Reglas de aprobación

En lugar de aprobar manualmente todas las solicitudes de tiempo libre, puede usar las Reglas de Aprobación para automatizar las respuestas. Las mismas Reglas de Aprobación definidas para Tiempo libre se aprovecharán para las solicitudes de Tiempo libre de autoservicio. Además, se requieren Reglas de Aprobación para permitir las solicitudes de autoservicio de Horas extra y las solicitudes de Autointercambio. El uso de las Reglas de Aprobación reduce el tiempo que dedica a gestionar solicitudes y ayuda a los agentes a evitar la espera de que su gerente revise cada envío.

Las solicitudes se aprueban automáticamente según las condiciones que defina en las reglas. Puede optar por que las reglas rechacen automáticamente o reenvíen la solicitud para aprobación manual cuando no se cumplan las condiciones.

Al crear la regla, puede definir niveles de plantilla de personal neta como una condición para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede optar por rechazar todas las solicitudes cuando no tiene suficiente personal. Esta función solo está disponible para los usuarios con la licencia WFM Advanced.

Puede revisar las respuestas automáticas y las solicitudes pendientes en la página Administrar Solicitudes.

Puede ver un video que ofrece una perspectiva general de la página de Reglas de Aprobación. El video también incluye un tutorial sobre cómo crear una regla de aprobación.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • La regla se activa de manera predeterminada una vez que la crea. Para desactivar una regla, haga clic en Opciones Image of actions icon y seleccione Desactivar.

  • losRotoestado significa que una o más de las actividades o unidades de programación de la regla se eliminaron y que la regla está inactiva.

  • También puede duplicar, editar y borrar cada regla desde Opciones Image of actions icon.

  • Cuando un agente envía una solicitud, se envía una notificación a todos los gerentes que tienen habilitada la opción Administrar en la pestaña Permisos (consulte la captura de pantalla para obtener más detalles). Esta opción debe estar habilitada para que los gerentes reciban notificaciones.

  • Para crear reglas de aprobación, debe tener Ver y Administrar habilitados en el Permiso de Reglas de Aprobación. Este permiso está disponible en Admin > Seguridad > Roles y permisos, en la sección WFM > Permisos generales.

Opciones específicas de fecha para Reglas de Aprobación

Nota: Esta función está disponible con la licencia Advanced.

Al crear cualquier regla de aprobación, como Tiempo libre, Horas extra o Autointercambio, puede definir configuraciones específicas de fecha para gestionar las solicitudes durante días festivos, períodos de bloqueo o eventos estacionales. Estas reglas ayudan a automatizar las respuestas durante los períodos críticos de programación, lo que reduce la necesidad de intervención manual.

Puede crear una regla para la temporada de vacaciones que apruebe automáticamente las solicitudes de tiempo libre solo cuando los niveles de plantilla de personal cumplan con los umbrales que ha definido, los cuales pueden ser diferentes de sus Reglas de Aprobación normales utilizadas para el resto del año. También puede configurar la regla para que se repita anualmente en las mismas fechas.

Al definir una regla específica de fecha, puede configurar lo siguiente:

  • Fecha de inicio: La fecha en que la regla se activa. De forma predeterminada, se establece como la fecha actual.

  • Fecha de finalización: La fecha en que la regla expira. Las Solicitudes fuera de este rango se gestionan según otras reglas activas.

  • Repita: Use esta opción para crear reglas recurrentes para patrones predecibles:

    • A diario: Para reglas que se aplican cada día dentro del rango de fechas.

      • Valor predeterminado: 1 (cada día)

        Por ejemplo, establecer este valor en 2 significa cada DO días.

      • Valor Máximo: 366

    • Semanalmente: Para semanas que requieren restricciones de aprobación únicas.

      • Valor predeterminado: 1 (cada semana dentro del rango de fechas definido)

      • Valor Máximo: 52

      • Ejemplo de caso de uso:

        • Fecha de inicio: 1 de Enero de 2026

        • Fecha de finalización: 31 de Enero de 2026

        • frecuencia semanal: Se repite cada 1 semana los Viernes, Sábados y Domingos.

        • Los valores de saldo DO pueden diferir para los fines de semana de Enero (Viernes, Sábado y Domingo) en comparación con los fines de semana de Febrero (Viernes, Sábado y Domingo), junto con los valores netos de plantilla de personal para las aprobaciones.

    • Mensual: Para variaciones estacionales, como meses pico.

      • Las reglas mensuales se pueden establecer para:

        • Una fecha específica, como el día 1 del mes

        • Un día del mes, como el primer Lunes o el último Viernes

    • Anual: Para eventos anuales como las vacaciones.

