Règles d’approbation

Au lieu d’approuver manuellement tous les congés, vous pouvez utiliser les Règles d’approbation pour automatiser les réponses. Les mêmes Règles d’approbation définies pour les Congés seront exploitées pour les demandes de Congés en Libre-service. En outre, les Règles d’approbation sont requises pour autoriser les demandes d’Heures supplémentaires en Libre-service et les demandes d’échange automatique. L’utilisation des Règles d’approbation réduit le temps que vous consacrez au traitement des demandes et aide les agents à éviter d’attendre que leur responsable examine chaque soumission.

Les demandes sont automatiquement approuvées en fonction des conditions que vous définissez dans les règles. Vous pouvez choisir de faire en sorte que les règles refusent automatiquement la demande ou la transfèrent pour approbation manuelle lorsque les conditions ne sont pas remplies.

Lors de la création de la règle, vous pouvez définir niveaux de dotation nets comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez choisir de refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs avec la WFM Advanced Licence.

Vous pouvez consulter les réponses automatisées et les demandes en attente sur la page Gérer les demandes.

Vous pouvez regarder une vidéo qui donne un aperçu de la page Règles d'Approbation. La vidéo comprend également un didacticiel sur la création d'une Règle d'approbation.

Conserver à l'esprit :

  • La règle est activée par défaut une fois que vous l'avez créée. Pour désactiver une règle, cliquez sur Options Image of actions icon et sélectionnez Deactivate.

  • Le statut Rompu signifie qu'une ou plusieurs activités ou unités DE planification de la règle ont été supprimées et que la règle est inactive.

  • Vous pouvez également dupliquer, modifier et supprimer chaque règle à partir de Options Image of actions icon.

  • Lorsqu'un agent soumet une demande, une notification est envoyée à tous les responsables pour lesquels l'option Gérer est activée dans l'onglet Autorisations (voir la capture d'écran pour plus de détails). Cette option doit être activée pour que les responsables reçoivent des notifications.

  • Pour créer des règles d’approbation, vous devez avoir afficher et Gérer activé dans l’autorisation Règles d’approbation autorisation. Cette Autorisation est disponible dans Admin > Sécurité > Rôles & Autorisations, dans la section WFM > Autorisations générales.

Options spécifiques à une date pour les Règles d’approbation

Remarque : cette fonctionnalité est disponible avec la licence Advanced.

Lors de la création de toute règle d'approbation, telle que Time Off, Heures supplémentaires ou Auto-échange, vous pouvez définir des paramètres spécifiques à une date pour gérer les demandes pendant les jours fériés, les périodes d'interdiction ou les événements saisonniers. Ces règles permettent d'automatiser les réponses pendant les périodes critiques de programmation, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

Vous pouvez créer une règle pour la période des fêtes qui approuve automatiquement les demandes de congés uniquement lorsque les niveaux de dotation en personnel respectent les seuils que vous avez définis, qui peuvent être différents des Règles d’approbation normales utilisées pour le reste de l’année. Vous pouvez également configurer la Règle pour qu’elle se répète chaque année aux mêmes dates.

Lorsque vous définissez une règle spécifique à une date, vous pouvez configurer les éléments suivants :

  • Date de début : La date à laquelle la règle devient active. Par défaut, elle est définie sur la date du jour.

  • Date DE fin : Date à laquelle la règle expire. Les Demandes en dehors de cette plage sont traitées en fonction d'autres règles actives.

  • Répéter : Utilisez cette option pour créer des règles récurrentes pour des modèles prévisibles :

    • Quotidien : pour les règles qui s'appliquent chaque jour au sein de la période.

      • Valeur par défaut : 1 (chaque jour)

        Par exemple, si vous définissez cette valeur sur 2, cela signifie un jour sur deux.

      • Maximum : 366

    • Hebdomadaire : Pour les semaines qui nécessitent des contraintes d'approbation uniques.

      • Valeur par défaut : 1 (chaque semaine au sein de la période définie)

      • Valeur maximum : 52

      • Exemple de cas d'utilisation :

        • Date de début : Janvier 1, 2026

        • Date DE fin : 31 Janvier 2026

        • Fréquence hebdomadaire : Répéter toutes les 1 semaine le Vendredi, Samedi et Dimanche.

        • Les valeurs du solde up peuvent différer entre les week-ends de Janvier (Vendredi, Samedi et Dimanche) et les week-ends de Février (Vendredi, Samedi et Dimanche), ainsi que les valeurs de dotation en personnel nette pour les approbations.

    • Mensuel : pour les variations saisonnières, telles que les mois de pointe.

      • Les règles mensuelles peuvent être définies pour :

        • Une date précise, telle que le 1er du mois

        • Un jour du mois, comme le premier Lundi ou le dernier Vendredi

    • Annuellement : Pour les événements annuels comme les jours fériés.

      • Pour la fréquence annuelle, un gestionnaire peut sélectionner une date de calendrier ou un jour pour une occurrence annuelle.

