Règles d'approbation

Au lieu de gérer manuellement toutes les demandes de congé, les règles d'approbation automatisent les réponses pour vous. En utilisant des règles d'approbation, vous réduirez le temps que vous passez à traiter les demandes. De plus, les agents n'auront pas à attendre que leur responsable examine chaque soumission.

En fonction des conditions que vous définissez dans les règles, les demandes sont automatiquement approuvées. Vous pouvez décider de refuser automatiquement ou de transférer la demande d'approbation manuelle lorsque les conditions ne sont pas remplies.

Lors de la création de la règle, vous pouvez définir niveaux de dotation nets comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez choisir de refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs avec la WFM Avancé Licence.

Vous pouvez consulter les réponses automatisées et les demandes en attente sur la page Gérer les demandes.

Gardez à l'esprit:

• La règle est activée par défaut une fois que vous l'avez créée. Pour désactiver une règle, Cliquez surChoix et sélectionnerDésactiver.

• Le statut Cassé signifie qu'une ou plusieurs activités ou unités de planification de la règle ont été supprimées et que la règle est inactive.

• Vous pouvez dupliquer , modifiez et supprimez chaque règle de Choix aussi.

• Pour créer des règles d'approbation, vous devez avoirVoir et Faire en sorte activés dans les Règles d'approbationautorisation. Cette autorisation est disponible dans Admin > Sécurité > Rôles et autorisations, dans la section WFM > Autorisations générales.

Pour créer une règle d'approbation :

1. Allez à WFM > Demandes > Règles d'approbation.

2. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezWFM.

3. Allez à Demandes > Règles d'approbation.

4. Cliquez sur Nouvelle règle.

5. Entrez un Nom.

6. Dans l'onglet Général, sélectionnez les Unités de planificationet les Activités qui recevra une réponse automatisée.

7. Dans l'onglet Effectif net, vous pouvez choisir d'utiliser les niveaux d'effectif net comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif.

   Comment utiliser le net staffing

   Supposons que vous souhaitiez que votre règle gère les requêtes en fonction de ces niveaux :

   • En sureffectif de 15 % ou plus : approuvez la demande automatiquement. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.

   • Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : Transférez-vous la demande pour approbation manuelle.

   • En sous-effectif de 10 % ou en dessous de— Refuser la demande automatiquement.

   Gardez à l'esprit:

   • Uniquement disponible pour les utilisateurs avec la WFMAvancé Licence.

   • Pour créer une règle sans utiliser la dotation nette, ignorez cette étape.

   • Lorsque la règle comporte plusieurs unités de planification, les niveaux de dotation nets s'appliquent à chaque unité séparément.

   Pour ajouter des niveaux de personnel net à votre règle :

   1. Cliquez sur Définir la dotation nette.

   2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.

      Par défaut, le graphique s'applique à tous les jours de la semaine. Lorsque vous sélectionnez des jours spécifiques, vous pouvez ajouter un autre graphique en cliquant surPersonnaliser les autres jours.

   3. Cliquez à l'intérieur du graphique et faites glisser la barre de dotation en personnel vers la gauche et vers la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux de dotation en personnel de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne pour 8h00, et faites glisser la barre vers 12h30.

      Utiliser le tableau de la dotation nette

      • Le graphique affiche des colonnes pour toutes les 15 minutes de la journée (axe horizontal) et les niveaux de dotation en personnel net (axe vertical).

      • À l'intérieur des colonnes, vous choisissez le temps et les niveaux de dotation avec des barres de dotation nettes.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer un graphique net-staffing, cliquez surChoixsélectionnez Effacer.

      • Pour supprimer tous les graphiques de personnel net, cliquez sur Supprimer tout. La dotation en personnel nette ne fera pas partie de votre règle.

   4. À l'intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux de personnel net :Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Déclin.

      Ajustement de la barre de dotation nette

      • Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez entrer les valeurs Approuver ou Refuser sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux de personnel net pour chaque action.

      • Si vous souhaitez effacer les barres de dotation nettes, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s'appliquera pas à la dotation nette pour les heures Non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.

      • Lorsqu'il y a un conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en réseau et dans l'onglet Condition—Déclinprime surApprouver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaireprime surApprouver.

        Disons qu'un agent soumet une demande de jour de congé. La demande correspond à la dotation en personnel nette dans la règle d'approbation, de sorte que la demande doit être approuvée. Mais cet agent n'a plus de jours restants dans son solde de congés, la demande doit donc être refusée.

        Dans ce cas, la demande est refusée.

      Ajouter plus de barres pour différentes heures de la journée

      Disons que vous voulez postuler Approuverlorsque vous êtes en sureffectif de 20 % le matin et de 5 % le soir. Vous pouvez créer deux barres de dotation en réseau distinctes pour chaque heure de la journée.

      Combinaison de plusieurs barres de dotation en réseau

      Vous pouvez combiner deux ou plusieurs barres différentes que vous avez créées. Gardez à l'esprit que la combinaison des barres inclura les colonnes Non défini entre elles. Sélectionnez les barres que vous souhaitez combiner et faites glisser un curseur vers le haut ou vers le bas.