      • Para la frecuencia Anual, un gerente puede seleccionar una fecha de calendario o un día para la ocurrencia anual.

      • El valor en Cada 1 Año(s) es fijo.

      Si la Fecha de inicio es igual a la Fecha de finalización, la casilla Repita está deshabilitada.

  • Establecer como Alta Prioridad: Marca la regla como de alta prioridad. Las reglas de Alta prioridad tienen precedencia cuando múltiples reglas se superponen.

  • Expirar después de la Fecha de finalización:

    • Si se selecciona: Las Solicitudes para el rango de fechas después de la expiración se envían para aprobación manual.

    • Si no se selecciona: La regla continúa aprobando solicitudes dentro del rango definido.

Puntos clave para Reglas de Aprobación específicas de fecha

  • Cuando las Reglas se superponen, siguen esta jerarquía:

    • Anual

    • Mensual

    • Semanalmente

    • A diario

  • Una regla de jerarquía baja marcada como Alta Prioridad anulará las reglas de nivel superior para la aprobación en caso de conflicto.

    Si existe una regla mensual de Diciembre y una regla semanal del 20 al 26 de Diciembre se establece como Alta prioridad, la regla semanal tendrá prioridad.

  • Una regla con una Fecha de finalización no caducará automáticamente. solo caduca cuando el gerente selecciona Caducar después de la Fecha de finalización para garantizar que las reglas de aprobación funcionen con fechas pasadas.

  • Después de que una regla caduca, puede actualizarla para reactivarla.

    La Fecha de inicio no se puede cambiar para las reglas caducadas.

  • Cuando se selecciona Caducar después de la Fecha de finalización:

    • Se envía una notificación al gerente 3 días antes de la caducidad.

    • Aparece un icono de advertencia en la pantalla de Reglas de Aprobación.

Validaciones para Reglas por caducar

Para ayudarlo a administrar las reglas específicas de fecha de manera eficaz:

  • Notificaciones: Se envía una Notificación tres días antes de la caducidad de una regla.

  • Icono de advertencia: Aparece un icono de advertencia en la página de Reglas de Aprobación 15 días antes de la caducidad, y la cuenta regresiva continúa hasta que la regla caduca. Coloque el cursor sobre el icono para ver detalles como:

    • Esta regla caduca hoy

    • Esta regla está a punto de caducar en 6 días

Regla de aprobación: Tiempo libre

Para crear una regla de aprobación de tiempo libre:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones icon of app selector y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de Aprobación.

  3. Haga clic en Nueva Regla.

  4. Defina un Nombre para la regla.

  5. En Regla de Aprobación para, seleccione Tiempo libre.

  6. Seleccione las Unidades de programación a las que se aplicará la regla.

    Tenga en cuenta que puede crear varias reglas de aprobación de tiempo libre para la misma unidad de programación.

  7. Seleccione una o más actividades a las que se aplicará la regla.

  8. En la pestaña Plantilla de personal neta, puede elegir usar los niveles de plantilla de personal neta como condición para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede rechazar todas las solicitudes cuando no tenga personal suficiente.

    Supongamos que desea que su regla de tiempo libre maneje las solicitudes en función de estos niveles:

    • Con exceso de personal del 15 % o más: Aprobar la solicitud automáticamente. En este caso, la solicitud también debe cumplir con las condiciones que seleccionó.

    • Entre un 15 % de exceso de personal y un 10 % de falta de personal: Reenviar la solicitud al gerente para una aprobación manual.

    • Falta de personal del 10 % o más: Rechazar la solicitud automáticamente.

    Tenga en cuenta:

    • La configuración de la plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con la licencia de WFM Advanced.

    • Para crear una regla de Tiempo libre sin usar plantilla de personal neta, omita este paso.

    • Cuando la regla tiene más de una unidad de programación, los niveles de plantilla de personal neta se aplican a cada unidad por separado.

    Para añadir la plantilla de personal neta a su regla:

    1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.

    2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.

      De forma predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Para crear un gráfico individual para uno o más días, seleccione el día o los Días en la lista desplegable días. Con Añadir Plantilla de personal neta, puede seguir añadiendo gráficos para más días o un día de la semana.

      El botón Añadir Plantilla de personal neta no está disponible cuando el gráfico está definido para todos los días de la semana.

    3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.

      Digamos que desea definir los niveles de plantilla de personal neta desde las 8:00 hasta las 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a 8:00 y arrastre la barra hasta 12:30.

      • El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).

      • Dentro de las columnas, defina los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.

        La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.

      Eliminación de gráficos:

      • Para quitar gráficos de plantilla de personal neta individuales, haga clic en Opciones Image of actions icon y seleccione Borrar.

