Reglas de aprobación

En lugar de aprobar manualmente todo el tiempo libre, puede utilizar Reglas de aprobación para automatizar las respuestas. Las mismas Reglas de aprobación definidas para Tiempo libre se aprovecharán para las solicitudes de Tiempo libre de Autoservicio. Además, se requieren Reglas de aprobación para permitir las solicitudes de Horas extra de Autoservicio y las solicitudes de intercambio automático. El uso de Reglas de aprobación reduce el tiempo que dedica a gestionar solicitudes y ayuda a los agentes a evitar la espera de que su supervisor revise cada envío.

Las solicitudes se aprueban automáticamente en función de las condiciones que defina en las reglas. Puede elegir que las reglas rechacen automáticamente o reenvíen la solicitud para el aprobación manual cuando no se cumplan las condiciones.

Al crear la regla, puede definir los niveles de dotación de personal neta como una condición para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede optar por rechazar todas las solicitudes cuando esté con falta de personal. Esta función solo está disponible con la licencia de WFM Advanced.

Puede revisar las respuestas automáticas y las solicitudes pendientes en la página Gestionar solicitudes.

Puede ver un video que ofrece una perspectiva general de la página Reglas de aprobación. El video también incluye un tutorial sobre cómo crear una Regla de Aprobación.

Mantener en mente:

La regla se activa de forma predeterminada una vez que la crea. Para desactivar una regla, haga clic en Opciones y seleccione Deactivate.
El estado Roto significa que una o más de las actividades o unidades de programación de la regla se eliminaron y que la regla está inactiva.
Puede duplicar, editar y eliminar cada regla desde Opciones también.
Cuando un agente envía una solicitud, se envía una notificación a todos los supervisores que tienen habilitada la opción Administrar en la pestaña Permisos (consulte la captura de pantalla para obtener más detalles). Esta opción debe estar habilitada para que los supervisores reciban notificaciones.
Para crear reglas de aprobación, debe tener Ver y Administrar habilitados en el permiso Reglas de aprobación permission. Este permiso está disponible en Admin > Security > Roles & Permissions, en la sección WFM > general Permissions.

Opciones específicas de fecha para Reglas de aprobación

Nota: Esta función está disponible con la licencia Advanced.

Al crear cualquier regla de aprobación, como Tiempo libre, Horas extra o Autointercambio, puede definir configuraciones específicas de fecha para gestionar las solicitudes durante vacaciones, períodos de bloqueo o eventos de temporada. Estas reglas ayudan a automatizar las respuestas durante períodos críticos de programación, lo que reduce la necesidad de intervención manual.

Puede crear una regla para la temporada de días festivos que apruebe automáticamente las solicitudes de tiempo libre solo cuando los niveles de plantilla de personal cumplan con los umbrales definidos, los cuales pueden ser diferentes de las Reglas de aprobación normales utilizadas durante el resto del año. También puede configurar la Regla para que se repita anualmente en las mismas fechas.

Al definir una regla específica para una fecha, puede configurar lo siguiente:

Fecha de inicio: La fecha en que la regla se activa. De forma predeterminada, se establece en la fecha actual.
Fecha DE finalización: La fecha en que la regla vence. Las Solicitudes fuera de este rango se gestionan según otras reglas activas.
Repita: Use esta opción para crear reglas recurrentes para patrones predecibles:
- A diario: Para reglas que se aplican todos los días dentro del rango de fechas.
  - Valor predeterminado: 1 (cada día)
    
