Règles d’approbation

Au lieu de traiter manuellement toutes les demandes de congés, d’heures supplémentaires et d’auto-échange, vous pouvez utiliser des règles d’approbation pour automatiser les réponses. Les règles d’approbation permettent de réduire le temps passé à traiter les demandes. De plus, les agents n’ont pas à attendre que leur responsable examine chaque soumission. Assurez-vous que les conditions des règles d'approbation sont établies selon les besoins.

Les demandes sont automatiquement approuvées en fonction des conditions que vous avez définies dans les règles. Vous pouvez choisir de faire en sorte que les règles refusent automatiquement ou transmettent la demande pour approbation manuelle lorsque les conditions ne sont pas remplies.

Lors de la création de la règle, vous pouvez définir des niveaux de dotation en personnel comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez choisir de refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.

Vous pouvez consulter les réponses automatisées et les demandes en attente sur la page Gérer les demandes.

Vous pouvez regarder une vidéo qui donne un aperçu de la page Règles d’approbation. La vidéo comprend également un didacticiel sur la création d’une règle d’approbation.

Souvenez-vous :

  • La règle est activée par défaut une fois que vous l’avez créée. Pour désactiver une règle, cliquez sur Options Image de l’icône d’action et sélectionnez Désactiver.

  • Le statut Rompu signifie qu’une ou plusieurs activités ou unités de planification de la règle ont été supprimées et que la règle est inactive.

  • Vous pouvez également dupliquer, modifier et supprimer chaque règle dans Options Image de l’icône d’action.

  • Pour créer des règles d’approbation, vous devez avoir activé Visualiser et Gérer dans l’autorisation Règles d’approbation. Cette autorisation est disponible dans Admin > Sécurité > Rôles et autorisations, dans la section WFM > Autorisations générales.

Options spécifiques à la date pour les Règles d'Approbation

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec la licence avancée.

Lors de la création d'une règle d'approbation, telle que Temps de congé, Heures supplémentaires ou Auto-échange, vous pouvez définir des paramètres spécifiques à la date pour gérer les demandes pendant les vacances, les périodes de forte activité ou les événements saisonniers. Ces règles permettent d'automatiser les réponses pendant les périodes de planification critiques, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

Vous pouvez créer une règle pour la période des fêtes qui approuve automatiquement les demandes de congés uniquement lorsque les effectifs atteignent les seuils que vous avez définis, lesquels peuvent être différents de vos Règles d'Approbation habituelles utilisées pour le reste de l'année. Vous pouvez aussi paramétrer la règle pour qu'elle se répète annuellement aux mêmes dates.

Lors de la définition d'une règle spécifique à une date, vous pouvez configurer les éléments suivants :

  • Date de début : La date à laquelle la règle devient active. Par défaut, cette valeur est définie sur la date du jour.

  • Date de fin : La date à laquelle la règle expire. Les requêtes en dehors de cette plage sont traitées en fonction des autres règles actives.

  • Répéter : Utilisez cette option pour créer des règles récurrentes pour des schémas prévisibles :

    • Quotidien : Pour les règles qui s'appliquent chaque jour dans la plage de dates.

      • Valeur par défaut : 1 (tous les jours)

        Par exemple, mettre cette valeur à 2 signifie un jour sur deux.

      • Valeur maximale : 366

    • Hebdomadaire : Pour les semaines qui nécessitent des contraintes d'approbation uniques.

      • Valeur par défaut : 1 (chaque semaine dans la plage de dates définie)

      • Valeur maximale : 52

      • Exemple de cas d'utilisation :

        • Date de début : 1er janvier 2026

        • Date de fin : 31 janvier 2026

        • Fréquence hebdomadaire : Se répète toutes les 1 semaine, le vendredi, le samedi et le dimanche.

        • Les valeurs SU Balance peuvent différer pour les fins de semaine de janvier (vendredi, samedi et dimanche) par rapport aux fins de semaine de février (vendredi, samedi et dimanche), ainsi que les valeurs nettes de dotation en personnel pour les approbations.