      • Para quitar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en Borrar todo. La plantilla de personal neta no formará parte de su regla.

    4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar, Enviar al gerente o Rechazar.

      • En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.

      • Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.

      • Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en borrar seleccionado.

      • La regla no aplicará la plantilla de personal neta para las horas No definido. En casos como este, la regla verificará solo la otra condición de la regla.

      • Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la plantilla de personal neta y en la pestaña Condición, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al gerente. Enviar al gerente tiene prioridad sobre Aprobar.

        Digamos que un agente envía una solicitud de día libre. La solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, por lo que se debe aprobar la solicitud. Sin embargo, a ese agente no le quedan días en su saldo de tiempo libre, por lo que se debe rechazar la solicitud.

        En este caso, la solicitud es denegada.

        Las solicitudes se rechazan si no se cumple la condición establecida de tiempo mínimo de envío.

      Digamos que desea definir tiempo libre Aprobar cuando tiene un exceso de personal del 20 % durante el turno de la mañana y del 5 % por la noche. Puede definir barras de plantilla de personal neta separadas para cada intervalo de tiempo del día.

      Puede editar o establecer múltiples barras de personal neto a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta las condiciones de personal requeridas.

    5. Seleccione lo que sucede si no hay un pronóstico u horario publicado para el día solicitado: Aprobar, Enviar al administrador o Rechazar.

      Sin una previsión y una programación publicada, la regla no podrá validar la solicitud con los niveles de la plantilla de personal neta.

  9. En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones de la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.

    Saldo de tiempo libre del agente, saldo de tiempo libre de la Unidad de programación (diario o días personalizados), Mínimo de días desde la contratación

    • Saldo de tiempo libre del agente: Se cumple esta condición si quedan suficientes días en el saldo de tiempo libre del agente.

      Tenga en cuenta que el saldo del agente se verá afectado incluso cuando no seleccione esta condición. Por ejemplo, una solicitud puede ser aprobada para un agente que no tiene días restantes en su saldo de tiempo libre.

      En casos como este, el saldo del agente será negativo.

    • Saldo de tiempo libre de la unidad de programación: Defina cuántas horas puede tomar libres cada unidad de programación por día para cada actividad. Esta condición se cumple cuando el número de horas solicitadas no supera el saldo de tiempo libre restante.

      Digamos que define estos parámetros para su regla:

      • Unidades de programación: Soporte técnico de NY y Soporte técnico de LON

      • Códigos de actividad: Tiempo libre remunerado y Tiempo libre no remunerado

      • Saldo de tiempo libre grupal: 10 horas

      Si un agente de Soporte técnico NY solicita 10 horas de Tiempo libre remunerado, se cumplirá esta condición. El saldo ahora es cero para esta unidad de programación y actividad. Esta condición no se cumplirá para otros agentes de Soporte técnico NY que soliciten Tiempo libre remunerado ese día. Pueden solicitar Tiempo libre no remunerado.

      Ahora el saldo es cero para ambas actividades de Soporte técnico NY. Sin embargo, el saldo sigue siendo de 10 horas para cada actividad de Soporte técnico LON

      Puede definir un saldo para todos los días o saldos diferentes por día de la semana.

      • Equilibrio diario: Defina el equilibrio que se aplica a cada día de la semana.

      • Equilibrio para días personalizados: Defina un equilibrio diferente para los días que desee. La condición no se cumplirá para los días no seleccionados.

        Digamos que definió horas para martes y miércoles. La regla no aprobará automáticamente las solicitudes para ningún otro día.

        Defina un equilibrio diferente para los días que desee. Los días que no seleccione no se incluirán en la regla.

        Digamos que definió horas para martes y miércoles. Si un agente solicita para cualquier otro día, la regla ignora esta condición. Si esta es la única condición de la regla, la solicitud se aprobará automáticamente.

        También puede configurar que esta condición no se cumpla para días específicos. Después de seleccionar esos días específicos, establezca el equilibrio en 0 horas. La condición no aprobará automáticamente las solicitudes para esos días.

    • Días mínimos desde la contratación: Defina cuántos días debe trabajar el agente en la empresa para ser candidato de aprobación automática.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.

    Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple según el momento en que se envió la solicitud.

    • Por adelantado: Solo se aprobarán las solicitudes realizadas con un número determinado de días de anticipación. Defina el número mínimo de días de anticipación con el que el agente puede enviar su solicitud.

    • Mismo día: Solo se aprobarán las solicitudes del mismo día.

    • Dentro del período de tiempo: Solo se aprobarán las solicitudes realizadas dentro de un período de tiempo específico.

      Defina el número máximo de días antes de la fecha de tiempo libre y el número máximo de días después de la fecha de tiempo libre.

