de cette plage sont traitées en fonction d'autres règles actives.
Répéter : Utilisez cette option pour créer des règles récurrentes pour des modèles prévisibles :
- Journalier : Pour les règles qui s'appliquent chaque jour à l'intérieur de la période.
  - Valeur par défaut : 1 (chaque jour)
    
    Par exemple, si vous réglez cette valeur à 2, cela signifie un jour sur deux.
  - Valeur maximum : 366
- Hebdomadaire : Pour les semaines qui exigent des contraintes d'approbation uniques.
  - Valeur par défaut : 1 (chaque semaine à l'intérieur de la période définie)
  - Valeur maximum : 52
  - Exemple de cas d'utilisation :
    - Date de début : 1er Janvier 2026
    - Date de fin : 31 Janvier 2026
    - fréquence Hebdomadaire : Répéter chaque 1 semaine le Vendredi, le Samedi et le Dimanche.
    - Les valeurs de solde SU peuvent différer pour les fins de semaine de Janvier (Vendredi, Samedi et Dimanche) par rapport aux fins de semaine de Février (Vendredi, Samedi et Dimanche), ainsi que pour les valeurs de dotation en personnel nette relatives aux approbations.
- Mensuel : Pour les variations saisonnières, comme les mois de pointe.
  - Des règles mensuelles peuvent être définies pour :
    - Une date précise, comme le 1er du mois
    - Un jour du mois, comme le premier Lundi ou le dernier Vendredi
- Annuel : Pour les événements annuels comme les jours fériés.
  - Pour la fréquence Annuel, un gestionnaire peut sélectionner une date de calendrier ou un jour pour une Occurrence annuelle.
  - La valeur dans Chaque 1 Année(s) est fixe.
  Si la Date de début est égale à la Date de fin, la case à cocher Répéter est désactivée.
Définir comme priorité Élevée : Marque la règle comme étant de priorité élevée. Les règles à priorité Élevée ont préséance lorsque Multiple règles se chevauchent.
Expirer après la Date de fin :
- Si sélectionné : Les Demandes pour la période après l'expiration sont envoyées pour une approbation manuelle.
- Si non sélectionné : La règle continue d'approuver les demandes dans la plage définie.

Points clés pour les Règles d'Approbation propres à une date

Lorsque les Règles se chevauchent, elles suivent cette hiérarchie :
- Chaque année le
- Mensuel
- Hebdomadaire
- Journalier
Une règle de faible hiérarchie marquée comme Priorité Élevée l’emportera sur les règles de niveau supérieur pour l’approbation en cas de conflit.

Si une règle mensuelle de Décembre existe et qu’une règle hebdomadaire du 20 au 26 Décembre est définie comme Priorité Élevée, la règle hebdomadaire aura préséance.
Une règle avec une Date de fin n’expirera pas automatiquement. Elle expire uniquement lorsque le gestionnaire sélectionne Expirer après la Date de fin pour garantir que les règles d’approbation fonctionnent pour les dates passées.
Une fois qu’une règle a expiré, vous pouvez la mettre à jour pour la réactiver.

La Date de début ne peut pas être modifiée pour les règles expirées.
Lorsque Expirer après la Date de fin est sélectionné :
- Une notification est envoyée au gestionnaire 3 jours avant l’expiration.
- Une icône d’avertissement apparaît sur l’écran Règles d’Approbation.

Validations pour les Règles qui expirent

Pour vous aider à gérer efficacement les règles propres à une date :

Notifications : Une notification est envoyée trois jours avant l’expiration d’une règle.
Icône d’avertissement : Une icône d’avertissement apparaît sur la page Règles d’Approbation 15 jours avant l’expiration, le compte à rebours se poursuivant jusqu’à l’expiration de la règle. Survolez l’icône pour afficher des détails tels que :
- Cette règle expire aujourd’hui
- Cette règle est sur le point d’expirer dans 6 jours

Règle d’approbation : Congés

Pour créer une règle d’approbation pour les congés :

Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.
Accédez à Demandes > Règles d’Approbation.
Cliquez sur Nouvelle Règle.
Définissez un nom pour la règle.
Dans Règle d’Approbation pour, sélectionnez Congés.
Sélectionnez les Unités de planification auxquelles la règle s’appliquera.