    • Mensuel : Pour les variations saisonnières, comme les mois de pointe.

      • Les règles mensuelles peuvent être établies pour :

        • Une date précise, comme le premier du mois

        • Un jour du mois, comme le premier lundi ou le dernier vendredi

    • Annuel : Pour les événements annuels comme les jours fériés.

      • Pour une fréquence annuelle, un gestionnaire peut choisir une date du calendrier ou un jour pour l'occurrence annuelle.

      • La valeur dans « Chaque année » est fixe.

      Si la Date de début est égale à la Date de fin , la case à cocher Répéter est désactivée.

  • Définir comme priorité élevée : Marque la règle comme étant de priorité élevée. Les règles prioritaires prévalent en cas de chevauchement de plusieurs règles.

  • Expire après la Date de fin :

    • Si sélectionné : Les demandes pour la plage de dates après l’expiration sont envoyées pour approbation manuelle.

    • Si non sélectionné : La règle continue d’approuver les demandes dans la plage définie.

Points clés des Règles d'Approbation propres à une date

  • Lorsque les Règles se chevauchent, elles suivent la hiérarchie suivante :

    • Annuel

    • Mensuel

    • Hebdomadaire

    • Journalier

  • Une règle de faible hiérarchie marquée comme Haute Priorité prévaudra sur les règles de niveau supérieur pour approbation en cas de conflit.

    Si une règle mensuelle de décembre existe et qu'une règle hebdomadaire du 20 au 26 décembre est définie comme Haute priorité, la règle hebdomadaire aura la priorité.

  • Une règle avec une Date de fin n'expirera pas automatiquement. Il n'expire que lorsque le gestionnaire sélectionne Expire After Date de fin pour s'assurer que les Règles d'Approbation fonctionnent pour les dates passées.

  • Une fois qu'une règle a expiré, vous pouvez la mettre à jour pour la réactiver.

    La date de début ne peut pas être modifiée pour les règles expirées.

  • Lorsque Expire After Date de fin est sélectionné :

    • Une notification est envoyée au gestionnaire 3 jours avant l'expiration.

    • Une icône d'avertissement apparaît à l'écran Règles d'Approbation.

Validations pour les Règles expirantes

Pour vous aider à gérer efficacement les règles spécifiques à une date :

  • Notifications : Une notification est envoyée trois jours avant l’expiration d’une règle.

  • Icône d'avertissement : Une icône d'avertissement apparaît sur la page des Règles d'Approbation 15 jours avant l'expiration, comptant à rebours jusqu'à l'expiration de la règle. Passez votre souris sur l'icône pour voir des détails comme :

    • Cette règle expire aujourd’hui

    • Cette règle expire dans 6 jours.

Règle d’approbation : Congés

Pour créer une règle d’approbation pour les congés :

  1. Cliquez sur le sélecteur d’applications icône du sélecteur d’application et sélectionnezWFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Définissez un nom pour la règle.

  5. Dans Règle d’approbation pour, sélectionnez Congés.

  6. Sélectionnez les unités de planification auxquelles la règle s’appliquera.

    N’oubliez pas que vous pouvez créer plusieurs règles d’approbation de congés pour la même unité de planification.

  7. Sélectionnez une ou plusieurs activités auxquelles la règle s’appliquera.

  8. Dans l’onglet Effectif net, vous pouvez choisir d’utiliser les niveaux d’effectif net comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif.

    Supposons que vous souhaitiez que votre règle sur les congés traite les demandes en fonction de ces niveaux :

    • En sureffectif de 15 % ou plus : approuvez la demande automatiquement. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.

    • Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : transférez la demande au gestionnaire pour approbation manuelle.

    • En sous-effectif de 10 % ou plus : refusez automatiquement la demande.

    Souvenez-vous :

    • Les paramètres d’effectif net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.

    • Pour créer une règle Congés sans utiliser l’effectif net, ignorez cette étape.

    • Lorsque la règle comporte plusieurs unités de planification, les niveaux d’effectif net s’appliquent à chaque unité séparément.

