Planejamento de intervalo

O módulo Gerenciador de folgas é usado para planejar e gerenciar as folgas dos agentes. O Gerente de folga usa regras de folga para determinar como a folga é acumulada. A folga pode ser acumulada com base em um determinado número de dias por ano ou em uma porcentagem de horas por mês.

Uma regra de folga pode incluir um ou mais códigos de atividade. Depois de criar regras, você pode gerenciá-las diretamente na página Regras.

Quando um agente solicita folga, ele pode verificar seu saldo e ver quantos dias tem disponíveis, de acordo com as regras que você definiu.

Você também pode revisar e aprovar solicitações de folga diretamente do WFM, na página Solicitações.

Noções básicas sobre como solicitações de folga por dia inteiro são calculadas:

• Opção 1: Regra Semanal

  • Se as programações não tiverem sido geradas e publicadas, a dedução de folga de dia inteiro será baseada nas Configurações de dia inteiro na guia Avançado da configuração de Regra semanal.

    Se as Configurações de dia inteiro tiverem 8 horas definidas, 8 horas serão deduzidas para uma solicitação de dia inteiro quando a solicitação for enviada para um dia ou intervalo de datas em que as programações não foram geradas e publicadas.

  • Se as programações tiverem sido geradas e publicadas, a dedução de folga de dia inteiro será baseada na regra diária com a maior duração do turno (menos as horas não úteis) mapeada para a agenda semanal atribuída ao agente.

    Se a regra diária de maior duração de turno dentro da regra semanal (atribuída ao agente) for de 9 horas (com um almoço de uma hora), 8 horas serão deduzidas (9 horas menos 1 hora de tempo de folga).

    O atributo Horas de trabalho não deve ser verificado na configuração do código de atividade Almoço.

    O atributo Horas de trabalho deve ser verificado na configuração do código de atividade Aberto.

• Opção 2: Valor FTE

  • Usa um valor fixo de FTE que é definido na Regra de folga e é usado para determinar quanto tempo deduzir para uma solicitação de dia inteiro.

Criar regras de folga

A criação de regras para folgas é feita na seção Planejamento de folgas.

1. Clique no seletor de aplicativo e selecioneWFM.

2. Vá para Planejamento de folgas > Regras.

3. No canto superior direito da página Regras, clique em Nova regra.

4. Introduzir um Nome.

5. Selecione para qual Unidade de agendamento você deseja criar a regra. Todos os agentes na unidade de agendamento serão atribuídos à regra.

6. Selecione um ou mais Códigos de atividade.

   • Você pode atribuir vários códigos de atividade de folga a uma única regra de folga. Isso permite que você gerencie atividades relacionadas, como férias e folgas não remuneradas, dentro da mesma regra, em vez de criar regras separadas.

   • Use a guia Configurações do Código de Atividade para adicionar códigos de atividade e definir configurações de transferência e alocação para cada atividade. É necessário pelo menos um código de atividade para criar uma regra.

7. Selecione Start e End para definir a data de início da regra e até quando ela deve terminar, respectivamente. A data de início da regra será sempre a 1ª do mês, mesmo que a data de início selecionada não seja a 1ª.

8. Selecione a Período de renovação. Este é o tempo após o qual o número de dias alocados são renovados, dentro do período da apólice.

   Por exemplo, se a data de início de uma política for 1º de janeiro de 2024 e a data de término for 31 de dezembro de 2025, com um período de renovação de 1 mês. Neste caso, no início de cada mês, ou seja, no dia 1º de cada mês, a apólice será renovada até 31 de dezembro de 2025.

9. Marque a caixa de seleção Permitir transporte se desejar que os dias de folga restantes no final do ano comercial sejam transferidos para o próximo ano. Digite o número no campo Max Carry Over. Este dia pode ser transferido imediatamente após o período de renovação ou um dia específico após o período de renovação.

   Por exemplo, Anne tem 12 dias de férias alocados. Até o final do ano, ela ainda tem cinco dias de folga. Em vez de esses dias serem excluídos quando o novo ano comercial começar, se a transferência estiver ativada, Anne iniciará o novo ano comercial com 5 dias adicionais de folga para uso pessoal.

   Se você editar valores de transferência para uma unidade de agendamento e código de atividade que fazem parte de uma regra de folga ativa com Permitir transferência definido como false, as alterações não poderão ser revertidas, redefinidas ou executadas novamente.

   Para atualizar os valores, edite-os manualmente na página Resumo.

10. Defina a Alocação de dias para a unidade de agendamento da atividade.

11. Se você selecionar Quantidade fixa, insira um número fixo de Dias por ano.

    Este é o tempo total alocado para cada um dos membros da unidade de agendamento.

    Você também pode definir quantos desses dias, se permanecerem no final do ano, podem ser transferidos para o próximo ano. Digite o número no campo Max Carry Over.

12. Se você selecionar Baseado na experiência, um controle deslizante é exibido e você pode definir um número diferente de dias de folga para os agentes com base em quantos anos eles trabalharam na empresa.