    Por ejemplo, establecer este valor en 2 significa cada DOs días.
  - Valor máximo: 366
- Semanalmente: Para semanas que requieren restricciones únicas de aprobación.
  - Valor predeterminado: 1 (cada semana dentro del rango de fechas definido)
  - Valor máximo: 52
  - Caso de uso de ejemplo:
    - Fecha de inicio: 1 de Enero de 2026
    - Fecha DE finalización: 31 de Enero de 2026
    - Frecuencia semanal: Repetir cada 1 semana los días Viernes, Sábado y Domingo.
    - Los valores de Balance DO pueden diferir entre los fines de semana de Enero (Viernes, Sábado y Domingo) y los fines de semana de Febrero (Viernes, Sábado y Domingo), junto con los valores netos de plantilla de personal para las aprobaciones.
- Mensual: Para variaciones estacionales, como meses pico.
  - Las reglas mensuales se pueden establecer para:
    - La fecha específica, como el día 1 del mes
    - Un día del mes, como el primer Lunes o el último Viernes
- Anual: Para eventos anuales como vacaciones.
  - Para la frecuencia Anual, un gerente puede seleccionar una fecha del calendario o un día para la ocurrencia anual.
  - El valor en Cada 1 Año(s) es fijo.
  Si la Fecha de inicio es igual a la Fecha DE finalización, la casilla Repetir está desactivada.
Establecer como prioridad Alta: marca la regla como de alta prioridad. Las reglas de Alta prioridad tienen precedencia cuando múltiples reglas se superponen.
Expirar después de la Fecha DE finalización:
- Si está seleccionado: las Solicitudes para el rango DE fechas posteriores al vencimiento se envían para su aprobación manual.
- Si no se selecciona: La regla continúa aprobando las solicitudes dentro del rango definido.

Puntos clave para las Reglas de aprobación específicas de fecha

Cuando las Reglas se superponen, siguen esta jerarquía:
- Anual
- Mensualmente
- Semanalmente
- Diario
Una regla de jerarquía baja marcada como Alta prioridad anulará las reglas de nivel superior para la aprobación en caso de conflicto.

Si existe una regla mensual de Diciembre y una regla semanal del 20 al 26 de Diciembre se establece como Alta Prioridad, la regla semanal tendrá precedencia.
Una regla con una Fecha DE finalización no vencerá automáticamente. solo vence cuando el gerente selecciona Expire After End Date para asegurar que las reglas de aprobación funcionen para fechas pasadas.
Después de que una regla expira, puede actualizarla para reactivarla.

La Fecha de inicio no se puede cambiar para reglas caducadas.
Cuando se selecciona Expirar después de la Fecha DE finalización:
- Se envía una notificación al supervisor 3 días antes del vencimiento.
- Aparece un ícono de advertencia en la pantalla Reglas de aprobación.

Validaciones para Reglas por caducar

Para ayudarle a administrar las reglas específicas por fecha de manera eficaz:

Notificaciones: Se envía una notificación tres días antes del vencimiento de una regla.
Ícono de advertencia: Aparece un ícono de advertencia en la página Reglas de aprobación 15 días antes del vencimiento, con cuenta regresiva hasta que la Regla vence. Coloque el cursor sobre el ícono para ver detalles como:
- Esta regla vence hoy
- Esta regla está a punto de vencer en 6 días

Regla de aprobación: Tiempo libre

Para crear una regla de aprobación de tiempo libre:

Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.
Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.
Haga clic en Nueva regla.
Defina un nombre para la regla.
En Regla de Aprobación para, seleccione Tiempo libre.
Seleccione las Unidades de programación a las que se aplicará la regla.

Tenga en cuenta que puede crear múltiples reglas de aprobación de tiempo libre para la misma unidad DE programación.
Seleccione una o másActividades a las que se aplicará la regla.
En la pestaña Plantilla de personal neta, puede optar por utilizar los niveles netos de dotación de personal como condición para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede rechazar todas las solicitudes cuando tiene poco personal.
Cómo puede utilizar la dotación de personal neta
Supongamos que desea que su regla de tiempo libre maneje las solicitudes en función de estos niveles:
- Exceso de personal en un 15% o más: Aprueba la solicitud automáticamente. En este caso, la solicitud también debe cumplir con las condiciones que seleccionó.
- Entre un 15 % de exceso de personal y un 10 % de falta de personal: Reenviar la solicitud al gerente para una aprobación manual.
- Falta de personal del 10 % o más: Rechazar la solicitud automáticamente.
Mantener en mente:
- La configuración de la plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con licencia de WFM Advanced.
- Para crear una regla de Tiempo libre sin usar plantilla de personal neta, omita este paso.
- Cuando la regla tiene más de una unidad DE programación, los niveles netos de plantilla de personal se aplican a cada unidad por separado.
Para añadir la plantilla de personal neta a su regla:
1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.
2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.
  