    Pour ajouter l’effectif net à votre règle :

    1. Cliquez sur Définir l’effectif net.

    2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s’applique.

      Par défaut, le graphique s’applique à tous les jours de la semaine. Pour créer un graphique individuel pour un ou plusieurs jours, sélectionnez le(s) jour(s) dans la liste déroulante Jours. En utilisant Ajouter effectif net, vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour plus de jours ou un jour de la semaine.

      Le bouton Ajouter effectif net n’est pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.

    3. Cliquez à l’intérieur du graphique et faites glisser la barre d’effectif net vers la gauche et la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux d’effectif net de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne 8:00 et faites glisser la barre jusqu’à 12:30.

      • Le graphique affiche des colonnes pour chaque quart d’heure de la journée (horizontalement) et les niveaux d’effectif net (verticalement).

      • Dans les colonnes, définissez les niveaux d’effectif pour l’intervalle de temps sélectionné.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer des tableaux d’effectifs nets individuels, cliquez sur Options Image de l’icône d’action et sélectionnez Supprimer.

      • Pour supprimer tous les graphiques d’effectif net, cliquez sur Supprimer tout. L’effectif net ne fera pas partie de votre règle.

    4. À l’intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux d’effectif net : Approuver, Envoyer au gestionnaire et Refuser.

      • Au lieu d’utiliser le curseur, vous pouvez saisir les valeurs d’approbation ou de refus sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux d’effectif net pour chaque action.

      • Si vous souhaitez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s’appliquera pas à l’effectif net pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l’autre condition de la règle.

      • En cas de conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en personnel nette et celles que vous définissez dans l’onglet Condition, Refuser a la priorité sur Approuverou Envoyer au responsable. Envoyer au gestionnaire a priorité sur Approuver.

        Disons qu’un agent soumet une demande de jour de congé. La demande correspond à l’effectif net dans la règle d’approbation, de sorte que la demande doit être approuvée. Cependant, cet agent n’a pas de jours restants dans son solde de congés, et la demande doit donc être refusée.

        Dans ce cas, la demande est refusée.

        Les demandes sont rejetées si la condition de délai minimum de soumission n’est pas remplie.

      Supposons que vous souhaitiez approuver des congés définis lorsque vous êtes en sureffectif de 20 % lors du quart du matin et de 5 % lors du quart du soir. Vous pouvez définir des barres d’effectif net distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.

      Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d’effectif net à la fois. Cliquez sur les barres et faites-les glisser pour les sélectionner. Sélectionnez l’un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas pour obtenir les conditions d’effectif requises.

    5. Sélectionnez ce qui se passe s’il n’y a pas de prévision ou de calendrier publié le jour demandé : Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Refuser.

      Sans prévision et sans calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux d’effectif net.

  9. Dans l’onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu’une demande soit approuvée automatiquement.

    Solde des congés de l’agent, Solde des congés de l’unité de planification (jours quotidiens ou personnalisés), Jours minimums depuis l’embauche.

    • Solde des congés de l’agent : Cette condition est remplie s’il reste suffisamment de jours dans le solde de congés de l’agent.

      Gardez à l’esprit que le solde de l’agent sera affecté même si vous ne sélectionnez pas cette condition. Par exemple, une demande peut être approuvée pour un agent qui n’a pas de jours restants dans son solde de congés.

      Dans de tels cas, le solde de l’agent sera négatif.

    • Solde des congés de l’unité de planification : Définissez le nombre d’heures que chaque unité de planification peut prendre par jour pour chaque activité. Cette condition est remplie lorsque le nombre d’heures demandées n’excède pas le solde du temps libre restant.

      Imaginons que vous définissiez ces paramètres pour votre règle :

      • Unités de planification : NY Tech Support et LON Tech Support

      • Codes d’activité : Congés payés et Congés non payés

      • Solde des congés collectifs : 10 heures

      Si un agent de NY Tech Support (Assistance technique NY) demande 10 heures de congés payés, cette condition sera remplie. Le solde est désormais nul pour cette unité de planification et cette activité. Cette condition ne sera pas remplie pour les autres agents de NY Tech Support de demandant des congés payés ce jour-là. Ils peuvent demander des congés non payés.