      Digamos que definió que el número máximo de días después de la fecha de tiempo libre es 5. Hoy es 1.° de Agosto. Su agente solicita tiempo libre para el 10 de Agosto. En este caso, la solicitud no se encuentra dentro del período de tiempo y no será aprobada.

    Puede crear una regla que apruebe automáticamente las solicitudes urgentes (como por enfermedad, duelo, entre otras).

    Cree una regla para esos códigos de actividad (por ejemplo, un código llamado PTO_Sick_Leave) y:

    • Seleccione Mismo día en la condición Tiempo de envío.

    • No seleccione ninguna otra condición.

    Esto aprobará las solicitudes del mismo día para esas actividades.

  10. Defina qué sucede cuando no se cumple al menos una de las condiciones definidas.

    • Rechazar: No podrá enviar la solicitud el agente o se rechazará automáticamente la solicitud poco después de presentarla.

    • Enviar al gerente: Puede optar por revisar las solicitudes manualmente. En este caso, puede ver las solicitudes pendientes en la página Gestionar Solicitudes. Tenga en cuenta que una solicitud que sea rechazada en la condición de personal neto no se enviará al gerente.

  11. Hacer clicGuardar.

    La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de Aprobación.

Regla de aprobación: Horas extra

Para crear una regla de aprobación de horas extra:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones icon of app selector y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de Aprobación.

  3. Haga clic en Nueva Regla.

  4. Entrar aNombre.

  5. En Regla de Aprobación para, seleccione horas extra.

  6. Seleccione la Unidad de programación que recibirá una respuesta automática.

    Tenga en cuenta que cada unidad de programación solo puede tener una regla de aprobación de horas extra.

  7. Seleccione las actividades que recibirán una respuesta automática.

    Al crear una regla de aprobación para las horas extra, en la lista desplegable actividades solo está disponible la actividad Abrir. Esta se selecciona automáticamente.

  8. En la pestaña Plantilla de personal neta, debe establecer las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede rechazar todas las solicitudes cuando tenga exceso de personal.

    Supongamos que desea que su regla de horas extra gestione las solicitudes en función de estos niveles:

    • Con falta de personal del 15 % o más: Aprobar la solicitud automáticamente. En este caso, la solicitud también debe cumplir las condiciones que seleccionó.

    • Entre un 15% de exceso de personal y un 10% de falta de personal: Le reenvía la solicitud para su aprobación manual.

    • Exceso de personal del 10 % o más: Rechazar la solicitud automáticamente.

    Tenga en cuenta:

    • La configuración de la plantilla de personal neta solo está disponible para los usuarios con la licencia de WFM Advanced.

    • Se debe definir la plantilla de personal neta para crear una regla de aprobación para las horas extra.

    Para agregar niveles de plantilla de personal neta a su regla:

    1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.

    2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.

      De manera predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Si desea crear un gráfico individual para un día o días, hágalo seleccionando el día o los días en la lista desplegable Días. Puede seguir agregando gráficos para más días o un día de la semana mediante Agregar Plantilla de personal neta.

      El botón Añadir Plantilla de personal neta no estará disponible cuando el gráfico esté definido para todos los días de la semana.

    3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.

      Supongamos que desea establecer los niveles de plantilla de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a 8:00 y arrastre la barra hasta 12:30.

      • El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).

      • Dentro de las columnas, se establecen los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.

        La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.

      Eliminación de gráficos:

      • Para quitar gráficos de plantilla de personal neta individuales, haga clic en Opciones Image of actions icon y seleccione Borrar.

      • Para eliminar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en eliminar todo.

    4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar, Enviar al gerente o Rechazar.

      • En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.

      • Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.

      • Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en borrar seleccionado.

      • La regla no aplicará la plantilla de personal neta para las horas No definido. En casos como este, la regla solo verificará la otra condición de la regla.

      • Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la plantilla de personal neta y en la pestaña Condición: Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al gerente. Enviar al gerente tiene prioridad sobre Aprobar.

        Supongamos que un agente solicita trabajar horas extra. Si la solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, la solicitud debe aprobarse. Si tiene configuradas las Condiciones para las horas máximas que un agente puede trabajar en una semana y en un día, la solicitud se rechaza si el agente ya trabajó las horas máximas permitidas en una semana o en un día. Cuando no hay condiciones configuradas en la regla de aprobación, la aprobación de horas extra funciona según las condiciones de plantilla de personal neta definidas.

      Supongamos que desea definir las horas extra como Aprobar cuando hay un 20 % de falta de personal durante el turno de la mañana y un 10 % por la tarde. Puede definir barras de plantilla de personal neta independientes para cada intervalo de tiempo del día.