      • La valeur dans Tous les 1 Année(s) est fixe.

      Si la Date de début est égale à la Date DE fin, la case à cocher Répéter est désactivée.

  • Définir comme priorité Élevée : Marque la règle comme étant de priorité élevée. Les règles de priorité Élevée sont prioritaires lorsque plusieurs règles se chevauchent.

  • Expirer après la Date DE fin :

    • Si cette option est sélectionnée : les Demandes pour la période après expiration sont envoyées pour approbation manuelle.

    • Si cette case n'est pas sélectionnée : la règle continue d'approuver les demandes dans la plage définie.

Points clés pour les Règles d’approbation spécifiques à une date

  • Lorsque les Règles se superposent, elles suivent cette hiérarchie :

    • Annuel

    • Mensuel

    • Hebdomadaire

    • Quotidien

  • Une règle de hiérarchie basse marquée comme Priorité Élevée prévaudra sur les règles de niveau supérieur pour l'approbation en cas de conflit.

    Si une règle mensuelle de Décembre existe et qu'une règle hebdomadaire du 20 au 26 Décembre est définie comme Priorité Élevée, la règle hebdomadaire prévaudra.

  • Une règle avec une Date DE fin n'expirera pas automatiquement. Elle expire uniquement lorsque le gestionnaire sélectionne Expirer après la Date DE fin afin que les règles d’approbation fonctionnent pour les dates passées.

  • Une fois qu'une règle a expiré, vous pouvez la mettre à jour pour la réactiver.

    La Date de début ne peut pas être modifiée pour les règles expirées.

  • Lorsque Expirer après la Date DE fin est sélectionné :

    • Une notification est envoyée au responsable 3 jours avant l'expiration.

    • Une icône d’avertissement apparaît sur l’écran Règles d’approbation.

Validations relatives à l'expiration des Règles

Pour vous aider à gérer efficacement les règles spécifiques à une date :

  • Notifications : une notification est envoyée trois jours avant l'expiration d'une règle.

  • Icône d'avertissement : Une icône d'avertissement apparaît sur la page Règles d'Approbation 15 jours avant l'expiration, et le décompte se poursuit jusqu'à l'expiration de la Règle. Survolez l'icône pour afficher des détails tels que :

    • Cette règle expire aujourd’hui

    • Cette règle expire dans 6 jours

Règle d'approbation : Congés

Pour créer une règle d'approbation pour les congés :

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications icon of app selector et sélectionnez WFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Définissez un nom pour la règle.

  5. Dans Règle d'Approbation pour, sélectionnez Congé.

  6. Sélectionnez les Unités DE planification auxquelles la règle s'appliquera.

    N'oubliez pas que vous pouvez créer plusieurs règles d'approbation des congés pour la même unité DE planification.

  7. Sélectionnez une ou plusieurs Activités auxquelles la règle s'appliquera.

  8. Dans l'onglet effectif net, vous pouvez choisir d'utiliser les niveaux d'effectif net comme condition de traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif.

    Supposons que vous souhaitiez que votre règle de congé gère les requêtes en fonction des niveaux suivants :

    • En sureffectif de 15 % ou plus : approuver la demande automatiquement. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.

    • Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : transférez la demande au gestionnaire pour approbation manuelle.

    • En sous-effectif de 10 % ou plus : refuser la demande automatiquement.

    Conserver à l'esprit :

    • Les paramètres d’effectif net sont disponibles uniquement pour les utilisateurs sous licence WFM Advanced.

    • Pour créer une règle Congé sans utiliser l’effectif net, sautez cette étape.

    • Lorsque la règle comporte plus qu'une unité DE planification, les niveaux de dotation en personnel nets s'appliquent à chaque unité séparément.

    Pour ajouter la dotation en personnel nette à votre règle :

    1. Cliquez sur Définir la dotation nette.

    2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.

      Par défaut, le graphique s'applique à tous les jours de la semaine. Pour créer un graphique individuel pour un ou plusieurs jours, sélectionnez le ou les jours dans la liste déroulante Jours. En utilisant ajouter la Dotation en personnel nette, vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour plus de jours ou un jour de la semaine.

      Le bouton ajouter du personnel net n'est pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.

    3. Cliquez à l'intérieur du graphique et faites glisser la barre de dotation en personnel net vers la gauche et vers la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux de dotation en personnel de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne pour 8:00 et faites glisser la barre jusqu'à 12:30.

      • Le graphique affiche des colonnes pour toutes les 15 minutes de la journée (axe horizontal) et les niveaux de dotation en personnel net (axe vertical).

      • Dans les colonnes, définissez les niveaux de dotation en personnel pour l'intervalle de temps sélectionné.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer des graphiques de dotation en personnel nette individuels, cliquez sur Options Image of actions icon et sélectionnez supprimer.

      • Pour supprimer tous les graphiques de personnel net, cliquez sur supprimer tout. La dotation en personnel nette ne fera pas partie de votre règle.