N’oubliez pas que vous pouvez créer plusieurs règles d’approbation de congés pour la même unité de planification.
Sélectionnez une ou plusieurs activités auxquelles la règle s’appliquera.
Dans l’onglet Effectif net, vous pouvez choisir d’utiliser les niveaux d’effectif net comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif.
Comment utiliser l'effectif net
Supposons que vous souhaitiez que votre règle sur les congés traite les demandes en fonction de ces niveaux :
- En sureffectif de 15 % ou plus : approuvez la demande automatiquement. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.
- Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : transférez la demande au gestionnaire pour approbation manuelle.
- En sous-effectif de 10 % ou plus : refusez automatiquement la demande.
Garder en tête :
- Les paramètres d’effectif net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.
- Pour créer une règle Congés sans utiliser l’effectif net, ignorez cette étape.
- Lorsque la règle comporte plus d'une unité de planification, les niveaux de dotation en personnel nette s'appliquent à chaque unité séparément.
Pour ajouter l'effectif net à votre règle :
1. Cliquez sur Définir l'effectif net.
2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.
  
  Par défaut, le graphique s’applique à tous les jours de la semaine. Pour créer un graphique individuel pour un ou plusieurs jours, sélectionnez le(s) jour(s) dans la liste déroulante Jours. En utilisant Ajouter effectif net, vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour plus de jours ou un jour de la semaine.
  
  Le bouton Ajouter effectif net n’est pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.
3. Cliquez à l’intérieur du graphique et faites glisser la barre d’effectif net vers la gauche et la droite pour définir les heures.
  
  Disons que vous voulez définir les niveaux d'effectif net de 8:00 jusqu'à 12:30. Cliquez sur la colonne pour 8:00 et faites glisser la barre jusqu'à 12:30.
  Dans le graphique d’effectif net :
  - Le graphique affiche des colonnes pour chaque quart d’heure de la journée (horizontalement) et les niveaux d’effectif net (verticalement).
  - Dans les colonnes, définissez les niveaux d’effectif pour l’intervalle de temps sélectionné.
    
    La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.
  Suppression de graphiques :
  - Pour supprimer des graphiques d'effectif net individuels, cliquez sur Options et sélectionnez supprimer.
  - Pour supprimer tous les graphiques d'effectif net, cliquez sur supprimer tout. L'effectif net ne fera pas partie de votre règle.
4. À l’intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux d’effectif net : Approuver, Envoyer au gestionnaire et Refuser.
  Ajustement de la barre d'effectif net
  - Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez saisir les valeurs d'approbation ou de refus sous le graphique.
  - Survolez la barre pour voir les niveaux d'effectif net pour chaque action.
  - Si vous souhaitez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.
  - La règle ne s'appliquera pas à l'effectif net pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.
  - Lorsqu'il existe un conflit entre les actions que vous définissez pour l'effectif net et dans l'onglet Condition, Refuser a priorité sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire a priorité sur Approuver.
    
    Disons qu'un agent soumet une demande de congé. La demande respecte l'effectif net dans la règle d'approbation, donc la demande devrait être approuvée. Cependant, cet agent n'a plus de jours restants dans son solde des congés, donc la demande devrait être refusée.
    
    Dans ce cas, la demande est refusée.
    
    Les demandes sont rejetées si la condition de délai minimum de soumission n’est pas remplie.
  Ajouter plus de barres pour différentes heures de la journée
  
  Supposons que vous souhaitiez approuver des congés définis lorsque vous êtes en sureffectif de 20 % lors du quart du matin et de 5 % lors du quart du soir. Vous pouvez définir des barres d’effectif net distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.
  
