Reglas de aprobación

En lugar de gestionar manualmente todas las solicitudes de tiempo libre, horas extra e intercambio personal, puede utilizar reglas de aprobación para automatizar las respuestas. Con las reglas de aprobación, podrá reducir el tiempo que dedica a la gestión de solicitudes. Además, los agentes no tienen que esperar a que su gerente revise cada envío. Asegúrese de que las condiciones de las reglas de aprobación estén definidas según las necesidades.

Las solicitudes se aprueban automáticamente en función de las condiciones que defina en las reglas. Puede elegir que las reglas rechacen automáticamente o que reenvíen la solicitud para su aprobación manual cuando no se cumplan las condiciones.

Al crear la regla, puede definir los niveles de dotación de personal neta como una condición para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede optar por rechazar todas las solicitudes cuando no tiene suficiente personal. Esta función solo está disponible con la licencia de WFM Advanced.

Puede revisar las respuestas automáticas y las solicitudes pendientes en la página Administrar solicitudes.

Puedes ver unvideo que ofrece una descripción general de la página Reglas de aprobación. El video también incluye un tutorial sobre cómo crear una regla de aprobación.

Tenga en cuenta:

  • La regla se activa de forma predeterminada una vez que la crea. Para desactivar una regla , haga clic en Opciones Imagen del icono de acciones y seleccioneDesactivar.

  • El estadoDañado significa que una o más de las actividades o unidades de programación de la regla se han borrado y que la regla está inactiva.

  • También puede duplicar , editar y eliminar cada regla desde OpcionesImagen del icono de acciones.

  • Cuando un agente envía una solicitud, se envía una notificación a todos los administradores que tienen habilitada la opción Administrar en la pestaña Permisos (consulte la captura de pantalla para obtener más detalles). Esta opción debe estar habilitada para que los administradores reciban notificaciones.

  • Para crear reglas de aprobación, debe tenerVistayAdministrarhabilitado en el Reglas de aprobaciónpermiso. Este permiso está disponible enAdmin> Seguridad> Roles y permisos, en elWFM> Permisos generales sección.

Opciones específicas de fecha para las Reglas de Aprobación

Nota: Esta funcionalidad está disponible con la licencia Advanced.

Al crear una regla de Aprobación, como Tiempo libre, Horas extra o Autointercambio, puede definir configuraciones específicas de la fecha para manejar solicitudes durante días festivos, períodos de inactividad o eventos estacionales. Estas reglas ayudan a automatizar las respuestas durante períodos críticos de programación, reduciendo la necesidad de intervención manual.

Puede crear una regla para la temporada de vacaciones que apruebe automáticamente las solicitudes de tiempo libre solo cuando los niveles de personal cumplan con los umbrales definidos, que pueden ser diferentes de las Reglas de Aprobación normales utilizadas para el resto del año. También puede configurar la regla para que se repita anualmente para las mismas fechas.

Al definir una regla específica de fecha, puede configurar lo siguiente:

  • Fecha de inicio: La fecha en que la regla se vuelve activa. De forma predeterminada, se establece en la fecha actual.

  • Fecha de finalización: La fecha en que vence la regla. Las solicitudes fuera de este rango se manejan según otras reglas activas.

  • Repetir: Utilice esta opción para crear reglas recurrentes para patrones predecibles:

    • Diario: Para reglas que se aplican todos los días dentro del rango de fechas.

      • Valor predeterminado: 1 (todos los días)

        Por ejemplo, si se establece este valor en 2, significa que se realizará cada dos días.

      • Valor máximo: 366

    • Semanal: Para semanas que requieren restricciones de aprobación únicas.

      • Valor predeterminado: 1 (cada semana dentro del rango de fechas definido)

      • Valor máximo: 52

      • Ejemplo de caso de uso:

        • Fecha de inicio: 1 de enero de 2026

        • Fecha de finalización: 31 de enero de 2026

        • Frecuencia semanal: Se repite cada 1 semana los viernes, sábados y domingos.

        • Los valores de saldo de SU pueden diferir para los fines de semana de enero (viernes, sábado y domingo) en comparación con los fines de semana de febrero (viernes, sábado y domingo), junto con los valores netos de personal para las aprobaciones.

    • Mensual: Para variaciones estacionales, como los meses pico.

      • Se pueden establecer reglas mensuales para:

        • Una fecha específica, como el 1 de cada mes.