    4. À l'intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux de dotation en personnel nets : Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Refuser.

      • Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez entrer les valeurs Approuver ou Refuser sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux de personnel net pour chaque action.

      • Si vous voulez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s'appliquera pas à la dotation nette pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.

      • En cas de conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en personnel nette et dans l'onglet Condition—Déclin prime sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire prime sur Approuver.

        Supposons qu'un agent soumette une demande de jour de congé. La demande correspond à la dotation en personnel nette dans la règle d'approbation, de sorte que la demande doit être approuvée. Toutefois, comme cet agent n'a plus de jours restants dans son solde de congés, la demande doit être refusée.

        Dans ce cas, la demande est refusée.

        Les demandes sont refusées si la condition d’heure de soumission minimale n'est pas remplie.

      Supposons que vous voulez définir l’approbation de congés lorsque vous êtes en sureffectif de 20 % le matin et de 5 % le soir. Vous pouvez définir des barres de dotation en personnel nette distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.

      Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d'effectif net en même temps. Cliquez et faites glisser sur les barres pour les sélectionner. Sélectionnez l'un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas jusqu'aux conditions de dotation en personnel requises.

    5. Sélectionnez ce qui se passeS'il n'y a pas de prévision ou d'horaire publié le jour demandé :Approuver, Envoyer au gestionnaire ouRefuser.

      Sans une prévision et un calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux de dotation nets.

  9. Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu'une demande soit approuvée automatiquement.

    Solde des congés de l'Agent, solde des congés de l'Unité DE planification (quotidien ou jours personnalisés), jours minimum depuis l'embauche

    • Solde des congés de l'agent : cette condition est remplie s'il reste suffisamment de jours dans le solde de congés de l'agent.

      Gardez à l'esprit que le solde de l'agent sera affecté même si vous ne sélectionnez pas cette condition. Par exemple, une demande peut être approuvée pour un agent qui n'a plus de jours restants dans son solde de congés.

      Dans de tels cas, le solde de l'agent sera négatif.

    • Solde des congés par unité DE planification : définissez le nombre d'heures que chaque unité DE planification peut prendre en congé par jour pour chaque activité. Cette condition est remplie lorsque le nombre d'heures demandées n'excède pas le solde du temps libre restant.

      Imaginons que vous définissiez ces paramètres pour votre règle :

      • Unités DE planification : Assistance technique NY et Assistance technique LON

      • Codes d’activité : Congés payés et Congé non payé

      • Solde des congés collectifs : 10 heures

      Si un Agent de NY Tech Soutien demande 10 heures de Congés payés, cette Condition sera remplie. Le solde est désormais nul pour cette unité DE planification et cette activité. Cette condition ne sera pas remplie pour les autres agents de NY Tech Soutien demandant un Paid Time Off ce jour-là. Ils peuvent demander un congé sans solde.

      Maintenant, le solde est de zéro pour les deux activités pour Support technique NY. Cependant, le solde reste 10 heures pour chaque activité pourAssistance technique LON

      Vous pouvez définir un solde pour tous les jours ou différents soldes par jour de la semaine.

      • Daily balance: Define the balance that applies to each day of the week.

      • Balance for custom days: Define a different balance for the days you want. The condition won't be met for the unselected days.

        Let's say you defined hours for Tuesdays and Wednesdays. The rule won't auto-approve requests for any other day.

        Define a different balance for the days you want. The days you don't select won't be included in the rule.

        Let's say you defined hours for Tuesdays and Wednesdays. If an agent requests for any other day, the rule ignores this condition. If this is the only condition for the rule, the request will be auto-approved.

        You can also set that this condition won't be met for specific days. After you select those specific days, set the balance at 0 hours. The condition won't auto-approve requests for those days.

    • Jours minimum depuis l'embauche : définissez le nombre de jours depuis lequel l'agent doit travailler dans l'entreprise pour être éligible à l'approbation automatique.

    • Nombre maximal d'heures DE travail de l'agent au cours d'une journée : définissez le nombre total d'heures qu'un agent peut travailler dans une journée.

    Define the Submission time. This condition is met depending on when the request was submitted.

    • In advance: Only requests made a certain number of days in advance will be approved. You define the minimum days in advance the agent can submit his request.

    • Same day: Only same-day requests will be approved.

    • Within time frame: Only requests made within a specific time frame will be approved.

      You define the maximum days before the time-off date and the maximum days after the time-off date.

      Let's say you defined that the maximum days after the time-off date is 5. Today is August 1. Your agent requests time-off for August 10. In this case, the request doesn't fall within the time range and won't be approved.

    You can create a rule that auto-approves urgent requests (such as for sickness, bereavement, and more).

    Create a rule for those activate codes (for example, a code called PTO_Sick_Leave) and:

    • Select Same day in the Submission time condition.

    • Don't select any other conditions.

    This will approve same-day requests for those activities.

  10. Définissez ce qui se passe lorsqu'au moins une des conditions que vous avez définies n'est pas remplie.

    • Refuser : l'agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera automatiquement refusée peu de temps après la demande.