  Réglage simultané de plusieurs barres d’effectif net
  
  Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d’effectif net à la fois. Cliquez sur les barres et faites-les glisser pour les sélectionner. Sélectionnez l’un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas pour obtenir les conditions d’effectif requises.
5. Sélectionnez ce qui se passe s’il n’y a pas de prévision ou de calendrier publié le jour demandé : Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Refuser.
  
  Sans prévision et sans calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux d’effectif net.
Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu'une demande soit approuvée automatiquement.
Définition de l’onglet Conditions pour un congé
Solde des congés Agent, solde des congés de l’Unité de planification (quotidien ou jours personnalisés), jours minimum depuis l’embauche
- Solde des congés de l’agent : Cette condition est remplie s’il reste suffisamment de jours dans le solde de congés de l’agent.
  
  N'oubliez pas que le solde de l'agent sera affecté même si vous ne sélectionnez pas cette condition. Par exemple, une demande pourrait être approuvée pour un agent qui n'a pas de jours restants dans son solde des congés.
  
  Dans de tels cas, le solde de l'agent sera négatif.
- Solde des congés de l’unité de planification : Définissez le nombre d’heures que chaque unité de planification peut prendre en congé par jour pour chaque activité. Cette condition est remplie lorsque le nombre d’heures demandées ne dépasse pas le solde des congés restant.
  Voir l’exemple
  
  Imaginons que vous définissiez ces paramètres pour votre règle :
  
  Unités de planification : NY Tech Support et LON Tech Support
  
  Codes d’activité : Congés payés et Congés non payés
  
  Solde des congés collectifs : 10 heures
  
  Si un agent de NY Tech Support (Assistance technique NY) demande 10 heures de Congés payés, cette condition sera remplie. Le solde est désormais nul pour cette unité de planification et cette activité. Cette condition ne sera pas remplie pour les autres agents de NY Tech Support de demandant des Congés payés ce jour-là. Ils peuvent demander des Congés non payés.
  
  Maintenant, le solde est à zéro pour les deux activités pour NY Tech Support. Toutefois, le solde reste de 10 heures pour chaque activité pour LON Tech Support
  
  Vous pouvez définir un solde pour tous les jours ou différents soldes par jour de la semaine.
  Solde quotidien ou Solde pour jours personnalisés
  
  Solde quotidien : Définissez le solde qui s’applique à chaque jour de la semaine.
  
  Solde pour jours personnalisés : Définissez un solde différent pour les jours de votre choix. La condition ne sera pas remplie pour les jours non sélectionnés.
  
  Supposons que vous ayez défini des heures pour les mardis et mercredis. La règle n’approuvera pas automatiquement les demandes pour tout autre jour.
  
  Définissez un solde différent pour les jours de votre choix. Les jours que vous ne sélectionnez pas ne seront pas inclus dans la règle.
  
  Supposons que vous ayez défini des heures pour les mardis et mercredis. Si un agent fait une demande pour tout autre jour, la règle ignore cette condition. S’il s’agit de la seule condition de la règle, la demande sera automatiquement approuvée.
  
  Vous pouvez également définir que cette condition ne sera pas remplie pour des jours précis. Après avoir sélectionné ces jours précis, définissez le solde à 0 heure. La condition n’approuvera pas automatiquement les demandes pour ces jours.
- Jours minimum depuis l’embauche : Définissez le nombre de jours pendant lesquels l’agent doit travailler dans l’entreprise pour être admissible à l’approbation automatique.
- Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une journée : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une journée.
Définissez l’Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.
Heure de soumission : En avance, Même jour, ou Dans la plage horaire
En avance : Seules les demandes faites un certain nombre de jours à l’avance seront approuvées. Vous définissez le nombre minimum de jours à l’avance auquel l’agent peut soumettre sa demande.

Même jour : Seules les demandes faites le jour même seront approuvées.

Dans la plage horaire : Seules les demandes faites dans une plage horaire précise seront approuvées.

Vous définissez le nombre maximum de jours avant la date de congé et le nombre maximum de jours après la date de congé.

