Usando WFM, você pode criar regras para alocar folgas aos agentes. Essas regras permitem definir o número de dias de férias, dias de ausência ou outras atividades de ausência temporária. Você pode atribuir uma quantidade fixa de dias, dependendo do tipo de folga, ou atribuir dias com base na experiência do agente.
Depois de criar regras, você pode gerenciá-las diretamente na página Regras.
Quando um agente solicita uma folga, ele poderá verificar seu saldo e ver quantos dias eles lhe destinaram, com base nas regras que você definiu.
Você também pode revisar e aprovar solicitações de folga diretamente de WFM, na página Solicitações.
Lembre-se de que as regras de folga são baseadas na regra diária máxima.
Você também pode criar regras para anos futuros.
Criar regras de folga
A criação de regras para folgas é feita na seção Planejamento de folgas.
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Clique no seletor de aplicativo
e selecioneWFM. -
Vá para Planejamento de folgas > Regras.
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No canto superior direito da página Regras, clique em Nova regra.
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Introduzir um Nome.
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Selecione para qual Unidade de agendamento você deseja criar a regra. Todos os agentes na unidade de agendamento serão atribuídos à regra.
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Selecione um Código da atividade.
Este é o tipo de atividade para a qual você está criando a regra. Por exemplo, se você deseja definir quantos dias de férias são alocados aos membros nesta unidade de agendamento, selecione a atividade usada nos dias de férias.
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Selecione Start e End para definir a data de início da regra e até quando ela deve terminar, respectivamente. A data de início da regra será sempre a 1ª do mês, mesmo que a data de início selecionada não seja a 1ª.
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Selecione a Período de renovação. Este é o tempo após o qual o número de dias alocados são renovados, dentro do período da apólice.
Por exemplo, se a data de início de uma política for 1º de janeiro de 2024 e a data de término for 31 de dezembro de 2025, com um período de renovação de 1 mês. Neste caso, no início de cada mês, ou seja, no dia 1º de cada mês, a apólice será renovada até 31 de dezembro de 2025.
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Marque a caixa de seleção Permitir transporte se desejar que os dias de folga restantes no final do ano comercial sejam transferidos para o próximo ano. Digite o número no campo Max Carry Over. Este dia pode ser transferido imediatamente após o período de renovação ou um dia específico após o período de renovação.
Por exemplo, Anne tem 12 dias de férias alocados. Até o final do ano, ela ainda tem cinco dias de folga. Em vez de esses dias serem excluídos quando o novo ano comercial começar, se a transferência estiver ativada, Anne iniciará o novo ano comercial com 5 dias adicionais de folga para uso pessoal.
Se você editar valores de transferência para uma unidade de agendamento e código de atividade que fazem parte de uma regra de folga ativa com Permitir transferência definido como false, as alterações não poderão ser revertidas, redefinidas ou executadas novamente.
Para atualizar os valores, edite-os manualmente na página Resumo.
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Defina a Alocação de dias para a unidade de agendamento da atividade.
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Se você selecionar Quantidade fixa, insira um número fixo de Dias por ano.
Este é o tempo total alocado para cada um dos membros da unidade de agendamento.
Você também pode definir quantos desses dias, se permanecerem no final do ano, podem ser transferidos para o próximo ano. Digite o número no campo Max Carry Over.
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Se você selecionar Baseado na experiência, um controle deslizante é exibido e você pode definir um número diferente de dias de folga para os agentes com base em quantos anos eles trabalharam na empresa.
Use o controle deslizante Experiência para definir o número de anos, e em seguida digite o número de Dias Por Ano para esse nível de experiência.
Você também pode definir quantos desses dias, se permanecerem no final do ano, podem ser transferidos para o próximo ano. Digite o número no campo Max Carry Over.
Clique no sinal Mais para adicionar mais níveis.
Você pode definir até cinco níveis de experiência.
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Selecione a caixa Acumulação de folga. Insira uma porcentagem de dias de folga da alocação anual de seus agentes que estes acumulam por mês.
Se você não definir um valor, a acumulação é distribuída igualmente.
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Clique em Save.
A regra é ativada e aparecerá na página Regras.
Editar Regras de Folga
Quando a regra está ativa, somente o nome da regra e a data de término podem ser editados. Se a regra estiver definida para uma data futura, todos os campos poderão ser editados.
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Clique no seletor de aplicativo
e selecioneWFM. -
Clique na regra de Planejamento de intervalo que você quer editar.
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Selecione uma data Término da regra.