    • Envoyer au responsable : Vous pouvez choisir de revoir les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente sur la page Gérer les demandes. Gardez à l'esprit qu'une demande refusée dans la condition de dotation en personnel nette ne sera pas envoyée au responsable.

  11. Cliquez sur enregistrer.

    La nouvelle règle apparaîtra dans la liste de la page Règles d'Approbation.

Règle d'approbation : Heures supplémentaires

Pour créer une règle d'approbation pour les heures supplémentaires :

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications icon of app selector et sélectionnez WFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Entrez un nom.

  5. Dans Règle d'Approbation pour, choisissez Heures supplémentaires.

  6. Sélectionnez l’Unité DE planification qui recevront une réponse automatique.

    Notez qu’une unité DE planification ne peut avoir qu'une seule règle d'approbation d’heures supplémentaires.

  7. Sélectionnez les Activités qui recevra une réponse automatique.

    Lors de la création d'une règle d'approbation d’heures supplémentaires, seule l'activité Ouvert est disponible dans la liste déroulante Activités. Elle est sélectionnée automatiquement.

  8. Dans l'onglet effectif net, vous devez définir les conditions d'effectif net pour le traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez refuser toutes les demandes lorsque vous êtes en situation de surcharge d'effectifs.

    Supposons que vous souhaitiez que votre règle d’heures supplémentaires gère les demandes en fonction des niveaux suivants :

    • En sous-effectif de 15 % ou plus : approuver la demande automatiquement. Dans ce cas, la demande doit également remplir les conditions que vous avez sélectionnées.

    • Entre 15 % de personnel en sureffectif et 10 % de personnel en sous-effectif : transférez-vous la demande pour approbation manuelle.

    • En sureffectif de 10 % ou plus : refuser la demande automatiquement.

    Conserver à l'esprit :

    • Les paramètres de dotation en personnel nette sont disponibles uniquement pour les utilisateurs sous licence WFM Advanced.

    • L’effectif net doit être défini pour créer une règle d'approbation des Heures supplémentaires.

    Pour ajouter des niveaux de dotation en personnel nette à votre règle :

    1. Cliquez sur Définir la dotation nette.

    2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.

      Par défaut, le graphique s'applique à tous les jours de la semaine. Si vous voulez créer un graphique pour un ou plusieurs jours spécifiques, sélectionnez le ou les jours dans la liste déroulante jours. Vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour d'autres jours ou un jour de la semaine en utilisant Add Net Staffing.

      Le bouton ajouter du personnel net n'est pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.

    3. Cliquez à l'intérieur du graphique et faites glisser la barre d'effectif net vers la gauche et vers la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux de dotation en personnel de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne pour 8:00 et faites glisser la barre jusqu'à 12:30.

      • Le graphique affiche des colonnes pour toutes les 15 minutes de la journée (axe horizontal) et les niveaux de dotation en personnel net (axe vertical).

      • Dans les colonnes, vous définissez les niveaux de dotation en personnel pour l'intervalle de temps sélectionné.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer des graphiques de dotation en personnel nette individuels, cliquez sur Options Image of actions icon et sélectionnez supprimer.

      • Pour supprimer tous les graphiques de personnel net, utilisez supprimer tout.

    4. À l'intérieur de la barre, faites glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux de dotation en personnel nets : Approuver, Envoyer au gestionnaire ou Refuser.

      • Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez entrer les valeurs Approuver ou Refuser sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux de personnel net pour chaque action.

      • Si vous voulez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s'appliquera pas à la dotation nette pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.

      • En cas de conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en personnel nette et dans l'onglet Condition—Déclin prime sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire prime sur Approuver.

        Supposons qu'un agent demande à faire des heures supplémentaires. Si la demande correspond à l’effectif net dans la règle d'approbation, la demande doit être approuvée. Si les conditions sont réglées sur le nombre maximum d'heures, un agent peut travailler dans une semaine et dans une journée. La demande est refusée si un agent a déjà travaillé le nombre d'heures maximum autorisé par semaine ou par jour. Lorsqu'aucune condition n'est définie dans la règle d'approbation, l'approbation des heures supplémentaires fonctionne en fonction des conditions de dotation en personnel nette définies.

      Supposons que vous veuillez définir l’approbation d’heures supplémentaires lorsque vous êtes en sous-effectif de 20 % le matin et de 10% le soir. Vous pouvez définir des barres de dotation en personnel nette distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.

      Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d'effectif net en même temps. Cliquez et faites glisser sur les barres pour les sélectionner. Sélectionnez l'un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas jusqu'aux conditions de dotation en personnel requises.

    5. Sélectionnez ce qui se passeS'il n'y a pas de prévision ou d'horaire publié le jour demandé :Approuver, Envoyer au gestionnaire ouRefuser.

      Sans une prévision et un calendrier publié, la règle ne pourra pas valider la demande avec les niveaux de dotation nets.