Supposons que vous ayez défini que le nombre maximum de jours après la date de congé est de 5. Aujourd’hui, nous sommes le 1er Août. Votre agent demande un congé pour le 10 Août. Dans ce cas, la demande ne se situe pas dans la plage horaire et ne sera pas approuvée.
Utilisation de cette condition pour les demandes de dernière minute
Vous pouvez créer une règle qui approuve automatiquement les demandes urgentes (comme celles pour maladie, deuil et autres).

Créez une règle pour ces codes d’activité (par exemple, un code appelé PTO_Sick_Leave) et :

Sélectionnez même jour dans la condition Heure de soumission.

Ne sélectionnez aucune autre condition.

Cela approuvera les demandes faites le jour même pour ces activités.
Définissez ce qui se passe lorsqu’au moins une des conditions définies n’est pas remplie.
Refuser ou Envoyer au gestionnaire
- Refuser : L’agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera automatiquement refusée peu de temps après la demande.
- Envoyer au gestionnaire : Vous pouvez choisir de revoir les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente sur la page Gérer les Demandes. Gardez à l’esprit qu’une demande qui est refusée dans la condition d’effectif net n’est pas envoyée au gestionnaire.
Cliquez sur Enregistrer.

La nouvelle règle apparaît dans la liste de la page Règles d’Approbation.

Règle d’approbation : Heures supplémentaires

Pour créer une règle d’approbation pour les heures supplémentaires :

Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.
Accédez à Demandes > Règles d’Approbation.
Cliquez sur Nouvelle Règle.
Entrez un Nom.
Dans Règle d’Approbation pour, sélectionnez heures supplémentaires.
Sélectionnez l’Unité de planification pour que la règle reçoive une réponse automatisée.

Gardez à l’esprit qu’une unité de planification ne peut avoir qu’une seule règle d’approbation pour les heures supplémentaires.
Sélectionnez les activités qui recevront une réponse automatique.

Lors de la création d’une règle d’approbation pour les heures supplémentaires, seule l’activité Ouvrir est disponible dans la liste déroulante activités. Cette option est sélectionnée automatiquement.
Dans l’onglet Effectif net, vous devez définir les conditions de l’effectif net pour le traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sureffectif.
Comment utiliser l'effectif net
Supposons que vous souhaitiez que votre règle des heures supplémentaires traite les demandes en fonction de ces niveaux.
- Sous-effectif de 15 % ou plus : Approuvez automatiquement la demande. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.
- Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : transférez-vous la demande pour approbation manuelle.
- En sureffectif de 10 % ou plus : refusez automatiquement la demande.
Garder en tête :
- Les paramètres d’effectif net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.
- L’effectif net doit être défini pour créer une règle d’approbation pour les heures supplémentaires.
Pour ajouter des niveaux d’effectif net à votre règle :
1. Cliquez sur Définir l'effectif net.
2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.
  
  Par défaut, le graphique s’applique à tous les jours de la semaine. Si vous souhaitez créer un graphique individuel pour un jour ou plusieurs jours, faites-le en sélectionnant le jour ou les jours dans la liste déroulante Jours. Vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour d’autres jours ou un jour de la semaine à l’aide de Ajouter un effectif net.
  
  Le bouton Ajouter effectif net ne sera pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.
3. Cliquez à l’intérieur du graphique et faites glisser la barre d’effectif net vers la gauche et la droite pour définir les heures.
  
  Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux d’effectif net de 8:00 jusqu’à 12:30. Cliquez sur la colonne pour 8:00 et faites glisser la barre jusqu’à 12:30.
  Dans le graphique d’effectif net :
  - Le graphique affiche des colonnes pour chaque quart d’heure de la journée (horizontalement) et les niveaux d’effectif net (verticalement).
  - Dans les colonnes, vous définissez les niveaux d’effectif pour l’intervalle de temps sélectionné.
    