        • Un día del mes, como el primer lunes o el último viernes

    • Anual: Para eventos anuales como días festivos.

      • Para la frecuencia anual, un administrador puede seleccionar una fecha del calendario o un día para la ocurrencia anual.

      • El valor en Cada 1 Año(s) es fijo.

      Si la Fecha de inicio es igual a la Fecha de finalización, la casilla de verificación Repetir estará deshabilitada.

  • Establecer como alta prioridad: marca la regla como alta prioridad. Las reglas de alta prioridad tienen prioridad cuando varias reglas se superponen.

  • Vencimiento después de la Fecha de finalización:

    • Si se selecciona: Las solicitudes para el rango de fechas posterior al vencimiento se envían para aprobación manual.

    • Si no se selecciona: La regla continúa aprobando solicitudes dentro del rango definido.

Puntos clave para las Reglas de Aprobación con fechas específicas

  • Cuando las Reglas se superponen, siguen esta jerarquía:

    • Anual

    • Mensual

    • Semanalmente

    • Diario

  • Una regla de baja jerarquía marcada como Alta prioridad anulará las reglas de nivel superior para su aprobación en caso de conflicto.

    Si existe una regla mensual de diciembre y una regla semanal del 20 al 26 de diciembre está establecida como Alta prioridad, la regla semanal tendrá prioridad.

  • Una regla con una Fecha de finalización no caducará automáticamente. Solo caduca cuando el administrador selecciona Vencimiento después de la Fecha de finalización para garantizar que las Reglas de Aprobación funcionen para fechas pasadas.

  • Una vez que una regla expira, puedes actualizarla para reactivarla.

    La Fecha de inicio no se puede cambiar para reglas vencidas.

  • Cuando se selecciona Vencimiento después de la Fecha de finalización:

    • Se envía una notificación al gerente 3 días antes del vencimiento.

    • Aparece un icono de advertencia en la pantalla Reglas de aprobación.

Validaciones para Reglas que expiran

Para ayudarle a administrar reglas específicas de fecha de manera eficaz:

  • Notificaciones: Se envía una notificación tres días antes del vencimiento de una regla.

  • Icono de advertencia: Aparece un ícono de advertencia en la página de Reglas de Aprobación 15 días antes del vencimiento, haciendo una cuenta regresiva hasta que la regla expire. Pase el cursor sobre el ícono para ver detalles como:

    • Esta regla caduca hoy

    • Esta regla está a punto de expirar en 6 días.

Regla de aprobación: Tiempo libre

Para crear una regla de aprobación de tiempo libre:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones Icono de selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.

  3. Haga clic en Nueva regla.

  4. Defina un Nombre para la regla.

  5. En Regla de aprobación para, seleccione Tiempo libre.

  6. Seleccione las Unidades de programación a las que se aplicará la regla.

    Tenga en cuenta que puede crear varias reglas de aprobación de tiempo libre para la misma unidad de programación.

  7. Seleccione una o más Actividades a las que se aplicará la regla.

  8. En la pestaña Plantilla de personal neta, puede optar por utilizar los niveles netos de dotación de personal como condición para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede rechazar todas las solicitudes cuando no tenga personal suficiente.

    Supongamos que desea que su regla de tiempo libre maneje las solicitudes en función de estos niveles:

    • Exceso de personal en un 15% o más: Aprueba la solicitud automáticamente. En este caso, la solicitud también debe cumplir con las condiciones que seleccionó.

    • Entre un 15 % de exceso de personal y un 10 % de falta de personal: Reenviar la solicitud al gerente para una aprobación manual.

    • Falta de personal del 10 % o más: Rechazar la solicitud automáticamente.

    Tenga en cuenta:

    • La configuración de la Plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con la licencia de WFM Advanced.

    • Para crear una regla de Tiempo libre sin usar plantilla de personal neta, omita este paso.

    • Cuando la regla tiene más de una unidad de programación, los niveles de plantilla de personal neta se aplican a cada unidad por separado.

    Para añadir la plantilla de personal neta a su regla:

    1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.

    2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.

      De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Para crear un gráfico individual para uno o más días, seleccione el o los días en la lista desplegable Días. Puede seguir agregando gráficos a otros días o a un día de la semana usando Añadir plantilla de personal neta.