      Le solde est désormais nul pour les deux activités de NY Tech Support. Cependant, le solde reste de 10 heures pour chaque activité pour Assistance technique LON

      Vous pouvez définir un solde pour tous les jours ou différents soldes par jour de la semaine.

      • Solde journalier : Définissez le solde qui s’applique à chaque jour de la semaine.

      • Solde pour les jours personnalisés : Définissez un solde différent pour les jours que vous souhaitez. La condition ne sera pas remplie pour les jours non sélectionnés.

        Supposons que vous ayez défini des heures pour les mardis et mercredis. La règle n’approuvera pas automatiquement les demandes des autres jours.

        Définissez un solde différent pour les jours que vous souhaitez. Les jours que vous ne sélectionnez pas ne seront pas inclus dans la règle.

        Supposons que vous ayez défini des heures pour les mardis et mercredis. Si un agent demande un autre jour, la règle ignore cette condition. S’il s’agit de la seule condition de la règle, la demande sera automatiquement approuvée.

        Vous pouvez également définir que cette condition ne sera pas remplie pour des jours spécifiques. Après avoir sélectionné ces jours spécifiques, réglez le solde sur 0 heure. La condition n’approuvera pas automatiquement les demandes pour ces jours.

    • Jours minimum depuis l’embauche : Définissez le nombre de jours pendant lesquels l’agent doit travailler dans l’entreprise pour être admissible à l’approbation automatique.

    • Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une journée : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une journée.

    Définissez l’heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

    • À l’avance : Seules les demandes effectuées un certain nombre de jours à l’avance seront approuvées. Vous définissez le nombre de jours minimum à l’avance que l’agent peut soumettre sa demande.

    • Même jour : Seules les demandes le jour même seront approuvées.

    • Dans les délais : Seules les demandes effectuées dans un délai précis seront approuvées.

      Vous définissez le nombre maximal de jours avant la date d’expiration et le nombre maximal de jours après la date d’expiration.

      Disons que vous avez défini que le nombre maximum de jours après la date de congé est 5. Aujourd’hui, c’est le 1er août. Votre agent demande un congé pour le 10 août. Dans ce cas, la demande n’entre pas dans la plage horaire et ne sera pas approuvée.

    Vous pouvez créer une règle qui approuve automatiquement les demandes urgentes (par exemple en cas de maladie, de deuil, etc.).

    Créez une règle pour ces codes d’activation (par exemple, un code appelé PTO_Sick_Leave [Congé de maladie]) et:

    • Sélectionnez Même jour dans la condition Heure de soumission.

    • Ne sélectionnez aucune autre condition.

    Celui-ci approuvera les demandes le jour même pour ces activités.

  10. Définissez ce qui se passe lorsqu’au moins une des conditions définies n’est pas remplie.

    • Refuser : L’agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera automatiquement refusée peu de temps après la demande.

    • Envoyer au gestionnaire : Vous pouvez choisir d’examiner les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente sur la page Gérer les demandes. Gardez à l’esprit qu’une demande qui est refusée dans la condition d’effectif net n’est pas envoyée au gestionnaire.

  11. Cliquez sur Enregistrer.

    La nouvelle règle apparaît dans la liste de la page Règles d’approbation.

Règle d’approbation : Heures supplémentaires

Pour créer une règle d’approbation pour les heures supplémentaires :

  1. Cliquez sur le sélecteur d’applications icône du sélecteur d’application et sélectionnezWFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Entrez un Nom.

  5. Dans Règle d’approbation pour, sélectionnez Heures supplémentaires.

  6. Sélectionnez l’unité de planification pour que la règle reçoive une réponse automatisée.

    Gardez à l’esprit qu’une unité de planification ne peut avoir qu’une seule règle d’approbation pour les heures supplémentaires.