    La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.
  Suppression de graphiques :
  - Pour supprimer des graphiques d'effectif net individuels, cliquez sur Options et sélectionnez supprimer.
  - Pour supprimer tous les graphiques d’effectif net, cliquez sur supprimer tout.
4. À l'intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux d'effectif net : Approuver, Envoyer au gestionnaire et Refuser.
  Ajustement de la barre d'effectif net
  - Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez saisir les valeurs d'approbation ou de refus sous le graphique.
  - Survolez la barre pour voir les niveaux d'effectif net pour chaque action.
  - Si vous souhaitez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.
  - La règle ne s'appliquera pas à l'effectif net pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.
  - Lorsqu'il existe un conflit entre les actions que vous définissez pour l'effectif net et dans l'onglet Condition, Refuser a priorité sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire a priorité sur Approuver.
    
    Supposons qu'un agent demande à faire des heures supplémentaires. Si la demande répond à l'effectif net de la règle d'approbation, elle doit être approuvée. Si les Conditions sont réglées sur le nombre maximum d'heures, un agent peut travailler en une semaine et un jour. La demande est refusée si l’agent a déjà travaillé le nombre d’heures maximum autorisé par semaine ou par jour. Lorsqu'aucune condition n'est définie dans la règle d'approbation, l'approbation d'heures supplémentaires fonctionne sur la base des conditions d'effectif net définies.
  Ajouter plus de barres pour différentes heures de la journée
  
  Supposons que vous souhaitiez approuver des heures supplémentaires définies lorsque vous êtes en sous-effectif de 20 % lors du quart du matin et de 10 % lors du quart du soir. Vous pouvez définir des barres d'effectif net distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.
  
  Réglage simultané de plusieurs barres d'effectif net
  
  Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d'effectif net à la fois. Cliquez sur les barres et faites-les glisser pour les sélectionner. Sélectionnez l’un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas pour obtenir les conditions d'effectif requises.
5. Sélectionnez ce qui se passe s’il n’y a pas de prévision ou de calendrier publié le jour demandé : Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Refuser.
  
  Sans prévision et sans calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux d’effectif net.
Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu'une demande soit approuvée automatiquement.
Définition de l’onglet Conditions pour les heures supplémentaires
- Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une semaine : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une semaine.
- Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une journée : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une journée.
Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.
Heure de soumission - Minimum jours en avance, Même jour, ou Maximum jours en avance
Minimum jours en avance : Vous définissez le nombre minimum de jours en avance durant lesquels l’agent peut soumettre sa demande.

Supposons que vous ayez fixé à 3 jours le délai minimum pour introduire la demande. Vous voulez travailler des heures supplémentaires le 5 Août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande après le 2 Août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre minimum de jours.

Même jour : Seules les demandes le jour même seront approuvées.

Maximum jours en avance : Vous définissez le nombre maximum de jours avant la date des heures supplémentaires.

Supposons que vous ayez défini le nombre maximum de jours en avance pour soumettre la demande comme 10 jours. Vous voulez travailler des heures supplémentaires le 15 Août. Nous sommes Aujourd’hui le 1er Août. Vous ne pouvez donc pas soumettre la demande avant le 5 Août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre maximum de jours.
Définissez ce qui se passe lorsqu’au moins une des conditions définies n’est pas remplie.
Refuser ou Envoyer au responsable
- Refuser : L’agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera automatiquement refusée peu de temps après la demande.
- Envoyer au responsable : Vous pouvez choisir de revoir les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente sur la page Gérer les Demandes. Gardez à l’esprit qu’une demande qui sera refusée dans la condition d’effectif net ne sera pas envoyée au responsable.
Cliquez sur Enregistrer.

La nouvelle règle apparaît dans la liste de la page Règles d’Approbation.

Règle d’approbation : Auto-échange

Pour créer une règle d’approbation pour l’auto-échange :

Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.
Accédez à Demandes > Règles d’Approbation.
Cliquez sur Nouvelle Règle.
Entrez un Nom.
Dans Règle d’Approbation pour, sélectionnez Auto-échange.
Sélectionnez l’Unité de planification qui recevra une réponse automatisée.