      Puede editar o establecer varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta las condiciones de plantilla de personal requeridas.

    5. Seleccione lo que sucede si no hay un pronóstico u horario publicado para el día solicitado: Aprobar, Enviar al administrador o Rechazar.

      Sin una previsión y una programación publicada, la regla no podrá validar la solicitud con los niveles de la plantilla de personal neta.

  9. En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones para la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en una semana: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un semana.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.

    Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    • Días mínimos de antelación: Usted define los días mínimos de anticipación con los que el agente puede enviar su solicitud.

      Supongamos que definió el mínimo de días de anticipación para enviar la solicitud como 3 días. Quiere trabajar horas extra el 5 de Agosto. En este caso, no puede enviar la solicitud después del 2 de Agosto, ya que no estará dentro del rango de días mínimo.

    • Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

    • Máximo de días de anticipación: Defina el máximo de días antes de la fecha de las horas extra.

      Supongamos que definió el número máximo de días de anticipación para enviar la solicitud como 10 días. Quiere trabajar horas extra el 15 de Agosto. Hoy es el 1.º de Agosto. Por lo tanto, no puede enviar la solicitud antes del 5 de Agosto, ya que no estará dentro del rango de días máximo.

  10. Defina qué sucede cuando no se cumple al menos una de las condiciones definidas.

    • Rechazar: No podrá enviar la solicitud el agente, o la solicitud se rechazará automáticamente poco después de presentarla.

    • Enviar al gerente: Puede elegir revisar las solicitudes manualmente. En este caso, puede ver las solicitudes pendientes en la página Gestionar Solicitudes. Tenga en cuenta que una solicitud que se rechace en la condición de plantilla de personal neta no se enviará al gerente.

  11. Hacer clicGuardar.

    La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de Aprobación.

Regla de aprobación: intercambio personal

Para crear una regla de aprobación de intercambio personal:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones icon of app selector y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de Aprobación.

  3. Haga clic en Nueva Regla.

  4. Entrar aNombre.

  5. En Regla de Aprobación para, seleccione Intercambio personal.

  6. Seleccione la Unidad de programación que recibirá una respuesta automática.

    Tenga en cuenta que cada unidad de programación solo puede tener una regla de aprobación de intercambio personal.

  7. En actividades, solo se permite la actividad Abierta para el intercambio personal. Esta se seleccionará automáticamente.

  8. En la pestaña Plantilla de personal neta, debe establecer las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes. Por ejemplo, puede proporcionar intervalos de intercambio personal solo cuando hay exceso de personal.

    Supongamos que desea que su regla de intercambio personal gestione las solicitudes en función de estos niveles.

    Intervalos para eliminar:

    Intervalos que los agentes regalarán.

    • plantilla de personal neta superior al 10 %: Mostrar intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta supera el 10 %.

    • plantilla de personal neta inferior al 10 %: No mostrar intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal no se admite cuando la plantilla de personal neta es menor que el 10 %.

    Intervalos para agregar:

    Intervalos que los agentes tomarán como intercambio.

    • plantilla de personal neta inferior al 10 %: Mostrar intervalos de intercambio personal. Esto implica que el intercambio personal solo se admite cuando la plantilla de personal neta es menor que el 10 %.

    • plantilla de personal neta superior al 10 %: no mostrar intervalos de intercambio personal. Esto significa que el intercambio personal no está permitido cuando la plantilla de personal neta supera el 10 %.

    Tenga en cuenta:

    • La configuración de plantilla de personal neta sólo están disponibles para los usuarios con la licencia WFM Advanced.

    • Se debe definir la plantilla de personal neta para crear una regla de aprobación de Intercambio personal.

    Para agregar niveles de plantilla de personal neta a su regla:

    1. Haga clic en Definir dotación de personal neta.

      Aquí, debe definir los niveles de plantilla de personal neta para ambos tipos de intervalo:

    2. Seleccione los días a los que se aplica el gráfico.

      De forma predeterminada, el gráfico se aplica a todos los días de la semana. Si desea crear un gráfico individual para un día o varios días, hágalo seleccionando el día o los días en la lista desplegable Días. Puede seguir agregando gráficos para más días o un día de la semana mediante Agregar Plantilla de personal neta.

      El botón Añadir Plantilla de personal neta no estará disponible cuando el gráfico esté definido para todos los días de la semana.

    3. Haga clic dentro del gráfico y arrastre la barra de plantilla de personal neta hacia la izquierda y hacia la derecha para definir las horas.

      Supongamos que desea definir los niveles de plantilla de personal neta de 8:00 a 12:30. Haga clic en la columna correspondiente a 8:00 y arrastre la barra hasta 12:30.