  9. Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu'une demande soit approuvée automatiquement.

    • Nombre maximal d'heures DE travail de l'agent au cours d'une semaine : définissez le nombre total d'heures qu'un agent peut travailler par semaine.

    • Nombre maximal d'heures DE travail de l'agent au cours d'une journée : définissez le nombre total d'heures qu'un agent peut travailler dans une journée.

    Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

    • Jours minimum en avance : vous définissez le nombre minimum de jours en avance que l'Agent peut soumettre sa demande.

      Supposons que vous ayez fixé à 3 jours le délai minimal pour introduire la demande. Vous voulez faire des heures supplémentaires le 5 Août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande après le 2 Août, car elle n'entrera pas dans la plage du nombre de jours minimal.

    • Même jour : seules les demandes le jour même seront approuvées.

    • Nombre maximal de jours à l’avance : vous définissez le nombre de jours maximal avant la date des heures supplémentaires.

      Supposons que vous ayez fixé à 10 jours le délai maximal pour introduire la demande. Vous voulez faire des heures supplémentaires le 15 Août. Nous sommes le 1er Août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande avant le 5 Août, car elle n'entrera pas dans la plage du nombre de jours maximal.

  10. Définissez ce qui se passe lorsqu'au moins une des conditions que vous avez définies n'est pas remplie.

    • Refuser : l'agent ne pourra pas soumettre la demande, ou la demande sera refusée automatiquement peu de temps après la demande.

    • Envoyer au responsable : Vous pouvez choisir de revoir les demandes manuellement. Dans ce cas, vous pouvez voir les demandes en attente sur la page Gérer les demandes. Gardez à l'esprit qu'une demande qui sera refusée dans la condition de dotation en personnel nette ne sera pas envoyée au responsable.

  11. Cliquez sur enregistrer.

    La nouvelle règle apparaîtra dans la liste de la page Règles d'Approbation.

Règle d'approbation : Auto-échange

Pour créer une règle d'approbation pour l’auto-échange :

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications icon of app selector et sélectionnez WFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Entrez un nom.

  5. Dans Règle d'Approbation pour, choisissez Auto-échange.

  6. Sélectionnez l’Unité DE planification qui recevra une réponse automatique.

    Notez qu’une unité DE planification ne peut avoir qu'une seule règle d'approbation d’auto-échange.

  7. Dans les Activités, seule l'activité Ouvert est autorisée pour l'auto-échange. Elle sera sélectionnée automatiquement.

  8. Dans l'onglet effectif net, vous devez définir les conditions d'effectif net pour le traitement des demandes. Par exemple, vous pouvez proposer des intervalles d'auto-échange uniquement lorsque vous êtes en sureffectif.

    Supposons que vous souhaitiez que votre règle d’auto-échange gère les demandes en fonction des niveaux suivants :

    Intervalles à supprimer :

    Intervalles que les agents donneront.

    • Dotation en personnel nette supérieure à 10 % : Afficher les intervalles d'échange automatique. Cela signifie que l’auto-échange n'est autorisé que lorsque l’effectif net est supérieur à 10 %.

    • Dotation en personnel nette inférieure à 10 % : ne pas afficher les intervalles d'échange automatique. Cela signifie que l’auto-échange n'est pas autorisé lorsque l’effectif net est inférieur à 10 %.

    Intervalles à ajouter :

    Intervalles que les agents prendront en échange.

    • **dotation en personnel nette inférieure à 10 %** : Afficher les intervalles d'échange automatique. Cela signifie que l’auto-échange n'est autorisé que lorsque l’effectif net est inférieur à 10 %.

    • Dotation en personnel nette supérieure à 10 % : ne pas afficher les intervalles d'auto-échange. Cela signifie que l’auto-échange n'est pas autorisé lorsque l’effectif net est supérieur à 10 %.

    À conserver à l'esprit :

    • Les paramètres de dotation en personnel net ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant de la licence WFM Advanced.

    • L’effectif net doit être défini pour que vous puissiez créer une règle d'approbation d’Auto-échange .

    Pour ajouter des niveaux de dotation en personnel net à votre règle :

    1. Cliquez sur Définir la dotation nette.

      Ici, vous devez définir les niveaux de dotation en personnel nette pour les deux types d'intervalles :

    2. Sélectionnez les jours auxquels le graphique s'applique.

      Par défaut, le graphique s'applique à tous les jours de la semaine. Si vous voulez créer un graphique pour un ou plusieurs jours spécifiques, sélectionnez le ou les jours dans la liste déroulante jours. Vous pouvez continuer à ajouter des graphiques pour d'autres jours ou un jour de la semaine en utilisant Add Net Staffing.

      Le bouton ajouter du personnel net n'est pas disponible lorsque le graphique est défini pour tous les jours de la semaine.

    3. Cliquez à l'intérieur du graphique et faites glisser la barre de dotation en personnel nette vers la gauche et vers la droite pour définir les heures.