N’oubliez pas qu’une unité de planification ne peut avoir qu’une seule règle d’approbation d’auto-échange.
Dans les activités, seule l’activité Ouvrir est autorisée pour l’auto-échange. Elle sera sélectionnée automatiquement.
Dans l’onglet Effectif net, vous devez définir les conditions de l’effectif net pour le traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez proposer des intervalles d’auto-échange uniquement lorsque vous êtes en sureffectif.
Comment utiliser l'effectif net
Supposons que vous souhaitiez que votre règle d’auto-échange traite les demandes en fonction de ces niveaux.

Intervalles à supprimer :

Intervalles que les agents donneront.
- Effectif net au-dessus de 10 % : Afficher les intervalles d’auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n’est autorisé que lorsque l’effectif net est au-dessus de 10 %.
- Effectif net en dessous de 10 % : Ne pas afficher les intervalles d’auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n’est pas autorisé lorsque l’effectif net est en dessous de 10 %.
Intervalles à ajouter :

Intervalles que les agents recevront.
- Effectif net inférieur à 10 % : Afficher les intervalles d'échange automatique. Cela signifie que l'échange automatique est autorisé uniquement lorsque l'effectif net est inférieur à 10 %.
- Effectif net au-dessus de 10 % : Ne pas afficher les intervalles d'échange automatique. Cela signifie que l'échange automatique n'est pas autorisé lorsque l'effectif net est au-dessus de 10 %.
Garder en tête :
- Les paramètres d’effectif net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.
- L’effectif net doit être défini pour créer une règle d’approbation pour l’Auto-échange.
Pour ajouter des niveaux d'effectif net à votre règle :
1. Cliquez sur Définir l'effectif net.
  
  Dans ce cas, vous devez définir les niveaux d’effectif net pour les deux types d’intervalles :
2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.
  
  Par défaut, le graphique s'applique à tous les jours de la semaine. Si vous souhaitez créer un graphique individuel pour un jour ou des jours, sélectionnez le jour ou les jours dans la liste déroulante Jours. Vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour d'autres jours ou un jour de la semaine à l'aide de Ajouter un effectif net.
  
  Le bouton Ajouter effectif net ne sera pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.
3. Cliquez à l'intérieur du graphique et faites glisser la barre d'effectif net vers la gauche et la droite pour définir les heures.
  
  Supposons que vous vouliez régler les niveaux d'effectif net de 8:00 jusqu‘à 12:30. Cliquez sur la colonne pour 8:00 et faites glisser la barre jusqu'à 12:30.
  Dans le graphique d'effectif net :
  - Le graphique affiche des colonnes pour chaque quart d’heure de la journée (horizontalement) et les niveaux d’effectif net (verticalement).
  - Dans les colonnes, vous définissez les niveaux d’effectif pour l’intervalle de temps sélectionné.
    
    La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.
  Suppression de graphiques :
  - Pour supprimer des graphiques d'effectif net individuels, cliquez sur Options et sélectionnez supprimer.
  - Pour supprimer tous les graphiques d’effectif net, cliquez sur supprimer tout.
4. À l'intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux d'effectif net : Approuver ou Refuser.
  Ajustement de la barre d'effectif net
  - Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez saisir les valeurs d'approbation ou de refus sous le graphique.
  - Survolez la barre pour voir les niveaux d'effectif net pour chaque action.
  - Si vous souhaitez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.
  - La règle ne s'appliquera pas à l'effectif net pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.
  - Lorsqu'il y a un conflit entre les actions que vous définissez pour l'effectif net et celles de l'onglet Condition, Refuser a préséance sur Approuver.
    