      El botón Añadir plantilla de personal neta no está disponible cuando el gráfico está definido para todos los días de la semana.

    3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.

      Digamos que desea establecer los niveles de dotación de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a las 8:00 y arrastre la barra hasta las 12:30.

      • El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).

      • Dentro de las columnas, defina los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.

        La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.

      Eliminación de gráficos:

      • Para eliminar gráficos individuales de plantilla de personal neta, haga clic en Opciones Imagen del icono de acciones y seleccione Eliminar.

      • Para eliminar todos los gráficos de dotación de personal neta, haga clic en Eliminar todo. La dotación de personal neta no será parte de su regla.

    4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar, Enviar al gerente o Rechazar.

      • En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.

      • Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.

      • Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionado.

      • La regla no se aplicará a la dotación de personal neta para las horas no definidas. En casos como este, la regla marcará solo la otra condición en la regla.

      • Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la dotación de personal neta y en la pestaña Condición, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al gerente. Enviar al administradortiene prioridad sobreAprobar.

        Digamos que un agente envía una solicitud de un día libre. La solicitud cumple con la dotación de personal neta en la regla de aprobación, por lo que la solicitud debe aprobarse. Sin embargo, a ese agente no le quedan días en su saldo de tiempo libre, por lo que se debe rechazar la solicitud.

        En este caso, la solicitud es denegada.

        Las solicitudes se rechazan si no se cumple la condición establecida de tiempo mínimo de envío.

      Digamos que desea definir tiempo libre Aprobar cuando tiene un exceso de personal del 20% durante el turno de la mañana y del 5% por la noche. Puede definir barras de plantilla de personal neta distintas para cada intervalo horario del día.

      Puede editar o definir varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta alcanzar las condiciones de plantilla de personal deseadas.

    5. Seleccione lo que sucede si no hay un pronóstico u horario publicado para el día solicitado: Aprobar, Enviar al administrador o Rechazar.

      Sin una previsión y una programación publicada, la regla no podrá validar la solicitud con los niveles de la plantilla de personal neta.

  9. En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.

    Saldo de tiempo libre del agente, Saldo de tiempo libre de la unidad de programación (a diario o días personalizados), Días mínimos desde la contratación

    • Saldo de tiempo libre del agente: Se cumple esta condición si quedan suficientes días en el saldo de tiempo libre del agente.

      Tenga en cuenta que el saldo del agente se verá afectado incluso cuando no seleccione esta condición. Por ejemplo, una solicitud puede ser aprobada para un agente que no tiene días restantes en su saldo de tiempo libre.

      En casos como este, el saldo del agente será negativo.

    • Saldo de tiempo libre de la unidad de programación: Defina cuántas horas libres se puede tomar cada unidad de programación por cada actividad. Esta condición se cumple cuando la cantidad de horas solicitadas no excede el saldo restante del tiempo libre.

      Digamos que define estos parámetros para su regla:

      • Unidades de programación: Soporte técnico de NY y Soporte técnico de LON

      • Códigos de actividad: Tiempo libre remunerado y Tiempo libre no remunerado

      • Saldo de tiempo libre grupal: 10 horas

      Si un agente deSoporte técnico de NYsolicita 10 horas deTiempo libre pagado, se cumplirá esta condición. El saldo ahora está en cero para esta unidad de programación y actividad. Esta condición no se cumplirá para otro agente de Soporte técnico de NY pidiendo Tiempo libre pagado en ese día. Pueden pedir Tiempo libre no remunerado.

      Ahora el saldo es cero para ambas actividades de Soporte técnico NY. Sin embargo, el saldo sigue siendo de 10 horas por cada actividad para Soporte técnico LON

      Puede definir un saldo para todos los días o saldos diferentes por día de la semana.

      • Saldo diario: Defina el saldo aplicable a cada día de la semana.

      • Saldo para días personalizados: Defina un saldo diferente para los días que desee. La condición no se cumplirá para los días no seleccionados.

        Digamos que definió horas para martes y miércoles. La regla no aprobará automáticamente las solicitudes para ningún otro día.

        Define un saldo diferente para los días que quieras. Los días que no seleccione no se incluirán en la regla.

        Digamos que definió horas para martes y miércoles. Si un agente solicita otro día, la regla ignora esta condición. Si esta es la única condición para la regla, la solicitud se aprobará automáticamente.