      Supposons que vous souhaitiez définir les niveaux de dotation en personnel de 8h00 à 12h30. Cliquez sur la colonne pour 8:00 et faites glisser la barre jusqu'à 12:30.

      • Le graphique affiche des colonnes pour toutes les 15 minutes de la journée (axe horizontal) et les niveaux de dotation en personnel net (axe vertical).

      • Dans les colonnes, vous définissez les niveaux de dotation en personnel pour l'intervalle de temps sélectionné.

        La règle traitera les demandes en fonction du temps et des niveaux de personnel dans le graphique.

      Suppression de graphiques :

      • Pour supprimer des graphiques de dotation nette individuels, cliquez sur Options Image of actions icon puis sélectionnez supprimer.

      • Pour supprimer tous les graphiques d’effectif net, utilisez supprimer tout.

    4. À l'intérieur de la barre, faire glisser les curseurs vers le haut et vers le bas pour définir les actions pour les niveaux de dotation en personnel nets : Approuver ou Refuser.

      • Au lieu d'utiliser le curseur, vous pouvez entrer les valeurs Approuver ou Refuser sous le graphique.

      • Survolez la barre pour voir les niveaux de personnel net pour chaque action.

      • Si vous voulez effacer les barres d’effectif net, sélectionnez-les et cliquez sur Effacer la sélection.

      • La règle ne s'appliquera pas à la dotation nette pour les heures non définies. Dans de tels cas, la règle vérifiera uniquement l'autre condition de la règle.

      • Lorsqu'il y a un conflit entre les actions que vous définissez pour la dotation en personnel nette et dans l'onglet Condition — Refuser prime sur Approuver.

        Supposons qu'un agent demande à faire des heures supplémentaires. Si la demande correspond à l’effectif net dans la règle d'approbation, elle doit être approuvée. Si les conditions sont réglées sur le nombre maximum d'heures, un agent peut travailler dans une semaine et dans une journée. La demande est refusée si l'agent a déjà travaillé le nombre d'heures maximum autorisé par semaine ou par jour. Lorsqu'aucune condition n'est définie dans la règle d'approbation, l'approbation de l'auto-échange fonctionne en fonction des conditions de dotation en personnel net définies.

      Supposons que vous veuillez définir l’approbation d’auto-échange lorsque vous êtes en sureffectif de 20 % le matin et de 10% le soir. Vous pouvez définir des barres de dotation en personnel nette distinctes pour chaque intervalle de temps de la journée.

      Vous pouvez modifier ou définir plusieurs barres d'effectif net en même temps. Cliquez et faites glisser sur les barres pour les sélectionner. Sélectionnez l'un des curseurs des barres sélectionnées. Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas jusqu'aux conditions de dotation en personnel requises.

  9. Dans l'onglet Conditions, sélectionnez les conditions de la règle. Toutes les conditions sélectionnées doivent être remplies pour qu'une demande soit approuvée automatiquement.

    • Nombre maximal d'heures DE travail de l'agent au cours d'une semaine : définissez le nombre total d'heures qu'un agent peut travailler par semaine.

    • Nombre maximal d'heures DE travail de l'agent au cours d'une journée : définissez le nombre total d'heures qu'un agent peut travailler dans une journée.

    Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

    • Même jour : seules les demandes le jour même seront approuvées.

    • Dans la plage horaire

      • Jours minimum en avance : vous définissez le nombre de jours minimum en avance qu'un agent peut soumettre la demande.

        Supposons que vous ayez fixé à 3 jours le délai minimal pour introduire la demande. Vous voulez échanger des heures le 5 Août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande après le 2 Août, car elle n'entrera pas dans la plage du nombre de jours minimal.

      • Maximum jours en avance : vous définissez le nombre maximum de jours en avance qu'un Agent peut soumettre la demande.

        Supposons que vous ayez fixé à 10 jours le délai maximal pour introduire la demande. Vous voulez échanger des heures le 15 Août. Nous sommes le 1er Août. Dans ce cas, vous ne pouvez pas soumettre la demande avant le 5 Août, car elle n'entrera pas dans la plage du nombre de jours maximal.

      Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas définir des jours antérieurs pour soumettre une demande d'auto-échange. Cela signifie que le sélecteur ne descendra pas en dessous de 0 lors du réglage des limites.

    • Jours minimum depuis l'embauche : définissez le nombre de jours depuis lequel l'agent doit travailler dans l'entreprise pour être éligible à l'auto-échange.

  10. Cliquez sur enregistrer.

    La nouvelle règle apparaîtra dans la liste de la page Règles d'Approbation.

Règle d'approbation : Au bureau

Cette fonctionnalité nécessite une licence WFM Advanced.

Pour créer une règle d'approbation pour Au bureau :

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications icon of app selector et sélectionnez WFM.

