Chats afhandelen in CXone Agent for Microsoft Teams

Als uw beheerder dit voor u heeft ingeschakeld, kunt u chats afhandelen in CXone Agent for Microsoft Teams. Alle chats die aan u zijn toegewezen, verschijnen in het menu Interacties en zijn gemarkeerd met Het chatpictogram: een tekstballon..

Inbound chats beantwoorden

  1. Start CXone Agent for Microsoft Teams en log in.

  2. Selecteer de inbound chat (pictogram van een tekstballon) in het menu Interacties.
  3. Als de knoppen Weigeren en Accepteren worden weergegeven, klik je op Accepteren.
    Een inbound chat. Toont de naam van het contact, het chatpictogram, de wachttijd en de knoppen Weigeren en Accepteren.
  4. Lees het chatberichtGesloten De persoon die contact heeft met een agent, IVR of bot in uw contactcenter. van het contact in de interactieruimte.
  5. Schrijf een concept van uw antwoord in het responsveld onderaan. Je kunt een bestandsbijlage Pictogram van een paperclip. toevoegen of een emoji Pictogram van een smiley. invoeren. U kunt afbeeldingen kopiëren en plakken om ze toe te voegen als bijlagen. U kunt hun grootte niet wijzigen.

  6. Klik op Bericht verzenden of druk op Enter op uw toetsenbord.

    1. Klik op de pijl naast Bericht versturen pictogram van een witte pijl die omlaag wijst op een blauwe achtergrond. en selecteert de wachtrij voor goedkeuring. Iemand die aan die wachtrij is toegewezen, zal uw bericht beoordelen.

      Een conceptbericht verschijnt in het tekstvak. De cursor wordt over de Demo Chat-wachtrij bewogen. De knop Goedkeuring aanvragen verschijnt aan de onderzijde.

    2. Klik op Goedkeuring aanvragen.

    Het bericht wordt uit uw inbox verwijderd en naar een beoordelaar verzonden. Als de beoordelaar uw bericht goedkeurt, wordt het naar het contact gestuurd. Wanneer een beoordelaar uw bericht afwijst, wordt het naar u teruggestuurd.

Chats doorschakelen

U kunt chats naar andere agents doorschakelen. Wanneer u niet weet naar wie u de chat moet doorschakelen, kunt u de chat doorschakelen naar een skillGesloten Skills worden gebruikt om de aanlevering van interacties te automatiseren op basis van de vaardigheden, capaciteiten en kennis van de agent of een team. De chat wordt vervolgens toegewezen aan een agent met die skill of aan dat team.

  1. Selecteer de chat die u wilt doorschakelen vanaf het menu Interacties.
  2. Wijs de chat een status toe als Nieuw of Open. Als de chat een andere status heeft, kan deze niet worden doorgeschakeld.
  3. Klik op Overleggen/Doorschakelen pictogram van een persoon met een plus-teken..
    Een inbound chat. De cursor beweegt over het pictogram Doorschakelen: een persoon met een plus-teken.
  4. Zoek in de directory de agent, de skill of het team op waarnaar u de chat wilt doorschakelen. Met behulp van de vervolgkeuzelijst onder de zoekbalk kunt u van directory wisselen.
  5. Plaats de cursor op de agent, skill of het team in de lijst met zoekresultaten en klik op Doorschakelen pictogram met twee pijlen: één naar rechts en één naar links..

Chats overdragen

Deze inhoud heeft betrekking op een product of functie in Controlled Release (CR). Als u vragen hebt die niet worden beantwoord in de online Help, neem dan contact op met uw manager.

U kunt een chat overdragen naar een ander kanaalGesloten Een manier waarop contacten kunnen communiceren met agents of bots, zoals spraak (telefoon), e-mail, chat, social media enzovoort.. Zo kunt u het beste kanaal voor het afhandelen van het contact selecteren. Als u een contact bijvoorbeeld beter kunt bijstaan via de telefoon, kunt u de chat overdragen naar een oproep. U kunt overdragen naar deze kanalen:

Huidig interactiekanaal Kan overdragen naar
Chat Spraak E-mail SMS WhatsApp
E-mail Spraak   SMS WhatsApp
SMS Spraak E-mail SMS WhatsApp
Persoonlijk sociaal Spraak E-mail SMS WhatsApp
Openbaar sociaal Spraak E-mail SMS WhatsApp
WhatsApp Spraak E-mail SMS  

U kunt geen interacties overdragen met de statusGesloten Resultaat dat wordt toegewezen door de agent of het systeem aan het einde van een spraakinteractie (dispositie) of digitale (status)interactie. Gesloten.

  1. Klik op Nieuw outbound Pictogram van een plusteken in een grijs vakje. boven de interactieruimte.

  2. Selecteer het kanaalGesloten Een manier waarop contacten kunnen communiceren met agents of bots, zoals spraak (telefoon), e-mail, chat, social media enzovoort. waarnaar u wilt overdragen.