  De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Para crear un gráfico individual para uno o más días, seleccione los días desde la lista desplegable Days. Si usa Agregar Plantilla de personal neta, puede mantener agregando gráficos para más Días o un día de la semana.
  
  El botón Añadir Plantilla de personal neta no está disponible cuando el gráfico está definido para todos los días de la semana.
3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.
  
  Digamos que desea establecer los niveles de dotación de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna para 8:00 y arrastre la barra hasta 12:30.
  En el gráfico de plantilla de personal neta:
  - El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).
  - Dentro de las columnas, defina los niveles de plantilla de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.
    
    La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.
  Eliminación de gráficos:
  - Para quitar gráficos individuales de plantilla de personal neta, haga clic en Opciones y seleccione Eliminar.
  - Para eliminar todos los gráficos de dotación de personal neta, haga clic en eliminar todo. La dotación de personal neta no será parte de su regla.
4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar, Enviar al gerente o Rechazar.
  Ajuste de la barra de plantilla de personal neta
  - En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.
  - Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.
  - Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionado.
  - La regla no se aplicará a la dotación de personal neta para las horas no definidas. En casos como este, la regla marcará solo la otra condición en la regla.
  - Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la plantilla de personal neta y en la pestaña Condición—Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al administrador. Enviar al administrador tiene prioridad sobre Aprobar.
    
    Supongamos que un agente envía una solicitud para el día libre. La solicitud cumple con la dotación de personal neta en la regla de aprobación, por lo que la solicitud debe aprobarse. Sin embargo, a ese agente no le quedan días en su saldo de tiempo libre, por lo que se debe rechazar la solicitud.
    
    En este caso, la solicitud es denegada.
    
    Las solicitudes se rechazan si no se cumple la condición establecida de tiempo mínimo de envío.
  Añadir más barras para diferentes horas del día
  
  Digamos que desea definir tiempo libre Aprobar cuando tiene un exceso de personal del 20% durante el turno de la mañana y del 5% por la noche. Puede definir barras de plantilla de personal neta independientes para cada intervalo de tiempo del día.
  
  Definir múltiples barras de plantilla de personal neta simultáneamente
  
  Puede editar o establecer varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta las condiciones de plantilla de personal requeridas.
5. Seleccione lo que sucede si no hay un pronóstico u horario publicado para el día solicitado: Aprobar, Enviar al administrador o Rechazar.
  
  Sin una previsión y una programación publicada, la regla no podrá validar la solicitud con los niveles de la plantilla de personal neta.
En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.
Cómo definir la pestaña Condiciones para el tiempo libre
Saldo de tiempo libre del agente, saldo de tiempo libre de la Unidad DE programación (días diarios o personalizados), días Mínimos desde la contratación
- Saldo de tiempo libre del agente: Se cumple esta condición si quedan suficientes días en el saldo de tiempo libre del agente.
  
  Tenga en cuenta que el saldo del agente se verá afectado incluso cuando no seleccione esta condición. Por ejemplo, una solicitud puede ser aprobada para un agente que no tiene días restantes en su saldo de tiempo libre.
  