  7. Sélectionnez les activités qui recevront une réponse automatique.

    Lors de la création d’une règle d’approbation pour les heures supplémentaires, seule l’activité Ouvrir est disponible dans la liste déroulante Activités. Cette option est sélectionnée automatiquement.

  8. Dans l’onglet Effectif net, vous devez définir les conditions de l’effectif net pour le traitement des demandes.. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sureffectif.

    Supposons que vous souhaitiez que votre règle des heures supplémentaires traite les demandes en fonction de ces niveaux.

    • Sous-effectif de 15 % ou plus : Approuvez automatiquement la demande. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.

    • Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : transférez-vous la demande pour approbation manuelle.

    • En sureffectif de 10 % ou plus : refusez automatiquement la demande.

    Souvenez-vous :

    • Les paramètres d’effectif net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.

    • L’effectif net doit être défini pour créer une règle d’approbation pour les Heures supplémentaires.

    Pour ajouter des niveaux d’effectif net à votre règle :

    1. Cliquez sur Définir l’effectif net.

    2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s’applique.

      Par défaut, le graphique s’applique à tous les jours de la semaine. Si vous souhaitez créer un graphique individuel pour un ou plusieurs jours, sélectionnez le ou les jours dans la liste déroulante Jours. Vous pouvez continuer à ajouter des tableaux pour d’autres jours ou un jour de la semaine en utilisant Ajouter effectif net.

      Le bouton Ajouter effectif net ne sera pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.

    3. Cliquez à l’intérieur du graphique et faites glisser la barre d’effectif net vers la gauche et la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux d’effectif net de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne 8:00 et faites glisser la barre jusqu’à 12:30.

      • Le graphique affiche des colonnes pour chaque quart d’heure de la journée (horizontalement) et les niveaux d’effectif net (verticalement).

      • Dans les colonnes, vous définissez les niveaux d’effectif pour l’intervalle de temps sélectionné.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer des tableaux d’effectifs nets individuels, cliquez sur Options Image de l’icône d’action et sélectionnez Supprimer.

      • Pour supprimer tous les graphiques d’effectif net, cliquez sur Supprimer tout.

    4. À l’intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux d’effectif net : Approuver, Envoyer au gestionnaire et Refuser.

      • Au lieu d’utiliser le curseur, vous pouvez saisir les valeurs d’approbation ou de refus sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux d’effectif net pour chaque action.

      • Si vous souhaitez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s’appliquera pas à l’effectif net pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l’autre condition de la règle.

      • En cas de conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en personnel nette et celles que vous définissez dans l’onglet Condition, Refuser a la priorité sur Approuverou Envoyer au responsable. Envoyer au gestionnaire a priorité sur Approuver.

        Supposons qu’un agent demande à faire des heures supplémentaires. Si la demande répond à l’effectif net de la règle d’approbation, elle doit être approuvée. Si les Conditions sont réglées sur le nombre maximum d’heures, un agent peut travailler en une semaine et un jour. La demande est refusée si l’agent a déjà travaillé le nombre d’heures maximum autorisé par semaine ou par jour. Lorsqu’aucune condition n’est définie dans la règle d’approbation, l’approbation d’heures supplémentaires fonctionne sur la base des conditions d’effectif net définies.

      Supposons que vous souhaitiez approuver des heures supplémentaires définies lorsque vous êtes en sous-effectif de 20 % lors du quart du matin et de 10 % lors du quart du soir. Vous pouvez définir des barres d’effectif net distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.

      Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d’effectif net à la fois. Cliquez sur les barres et faites-les glisser pour les sélectionner. Sélectionnez l’un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas pour obtenir les conditions d’effectif requises.

    5. Sélectionnez ce qui se passe s’il n’y a pas de prévision ou de calendrier publié le jour demandé : Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Refuser.

      Sans prévision et sans calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux d’effectif net.

  9. Dans l’onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu’une demande soit approuvée automatiquement.

    • Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une semaine : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une semaine.

    • Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une journée : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une journée.

