Évaluation d’une interaction

Lorsqu’un plan qualité vous attribue une interaction à évaluer, vous pouvez jouer l’interaction et ouvrir le formulaire d’évaluation associé directement depuis votre page Tâches d’évaluation.

Deux types d’évaluations peuvent être distribués par le biais de Quality Planner :

• Évaluation standard - Vous recevez l'interaction d'un agent pour lire et répondre aux questions sur le formulaire attribué.
• Évaluation en collaboration - Vous recevez l'interaction d'un agent pour lire et répondre aux questions sur le formulaire attribué. Simultanément, l’agent reçoit leur interaction et effectue une auto-évaluation à l’aide du même formulaire.

Pour les évaluations standard, vous pouvez supprimer ou remplacer les tâches si nécessaire. Vous ne pouvez pas supprimer ou remplacer les évaluations collaboratives.

Si vous remplacez une tâche, une nouvelle tâche correspondant aux mêmes critères de filtrage vous sera attribuée. Si vous supprimez une tâche, vous pouvez ajouter une raison pour la suppression. Cette information sera incluse dans le rapport d’évaluation. N’oubliez pas que le plan qualité ne vous enverra pas une nouvelle interaction pour évaluation si vous supprimez une tâche d’évaluation.

Un drapeau dans un formulaire signifie qu’il contient au moins une question critique. Une mauvaise réponse sur une question critique fera échouer le formulaire et définira automatiquement le score sur zéro.

Pour évaluer une interaction :

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezMy Zone.

2. Cliquez sur Tâches d’évaluation.

3. Cliquez sur l’interaction que vous souhaitez évaluer.

   Le joueur et le formulaire s’ouvrent dans de nouvelles fenêtres.

   Si l’une des fenêtres ne s’ouvre pas, assurez-vous d’avoir autorisé les fenêtres contextuelles sur votre navigateur.

   Les tâches répertoriées dans Mes tâches sont basées sur les équipes qui vous ont été attribuées dans Vues.
   

   Si l’accès à la vue d’évaluation est supprimé après que la tâche a été attribuée à l’évaluateur, ce dernier ne pourra pas effectuer l’évaluation.

   Exemple 1 :

   Si un évaluateur a accès à l’équipe A, conformément à la vue de l’évaluation, l’évaluation peut être lue et l’évaluation de l’interaction attribuée à l’équipe A peut être effectuée.

   Exemple 2 :

   Si un évaluateur n’a pas accès à l’équipe A selon la vue de l’évaluation, il ne pourra pas effectuer l’évaluation. Un message d’erreur s’affiche lors de l’ouverture de la tâche.

4. Lisez l’interaction et répondez aux questions du formulaire.

   Vous pouvez consulter les points obtenus et le nombre maximum de points possibles pour chaque question au fur et à mesure que vous les évaluez et les notez. Vous pouvez voir le score total en haut du formulaire et le score par section en haut de chaque section.

   Un drapeau devant une question signifie qu’il s’agit d’une question critique.

5. Vous pouvez ajouter un commentaire sur n’importe laquelle des questions. Ces commentaires seront visibles par tous ceux qui consultent l’évaluation.

   Cliquez sur l’icône de commentaire, saisissez votre commentaire et cliquez sur Soumettre.

6. Si l’évaluation est standard, vous pouvez modifier le formulaire si nécessaire. Cliquez sur Changer le formulaire et sélectionnez un nouveau formulaire de la liste.

7. Une fois que vous avez terminé l’évaluation, enregistrez-la de l’une des manières suivantes :

   • Cliquez sur Enregistrer comme Brouillon pour enregistrer l’évaluation pour plus tard.

   • Cliquez sur Envoyer à l’Agent pour terminer l’évaluation.

   • Cliquez sur Fermer pour annuler l’évaluation.

   Selon le flux de travail de l’évaluation qui est défini dans le formulaire, l’évaluation peut ou ne peut pas être acheminée vers l’agent.

Évaluation d'un Ticket

Les évaluateurs peuvent maintenant évaluer et calibrer les tickets à partir de la page de recherche de tickets, ce qui vous permet de créer une nouvelle évaluation et un nouvel étalonnage pour chaque ticket.

Lorsqu’un plan qualité vous attribue une évaluation pour un billet, vous pouvez accéder au billet et ouvrir le formulaire d’évaluation correspondant directement depuis votre page Tâches d’évaluation. Chaque fois qu’un billet est résolu et fermé, il sera distribué pour évaluation. Cela aide les évaluateurs à rester informés et à gérer leurs évaluations de billets plus efficacement. L'évaluation d'un billet implique un examen complet des renseignements du billet, de l'interaction avec l'agent, des renseignements sur le billet et des mesures de qualité.

Pour créer une évaluation sur un billet :

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezInteractions Hub.