  En casos como este, el saldo del agente será negativo.
- Saldo de tiempo libre de la unidad DE programación: Defina cuántas horas puede ausentarse cada unidad DE programación por día para cada actividad. Esta condición se cumple cuando la cantidad de horas solicitadas no excede el saldo restante del tiempo libre.
  Ver ejemplo
  
  Digamos que define estos parámetros para su regla:
  
  Unidades de programación: Soporte técnico de NY y Soporte técnico de LON
  
  Códigos DE actividades: Paid Time Off y Unpaid Time Off
  
  Saldo de tiempo libre grupal: 10 horas
  
  Si un agente de NY Tech Support solicita 10 horas de Paid Time Off, se cumplirá esta condición. El saldo ahora está en cero para esta unidad DE programación y actividad. Esta condición no se cumplirá para otros agentes de NY Tech Support que solicitan Paid Time Off ese día. Pueden solicitar Tiempo libre no pagado.
  
  Ahora el saldo es cero para ambas actividades de Soporte técnico NY. Sin embargo, el saldo sigue siendo de 10 horas por cada actividad para Soporte técnico LON
  
  Puede definir un saldo para todos los días o saldos diferentes por día de la semana.
  Daily balance or Balance for custom days
  
  Daily balance: Define the balance that applies to each day of the week.
  
  Balance for custom days: Define a different balance for the days you want. The condition won't be met for the unselected days.
  
  Let's say you defined hours for Tuesdays and Wednesdays. The rule won't auto-approve requests for any other day.
  
  Define a different balance for the days you want. The days you don't select won't be included in the rule.
  
  Let's say you defined hours for Tuesdays and Wednesdays. If an agent requests for any other day, the rule ignores this condition. If this is the only condition for the rule, the request will be auto-approved.
  
  You can also set that this condition won't be met for specific days. After you select those specific days, set the balance at 0 hours. The condition won't auto-approve requests for those days.
- Días mínimos desde la contratación: Defina cuántos días debe trabajar el agente en la empresa para ser candidato de aprobación automática.
- Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.
Define the Submission time. This condition is met depending on when the request was submitted.
Submission time: In advance, Same day, or Within time frame
In advance: Only requests made a certain number of days in advance will be approved. You define the minimum days in advance the agent can submit his request.

Same day: Only same-day requests will be approved.

Within time frame: Only requests made within a specific time frame will be approved.

You define the maximum days before the time-off date and the maximum days after the time-off date.

Let's say you defined that the maximum days after the time-off date is 5. Today is August 1. Your agent requests time-off for August 10. In this case, the request doesn't fall within the time range and won't be approved.
Using this condition for last-minute requests
You can create a rule that auto-approves urgent requests (such as for sickness, bereavement, and more).

Create a rule for those activate codes (for example, a code called PTO_Sick_Leave) and:

Select Same day in the Submission time condition.

Don't select any other conditions.

This will approve same-day requests for those activities.
Defina qué sucede cuando no se cumple al menos una de las condiciones definidas.
Rechazar o Enviar al gerente
- Rechazar: El agente no podrá enviar la solicitud, o la solicitud se rechazará automáticamente poco después de presentarla.
- Enviar al gerente: Puede elegir revisar las solicitudes de forma manual. En este caso, puede ver las solicitudes pendientes en la página Gestionar solicitudes. Tenga en cuenta que las solicitudes que se rechacen bajo la condición de plantilla de personal neta no se envían al gerente.
Hacer clicGuardar.

La nueva regla aparecerá en la lista de la página de Reglas de aprobación.

Regla de aprobación: Horas extra

Para crear una regla de aprobación de horas extra:

Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.
Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.
Haga clic en Nueva regla.
Entrar anombre.
En Regla de Aprobación para, seleccione Horas extra.
Seleccione la Unidad DE programación que recibirá una respuesta automática.

Tenga en cuenta que cada unidad DE programación solo puede tener una regla de aprobación de horas extra.
Seleccione las Actividades que recibirán una respuesta automática.