      • El gráfico muestra las columnas por cada 15 minutos del día (horizontal) y los niveles de plantilla de personal neta (vertical).

      • Dentro de las columnas, se establecen los niveles de personal para el intervalo de tiempo seleccionado.

        La regla manejará las solicitudes en función del tiempo y los niveles de dotación de personal en el gráfico.

      Eliminación de gráficos:

      • Para quitar gráficos de plantilla de personal neta individuales, haga clic en Opciones Image of actions icon y seleccione Borrar.

      • Para eliminar todos los gráficos de plantilla de personal neta, haga clic en eliminar todo.

    4. Dentro de la barra, arrastre los controles deslizantes hacia arriba y abajo para definir las acciones asignadas a los niveles de plantilla de personal neta: Aprobar o Rechazar.

      • En lugar de usar el control deslizante, puede ingresar los valores Aprobar o Rechazar bajo el gráfico.

      • Pase el cursor sobre la barra para ver los niveles de dotación de personal neta para cada acción.

      • Si desea borrar las barras de plantilla de personal neta, selecciónelas y haga clic en borrar seleccionado.

      • La regla no aplicará plantilla de personal neta para las horas No definido. En casos como este, la regla verificará únicamente la otra condición de la regla.

      • Cuando hay un conflicto entre las acciones que define para la plantilla de personal neta y en la pestaña Condición, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar.

        Supongamos que un agente solicita trabajar horas extra. Si la solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, debe aprobarse. Si tiene definidas las Condiciones para las horas máximas que un agente puede trabajar en una semana y en un día, la solicitud se rechaza si el agente ya ha trabajado las horas máximas permitidas en una semana o en un día. Cuando no hay condiciones definidas en la regla de aprobación, la aprobación del intercambio personal funciona según las condiciones de plantilla de personal neta definidas.

      Supongamos que desea definir el intercambio personal como Aprobar cuando hay un 20 % de exceso de personal durante el turno de la mañana y un 10 % por la tarde. Puede definir barras de plantilla de personal neta separadas para cada intervalo de tiempo del día.

      Puede editar o definir varias barras de plantilla de personal neta a la vez. Haga clic y arrastre sobre las barras para seleccionarlas. Seleccione cualquiera de los controles deslizantes de las barras seleccionadas. Arrastre el control deslizante hacia arriba o hacia abajo hasta las condiciones de plantilla de personal requeridas.

  9. En la pestaña Condiciones, seleccione las condiciones para la regla. Se deben cumplir todas las condiciones seleccionadas para que una solicitud se apruebe automáticamente.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en una semana: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un semana.

    • Máximo de horas que trabaja el agente en un día: Defina el número máximo de horas que un agente puede trabajar en un día.

    Defina Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    • Mismo día: Sólo se aprobarán las solicitudes para el mismo día.

    • Dentro de período de tiempo

      • Días mínimos de antelación: Usted define los días mínimos de anticipación en que el agente puede enviar su solicitud.

        Supongamos que definió el número mínimo de días de anticipación para enviar la solicitud como 3 días. Desea intercambiar horas el 5 de Agosto. En este caso, no puede enviar la solicitud después del 2 de Agosto, ya que no estará dentro del rango de días mínimo.

      • Máximo de días de anticipación: defina el máximo de días de anticipación con que un agente puede enviar la solicitud.

        Supongamos que definió el número máximo de días de anticipación para enviar la solicitud como 10 días. Desea intercambiar horas el 15 de Agosto. Hoy es 1.° de Agosto. Por lo tanto, no puede enviar la solicitud antes del 5 de Agosto, ya que no estará dentro del rango de días máximo.

      Tenga en cuenta que no puede establecer días pasados para enviar una solicitud de intercambio propio. Esto implica que el selector no desciende a menos de 0 al definir los límites.

    • Días mínimos desde la contratación: Defina cuántos días debe trabajar el agente en la empresa para ser candidato a la aprobación automática.

  10. Hacer clicGuardar.

    La nueva regla aparecerá en la lista de la página Reglas de Aprobación.

Regla de Aprobación: En la oficina

Esta función requiere una licencia de WFM Advanced.

Para crear una regla de aprobación para En la oficina:

  1. Haga clic en el selector de aplicaciones icon of app selector y seleccioneWFM.

  2. Vaya a Solicitudes > Reglas de Aprobación.

  3. Haga clic en Nueva Regla.

  4. Entrar aNombre.

  5. En Regla de Aprobación para, seleccione En la oficina.

  6. Seleccione Unidad de programación a la que se aplica la regla.

    Puede crear varias reglas de aprobación para en la oficina para la misma unidad de programación si los rangos de fechas no se superponen.