    Supposons qu'un agent demande à faire des heures supplémentaires. Si la demande répond à l'effectif net de la règle d'approbation, elle doit être approuvée. Si les Conditions sont réglées sur le nombre maximum d'heures, un agent peut travailler en une semaine et un jour. La demande est refusée si l’agent a déjà travaillé le nombre d’heures maximum autorisé par semaine ou par jour. Lorsqu’aucune condition n’est définie dans la règle d’approbation, l’approbation de l’auto-échange fonctionne sur la base des conditions d’effectif net définies.
  Ajouter plus de barres pour différentes heures de la journée
  
  Supposons que vous souhaitiez approuver l’auto-échange défini lorsque vous êtes en sureffectif de 20 % lors du quart du matin et de 10% lors du quart du soir. Vous pouvez définir des barres d’effectif net distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.
  
  Réglage simultané de plusieurs barres d’effectif net
  
  Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d’effectif net à la fois. Cliquez sur les barres et faites-les glisser pour les sélectionner. Sélectionnez l’un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas pour obtenir les conditions d’effectif requises.
Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu’une demande soit approuvée automatiquement.
Définition de l’onglet Conditions pour l’auto-échange
- Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une semaine : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une semaine.
- Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une journée : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une journée.
Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.
Heure de soumission - Même jour, ou Dans la période
Même jour : Seules les demandes le jour même seront approuvées.

Dans la période

Nombre minimum de jours à l’avance : Vous définissez le nombre minimum de jours à l’avance pendant lesquels un agent peut soumettre la demande.

Supposons que vous ayez défini le nombre minimum de jours à l’avance pour soumettre la demande comme 3 jours. Vous souhaitez échanger des heures le 5 Août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande après le 2 Août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre minimum de jours.

Nombre maximum de jours à l’avance : Vous définissez le nombre maximum de jours à l’avance pendant lesquels un agent peut soumettre la demande.

Supposons que vous ayez défini le nombre maximum de jours à l’avance pour soumettre la demande comme 10 jours. Vous souhaitez échanger des heures le 15 Août. Nous sommes Aujourd’hui le 1er Août. Vous ne pouvez donc pas soumettre la demande avant le 5 Août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre maximum de jours.

Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas définir des jours dans le passé pour soumettre une demande d’auto-échange. Cela signifie que le sélecteur ne descendra pas en dessous de 0 lors du réglage des limites.

Jours minimum depuis l’embauche : Définissez le nombre de jours pendant lesquels l’agent doit travailler dans l’entreprise pour être admissible à l’auto-échange.
Cliquez sur Enregistrer.

La nouvelle règle apparaît dans la liste de la page Règles d’Approbation.

Règle d’Approbation : Au bureau

Cette fonctionnalité nécessite une licence WFM Advanced.

Pour créer une règle d'approbation pour Au bureau :

Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.
Accédez à Demandes > Règles d'Approbation.
Cliquez sur Nouvelle Règle.
Entrez un Nom.
Dans Règle d'Approbation pour, sélectionnez Au bureau.
Sélectionnez l'Unité de planification à laquelle la règle s'applique.