    Définissez l’heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

    • Nombre minimum de jours à l’avance : Vous définissez le nombre minimum de jours à l’avance pendant lesquels l’agent peut soumettre sa demande.

      Supposons que vous ayez fixé à 3 jours le délai minimum pour introduire la demande. Vous voulez travailler des heures supplémentaires le 5 août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande après le 2 août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre minimum de jours.

    • Même jour : Seules les demandes le jour même seront approuvées.

    • Nombre maximum de jours à l’avance : Vous définissez le nombre maximum de jours avant la date des heures supplémentaires.

      Supposons que vous ayez défini le nombre maximum de jours à l’avance pour soumettre la demande comme 10 jours. Vous voulez travailler des heures supplémentaires le 15 août. Nous sommes aujourd’hui le 1er août. Vous ne pouvez donc pas soumettre la demande avant le 5 août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre maximum de jours.

  10. Définissez ce qui se passe lorsqu’au moins une des conditions définies n’est pas remplie.

    • Refuser : L’agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera automatiquement refusée peu de temps après la demande.

    • Envoyer au gestionnaire : Vous pouvez choisir d’examiner les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente sur la page Gérer les demandes. Gardez à l’esprit qu’une demande qui sera refusée dans la condition d’effectif net ne sera pas envoyée au responsable.

  11. Cliquez sur Enregistrer.

    La nouvelle règle apparaît dans la liste de la page Règles d’approbation.

Règle d’approbation : Auto-échange

Pour créer une règle d’approbation pour l’auto-échange :

  1. Cliquez sur le sélecteur d’applications icône du sélecteur d’application et sélectionnezWFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Entrez un Nom.

  5. Dans Règle d’approbation pour, sélectionnez Auto-échange.

  6. Sélectionnez l’unité de planification qui recevra une réponse automatisée.

    N’oubliez pas qu’une unité de planification ne peut avoir qu’une seule règle d’approbation d’auto-échange.

  7. Dans les activités, seule l’activité Ouvrir est autorisée pour l’auto-échange. Elle sera sélectionnée automatiquement.

  8. Dans l’onglet Effectif net, vous devez définir les conditions de l’effectif net pour le traitement des demandes.. Par exemple, vous pouvez proposer des intervalles d’auto-échange uniquement lorsque vous êtes en sureffectif.

    Supposons que vous souhaitiez que votre règle d’auto-échange traite les demandes en fonction de ces niveaux.

    Intervalles à supprimer :

    Intervalles que les agents donneront.

    • Effectif net supérieur à 10 % : Affichez les intervalles d’auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n’est autorisé que lorsque l’effectif net est supérieur à 10 %.

    • Effectif net inférieur à 10 % : Ne pas afficher les intervalles d’auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n’est pas autorisé lorsque l’effectif net est inférieur à 10 %.

    Intervalles à ajouter :

    Intervalles que les agents recevront.

    • Effectif net inférieur à 10 % : Affichez les intervalles d’auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n’est autorisé que lorsque l’effectif net est inférieur à 10 %.

    • Effectif net supérieur à 10 % : Ne pas afficher les intervalles d’auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n’est pas autorisé lorsque l’effectif net est supérieur à 10 %.

    Souvenez-vous :

    • Les paramètres d’effectif net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.

    • L’effectif net doit être défini pour créer une règle d’approbation pour l’auto-échange.

    Pour ajouter des niveaux d’effectif net à votre règle :

    1. Cliquez sur Définir l’effectif net.

      Dans ce cas, vous devez définir les niveaux d’effectif net pour les deux types d’intervalles :

    2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s’applique.

      Par défaut, le graphique s’applique à tous les jours de la semaine. Si vous souhaitez créer un graphique individuel pour un ou plusieurs jours, sélectionnez le ou les jours dans la liste déroulante Jours. Vous pouvez continuer à ajouter des tableaux pour d’autres jours ou un jour de la semaine en utilisant Ajouter effectif net.

      Le bouton Ajouter effectif net ne sera pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.