    Use o controle deslizante Experiência para definir o número de anos, e em seguida digite o número de Dias Por Ano para esse nível de experiência.

    Você também pode definir quantos desses dias, se permanecerem no final do ano, podem ser transferidos para o próximo ano. Digite o número no campo Max Carry Over.

    Clique no sinal Mais para adicionar mais níveis.

    Você pode definir até cinco níveis de experiência.

13. Selecione a caixa Acumulação de folga. Insira uma porcentagem de dias de folga da alocação anual de seus agentes que estes acumulam por mês.

    Se você não definir um valor, a acumulação é distribuída igualmente.

14. Clique em Save.

    A regra é ativada e aparecerá na página Regras.

Editar Regras de Folga

Quando a regra está ativa, somente o nome da regra e a data de término podem ser editados. Se a regra estiver definida para uma data futura, todos os campos poderão ser editados.

1. Clique no seletor de aplicativo e selecioneWFM.

2. Clique na regra de Planejamento de intervalo que você quer editar.

3. Selecione uma data Término da regra.

4. Clique em Save.

   A regra é editada e aparecerá na página Regras.

Redefinir processo de transferência

Nota: Este recurso está disponível com a licença Basic.

É possível utilizar o Redefinir processo de transferência para desfazer a transferência automática de valores de folga. Essa opção limpa os últimos valores de transferência e atualiza a coluna Última transferência na página Resumo de folgas para em branco. A redefinição ajuda a corrigir imprecisões que ocorrem quando uma transferência é aplicada com regras incorretas ou quando as atividades de folga são mantidas incorretamente nas agendas.

Todas as edições manuais feitas nos valores Última transferência na página Resumo de folgas também podem ser desfeitas por meio de Redefinir.

Você só pode redefinir a transferência para Regras ativas onde a transferência é permitida e o processo já foi executado.

Consulte as seguintes etapas para redefinir a transferência:

1. Vá até Planejamento de intervalo e abra a página Regras.

2. Localize a regra para a qual você deseja redefinir a transferência.

3. Clique em Redefinir transferência.

   

4. Na caixa de diálogo Redefinir transferência, selecione os códigos de atividade que deseja incluir.

   

5. Clique em Confirmar para executar novamente a transferência dos códigos de atividade selecionados.

Uma mensagem será exibida quando o início da reinicialização for bem-sucedido. A mensagem ficará visível no canto inferior direito da página.

Após a redefinição:

• A coluna Transferência na página Resumo de folgas ficará em branco.

• Você pode fazer ajustes para corrigir as atividades de folga nos agendamentos e executar novamente a transferência, se necessário (licença Advance necessária para a reexecução).

Mensagens de Erro e Validação

A redefinição não é permitida se:

• A regra não está ativa.

• A transferência não é permitida pela configuração da regra.

• O processo de transferência não foi executado anteriormente.

Se uma regra não se qualificar, você verá a seguinte mensagem de erro:

• Transferência não permitida: redefinição não permitida para esta regra.

  

• Regra ainda não ativo: a redefinição não é permitida porque a regra está inativa.

  

• Período de renovação incompleto: redefinição não permitida porque a regra não concluiu um período de renovação.

Executar novamente o processo de transferência

Nota: Este recurso está disponível com a licença Advanced.

Use a opção Executar Transferência Novamente para executar o processo de transferência novamente depois de fazer os ajustes necessários. Isso substitui os valores de transferência anteriores, garantindo que as alocações de folgas sejam precisas e alinhadas com suas políticas.

Você só poderá executar novamente a transferência se:

• A regra é Ativa.

• A transferência é permitida pela configuração da regra.

• O processo de transferência inicial foi concluído.

Consulte as seguintes etapas para executar novamente a transferência:

1. Vá até Planejamento de intervalo e abra a página Regras.

2. Localize a regra para a qual você deseja executar novamente a transferência.

3. Clique em Executar Transferência Novamente.

   

4. Na caixa de diálogo Executar Transferência Novamente, selecione os códigos de atividade que deseja incluir.

   

5. Clique em Confirmar para executar novamente a transferência dos códigos de atividade selecionados.

Após a reprise:

• O processo de nova execução substitui os valores de transferência anteriores.

• Uma mensagem é exibida quando a nova execução é iniciada:

  • "A nova execução foi iniciada com êxito. Você receberá uma notificação assim que o processamento for concluído."

• Uma notificação será exibida quando a nova execução for concluída:

  • "Executar novamente a transferência concluída - Executar novamente a regra concluída com êxito."

Mensagens de Erro e Validação

A repetição não é permitida se:

• A regra não está ativa.

• A transferência não é permitida pela configuração da regra.

• O processo de transferência inicial não foi executado anteriormente.

Se uma regra não se qualificar, você verá a seguinte mensagem de erro:

• Transferência não permitida: Repetição não permitida para esta regra.

  

• Regra ainda não ativo: Executar novamente não é permitido porque a regra está inativa.