2. Cliquez sur Recherche de tickets sur la gauche.

3. Cliquez sur Options et sélectionnez Évaluer.

   Vous pouvez voir Évaluer dans le menu Actions seulement si le billet appartient à une équipe qui vous est assignée dans les vues.

4. Dans la fenêtre Créer une nouvelle évaluation, sélectionnez l'évaluateur, l'agent et un formulaire. Cliquez sur Évaluer.

   L'évaluation a été enregistrée avec succès.

5. Le visualiseur de Ticket et le formulaire d'évaluation sont affichés côte à côte.

   Voir l’exemple

   

6. Pour évaluer une interaction, suivez les étapes 4, 5, 6, et 7. Selon le processus d'évaluation défini dans le formulaire, l'évaluation d'un billet peut ou non être transmise à l'agent.

Visionneuse de Ticket

Le visualiseur de tickets fournit une interface centralisée pour examiner et gérer les détails des tickets. Il est conçu pour donner aux utilisateurs une vue claire et organisée du cycle de vie, des interactions et des mesures de performance de chaque ticket. Le visualiseur de billets est divisé en trois onglets principaux suivants :

• L’onglet Conversation affiche une transcription des actions et des interactions sur le ticket. Cela inclut tous les canaux pris en charge utilisés pendant la durée de vie du billet, du début à la résolution. Chaque interaction apparaît à son horodatage dans la transcription.

  • Les interactions textuelles provenant d'applications de messagerie instantanée, de courriels et de clavardages en direct sont transcrites.
  • Les enregistrements d’appels entrants ou sortants sont intégrés sous forme de barres de lecture audio dans la transcription, avec les participants et la durée de l’appel répertoriés. Vous pouvez contrôler la vitesse de lecture et l'avance et le retour rapides de l'enregistrement.
  • Activez Afficher les commentaires pour afficher tous les commentaires internes, les modifications de l’état du ticket et les notes de gestion ajoutées par l’agent au ticket.

• L'onglet Informations sur les tickets fournit les informations supplémentaires suivantes et un lien vers le billet dans le CRM d'origine.

  • Vue d’ensemble des détails du ticket
    • ID de Ticket externe : un identificateur unique attribué au Ticket par le système CRM.
    • Description :  Le titre ou un bref résumé du problème ou de la demande décrit dans le ticket.
    • Date de création : la date et l'heure auxquelles le billet a été initialement créé dans le CRM.
    • Type de ticket : la classification du Ticket, telle que Demande, Incident, Problème ou Tâche.
    • Premier type de canal : le canal par lequel le billet a été reçu pour la première fois. Par exemple, Courriel, Chatou Voix.
    • Type de direction du billet : indique si le ticket a été initié par le client Entrant ou par un agent Sortant.
    • Niveau de priorité : l'urgence ou l'importance du billet, généralement classée comme P3-Faible, P2-Moyen,ou P1-Élevé.
    • État actuel du Ticket : l'état actuel du Ticket, tel que Ouvert, En attente, Résolu ou Fermé.
    • Balises : mots-clés ou étiquettes ajoutés au Ticket pour aider à le catégoriser ou à le filtrer en fonction de la demande de retour ou du type de problème.
    • URL source : Le lien ou la page Web d'origine à partir duquel le billet a été soumis ou où le problème a été signalé.
  • Informations sur le premier intervenant
    • Nom de l'agent : le nom de l'agent qui a répondu en premier au ticket.
    • Nom de l'équipe : Le nom de l'équipe à laquelle appartient l'agent. Par exemple, le soutien technique, la facturation, la réussite client, etc.
    • Nom du groupe d'agents : un groupe plus large d'agents, souvent utilisé pour acheminer ou signaler les tickets.

  • Informations sur le premier résolveur

    • Nom de l'agent : le nom de l'agent qui a pris possession du billet en premier.

    • Nom de l'équipe : le groupe ou le département auquel appartient le premier résolveur. Par exemple, le soutien technique, la facturation, la réussite client, etc.

  • Informations sur le dernier résolveur

    • Nom de l'agent : le nom de l'agent qui a résolu le ticket.

    • Nom de l'équipe : le département ou le groupe auquel appartient le dernier agent de résolution.

  • Informations sur la personne qui a clôturé le ticket

    • Nom de l'agent : le nom de l'agent qui a officiellement fermé le billet après avoir confirmé que le problème était résolu.

    • Nom de l'équipe : le service ou le groupe auquel appartient l'agent qui a fermé le ticket.

  •  Horodatage de la progression du ticket
    • Heure de début : l'horodatage au format mmjjaa mm:ss lorsque le ticket a été créé pour la première fois ou est entré dans le système CRM.
    • Heure de la dernière mise à jour : l'heure la plus récente à laquelle le billet a été mis à jour au format mmjjaa mm:ss. Cela peut inclure les réponses des agents, les réponses des clients ou les notes internes.
    • Heure de fermeture du Ticket : horodatage au format mmjjaa mm:ss lorsque le Ticket a été officiellement marqué comme résolu ou fermé.