Vous pouvez créer plusieurs règles d'approbation au bureau pour la même unité de planification si les périodes ne se chevauchent pas.
Dans activités, sélectionnez les codes d'activité au bureau auxquels la règle s'applique.
- La liste affiche uniquement les Activités marquées comme Autoriser l'Activité Au bureau à la page Configuration > Codes d'activité.
- Les activités définies comme Absent du bureau ne peuvent pas être utilisées pour les règles d'approbation au bureau.
- Si une activité est marquée à la fois comme Au bureau et heures supplémentaires (ouvertes), elle n'est pas considérée comme une activité au bureau et n'apparaît pas dans la liste.
- Si vous sélectionnez Autoriser l'Activité Au bureau pour une activité absente du bureau à la page Configuration > Codes d'Activité, elle n'est pas disponible dans la liste déroulante activités pour les règles d'approbation au bureau. Il incombe au gestionnaire de s'assurer que seules les véritables activités au bureau sont marquées comme au bureau.
Dans les paramètres de date de la règle, définissez la Date de début et la Date de fin.
- Vous pouvez utiliser des règles propres à une date pour les activités au bureau, par exemple, pour gérer différemment les changements d'horaire pendant les périodes saisonnières.
- Les options récurrentes ne sont pas disponibles pour les règles au bureau, mais vous pouvez créer des règles supplémentaires pour d'autres périodes si nécessaire.
- Vous pouvez sélectionner Expire après la Date de fin pour que les demandes soumises après la date de fin soient envoyées pour approbation manuelle.
Dans l'onglet Dotation nette en personnel, définissez les conditions de dotation nette en personnel pour le traitement des demandes au bureau.
- La dotation nette en personnel doit être définie pour les règles d'approbation au bureau.
- Vous pouvez créer différents graphiques de dotation nette en personnel pour différents jours ou heures afin de contrôler quand les changements de calendrier au bureau sont approuvés automatiquement, envoyés à un gestionnaire ou refusés.
- La dotation nette en personnel est évaluée pour l'approbation des activités ouvertes et non ouvertes. Les activités non ouvertes ont une incidence sur la dotation nette en personnel, alors que les activités ouvertes n'en ont pas.
- Lorsqu'une demande est soumise à partir de My Zone ou de Mobile, la règle évalue la demande par rapport aux niveaux de dotation nette en personnel définis.
- Les demandes qui répondent aux conditions de dotation nette en personnel peuvent être approuvées automatiquement, même si les gestionnaires ne révisent pas chaque demande manuellement.
Dans l'onglet Conditions , définissez les conditions de Heure de soumission pour la règle.
- Pour les règles d'approbation au bureau, seules les conditions Heure de soumission sont disponibles, comme pour les règles d'approbation des congés.
- Vous pouvez exiger que les agents soumettent leurs demandes en avance, le même jour ou dans une plage horaire précise.
Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

Les options d'heure de soumission sont : En avance, Même jour ou Dans la plage horaire.
- En avance : Seules les demandes faites un certain nombre de jours en avance sont approuvées. Vous définissez le nombre minimum de jours en avance auquel l'agent peut soumettre la demande.
- Même jour : Seules les demandes du même jour sont approuvées.
- Dans la plage horaire : Seules les demandes faites dans une plage horaire précise sont approuvées.
  
  Vous définissez le nombre maximum de jours avant la date au bureau et le nombre maximum de jours après la date au bureau.
  
  Si le nombre maximum de jours après la date au bureau est de 5 et qu'aujourd'hui est le 1er Août, une demande pour le 10 Août ne se situe pas dans la plage horaire et n'est donc pas approuvée.

Limitations pour les Règles d'Approbation Au bureau

La case à cocher Autoriser l'Activité au bureau apparaît pour toutes les Activités de la page Configuration des codes d'activité. Aucune validation du système ne permet de déterminer quelles activités peuvent être effectuées au bureau. Les gestionnaires doivent s'assurer que seules les activités réellement effectuées au bureau (comme les pauses, les dîners, les réunions et les formations) sont marquées comme étant au bureau.
Les activités hors bureau (par exemple, les activités qui utilisent des codes hors bureau tels que les heures supplémentaires) ne sont pas admissibles à l'approbation automatique au bureau et n'apparaissent pas dans la liste déroulante activités des règles au bureau.
Si une activité Ouverte est marquée à la fois comme au bureau et comme heures supplémentaires, elle est traitée comme une activité d'heures supplémentaires. Cette activité est exemptée des règles d'approbation au bureau, et les exigences de dotation en personnel nette pour la règle au bureau ne s'appliquent pas.
Les conditions de Dotation en personnel nette dans les règles au bureau peuvent être appliquées aux codes d'activité marqués comme Ouverts, mais elles n'ont pas d'incidence sur les calculs de Dotation en personnel nette. Les activités ouvertes marquées comme heures supplémentaires et Ouvertes seront prises en compte dans les règles d'Approbation des heures supplémentaires. Tout changement apporté aux activités ouvertes pendant les quarts de travail n'a pas d'incidence sur la Dotation en personnel nette; cependant, les changements en dehors des quarts de travail peuvent l'affecter. L'inverse s'applique aux activités non ouvertes.