        También puede establecer que esta condición no se cumplirá durante días específicos. Después de seleccionar esos días específicos, configure el saldo en 0 horas. La condición no aprobará automáticamente las solicitudes para esos días.

    • Días mínimos desde la contratación: Defina cuántos días debe trabajar el agente en la empresa para ser candidato de aprobación automática.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.

    Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    • Por adelantado: Sólo se aprobarán las solicitudes que realizadas con un cierto número de días de antelación. Usted define los días mínimos de anticipación con los que el agente puede enviar su solicitud.

    • Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

    • Dentro del período: Sólo se aprobarán las solicitudes que se realicen dentro de un plazo específico.

      Usted define los días máximos antes de la fecha de tiempo libre y los días máximos después de la fecha de tiempo libre.

      Digamos que definió que el máximo de días después de la fecha de tiempo libre es 5. Hoy es 1 de agosto. Su agente solicita tiempo libre para el 10 de agosto. En este caso, la solicitud no se encuentra dentro del rango de tiempo y no será aprobada.

    Puede crear una regla que apruebe automáticamente las solicitudes urgentes (por ejemplo, debidas a enfermedad, duelo, etc.).

    Cree una regla para esos códigos de activación (por ejemplo, un código llamado PTO_Sick_Leave) y:

    • Seleccione Mismo día en la condición Tiempo de envío.

    • No seleccione ninguna otra condición.

    Esto aprobará las solicitudes del mismo día para esas actividades.

  10. Defina qué sucede cuando no se cumple al menos una de las condiciones definidas.

    • Rechazar: No podrá enviar la solicitud el agente o se rechazará automáticamente la solicitud poco después de presentarla.

    • Enviar al gerente: Puede optar por revisar manualmente las solicitudes. En este caso, puede ver las solicitudes pendientes en la página Gestionar solicitudes. Tenga en cuenta que las solicitudes que se rechacen bajo la condición de plantilla de personal neta no se envían al gerente.

  11. Hacer clic en Guardar.

    La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de aprobación.

Regla de aprobación: Horas extra

Para crear una regla de aprobación de horas extra:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones Icono de selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.

  3. Haga clic en Nueva regla.

  4. Entrar aNombre.

  5. En Regla de aprobación para, seleccione Horas extra.

  6. Seleccione la Unidad de programación que recibirá una respuesta automática.

    Tenga en cuenta que cada unidad de programación solo puede tener una regla de aprobación de horas extra.

  7. Seleccione las Actividades que recibirán una respuesta automática.

    Al crear una regla de aprobación para las horas extra, en la lista desplegable Actividades solo está disponible la actividad Abrir. Esta opción se selecciona automáticamente.

  8. En la pestaña Plantilla de personal neta, debe definir las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede rechazar todas las solicitudes cuando tenga exceso de personal.

    Supongamos que desea que su regla de horas extra gestione las solicitudes en función de estos niveles:

    • Falta de personal del 15% o más: Aprobar la solicitud automáticamente. En este caso, la solicitud también debe cumplir las condiciones que seleccionó.

    • Entre un 15% de exceso de personal y un 10% de falta de personal: Le reenvía la solicitud para su aprobación manual.

    • Exceso de personal del 10 % o más: Rechazar la solicitud automáticamente.

    Tenga en cuenta:

    • La configuración de la Plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con la licencia de WFM Advanced.

    • Se debe definir la plantilla de personal neta para crear una regla de aprobación para las Horas extra.

    Para agregar niveles de dotación de personal neta a su regla:

    1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.

    2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.

      De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Si desea crear un gráfico individual para uno o varios días, hágalo seleccionando el o los días en la lista desplegable Días. Puede seguir agregando gráficos para más días o un día de la semana utilizando Añadir plantilla de personal neta.

      El botón Añadir plantilla de personal neta no estará disponible cuando el gráfico esté definido para todos los días de la semana.

    3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.

      Supongamos que desea definir los niveles de plantilla de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a las 8:00 y arrastre la barra hasta las 12:30.

      • El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).

      • Dentro de las columnas, se establecen los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.

        La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.

      Eliminación de gráficos:

      • Para eliminar gráficos individuales de plantilla de personal neta, haga clic en Opciones Imagen del icono de acciones y seleccione Eliminar.

      • Para eliminar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en Eliminar todo.

    4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar, Enviar al gerente o Rechazar.

      • En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.

      • Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.

      • Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionado.

      • La regla no se aplicará a la dotación de personal neta para las horas no definidas. En casos como este, la regla marcará solo la otra condición en la regla.

      • Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la dotación de personal neta y en la pestaña Condición, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al gerente. Enviar al administradortiene prioridad sobreAprobar.

        Supongamos que un agente solicita trabajar horas extra. Si la solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, la solicitud debe aprobarse. Si tiene las Condiciones establecidas para el máximo de horas, un agente puede trabajar en una semana y un día. La solicitud se rechaza si el agente ya ha trabajado el máximo de horas permitidas en una semana o un día. Cuando no se establecen condiciones en la regla de aprobación, la aprobación de horas extra funciona en base a las condiciones de plantilla de personal neta definidas.

      Supongamos que desea definir las horas extra como Aprobar cuando hay un 20 % de exceso de personal durante el turno de la mañana y un 10 % por la tarde. Puede definir barras de plantilla de personal neta distintas para cada intervalo horario del día.

      Puede editar o definir varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta alcanzar las condiciones de plantilla de personal deseadas.

    5. Seleccione lo que sucede si no hay un pronóstico u horario publicado para el día solicitado: Aprobar, Enviar al administrador o Rechazar.

      Sin una previsión y una programación publicada, la regla no podrá validar la solicitud con los niveles de la plantilla de personal neta.

  9. En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en una semana: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un semana.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.

    Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    • Días mínimos de antelación: Usted define los días mínimos de anticipación con los que el agente puede enviar su solicitud.

      Digamos que ha definido los días mínimos de antelación para enviar la solicitud como 3 días. Quiere trabajar horas extra el 5 de agosto. En este caso, no podrá presentar la solicitud después del 2 de agosto, ya que no entrará en el intervalo de días mínimos.

    • Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

    • Máximo de días de antelación: Usted define los días máximos de antes de la fecha de horas extra.

      Digamos que ha definido el número máximo de días de antelación para presentar la solicitud como 10 días. Quiere trabajar horas extra el 15 de agosto. Hoy es 1 de agosto. Por lo tanto, no podrá enviar la solicitud antes del 5 de agosto, ya que no entrará en el intervalo máximo de días.

  10. Defina qué sucede cuando no se cumple al menos una de las condiciones definidas.

    • Rechazar: No podrá enviar la solicitud el agente o se rechazará automáticamente la solicitud poco después de presentarla.

    • Enviar al gerente: Puede optar por revisar manualmente las solicitudes. En este caso, puede ver las solicitudes pendientes en la página Gestionar solicitudes. Tenga en cuenta que una solicitud que sea rechazada bajo la condición de dotación de personal neta no se enviará al gerente.

  11. Hacer clic en Guardar.

    La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de aprobación.

Regla de aprobación: intercambio personal

Para crear una regla de aprobación de intercambio personal:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones Icono de selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.

  3. Haga clic en Nueva regla.

  4. Entrar aNombre.

  5. En Regla de aprobación para, seleccione Intercambio personal.

  6. Seleccione la Unidad de programación que recibirá una respuesta automática.

    Tenga en cuenta que cada unidad de programación solo puede tener una regla de aprobación de intercambio personal.

  7. En Actividades, la única actividad con el intercambio personal admitido es Abrir. Se selecciona de forma automática.

  8. En la pestaña Plantilla de personal neta, debe definir las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede intervalos de intercambio personal solo cuando hay exceso de personal.

    Supongamos que desea que su regla de intercambio personal gestione las solicitudes en función de estos niveles.

    Intervalos para eliminar:

    Intervalos que los agentes regalarán.

    • Plantilla de personal neta superior al 10 %: Mostrar los intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta supera el 10 %.

    • Plantilla de personal neta menor que el 10 %: No mostrar los intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es menor que el 10 %.

    Intervalos para agregar:

    Intervalos que los agentes tomarán como intercambio.

    • Plantilla de personal neta menor que el 10 %: Mostrar los intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es menor que el 10 %.

    • Plantilla de personal neta superior al 10 %: No mostrar los intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es mayor que el 10 %.

    Tenga en cuenta:

    • La configuración de plantilla de personal neta sólo están disponibles para los usuarios con la licencia WFM Advanced.

    • Se debe definir la plantilla de personal neta para crear una regla de aprobación de Intercambio personal.