  7. En actividades, seleccione los códigos de actividades de en la oficina a los que se aplica la regla.

    • La lista muestra solo las Actividades que están marcadas como Permitir Actividad En la oficina en la página Setup > Códigos de actividades.

    • Las actividades definidas como Fuera de la oficina no se pueden usar para reglas de aprobación en la oficina.

    • Si una actividad está marcada como En la oficina y horas extra (abierta) al mismo tiempo, no se considera una actividad en la oficina y no aparece en la lista.

    • Si selecciona Permitir Actividad En la oficina para una actividad fuera de la oficina en la página Setup > Códigos de Actividades, no estará disponible en la lista desplegable actividades para las reglas de aprobación en la oficina. Es responsabilidad del gerente garantizar que solo las verdaderas actividades en la oficina se marquen como tales.

  8. En la configuración de fechas de la regla, defina la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

    • Puede usar reglas específicas por fecha para las actividades en la oficina, por ejemplo, para manejar los cambios de programación de manera diferente durante los períodos de temporada.

    • Las opciones recurrentes no están disponibles para las reglas en la oficina, pero puede crear reglas adicionales para otros rangos de fechas si es necesario.

    • Puede seleccionar Expirar después de la Fecha de finalización para que las solicitudes enviadas después de la fecha de finalización se envíen para aprobación manual.

  9. En la pestaña Plantilla de personal neta, defina las condiciones de plantilla de personal neta para gestionar las solicitudes en la oficina.

    • La plantilla de personal neta debe estar definida para las reglas de aprobación en la oficina.

    • Puede crear diferentes gráficos de plantilla de personal neta para distintos días u horarios a fin de controlar cuándo se aprueban automáticamente, se envían a un gerente o se rechazan los cambios de programación en la oficina.

    • La plantilla de personal neta se evalúa para la aprobación de actividades abiertas y no abiertas. Las actividades no abiertas afectan la plantilla de personal neta, mientras que las actividades abiertas no la afectan.

    • Cuando se envía una solicitud desde My Zone o Mobile, la regla evalúa la solicitud en función de los niveles de plantilla de personal neta definidos.

    • Las solicitudes que cumplen con las condiciones de plantilla de personal neta se pueden aprobar automáticamente, incluso cuando los gerentes no revisan cada solicitud manualmente.

  10. En la pestaña Condición , defina las condiciones de Tiempo de envío para la regla.

    • Para las reglas de aprobación en la oficina, solo están disponibles las condiciones de Tiempo de envío, de manera similar a las reglas de aprobación de tiempo libre.

    • Puede exigir que los agentes envíen las solicitudes por adelantado, el mismo día o dentro de un período de tiempo específico.

  11. Defina el Tiempo de envío. Esta condición se cumple dependiendo de cuándo se envió la solicitud.

    Las opciones de tiempo de envío son: Por adelantado, Mismo día, o Dentro de período de tiempo.

    • Por adelantado: Solo se aprueban las solicitudes realizadas con una cierta cantidad de días de anticipación. Usted define el mínimo de días de anticipación con los que el agente puede enviar la solicitud.

    • Mismo día: Solo se aprueban las solicitudes del mismo día.

    • Dentro de período de tiempo: Solo se aprueban las solicitudes realizadas dentro de un período de tiempo específico.

      Usted define el número máximo de días antes de la fecha en la oficina y el número máximo de días después de la fecha en la oficina.

      Si el número máximo de días después de la fecha en la oficina es 5, y hoy es 1 de Agosto, una solicitud para el 10 de Agosto no cae dentro del período de tiempo y, por lo tanto, no se aprueba.

Limitaciones para las Reglas de Aprobación de En la oficina

  • La casilla Permitir Actividad en la oficina aparece para todas las Actividades en la página configuración de Códigos de actividad. No existen validaciones del sistema para determinar qué actividades pueden realizarse en la oficina. Los gerentes deben asegurarse de que solo las actividades verdaderamente en la oficina (como recesos, almuerzos, reuniones y capacitaciones) se marquen como en la oficina.

  • Las actividades fuera de la oficina (por ejemplo, actividades que usan códigos fuera de la oficina, como horas extra) no son elegibles para la aprobación automática en la oficina y no aparecen en la lista desplegable actividades para las reglas en la oficina.

  • Si una actividad Abierta está marcada tanto como en la oficina como horas extra, se trata como una actividad de horas extra. Esta actividad está exenta de las reglas de aprobación en la oficina y los requisitos de plantilla de personal neta para la regla en la oficina no se aplican.