Al crear una regla de aprobación para las horas extra, en la lista desplegable Actividades solo está disponible la actividad Abrir. Esta opción se selecciona automáticamente.
En la pestaña Plantilla de personal neta, debe definir las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede rechazar todas las solicitudes cuando tenga exceso de personal.
Cómo puede utilizar la dotación de personal neta
Supongamos que desea que su regla de horas extra gestione las solicitudes en función de estos niveles:
- Falta de personal del 15% o más: Aprobar la solicitud automáticamente. En este caso, la solicitud también debe cumplir las condiciones que seleccionó.
- Entre un 15% de exceso de personal y un 10% de falta de personal: Le reenvía la solicitud para su aprobación manual.
- Exceso de personal del 10 % o más: Rechazar la solicitud automáticamente.
Mantener en mente:
- La configuración de plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con licencia de WFM Advanced.
- Se debe definir la plantilla de personal neta para crear una regla de aprobación para las Horas extra.
Para agregar niveles de plantilla de personal neta a su regla:
1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.
2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.
  
  De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Si desea crear un gráfico individual para uno o varios días, hágalo seleccionando el o los días en la lista desplegable días. Puede seguir agregando gráficos para más Días o un día de la semana utilizando Add Net Staffing.
  
  El botón Añadir Plantilla de personal neta no estará disponible cuando el gráfico esté definido para todos los días de la semana.
3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.
  
  Supongamos que desea definir los niveles de plantilla de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna para 8:00 y arrastre la barra hasta 12:30.
  En el gráfico de plantilla de personal neta:
  - El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).
  - Dentro de las columnas, se establecen los niveles de plantilla de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.
    
    La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.
  Eliminación de gráficos:
  - Para quitar gráficos de plantilla de personal neta individuales, haga clic en Opciones y seleccione Eliminar.
  - Para eliminar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en eliminar todo.
4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y hacia abajo para definir las acciones de los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar, Enviar al gerente o Rechazar.
  Ajuste de la barra de plantilla de personal neta
  - En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.
  - Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.
  - Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionado.
  - La regla no se aplicará a la dotación de personal neta para las horas no definidas. En casos como este, la regla marcará solo la otra condición en la regla.
  - Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la plantilla de personal neta y en la pestaña Condición—Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al administrador. Enviar al administrador tiene prioridad sobre Aprobar.
    
    Supongamos que un agente solicita trabajar horas extra. Si la solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, la solicitud debe aprobarse. Si tiene las Condiciones establecidas para el máximo de horas, un agente puede trabajar en una semana y un día. La solicitud se rechaza si el agente ya ha trabajado el máximo de horas permitidas en una semana o un día. Cuando no se establecen condiciones en la regla de aprobación, la aprobación de horas extra funciona en base a las condiciones de plantilla de personal neta definidas.
  Añadir más barras para diferentes horas del día
  
  Supongamos que desea definir las horas extra como Aprobar cuando hay un 20 % de exceso de personal durante el turno de la mañana y un 10 % por la tarde. Puede definir barras de personal neto independientes para cada intervalo de tiempo del día.
  
  Configurar múltiples barras de plantilla de personal neta simultáneamente
  
  Puede editar o establecer múltiples barras de plantilla de personal a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta las condiciones de plantilla de personal requeridas.
5. Seleccione lo que sucede si no hay un pronóstico u horario publicado para el día solicitado: Aprobar, Enviar al administrador o Rechazar.
  
  Sin una previsión y una programación publicada, la regla no podrá validar la solicitud con los niveles de la plantilla de personal neta.
En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.
Cómo definir la pestaña Condiciones para horas extra
- Máximo de horas que trabaja el agente en una semana: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un semana.
- Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.
Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.
Tiempo de envío - días Mínimos por adelantado, Mismo día, o días Máximos por adelantado
Días mínimos de antelación: Usted define los días mínimos de anticipación con los que el agente puede enviar su solicitud.

Digamos que ha definido los días mínimos de antelación para enviar la solicitud como 3 días. Quiere trabajar horas extra el 5 de Agosto. En este caso, no podrá presentar la solicitud después del 2 de Agosto, ya que no entrará en el intervalo de días mínimos.

Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

Máximo de días por adelantado: Usted define los días máximos antes de la fecha de horas extra.

Digamos que ha definido el número máximo de días de antelación para presentar la solicitud como 10 días. Quiere trabajar horas extra el 15 de Agosto. Hoy es 1 de Agosto. Por lo tanto, no podrá enviar la solicitud antes del 5 de Agosto, ya que no entrará en el intervalo máximo de días.
Defina qué sucede cuando no se cumple al menos una de las condiciones definidas.
Rechazar o Enviar al supervisor
- Rechazar: El agente no podrá enviar la solicitud, o la solicitud se rechazará automáticamente poco después de presentarla.
- Enviar al gerente: Puede elegir revisar las solicitudes manualmente. En este caso, puede ver las solicitudes pendientes en la página Gestionar solicitudes. Tenga en cuenta que una solicitud que sea rechazada bajo la condición de dotación de personal neta no se enviará al gerente.
Hacer clicGuardar.

La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de aprobación.

Regla de aprobación: intercambio personal

Para crear una regla de aprobación de intercambio personal:

Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.
Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.
Haga clic en Nueva regla.
Entrar anombre.
En Regla de Aprobación para, seleccione Intercambio personal.
Seleccione la Unidad DE programación que recibirá una respuesta automática.

Tenga en cuenta que cada unidad DE programación solo puede tener una regla de aprobación de intercambio personal.
En Actividades, la única actividad con el intercambio personal admitido es Abrir. Se selecciona de forma automática.
En la pestaña Plantilla de personal neta, debe definir las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede proporcionar intervalos de intercambio automático únicamente cuando tiene exceso de personal.
Cómo puede utilizar la dotación de personal neta
Supongamos que desea que su regla de intercambio personal gestione las solicitudes en función de estos niveles.

Intervalos para quitar:

Intervalos que los agentes regalarán.
- Plantilla de personal neta superior al 10%: Mostrar intervalos de intercambio automático. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta supera el 10 %.
- Plantilla de personal neta por debajo del 10%: no mostrar intervalos de intercambio automático. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es menor que el 10 %.
Intervalos para agregar:

Intervalos que los agentes tomarán como intercambio.
- Plantilla de personal neta por debajo del 10%: Mostrar intervalos de intercambio propio. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es menor que el 10 %.
- Plantilla de personal neta por encima del 10%: no mostrar intervalos de intercambio propio. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es mayor que el 10 %.
Mantener en mente:
- La configuración de plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con la licencia WFM Advanced.
- Se debe definir la plantilla de personal neta para crear una regla de aprobación de Intercambio personal.
Para agregar niveles de plantilla de personal neta a su regla:
1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.
  
  Aquí, debe definir los niveles de plantilla de personal neta para ambos tipos de intervalos:
2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.
  
  De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Si desea crear un gráfico individual para uno o varios días, hágalo seleccionando el o los días en la lista desplegable días. Puede seguir agregando gráficos para más Días o un día de la semana utilizando Add Net Staffing.
  
  El botón Añadir Plantilla de personal neta no estará disponible cuando el gráfico esté definido para todos los días de la semana.
3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.
  
  Supongamos que desea definir los niveles de plantilla de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a las 8:00 y arrastre la barra hasta las 12:30.
  En el gráfico de plantilla de personal neta:
  - El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).
  - Dentro de las columnas, usted establece los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.
    
    La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.
  Eliminación de gráficos:
  - Para quitar gráficos individuales de plantilla de personal neta, haga clic en Opciones y seleccione Eliminar.
  - Para eliminar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en eliminar todo.
4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y hacia abajo para definir las acciones de los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar o Rechazar.
  Ajuste de la barra de plantilla de personal neta
  - En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.
  - Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.
  - Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionado.
  - La regla no se aplicará a la dotación de personal neta para las horas no definidas. En casos como este, la regla marcará solo la otra condición en la regla.
  - Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la plantilla de personal neta y las de la pestaña Condición: Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar.
    