    Para agregar niveles de dotación de personal neta a su regla:

    1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.

      Aquí, debe definir los niveles de plantilla de personal neta para ambos tipos de intervalo:

    2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.

      De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Si desea crear un gráfico individual para uno o varios días, hágalo seleccionando el o los días en la lista desplegable Días. Puede seguir agregando gráficos para más días o un día de la semana utilizando Añadir plantilla de personal neta.

      El botón Añadir plantilla de personal neta no estará disponible cuando el gráfico esté definido para todos los días de la semana.

    3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.

      Supongamos que desea definir los niveles de plantilla de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a las 8:00 y arrastre la barra hasta las 12:30.

      • El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).

      • Dentro de las columnas, se establecen los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.

        La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.

      Eliminación de gráficos:

      • Para eliminar gráficos individuales de plantilla de personal neta, haga clic en Opciones Imagen del icono de acciones y seleccione Eliminar.

      • Para eliminar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en Eliminar todo.

    4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar o Rechazar.

      • En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.

      • Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.

      • Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionado.

      • La regla no se aplicará a la dotación de personal neta para las horas no definidas. En casos como este, la regla marcará solo la otra condición en la regla.

      • Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la dotación de personal neta y en la pestaña Condición, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar.

        Supongamos que un agente solicita trabajar horas extra. Si la solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, se debe aprobar. Si tiene las Condiciones establecidas para el máximo de horas, un agente puede trabajar en una semana y un día. La solicitud se rechaza si el agente ya ha trabajado el máximo de horas permitidas en una semana o un día. Cuando no se establecen condiciones en la regla de aprobación, la aprobación de intercambio personal funciona en base a las condiciones definidas de la plantilla de personal neta.

      Supongamos que desea definir el intercambio personal como Aprobar cuando hay un 20 % de exceso de personal durante el turno de la mañana y un 10 % por la tarde. Puede definir barras de plantilla de personal neta distintas para cada intervalo horario del día.

      Puede editar o definir varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta alcanzar las condiciones de plantilla de personal deseadas.

  9. En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en una semana: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un semana.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.

    Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    • Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

    • Dentro de período de tiempo

      • Días mínimos de antelación: Usted define los días mínimos de anticipación en que el agente puede enviar su solicitud.

        Supongamos que ha definido los días mínimos de antelación para enviar la solicitud en 3 días. Desea intercambiar horas el 5 de agosto. En este caso, no podrá presentar la solicitud después del 2 de agosto, ya que no entrará en el intervalo de días mínimos.

      • Máximo de días de antelación: Usted define el máximo de días de antelación con que el agente puede enviar su solicitud.

        Digamos que ha definido el número máximo de días de antelación para presentar la solicitud como 10 días. Desea intercambiar horas el 15 de agosto. Hoy es 1 de agosto. Por lo tanto, no podrá enviar la solicitud antes del 5 de agosto, ya que no entrará en el intervalo máximo de días.

      Tenga en cuenta que no puede definir días pasados para enviar una solicitud de intercambio personal. Esto implica que el selector no desciende a menos de 0 al definir los límites.

    • Días mínimos desde la contratación: Defina cuántos días debe trabajar el agente en la empresa para ser candidato a la aprobación automática.

  10. Hacer clic en Guardar.

    La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de aprobación.

Regla de aprobación: En la oficina

Esta función requiere una licencia WFM Advanced.

Para crear una regla de aprobación para En la oficina:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones Icono de selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.

  3. Haga clic en Nueva regla.

  4. Entrar aNombre.

  5. En Regla de aprobación para, seleccione En oficina.

  6. Seleccione la Unidad de programación a la que se aplica la regla.

    Puede crear varias reglas de aprobación en la oficina para la misma unidad de programación si los rangos de fechas no se superponen.

  7. En Actividades, seleccione los códigos de actividad en la oficina a los que se aplica la regla.

    • La lista muestra solo las actividades que están marcadas como Permitir actividad en la oficina en la página Configuración > Códigos de actividad.

    • Las actividades definidas como Fuera de la oficina no se pueden utilizar para las reglas de aprobación en la oficina.

    • Si una actividad está marcada como En oficina y Horas extra (abierta), no se considera una actividad en oficina y no aparece en la lista.