  3. Voer de ID van de contact in voor het geselecteerde kanaal als het nog niet in het systeem zit. Als u chat overdraagt naar e-mail, voert u het e-mailadres van het contact in.

  4. Selecteer een skillGesloten Skills worden gebruikt om de aanlevering van interacties te automatiseren op basis van de vaardigheden, capaciteiten en kennis van de agent in de vervolgkeuzelijst als deze verschijnt. De overdracht wordt gestart. Deze verschijnt als een nieuw tabblad bovenaan in de interactieruimte. Als u chat hebt overdragen naar een oproep, verschijnt het telefoonpaneel.

Chattranscripten naar contacten verzenden

U kunt het volledige transcript van een chatinteractie toewijzen aan het e-mailadres van het contact. Transcripten kunnen slechts naar een enkel e-mailadres verzonden worden per keer. Alleen tekst en inline-afbeeldingen worden inbegrepen in het transcript. Bijlagen, hyperlinks, opmerkingen en tags worden niet inbegrepen.

  1. Klik rechtsboven in de geopende e-mail op Opties pictogram van drie punten boven elkaar..

  2. Selecteer Transcript verzenden.

  3. Voer in het pop-upvenster dat verschijnt het e-mailadres van het contact in.

  4. Klik op Verzenden.

Snelle antwoorden gebruiken

Snelle reacties zijn vooraf geschreven antwoorden die je kunt selecteren om naar contacten te sturen. Sommige snelle reacties hebben aangepaste velden waarin u waarden kunt invoeren, bijvoorbeeld de naam van het contact.

  1. Open een interactie in CXone Agent for Microsoft Teams.
  2. Klik in de app-ruimte aan de rechterkant op Snelle antwoorden Pictogram, een bliksemschicht..
  3. Selecteer de snelle reactie die u wilt gebruiken:
    • Selecteer een antwoord in de lijst met snelle reacties op het tabblad Alle weergeven.
    • Zoek naar een specifieke snelle reactie via de Zoekbalk.
    • Gebruik het tabblad Favorieten.
  4. Je kunt naast de naam van een snelle reactie op Favoriet Pictogram, een ster. klikken om dit antwoord toe te voegen aan het tabblad Favorieten.
  5. Vul in het formulier voor snelle reacties eventuele aangepaste velden in en klik op Invoegen.
    De snelle reactie verschijnt in het responsveld in de interactieruimte.
  6. Bewerk indien nodig de snelle reactie en klik dan op Bericht verzenden.

Opmerkingen en tags toevoegen

U kunt opmerkingen en tags toevoegen aan chatberichten. Contacten kunnen geen opmerkingen en tags zien, maar andere mensen in uw organisatie wel.

Een Opmerking toevoegen

U kunt een opmerking toevoegen aan een bericht om:

  • Informatie over het contact op te nemen. Als de interactie wordt overgedragen aan de andere agent, dan kan uw opmerking helpen de interactie af te handelen.

  • Biedt uw supervisor, manager of coach context over welke reactie u hebt verstuurd.

  1. Klik op Opmerkingen toevoegen Pictogram van een klembord. onder het responsveld in de interactieruimte.

  2. Voer uw opmerking in het gele Opmerkingenvak in dat verschijnt.

    Een geel vak met het label Opslaan bevat een tekstvak en de knoppen Opslaan en Annuleren. Boven de opmerking verschijnt de naam van de agent die deze heeft geschreven.

  3. Klik op Opslaan.

Een Tag toevoegen

U kunt een tag toevoegen aan een bericht om:

  • Later dezelfde berichten terug te vinden.

  • De berichten categoriseren.

  1. Klik op Tags toevoegen Pictogram van een dikke pijl met een plusteken erin. naast de naam van het contact in een bericht.

  2. Klik op + Nieuwe toevoegen.

    Er verschijnt een venster met de melding: Klik op Toevoegen om de eerste tag toe te voegen. Er verschijnt een knop met de tekst + Nieuwe toevoegen.

  3. Selecteer een tag uit de vervolgkeuzelijst of maak een nieuwe tag door een naam in te voeren.

Responstimers weergeven

Als uw CXone Agent for Microsoft Teams-beheerder deze heeft ingeschakeld, verschijnen responstimers voor chats in het menu Interacties. Er zijn twee soorten responstimers:

  • Agenttimer: geeft aan hoelang het contact op antwoord van de agent heeft gewacht. Wanneer er nog vijftig procent van uw toegekende tijd over is, wordt het waarschuwingspictogram van een uitroepteken in een gele driehoek. geel weergegeven. Wanneer de timer op 0:00 staat, wordt het waarschuwingspictogram van een uitroepteken in een rode driehoek. rood weergegeven.