    3. Cliquez à l’intérieur du graphique et faites glisser la barre d’effectif net vers la gauche et la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux d’effectif net de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne 8:00 et faites glisser la barre jusqu’à 12:30.

      • Le graphique affiche des colonnes pour chaque quart d’heure de la journée (horizontalement) et les niveaux d’effectif net (verticalement).

      • Dans les colonnes, vous définissez les niveaux d’effectif pour l’intervalle de temps sélectionné.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer des tableaux d’effectifs nets individuels, cliquez sur Options Image de l’icône d’action et sélectionnez Supprimer.

      • Pour supprimer tous les graphiques d’effectif net, cliquez sur Supprimer tout.

    4. À l’intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux d’effectif net : Approuver ou Refuser.

      • Au lieu d’utiliser le curseur, vous pouvez saisir les valeurs d’approbation ou de refus sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux d’effectif net pour chaque action.

      • Si vous souhaitez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s’appliquera pas à l’effectif net pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l’autre condition de la règle.

      • En cas de conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en personnel nette et celles que vous définissez dans l'onglet Condition, Refuser a priorité sur Approuver.

        Supposons qu’un agent demande à faire des heures supplémentaires. Si la demande répond à l’effectif net de la règle d’approbation, elle doit être approuvée. Si les Conditions sont réglées sur le nombre maximum d’heures, un agent peut travailler en une semaine et un jour. La demande est refusée si l’agent a déjà travaillé le nombre d’heures maximum autorisé par semaine ou par jour. Lorsqu’aucune condition n’est définie dans la règle d’approbation, l’approbation de l’auto-échange fonctionne sur la base des conditions d’effectif net définies.

      Supposons que vous souhaitiez approuver l’auto-échange défini lorsque vous êtes en sureffectif de 20 % lors du quart du matin et de 10% lors du quart du soir. Vous pouvez définir des barres d’effectif net distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.

      Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d’effectif net à la fois. Cliquez sur les barres et faites-les glisser pour les sélectionner. Sélectionnez l’un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas pour obtenir les conditions d’effectif requises.

  9. Dans l’onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu’une demande soit approuvée automatiquement.

    • Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une semaine : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une semaine.

    • Nombre maximum d’heures qu’un agent travaille au cours d’une journée : Définissez le nombre total d’heures qu’un agent peut travailler dans une journée.

    Définissez l’heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

    • Même jour : Seules les demandes le jour même seront approuvées.

    • Dans la période

      • Nombre minimum de jours à l’avance : Vous définissez le nombre minimum de jours à l’avance pendant lesquels un agent peut soumettre la demande.

        Supposons que vous ayez fixé à 3 jours le délai minimum pour introduire la demande. Vous souhaitez échanger des heures le 5 août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande après le 2 août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre minimum de jours.

      • Nombre maximum de jours à l’avance : Vous définissez le nombre maximum de jours à l’avance pendant lesquels un agent peut soumettre la demande.

        Supposons que vous ayez défini le nombre maximum de jours à l’avance pour soumettre la demande comme 10 jours. Vous souhaitez échanger des heures le 15 août. Nous sommes aujourd’hui le 1er août. Vous ne pouvez donc pas soumettre la demande avant le 5 août, car elle n’entrera pas dans la fourchette du nombre maximum de jours.

      Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas définir des jours dans le passé pour soumettre une demande d’auto-échange. Cela signifie que le sélecteur ne descendra pas en dessous de 0 lors du réglage des limites.

    • Jours minimum depuis l’embauche : Définissez le nombre de jours pendant lesquels l’agent doit travailler dans l’entreprise pour être admissible à l’auto-échange.

  10. Cliquez sur Enregistrer.

    La nouvelle règle apparaît dans la liste de la page Règles d’approbation.

Questions fréquemment posées

La règle vérifie les niveaux de dotation du calendrier prévisionnel et publié. Lorsque les agents soumettent une demande, le temps qu’ils vont manquer est également exclu des niveaux de dotation. En outre, elle inclut l’absence demandée par l’agent dans l’effectif net. Sur cette base, elle exécutera chaque action que vous avez définie dans les barres.