• L'onglet Metrics fournit des analyses sur les informations du ticket. Ceux-ci sont rapportés à partir du CRM intégré et comprennent :

  • Score de satisfaction client
    • Score CSAT : une note numérique (généralement de 1 à 10) fournie par le client pour indiquer sa satisfaction quant à l'expérience d'assistance.
  • Informations sur l’engagement
    • Nombre de réouvertures : nombre de fois qu'un billet précédemment fermé a été rouvert par le client ou l'agent pour une action ultérieure.
    • Nombre de réponses : nombre total d'échanges de messages (du client et de l'agent) dans le fil de discussion du ticket.
    • Nombre d'interactions initiales : nombre d'engagements initiaux entre l'agent et le demandeur pour un billet spécifique.
    • Nombre de commentaires visibles : le nombre total de commentaires ajoutés au billet qui sont visibles par le demandeur ou l'utilisateur final.
    • Nombre de commentaires internes : nombre de commentaires échangés en privé entre agents ou équipes, non visibles par le demandeur.
    • Nombre d'interactions terminées : le nombre total d'interactions ayant mené à une résolution ou à la fermeture du ticket.
  • Réponse et durée de la résolution
    • Délai de première réponse : le temps écoulé entre la création du billet et la première réponse d'un agent au format mmjjaaaa mm:ss.
    • Durée de la première réponse : le temps écoulé entre la création du billet et l'envoi de la première réponse par un agent.
    • Délai de première résolution : le temps nécessaire pour fournir la première résolution au client, que le billet ait été fermé au format mmjjaaaa mm:ss ou non.
    • Durée de la première résolution : le temps total entre la création du billet et la première résolution, généralement mesuré en heures ou en minutes.
    • Heure de la dernière résolution : horodatage auquel la résolution la plus récente a été fournie au format mmjjaaaa mm:ss, qui peut différer de la première si le billet a été rouvert.
    • Durée de la dernière résolution : le temps écoulé entre la dernière interaction avec l'agent et le moment où le billet a été marqué comme résolu.
    • Délai de résolution finale : le temps total écoulé entre la création du billet et la résolution finale. Cela inclut toutes les interactions, les escalades et les périodes d'attente, offrant une vue complète du cycle de vie du ticket.
  • Durée d’interaction
    • Temps de conversation : Durée totale de la conversation active en minutes et secondes entre l'agent et le client pendant un appel.
    • Durée du traitement : le temps total qu'un agent passe sur le billet au format mmjjaaaa mm:ss, y compris le temps de conversation, le temps d'attente et le temps de conclusion.
    • Durée du temps d'attente : durée totale en minutes et en secondes pendant laquelle le client a été mis en attente pendant l'interaction.
    • Temps de conclusion: le temps passé par l'agent en minutes et secondes après la fin de l'appel pour effectuer des tâches connexes comme la journalisation des notes ou la mise à jour du Ticket.
    • Temps d’attente de l'appel : le temps pendant lequel le client a attendu dans la file d'attente en minutes et en secondes avant que l'appel ne soit répondu par un agent.

Supprimer une évaluation

Les gestionnaires peuvent supprimer les évaluations afin de maintenir leur pertinence et leur exactitude au sein de la plateforme de Quality Management. Lors de la suppression d’une évaluation, vous devez fournir une raison pour la suppression, qui sera affichée dans l’un des Quality Management rapports.

Vous pouvez supprimer une évaluation lorsque :

• Brouillon/En cours - Évaluations qui ont été commencées mais pas encore terminées.

• Nouveaux/Revendiqués - Évaluations nouvellement créées ou revendiquées par un évaluateur.

• Expiré - Évaluations qui ont dépassé leur date d’échéance ou leur période de validité.

• Envoyé au superviseur - Évaluations qui ont été transmises à un superviseur pour examen.

• Envoyé à l’agent - Évaluations qui ont été partagées avec l’agent.

• Appelé - Évaluations en cours de révision en raison d’un appel.

Pour supprimer une évaluation :

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezMy Zone.

2. Cliquez sur Rendement de qualité.

3. Dans la liste, cliquez sur supprimer à côté de l’évaluation que vous souhaitez supprimer.

4. Ajoutez une Raison pour expliquer pourquoi vous supprimez l'évaluation dans la fenêtre contextuelle Supprimer l'évaluation et cliquez sur Supprimer.

   Le message suivant s'affiche : La suppression de cette évaluation peut modifier le score d'évaluation moyen. Continuer ?

5. Cliquez sur Oui pour supprimer l’évaluation.