  • Las condiciones de Plantilla de personal neta en las reglas en la oficina pueden aplicarse a códigos de actividad marcados como Abierta, pero no afectan los cálculos de Plantilla de personal neta. Las actividades abiertas marcadas como horas extra y Abierta se considerarán en las reglas de Aprobación de horas extra. Cualquier cambio en las actividades abiertas dentro de los turnos no afecta la Plantilla de personal neta; sin embargo, los cambios fuera de los turnos pueden afectarla. Lo contrario se aplica a las actividades no abiertas.

Preguntas Frecuentes

La regla verifica los niveles de plantilla de personal de la programación pronosticada y publicada. Cuando los agentes envían una solicitud, el tiempo que faltarán también se excluye de los niveles de plantilla de personal. Además, incluye la ausencia solicitada por el agente como parte de la plantilla de personal neta. Con base en eso, ejecutará cada acción que haya definido en las barras.

Por ejemplo, su horario requiere 100 agentes, mientras que 90 agentes tienen personal para ese día.

  • En este caso, su dotación de personal neta es 10% insuficiente.

  • Si un agente presenta una solicitud, la regla considera que la dotación de personal neta es un 11% insuficiente.

Cuando establece los niveles de plantilla de personal neta, es posible que tenga diferentes niveles según la hora del día. Un agente puede enviar una solicitud de día completo o de día parcial para un horario con diferentes niveles de plantilla de personal neta. Cuando esto sucede, la regla actúa según el peor escenario de plantilla de personal neta.

Por ejemplo, su regla está configurada para Rechazar solicitudes cuando tiene un déficit de personal del 15 % para el turno de la mañana y del 5 % para el de la noche. Luego, un agente envía una solicitud para ese día. La regla rechazará la solicitud si no tiene suficiente personal en un 15% durante la mañana o en un 5% durante la noche.

Es suficiente que un intervalo de 15 minutos sea rechazado para que la solicitud sea rechazada automáticamente.

Supongamos que un agente envía una solicitud de un día libre. La solicitud cumple con la plantilla de personal neta en la regla de aprobación, por lo que se debe aprobar la solicitud. Sin embargo, a ese agente no le quedan días en su saldo de tiempo libre, por lo que se debe rechazar la solicitud.

Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al administrador. Enviar al administrador tiene prioridad sobre Aprobar.

En este caso, la solicitud es denegada.

Una solicitud para la misma unidad de programación y código de actividad podría ser gestionada por más de una regla. Cuando existe un conflicto entre más de una regla, Rechazar tiene prioridad sobre Aprobar o Enviar al administrador. Enviar al administrador tiene prioridad sobre Aprobar.

El autoservicio de tiempo libre está diseñado para que su programación sea flexible. Con esto, agregar intervalos de tiempo libre a su programación es más conveniente. En caso de emergencia, puede usar esta función. Las Solicitudes pueden aprobarse automáticamente para una experiencia más fluida.

Los intervalos pueden aprobarse automáticamente o requerir una aprobación. Esto depende de las condiciones establecidas en la regla de aprobación:

Aprobación automática: Se aprueban de forma automática.

Necesita aprobación: Deben contar con una aprobación.

Cada intervalo de tiempo libre es de 30 minutos. Puede prolongar el intervalo dependiendo de la disponibilidad de los siguientes intervalos.

Sí, puede tomarse tiempo libre de apenas 15 minutos.

Sí, puede prolongar el tiempo libre si se cumple lo siguiente:

  • Los intervalos son continuos.

  • Se cumplan las validaciones definidas.

Supongamos que había seleccionado un intervalo de tiempo libre con aprobación automática de 11:00 a. m. a 11:30 a. m. Para prolongarlo, ingrese una Hora de finalización de 12:00 PM. La prolongación se realiza con éxito solo si:

  • El intervalo de 11:30 a. m. a 12:00 PM está disponible para el autoservicio de tiempo libre.

  • También es de aprobación automática.

  • Queda vigente el mismo Código de Actividad seleccionado.

Puede agregar tantos intervalos de tiempo libre como desee a partir de las opciones de autoservicio disponibles. Todos los períodos de tiempo libre de autoservicio agregados se reflejarán en su programación.

Si es necesaria una aprobación, su solicitud de tiempo libre se agrega a la programación a la espera de aprobación.

El autoservicio de horas extra le permite trabajar más horas por fuera de sus turnos programados.

Los intervalos pueden tener estos estados:

  • Aprobación automática: Se aceptan de forma automática.

  • Necesitan aprobación: Estos intervalos deben contar con una aprobación de acuerdo con las condiciones predefinidas en las Reglas de Aprobación.

Puede trabajar horas extra por tan solo 15 minutos.

Sí, puede prolongar el intervalo de horas extra más de 30 minutos si se cumple lo siguiente:

  • Los intervalos de horas extra son continuos.

  • Se cumplan las validaciones definidas.