Par exemple, votre emploi du temps nécessite 100 agents, alors que 90 agents sont occupés pour ce jour-là.

  • Dans ce cas, votre effectif net est en sous-effectif de 10 %.

  • Si un agent soumet une demande, la règle considère que l’effectif net est en sous-effectif de 11 %.

Lorsque vous définissez les niveaux d’effectif net, vous pouvez avoir des niveaux différents en fonction de l’heure de la journée. Un agent peut soumettre une demande pour une journée entière ou une journée partielle pour une heure avec différents niveaux d’effectif net. Lorsque cela se produit, la règle agit en fonction de l’effectif net la plus défavorable.

Par exemple, votre règle est définie sur Refuser les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif de 15 % pour l’équipe du matin et de 5 % le soir. Ensuite, un agent soumet une demande pour ce jour. La règle refusera la demande si vous êtes en sous-effectif de 15 % le matin ou de 5 % le soir.

Il suffit qu’un intervalle de 15 minutes soit refusé pour que la demande soit automatiquement refusée.

Disons qu’un agent soumet une demande de jour de congé. La demande correspond à l’effectif net dans la règle d’approbation, de sorte que la demande doit être approuvée. Cependant, cet agent n’a pas de jours restants dans son solde de congés, et la demande doit donc être refusée.

Refuser prime sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire a priorité sur Approuver.

Dans ce cas, la demande est refusée.

Une demande pour la même unité de planification et le même code d’activité peut être traitée par plusieurs règles. En cas de conflit entre plusieurs règles, Refuser est prioritaire sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire a priorité sur Approuver.

Le libre-service pour les congés a pour but d’apporter plus de flexibilité à votre calendrier. Il facilite l’ajout d’intervalles de congés à votre calendrier. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans les situations d’urgence. Les demandes peuvent être approuvées automatiquement pour une expérience plus fluide.

Les intervalles peuvent être approuvés automatiquement ou nécessiter une approbation. Cela dépend des conditions définies dans la règle d’approbation :

Approuvé automatiquement : les intervalles sont automatiquement approuvés.

Approbation nécessaire : ces intervalles requièrent une approbation.

Chaque intervalle de congés est de 30 minutes. Vous pouvez prolonger l’intervalle en fonction de la disponibilité des intervalles suivants.

Oui, vous pouvez même prendre un congé de 15 minutes seulement.

Oui, vous pouvez prolonger votre congé si :

  • Les intervalles sont continus.

  • Les validations définies sont respectées.

Supposons que vous sélectionniez initialement un intervalle de congé approuvé automatiquement entre 11h00 et 11h30. Pour prolonger ce délai, saisissez une heure de fin de 12h00. La prolongation ne réussit que si :

  • L’intervalle de 11h30 à 12h00 est disponible pour les congés en libre-service.

  • Il est également approuvé automatiquement.

  • Le même code d’activité sélectionné s’applique.

Vous pouvez ajouter autant d’intervalles de congé que vous le souhaitez à partir des options disponibles en libre-service. Tous les congés en libre-service ajoutés seront pris en compte dans votre calendrier.

Si une approbation est nécessaire, votre demande de congé est ajoutée au calendrier dans l’attente de cette approbation.

Le libre-service pour les heures supplémentaires vous permet d’effectuer des heures supplémentaires en plus de vos heures de travail prévues.

Un intervalle peut être :

  • Approuvé automatiquement : les intervalles sont automatiquement approuvés.

  • Nécessite une approbation : ces intervalles nécessitent une approbation sur la base de conditions prédéfinies dans les règles d’approbation.

Vous pouvez effectuer des heures supplémentaires pour une durée de 15 minutes seulement.

Oui, vous pouvez prolonger les intervalles d’heures supplémentaires au-delà de 30 minutes si :

  • Les intervalles d’heures supplémentaires sont continus.

  • Les validations définies sont respectées.