    Supongamos que un agente solicita trabajar horas extra. Si la solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, se debe aprobar. Si tiene las Condiciones establecidas para el máximo de horas, un agente puede trabajar en una semana y un día. La solicitud se rechaza si el agente ya ha trabajado el máximo de horas permitidas en una semana o un día. Cuando no se establecen condiciones en la regla de aprobación, la aprobación de intercambio personal funciona en base a las condiciones definidas de la plantilla de personal neta.
  Añadir más barras para diferentes horas del día
  
  Supongamos que desea definir el intercambio personal como Aprobar cuando hay un 20 % de exceso de personal durante el turno de la mañana y un 10 % por la tarde. Puede definir barras de plantilla de personal neta independientes para cada intervalo de tiempo del día.
  
  Definir varias barras de plantilla de personal neta de forma simultánea
  
  Puede editar o configurar varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta las condiciones de plantilla de personal requeridas.
En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.
Cómo definir la pestaña Condiciones para el intercambio personal
- Máximo de horas que trabaja el agente en una semana: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un semana.
- Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.
Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.
Tiempo de envío - Mismo día, o Dentro del período de tiempo
Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

Dentro del período de tiempo

Días mínimos de antelación: Usted define los días mínimos de anticipación en que el agente puede enviar su solicitud.

Supongamos que ha definido los días mínimos de antelación para enviar la solicitud en 3 días. Desea intercambiar horas el 5 de Agosto. En este caso, no podrá presentar la solicitud después del 2 de Agosto, ya que no entrará en el intervalo de días mínimos.

Máximo de días por adelantado: Usted define el máximo de días por adelantado con que un agente puede enviar la solicitud.

Digamos que ha definido el número máximo de días de antelación para presentar la solicitud como 10 días. Desea intercambiar horas el 15 de Agosto. Hoy es 1 de Agosto. Por lo tanto, no podrá enviar la solicitud antes del 5 de Agosto, ya que no entrará en el intervalo máximo de días.

Tenga en cuenta que no puede definir días pasados para enviar una solicitud de intercambio personal. Esto implica que el selector no desciende a menos de 0 al definir los límites.

Días mínimos desde la contratación: Defina cuántos días debe trabajar el agente en la empresa para ser candidato a la aprobación automática.
Hacer clicGuardar.

La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de aprobación.

Regla de aprobación: En la oficina

Esta función requiere una licencia de WFM Advanced.

Para crear una regla de aprobación para En la oficina:

Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.
Vaya a Solicitudes > Reglas de aprobación.
Haga clic en Nueva regla.
Entrar anombre.
De **Regla de Aprobación para**, seleccione En la oficina.
Seleccione la Unidad DE programación a la que se aplica la regla.