    • Si selecciona Permitir actividad en la oficina para una actividad fuera de la oficina en la página Configuración > Códigos de actividad, no estará disponible en el menú desplegable Actividades para las reglas de aprobación en la oficina. Es responsabilidad del gerente garantizar que solo las actividades verdaderamente realizadas en la oficina se marquen como tales.

  8. En la configuración de fecha de la regla, defina la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

    • Puede utilizar reglas específicas de fecha para las actividades en la oficina, por ejemplo, para gestionar los cambios de programación de forma diferente durante los períodos estacionales.

    • Las opciones recurrentes no están disponibles para las reglas en la oficina, pero puede crear reglas adicionales para otros rangos de fechas si es necesario.

    • Puede seleccionar Vencer después de la fecha de finalización para que las solicitudes enviadas después de la fecha de finalización se envíen para aprobación manual.

  9. En la pestaña Personal neto, defina las condiciones de dotación de personal neto para el manejo de solicitudes en la oficina.

    • Se debe definir la dotación de personal neta para las reglas de aprobación en la oficina.

    • Puede crear diferentes gráficos de dotación de personal neto para diferentes días u horarios para controlar cuándo los cambios de programación en la oficina se aprueban automáticamente, se envían a un gerente o se rechazan.

    • La dotación de personal neto se evalúa para la aprobación de actividades abiertas y no abiertas. Las actividades no abiertas afectan la dotación neta de personal, mientras que las actividades abiertas no.

    • Cuando se envía una solicitud desde Mi zona o Móvil, la regla evalúa la solicitud en relación con los niveles de personal neto definidos.

    • Las solicitudes que cumplen con las condiciones de dotación de personal neto se pueden aprobar automáticamente, incluso cuando los gerentes no revisen cada solicitud manualmente.

  10. En la pestaña Condiciones, defina las condiciones de Hora de envío para la regla.

    • Para las reglas de aprobación en la oficina, solo están disponibles las condiciones de Tiempo de presentación, similares a las reglas de aprobación de tiempo libre.

    • Puede exigir a los agentes que envíen las solicitudes con antelación, el mismo día o dentro de un período de tiempo específico.

  11. Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    Las opciones de tiempo de entrega son: Por adelantado, el mismo día o Dentro del plazo establecido.

    • Con antelación: Sólo se aprueban las solicitudes realizadas con una cierta cantidad de días de antelación. Define el mínimo de días de anticipación con que el agente puede enviar la solicitud.

    • Mismo día: Solo se aprueban solicitudes del mismo día.

    • Dentro del plazo: Sólo se aprueban las solicitudes realizadas dentro de un plazo específico.

      Usted define el número máximo de días antes de la fecha de entrada en funciones y el número máximo de días después de la fecha de entrada en funciones.

      Si el número máximo de días después de la fecha de inicio del cargo es 5, y hoy es 1 de agosto, una solicitud para el 10 de agosto no cae dentro del rango de tiempo y, por lo tanto, no se aprueba.

Limitaciones de las reglas de aprobación en la oficina

  • La casilla de verificación Permitir actividad en la oficina aparece para todas las actividades en la página Configuración del código de actividad. No existen validaciones del sistema para determinar qué actividades se pueden realizar en la oficina. Los gerentes deben asegurarse de que solo las actividades que realmente se realizan en la oficina (como descansos, almuerzos, reuniones y capacitaciones) se marquen como realizadas en la oficina.

  • Las actividades fuera de la oficina (por ejemplo, actividades que utilizan códigos fuera de la oficina, como horas adicionales) no son elegibles para la aprobación automática en la oficina y no aparecen en el menú desplegable Actividades para las reglas en la oficina.

  • Si una actividad Abierta está marcada como en oficina y horas extra, se trata como una actividad de horas extra. Esta actividad está exenta de las reglas de aprobación en la oficina y los requisitos de personal neto para la regla en la oficina no se aplican.

  • Las condiciones de dotación de personal neta en las reglas de oficina se pueden aplicar a los códigos de actividad marcados como Abierto, pero no afectan los cálculos de dotación de personal neta. Las actividades abiertas marcadas como Horas extra y Abiertas se considerarán en las reglas de Aprobación de horas extra. Cualquier cambio en las actividades abiertas dentro de los turnos no afecta a Net Staffing; sin embargo, los cambios fuera de los turnos pueden afectarlo. Lo inverso se aplica a las actividades no abiertas.