    Onder de naam en de skill van het contact staat een vak dat Agenttimer heet, met een timer ernaast.

  • Klanttimer: geeft aan hoelang u op antwoord van het contact hebt gewacht.

    Onder de naam en de skill van het contact staat een vak dat Klanttimer heet, met een timer ernaast.

    Wanneer er nog vijftig procent van de toegekende tijd van het contact over is, wordt het waarschuwingspictogram van een uitroepteken in een gele driehoek. geel weergegeven. U kunt het contact meer tijd geven om antwoord te geven door op +Tijd te klikken, mits uw beheerder u hiervoor gemachtigd heeft. Wanneer de timer afloopt, wordt de interactie uit uw inbox verwijderd. Als het contact na deze tijd antwoord geeft, wordt de interactie opnieuw toegewezen aan een agent.

    Het gele waarschuwingspictogram verschijnt en de tekst Klanttimer wordt geel.

De Klantenkaart gebruiken

Als uw beheerder deze voor u heeft ingeschakeld, levert de klantenkaart informatie om u te helpen uw contacten af te handelen. Wanneer u een interactie open hebt staan, wordt de klantkaart voor het contact weergegeven in de app-ruimte aan de rechterkant.

Chats vertalen

Als het contact een andere taal spreekt, dan kan CXone Agent for Microsoft Teams diens berichten in realtime vertalen naar uw eigen taal. Zowel het oorspronkelijke bericht van het contact als de vertaling worden weergegeven. Het systeem kan ook uw berichten vertalen naar de taal van het contact. het contact zal uw oorspronkelijke bericht niet zien, maar zal wel een melding krijgen dat uw bericht vertaald is.

Uw beheerder moet dit voor u inschakelen.

  1. Klik rechtsboven in de geopende interactie op Opties pictogram van drie punten boven elkaar..

  2. Selecteer Translate Messages.

  3. Selecteer de taal van het contact in de Customer Language vervolgkeuzelijst. Selecteer uw eigen taal in de My Language vervolgkeuzelijst.

  4. Selecteer Translate Customer Messages om de berichten van het contact naar uw taal te vertalen.

  5. Selecteer Translate My Replies om uw berichten naar de taal van het contact te vertalen.

    Het pop-upscherm Opties vertaling, met velden voor Taal klant, Mijn taal, Klantberichten vertalen en Mijn antwoorden vertalen.

  6. Klik op Toepassen. Boven het responsveld verschijnt een melding die aangeeft dat uw berichten vertaald worden.

Statussen toewijzen aan chats

In het venster Uitkomsten kunt u een -statusGesloten Resultaat dat wordt toegewezen door de agent of het systeem aan het einde van een spraakinteractie (dispositie) of digitale (status)interactie. toewijzen aan een interactie. Statussen geven het resultaat van de interactie aan. Als u bijvoorbeeld de vraag van een klant hebt beantwoord, kunt u Opgelost selecteren. U moet wellicht een status aan een interactie toewijzen voordat u deze kunt sluiten.

Het venster Uitkomsten toont de naam van het contact, een vervolgkeuzelijst voor Status en een Opslaan-knop. Daarnaast kunnen ook de velden Dispositie, Tags en Opmerkingen worden getoond.

  1. Open een interactie. Klik op Uitkomst pictogram van een vinkje in een cirkel. in het menu Interacties.

  2. Selecteer een Status in de vervolgkeuzelijst.
  3. Indien het veld Dispositie wordt weergegeven, selecteert u een dispositie. Deze opties hangen af van de skillGesloten Skills worden gebruikt om de aanlevering van interacties te automatiseren op basis van de vaardigheden, capaciteiten en kennis van de agent voor de interactie.
  4. U kunt Opmerkingen over de interactie invoeren. U kunt ook Tags toevoegen om de interactie op een later moment eenvoudig op te zoeken.
  5. Klik op Opslaan.

Naast de interacties die de status Opgelost hebben, wordt een groen vinkje weergegeven.

Chats afsluiten

Wanneer een interactie is gemarkeerd als Opgelost of Gesloten wordt deze na een bepaalde tijd gesloten. Uw CXone Agent for Microsoft Teams-beheerder stelt deze tijd in. Je kunt een interactie ook handmatig afsluiten door deze stappen te volgen:

  1. Wijst de interactie de status Opgelost of Gesloten toe.

  2. Klik rechtsboven in de geopende interactie op Opties pictogram van drie punten boven elkaar..

    Het Meer-pictogram, drie verticale stippen, wordt aangeklikt. Dit toont opties voor: Toewijzing ongedaan maken en negeren, Overleggen/Doorschakelen en Uitkomst.
  3. Selecteer Toewijzing ongedaan maken en negeren. De interactie wordt vervolgens gesloten en verwijderd uit het menu Interacties.