Puede crear varias reglas de aprobación de en la oficina para la misma unidad DE programación si los intervalos de fechas no se superponen.
En Actividades, seleccione los códigos de actividades en la oficina a los que se aplica la regla.
- La lista muestra solo las actividades marcadas como Permitir actividad En la oficina en la página Setup > Códigos DE actividades.
- Las actividades que se definen como Fuera de la oficina no se pueden usar para las reglas de aprobación en la oficina.
- Si una actividad está marcada como En la oficina y Horas extra (abierta) al mismo tiempo, no se considera una actividad en la oficina y no aparece en la lista.
- Si selecciona Permitir actividad En la oficina para una actividad fuera de la oficina en la página configuración > Códigos DE actividades, no estará disponible en la lista desplegable Actividades para las reglas de aprobación en la oficina. Es responsabilidad del gerente asegurarse de que solo las actividades verdaderamente en la oficina estén marcadas como en la oficina.
En la configuración de fecha de la regla, defina la Fecha de inicio y la Fecha DE finalización.
- Puede utilizar reglas específicas por fecha para las actividades en la oficina, por ejemplo, para gestionar los cambios de programación de manera diferente durante los períodos estacionales.
- Recurrente no está disponible para las reglas de en la oficina, pero puede crear reglas adicionales para otros rangos DE fechas si es necesario.
- Puede seleccionar Expire After End Date para que las solicitudes enviadas después de la Fecha DE finalización se envíen para aprobación manual.
En la pestaña Net Staffing, defina las condiciones de Plantilla de personal neta para la gestión de solicitudes en la oficina.
- La plantilla de personal neta debe definirse para las reglas de aprobación de en la oficina.
- Puede crear distintos gráficos de plantilla de personal neta para diferentes días u horas a fin de controlar cuándo los cambios de programación de en la oficina se aprueban automáticamente, se envían a un supervisor o se rechazan.
- La plantilla de personal neta se evalúa para la aprobación de actividades abiertas y no abiertas. Las actividades no abiertas afectan la plantilla de personal neta, mientras que las actividades abiertas no.
- Cuando se envía una solicitud desde My Zone o Mobile, la regla evalúa la solicitud en función de los niveles netos definidos de plantilla de personal.
- Las solicitudes que cumplen con las condiciones de plantilla de personal neta pueden aprobarse automáticamente, incluso cuando los gerentes no revisan cada solicitud manualmente.
En la pestaña Condiciones, defina las condiciones de Tiempo de envío para la regla.
- Para las reglas de aprobación en la oficina, solo están disponibles las condiciones de Tiempo de envío, de forma similar a las reglas de aprobación de tiempo libre.
- Puede exigir que los agentes envíen las solicitudes por adelantado, el mismo día o dentro de un período de tiempo específico.
Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

Las opciones de tiempo de envío SOn: Por adelantado, Mismo día o Dentro del período de tiempo.
- **por adelantado:** Solo se aprueban las solicitudes realizadas con una cierta cantidad de días de anticipación. Usted define la cantidad mínima de días de anticipación con la que el agente puede enviar la solicitud.
- Mismo día: Solo se aprueban las solicitudes del mismo día.
- Dentro del período de tiempo: Solo se aprueban las solicitudes realizadas dentro de un período de tiempo específico.
  
  Usted define el número máximo de días antes de la fecha de en la oficina y el número máximo de días después de la fecha de en la oficina.
  
  Si el número máximo de días después de la fecha en la oficina es 5, y hoy es Agosto 1, una solicite para el Agosto 10 no se encuentra dentro del período de tiempo y, por lo tanto, no se aprueba.

Limitaciones para las Reglas de aprobación En la oficina

La casilla Allow in office Activity aparece para todas las actividades en la página Activity Code Setup. No hay validaciones del sistema para determinar qué actividades se pueden realizar en la oficina. Los gerentes deben asegurarse de que solo las actividades verdaderamente de en la oficina (como recesos, comidas, reuniones y capacitaciones) estén marcadas como en la oficina.
Las actividades fuera de la oficina (por ejemplo, actividades que utilizan códigos fuera de la oficina, como horas extra) no SOn aptas para la aprobación automática en la oficina y no aparecen en la lista desplegable Actividades para las reglas en la oficina.
Si una actividad Abierta está marcada tanto como en la oficina como horas extra, se trata como una actividad de horas extra. Esta actividad está exenta de las reglas de aprobación de en la oficina, y los requisitos de plantilla de personal neta de la regla de en la oficina no se aplican.
Las condiciones de Plantilla de personal neta en las reglas en la oficina se pueden aplicar a los códigos DE actividades marcados como Abiertos, pero no afectan los cálculos de Plantilla de personal neta. Las actividades abiertas marcadas como Horas extra y Abiertas se considerarán en las reglas de Aprobación de Horas extra. Cualquier cambio en las actividades abiertas dentro de los turnos no afecta la Plantilla de personal neta; sin embargo, los cambios fuera de los turnos pueden afectarla. Lo contrario se aplica a las Actividades no abiertas.