Preguntas Frecuentes

La regla verifica los niveles de dotación de personal del horario pronosticado y publicado. Cuando los agentes envían una solicitud, el tiempo que perderán también se excluye de los niveles de dotación de personal. Además, incluye la ausencia solicitada del agente como parte de la plantilla de personal neta. En función de eso, ejecutará cada acción que usted haya definido en las barras.

Por ejemplo, su horario requiere 100 agentes, mientras que 90 agentes tienen personal para ese día.

  • En este caso, su dotación de personal neta es 10% insuficiente.

  • Si un agente presenta una solicitud, la regla considera que la dotación de personal neta es un 11% insuficiente.

Al definir los niveles de plantilla de personal neta, quizás tenga niveles distintos según la hora del día. Un agente puede presentar una solicitud de día completo o parcial para un horario con distintos niveles de plantilla de personal neta. Cuando esto sucede, la regla actúa de acuerdo con la dotación de personal neta del peor de los casos.

Por ejemplo su regla está definida como Rechazar solicitudes cuando no tenga suficiente personal en un 15% para el turno de la mañana y en un 5% por la noche. Entonces, un agente presenta una solicitud para ese día. La regla rechazará la solicitud si no tiene suficiente personal en un 15% durante la mañana o en un 5% durante la noche.

Es suficiente que un intervalo de 15 minutos sea rechazado para que la solicitud sea rechazada automáticamente.

Digamos que un agente envía una solicitud de un día libre. La solicitud cumple con la dotación de personal neta en la regla de aprobación, por lo que la solicitud debe aprobarse. Sin embargo, a ese agente no le quedan días en su saldo de tiempo libre, por lo que se debe rechazar la solicitud.

Rechazar tiene prioridad sobreAprobar o Enviar al administrador. Enviar al administradortiene prioridad sobreAprobar.

En este caso, la solicitud es denegada.

Una solicitud para la misma unidad de programación y código de actividad podría ser manejada por más de una regla. Cuando hay un conflicto entre más de una regla, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobaro Enviar al administrador. Enviar al administradortiene prioridad sobreAprobar.

El autoservicio de tiempo libre está diseñado para flexibilizar la programación. Permite agregar intervalos de tiempo libre a su programación de manera más cómoda. En caso de emergencia, puede usar esta función. Las solicitudes pueden aprobarse automáticamente, para agilizar el proceso.

Los intervalos pueden aprobarse automáticamente o requerir una aprobación. Esto depende de las condiciones definidas en la regla de aprobación.

Aprobación automática: Se aprueban de forma automática.

Necesita aprobación: Deben contar con una aprobación.

Cada intervalo de tiempo libre es de 30 minutos. Puede prolongar el intervalo dependiendo de la disponibilidad de los siguientes intervalos.

Sí, puede tomarse tiempo libre de apenas 15 minutos.

Sí, puede prolongar el tiempo libre si se cumple lo siguiente:

  • Los intervalos son continuos.

  • Se cumplan las validaciones definidas.

Supongamos que había seleccionado un intervalo de tiempo libre con aprobación automática de 11:00 a. m. a 11:30 a. m. Para prolongarlo, ingrese una Hora de finalización de 12:00 p. m. La prolongación solo se concreta cuando se cumple lo siguiente:

  • El intervalo de 11:30 a. m. a 12:00 p. m. está disponible para el autoservicio de tiempo libre.

  • También es de aprobación automática.

  • Queda vigente el mismo código de actividad seleccionado.

Puede agregar tantos intervalos de tiempo libre como desee a partir de las opciones de autoservicio disponibles. Todos los períodos de tiempo libre de autoservicio agregados se reflejarán en su programación.

Si es necesaria una aprobación, su solicitud de tiempo libre se agrega a la programación a la espera de aprobación.

El autoservicio de horas extra le permite trabajar más horas por fuera de sus turnos programados.

Los intervalos pueden tener estos estados:

  • Aprobación automática: Se aceptan de forma automática.

  • Necesitan aprobación: Estos intervalos deben contar con una aprobación de acuerdo con las condiciones predefinidas en las Reglas de aprobación.

Puede trabajar horas extra por tan solo 15 minutos.

Sí, puede prolongar el intervalo de horas extra más de 30 minutos si se cumple lo siguiente:

  • Los intervalos de horas extra son continuos.

  • Se cumplan las validaciones definidas.