   5. Sélectionnez ce qui se passeS'il n'y a pas de prévision ou d'horaire publié le jour demandé :Approuver,Envoyer au gestionnaire, ouDéclin.

      Avec une prévision et un calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux de dotation nets.

8. Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu'une demande soit approuvée automatiquement.

   Jours minimum depuis l'embauche, Solde des congés de l'agent, Solde des congés de l'unité de planification (jours quotidiens ou jours personnalisés)

   • Jours minimum depuis l'embauche— Définissez le nombre de jours pendant lesquels l'agent doit travailler dans l'entreprise pour être éligible à l'approbation automatique.

   • Solde des congés de l'agent—Cette condition est remplie s'il reste suffisamment de jours dans le solde de congés de l'agent.

     Gardez à l'esprit que le solde de l'agent sera affecté même si vous ne sélectionnez pas cette condition. Par exemple, une demande peut être approuvée pour un agent qui n'a plus de jours restants dans son solde de congés.

     Dans de tels cas, le solde de l'agent sera négatif.

   • Solde des congés de l'unité de planification— Définissez le nombre d'heures que chaque unité de planification peut prendre par jour pour chaque activité. Cette condition est remplie lorsque le nombre d'heures demandées n'excède pas le solde du temps libre restant.

     Voir exemple

     Imaginons que vous définissiez ces paramètres pour votre règle :

     • Unités de planification—Assistance technique à New York et Assistance technique LON

     • Codes d'activité—Congés payés et Congé non payé

     • Solde des congés collectifs : 10 heures

     Si un agent de Assistance technique NYdemande 10 heures de Congés payés, cette condition sera remplie. Le solde est désormais nul pour cette unité de planification et cette activité. Cette condition ne sera pas remplie pour les autres agents de Support technique NYDemanderCongés payés ce jour-là. Ils peuvent demander Congé non payé.

     Maintenant, le solde est nul pour les deux activités pour Support technique NY. Cependant, le solde reste 10 heures pour chaque activité pourAssistance technique LON

     Vous pouvez définir un solde pour tous les jours ou différents soldes par jour de la semaine.

     Solde journalier ou Solde pour les jours personnalisés

     • Solde journalier—Définir le solde qui s'applique à chaque jour de la semaine.

     • Solde pour les jours personnalisés—Définissez un solde différent pour les jours que vous souhaitez. La condition ne sera pas remplie pour les jours non sélectionnés.

       Supposons que vous ayez défini des heures pour les mardis et mercredis. La règle n'approuvera pas automatiquement les demandes des autres jours.

       Définissez un solde différent pour les jours que vous souhaitez. Les jours que vous ne sélectionnez pas ne seront pas inclus dans la règle.

       Supposons que vous ayez défini des heures pour les mardis et mercredis. Si un agent demande un autre jour, la règle ignore cette condition. S'il s'agit de la seule condition de la règle, la demande sera automatiquement approuvée.

       Vous pouvez également définir que cette condition ne sera pas remplie pour des jours spécifiques. Après avoir sélectionné ces jours spécifiques, réglez le solde sur 0 les heures. La condition n'approuvera pas automatiquement les demandes pour ces jours.

9. Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

   En avance, Même jour ouDans les délais

   • En avance—Seules les demandes qui ont été faites un certain nombre de jours à l'avance seront approuvées. Vous définissez le nombre de jours minimum à l'avance que l'agent peut soumettre sa demande.

   • Même jour—Seules les demandes le jour même seront approuvées.

   • Dans les délais—Seules les demandes effectuées dans un délai précis seront approuvées.

     Vous définissez le nombre maximum de jours avant la date de congé et le nombre maximum de jours après la date de congé.

     Disons que vous avez défini que le nombre maximum de jours après la date de congé est 5. Aujourd'hui, c'est le 1er août. Votre agent demande un congé pour le 10 août. Dans ce cas, la demande n'entre pas dans la plage horaire et ne sera pas approuvée.

   Utilisez cette condition pour les demandes de dernière minute.

   Vous pouvez créer une règle qui approuvera automatiquement les demandes urgentes (telles que la maladie, le deuil).

   Créez une règle pour ces codes d'activation (par exemple, un code appelé Congé_de_maladie_PTO) et:

   • Sélectionnez Même jour dans l'état Heure de soumission.

   • Ne sélectionnez aucune autre condition.

   Celui-ci approuvera les demandes le jour même pour ces activités.

10. Définissez ce qui se passe lorsqu'au moins une des conditions que vous avez définies n'est pas remplie.

    Déclin ouEnvoyer au gestionnaire

    • Déclin—L'agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera automatiquement refusée peu de temps après la demande.

    • Envoyer au gestionnaire—Vous pouvez choisir d'examiner les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente dans leGérer les demandes page. Gardez à l'esprit qu'une demande qui sera refusée dans la condition de dotation en personnel nette ne sera pas envoyée au responsable.

11. Cliquez sur Sauvegarder.

    La nouvelle règle apparaîtra dans la liste de la page Règles d'approbation.

Questions fréquemment posées