  2. Accédez à Demandes > Règles d’approbation.

  3. Cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Entrez un nom.

  5. Dans Règle d'Approbation pour, sélectionnez Au bureau.

  6. Sélectionnez l'Unité DE planification à laquelle s'applique la règle.

    Vous pouvez créer plusieurs règles d'approbation au bureau pour la même unité DE planification si les plages de dates ne se chevauchent pas.

  7. Dans Activités, sélectionnez les codes d’activité au bureau auxquels s’applique la règle.

    • La liste affiche uniquement les activités marquées comme Autoriser l'activité Au bureau dans la page Installer > Codes d'activité.

    • Les activités définies comme Absent du bureau ne peuvent pas être utilisées pour les règles d'approbation au bureau.

    • Si une activité est marquée à la fois comme Au bureau et Heures supplémentaires (ouvertes), elle n'est pas considérée comme une activité au bureau et n'apparaît pas dans la liste.

    • Si vous sélectionnez Allow In-office Activity pour une activité hors bureau dans la Page Setup > Activity Codes, elle n’est pas disponible dans la liste déroulante Activités pour les règles d’approbation Au bureau. Il incombe au responsable de s’assurer que seules les véritables activités au bureau sont marquées comme étant au bureau.

  8. Dans les paramètres de date de la règle, définissez la Date de début et la Date DE fin.

    • Vous pouvez utiliser des règles spécifiques à une date pour les activités au bureau, par exemple pour gérer différemment les changements de calendrier pendant les périodes saisonnières.

    • Les options Récurrent ne sont pas disponibles pour les règles au bureau, mais vous pouvez créer des règles supplémentaires pour d'autres plages de dates si nécessaire.

    • Vous pouvez sélectionner Expire After End Date afin que les demandes soumises après la Date DE fin soient envoyées pour une approbation manuelle.

  9. Dans l'onglet Net Staffing, définissez les conditions de Dotation en personnel nette pour le traitement des demandes au bureau.

    • La dotation en personnel nette doit être définie pour les règles d’approbation au bureau.

    • Vous pouvez créer différents graphiques de dotation en personnel nette pour différents jours ou heures afin de contrôler le moment où les modifications du calendrier au bureau sont automatiquement approuvées, envoyées à un responsable ou refusées.

    • La dotation en personnel nette est évaluée pour l'approbation des activités ouvertes et non ouvertes. Les activités non ouvertes affectent la dotation en personnel nette, tandis que les activités ouvertes ne l'affectent pas.

    • Lorsqu'une demande est soumise depuis My Zone ou Mobile, la règle évalue la demande par rapport aux niveaux de dotation en personnel nets définis.

    • Les demandes qui répondent aux conditions de dotation en personnel nette peuvent être approuvées automatiquement, même lorsque les gestionnaires ne revoient pas chaque demande manuellement.

  10. Dans l'onglet Conditions , définissez les conditions Heure de soumission pour la règle.

    • Pour les règles d’approbation au bureau, uniquement les conditions Heure de soumission sont disponibles, de manière similaire aux règles d’approbation congés.

    • Vous pouvez exiger que les agents soumettent les demandes en avance, le même jour, ou dans une plage horaire spécifique.

  11. Définissez l'Heure de soumission. Cette condition est remplie selon le moment où la demande a été soumise.

    Les options d'heure de soumission sont : En avance, Même jour, ou dans la plage horaire.

    • En avance : Uniquement les demandes effectuées un certain nombre de jours en avance sont approuvées. Vous définissez le nombre minimum de jours en avance que l'agent peut soumettre la demande.

    • Même jour : seules les demandes du même jour sont approuvées.

    • Dans la plage horaire : Uniquement les demandes effectuées dans une plage horaire précise sont approuvées.

      Vous définissez le nombre maximum de jours avant la date au bureau et le nombre maximum de jours après la date au bureau.

      Si le nombre maximum de jours après la date au bureau est 5, et qu'aujourd’hui est le 1er Août, une demande du 10 Août ne se situe pas dans la plage horaire et n'est donc pas approuvée.

Limitations des Règles d’approbation Au bureau

  • La case à cocher Allow in office Activity apparaît pour toutes les activités dans la Page Activity Code Setup. Il n'existe aucune validation système permettant de déterminer quelles activités peuvent être menées au bureau. Les responsables doivent veiller à ce que seules les véritables activités « au bureau » (telles que les pauses, les déjeuners, les réunions et les formations) soient marquées comme étant « au bureau ».

  • Les activités hors bureau (par exemple, les activités qui utilisent des codes hors bureau tels que les heures supplémentaires) ne sont pas éligibles à l'approbation automatique au bureau et n'apparaissent pas dans la liste déroulante Activités pour les règles au bureau.

  • Si une activité Ouverte est marquée à la fois comme au bureau et comme heures supplémentaires, elle est traitée comme une activité d'heures supplémentaires. Cette activité est exemptée des règles d'approbation au bureau, et les exigences de dotation en personnel nette pour la règle au bureau ne s'appliquent pas.