  

• Período de renovação incompleto: redefinição não permitida porque a regra não concluiu um período de renovação.

Exibir tempo livre alocado

A página Resumo fornece uma análise dos diferentes tipos de atividades para as quais você definiu um tempo livre. Por padrão, ele é filtrado por sua unidade de programação. Você pode remover o filtro para ver a lista completa ou filtrar em outras unidades de programação. Você pode visualizar os dados no formato Dias ou Horas:Min.

Para cada atividade, você pode ver uma lista de agentes que têm tempo livre alocado para essa atividade.

Você só pode ver os usuários nas unidades de programação (ou equipes) que você tem permissão para ver no visualizar atribuído a você.

O número de dias ganhos, usados, programados e restantes de cada agente é listado. Você também pode ver quantos dias ou horas foram transferidos pela última vez quando o novo ano comercial começou.

Selecione um Tipo de atividade à esquerda para visualizar a lista de agentes com folgas alocadas para essa atividade.

Você pode filtrar a lista por Agente para encontrar rapidamente informações de folga para uma pessoa específica. O filtro de agente se aplica a todas as páginas, portanto, os resultados não se limitam à página atual.

Exportar dados de folga

Você pode exportar dados de folga com base na unidade de programação e atividade para facilitar a revisão.

1. Clique no seletor de aplicativo e selecioneWFM.

2. Vá para Planejamento de folgas > Resumo.

3. Selecione Dias ou Horas:Min.

4. Clique no ícone Ações no canto superior direito da página e selecione Exportar.

5. Selecione unidades de agendamento e tipos de atividades. Os dados de folga serão exportados apenas para sua seleção.

   Você deve selecionar pelo menos uma unidade de programação. Se você não selecionar uma atividade, os dados de todas as atividades serão exportados.

6. Clique em Exportar.

7. Os dados são baixados para o seu computador como um arquivo CSV. Expanda para ver quais campos estão incluídos.

   • Unidade de agendamento

   • Tipo de atividade

   • Funcionário

   • Atribuição do empregado

   • Número de dias ganhos

   • Número de dias usados

   • Número de dias programados

   • Dias restantes

   • Última transferência

Alterar a folga de um funcionário

As regras de folga são ótimas para distribuir folgas em grande escala, mas o que você faz se quiser editar a distribuição de folgas de um agente específico?

Você pode usar a página de resumo para editar diretamente o alocamento de um agente, sem afetar o tempo de folga de ninguém.

Lembre-se de que, se você alterar a cota de um agente e, em seguida, editar a regra de folga à qual ele pertencia, a folga não será atualizada pela regra.

Para editar manualmente a folga:

1. Clique no seletor de aplicativo e selecioneWFM.

2. Vá para Planejamento de folgas > Resumo. Use o botão de alternância no canto superior direito para visualizar a folga em Dias ou Horas:Min.

3. Selecione o Tipo de atividade para o agente que você deseja editar.

4. Encontre o agente. Você pode usar a barra de pesquisa para encontrá-lo mais rapidamente.

5. Clique no número coluna Dias por ano do agente. Edite o número diretamente na linha e pressione Enter.

6. Clique em Save.

   Depois de editar o número de dias alocados de um agente, eles são removidos da regra de folga para essa atividade. Quaisquer alterações feitas na regra de folga não afetarão o agente. No final do ano, os dias alocados para o agente serão redefinidos e incluídos na regra de folga novamente.

   Conversão de horas em dias e de volta em horas

   Considere um cenário em que um usuário insere 45 horas por ano e, em seguida, define o botão de alternância para Dias. O sistema considera 8 horas como a jornada de trabalho padrão por dia. Assim, o valor do dia chega a 45/8 = 5,625. O sistema arredonda o valor para dois dígitos, que é 5,63.

   Agora, quando o usuário define o botão de alternância de volta para Horas:Min, as horas são calculadas com base em 5,63, não 5,625. Assim, o Dias por Ano exibe o valor como 45,04 em vez de 45.

Dedução de folga para solicitações de dia inteiro

As solicitações de folga de dia inteiro usam uma lógica de dedução consistente para agentes e gerentes. Essa lógica se aplica quando:

• Um agente envia uma solicitação de folga de um dia inteiro de My Zone ou do aplicativo Mobile.

• Um gerente cria ou edita uma entrada de folga de dia inteiro em Gerenciador de agendas.

O saldo de folga é calculado usando a duração do turno de trabalho:

• Duração do turno de trabalho = Duração total do turno − Atividades não laborais

Somente a duração do turno de trabalho é usada para dedução de folga. Em seguida, o sistema converte a duração do turno de trabalho em dias usando a opção de duração do dia definida na regra de planejamento de folga (por exemplo, um valor FTE de 8 horas).

O mesmo cálculo é usado para ações do agente e do gerente. Isso garante que a folga de um dia inteiro seja deduzida de forma consistente e que os saldos permaneçam precisos sem correções manuais.