  • Les conditions de Dotation en personnel nette dans les règles au bureau peuvent être appliquées aux codes d’activité marqués comme Ouvert, mais elles n’affectent pas les calculs de Dotation en personnel nette. Les activités ouvertes marquées comme Heures supplémentaires et Ouvert seront prises en compte dans les règles Approbation des Heures supplémentaires. Toute modification apportée aux activités ouvertes au sein des quarts de travail n’affecte pas la Dotation en personnel nette ; toutefois, les modifications effectuées hors des quarts de travail peuvent l’affecter. L’inverse s’applique aux Activités non ouvertes.

Questions fréquemment posées

La règle vérifie les niveaux de dotation du planning prévisionnel et publié. Lorsque les agents soumettent une demande, le temps qu'ils vont manquer est également exclu des niveaux de dotation. En outre, elle inclut l'absence demandée par l'Agent dans le cadre de la dotation en personnel nette. En fonction de cela, elle exécutera chaque action que vous avez définie dans les barres.

Par exemple, votre emploi du temps nécessite 100 agents, alors que 90 agents sont occupés pour ce jour-là.

  • Dans ce cas, votre personnel net est en sous-effectif de 10 %.

  • Si un agent soumet une demande, la règle considère que l'effectif net est en sous-effectif de 11 %.

Lorsque vous définissez les niveaux d’effectif net, vous pouvez avoir des niveaux différents en fonction de l'heure de la journée. Un Agent peut soumettre une demande du jour complet ou partiel, pour une période présentant différents niveaux nets de dotation en personnel. Lorsque cela se produit, la règle agit en fonction de la dotation nette la plus défavorable.

Par exemple, votre règle est définie sur Refuser les demandes lorsque vous êtes en sous-effectif de 15 % pour le quart du matin et de 5 % le soir. Ensuite, un Agent soumet une demande du jour en question. La règle refusera la demande si vous êtes en sous-effectif de 15 % le matin ou de 5 % le soir.

Il suffit qu'un intervalle de 15 minutes soit refusé pour que la demande soit automatiquement refusée.

Supposons qu'un agent soumette une demande du jour de congé. La demande correspond à la dotation en personnel nette dans la règle d'approbation, de sorte que la demande doit être approuvée. Toutefois, comme cet agent n'a plus de jours restants dans son solde de congés, la demande doit être refusée.

Déclin prime sur Approuver ou Envoyer au gestionnaire. Envoyer au gestionnaire prime sur Approuver.

Dans ce cas, la demande est refusée.

Une demande du même unité DE planification et code d'activité peut être traitée par plus qu'une règle. Lorsqu'il y a un conflit entre plus d'une règle, Refuser prend la priorité sur Approuver ou Envoyer au responsable. Envoyer au responsable prend la priorité sur Approuver.

Le libre-service des congés est destiné à rendre votre planification flexible. Grâce à cela, l'ajout d'intervalles de congés à votre calendrier est plus pratique. Vous pouvez utiliser cette fonction en cas d'urgence. Les Demandes peuvent être approuvées automatiquement afin d’offrir une expérience plus fluide.

Les intervalles peuvent être soit approuvés automatiquement, soit nécessiter une approbation. Tout dépend des conditions définies dans la règle d'approbation :

Approuvé automatiquement : celles-ci sont approuvées automatiquement.

Approbation requise : ces éléments exigent une approbation.

Chaque intervalle de congés dure 30 minutes. Vous pouvez étendre l'intervalle en fonction de la disponibilité des intervalles suivants.

Oui, vous pouvez prendre un congé d’une durée minimale de 15 minutes.

Oui, vous pouvez prolonger votre congé si :

  • Les intervalles sont continus.

  • Les validations définies sont respectées.

Supposons que vous sélectionniez initialement un intervalle de congés approuvé automatiquement de 11 h 00 à 11 h 30. Pour prolonger cette durée, entrez une Heure de fin de 12:00 PM. L'extension ne réussit que si :

  • L'intervalle de 11:30 à 12:00 PM est disponible pour les congés en libre-service.

  • Il est également approuvé automatiquement.

  • Le même Code d’activité sélectionné s'applique.

Vous pouvez ajouter autant d'intervalles de congés que vous le souhaitez à partir des options de libre-service disponibles. Tous les congé en libre-service ajoutés apparaîtront dans votre planification.

Si une approbation est nécessaire, votre demande de congé est ajoutée à la planification en attente d’approbation.

Le libre-service d'heures supplémentaires vous permet d'effectuer des heures supplémentaires en plus de vos heures DE travail planifiées.

Les intervalles peuvent être :

  • Approuvé automatiquement : ils sont acceptés automatiquement.

  • Approbation requise : ils nécessitent une approbation sur la base de conditions prédéfinies dans les Règles d'Approbation.

Vous pouvez effectuer du travail supplémentaire d’une durée minimale de 15 minutes.

Oui, vous pouvez prolonger l'intervalle des heures supplémentaires au-delà de 30 minutes si :

  • Les intervalles d'heures supplémentaires sont continus.

  • Les validations définies sont respectées.