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Clique em Save.
A regra é editada e aparecerá na página Regras.
Redefinir processo de transferência
Nota: Este recurso está disponível com a licença Basic.
É possível utilizar o Redefinir processo de transferência para desfazer a transferência automática de valores de folga. Essa opção limpa os últimos valores de transferência e atualiza a coluna Última transferência na página Resumo de folgas para em branco. A redefinição ajuda a corrigir imprecisões que ocorrem quando uma transferência é aplicada com regras incorretas ou quando as atividades de folga são mantidas incorretamente nas agendas.
Todas as edições manuais feitas nos valores Última transferência na página Resumo de folgas também podem ser desfeitas por meio de Redefinir.
Você só pode redefinir a transferência para Regras ativas onde a transferência é permitida e o processo já foi executado.
Consulte as seguintes etapas para redefinir a transferência:
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Vá até Planejamento de intervalo e abra a página Regras.
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Localize a regra para a qual você deseja redefinir a transferência.
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Clique em Redefinir transferência.
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Confirme a ação na caixa de diálogo.
Uma mensagem será exibida quando o início da reinicialização for bem-sucedido. A mensagem ficará visível no canto inferior direito da página.
Após a redefinição:
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A coluna Transferência na página Resumo de folgas ficará em branco.
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Você pode fazer ajustes para corrigir as atividades de folga nos agendamentos e executar novamente a transferência, se necessário (licença Advance necessária para a reexecução).
Mensagens de Erro e Validação
A redefinição não é permitida se:
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A regra não está ativa.
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A transferência não é permitida pela configuração da regra.
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O processo de transferência não foi executado anteriormente.
Se uma regra não se qualificar, você verá a seguinte mensagem de erro:
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Transferência não permitida: redefinição não permitida para esta regra.
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Regra ainda não ativo: a redefinição não é permitida porque a regra está inativa.
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Período de renovação incompleto: redefinição não permitida porque a regra não concluiu um período de renovação.
Executar novamente o processo de transferência
Nota: Este recurso está disponível com a licença Advanced.
Use a opção Executar Transferência Novamente para executar o processo de transferência novamente depois de fazer os ajustes necessários. Isso substitui os valores de transferência anteriores, garantindo que as alocações de folgas sejam precisas e alinhadas com suas políticas.
Você só poderá executar novamente a transferência se:
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A regra é Ativa.
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A transferência é permitida pela configuração da regra.
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O processo de transferência inicial foi concluído.
Consulte as seguintes etapas para executar novamente a transferência:
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Vá até Planejamento de intervalo e abra a página Regras.
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Localize a regra para a qual você deseja executar novamente a transferência.
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Clique em Executar Transferência Novamente.
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Confirme a ação na caixa de diálogo.
Após a reprise:
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O processo de nova execução substitui os valores de transferência anteriores.
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Uma mensagem é exibida quando a nova execução é iniciada:
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"A nova execução foi iniciada com êxito. Você receberá uma notificação assim que o processamento for concluído."
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Uma notificação será exibida quando a nova execução for concluída:
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"Executar novamente a transferência concluída - Executar novamente a regra concluída com êxito."
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Mensagens de Erro e Validação
A repetição não é permitida se:
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A regra não está ativa.
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A transferência não é permitida pela configuração da regra.
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O processo de transferência inicial não foi executado anteriormente.
Se uma regra não se qualificar, você verá a seguinte mensagem de erro:
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Transferência não permitida: Repetição não permitida para esta regra.
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Regra ainda não ativo: Executar novamente não é permitido porque a regra está inativa.
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Período de renovação incompleto: redefinição não permitida porque a regra não concluiu um período de renovação.
Exibir tempo livre alocado
A página Resumo fornece uma análise dos diferentes tipos de atividades para as quais você definiu um tempo livre. Por padrão, ele é filtrado por sua unidade de programação. Você pode remover o filtro para ver a lista completa ou filtrar em outras unidades de programação. Você pode visualizar os dados no formato Dias ou Horas:Min.
Para cada atividade, você pode ver uma lista de agentes que têm tempo livre alocado para essa atividade. Você só pode ver os usuários nas unidades de programação (ou equipes) que você tem permissão para ver no visualizar atribuído a você.
O número de dias ganhos, usados, programados e restantes de cada agente é listado. Você também pode ver quantos dias ou horas foram transferidos pela última vez quando o novo ano comercial começou.
Selecione um Tipo de atividade à esquerda para visualizar a lista de agentes com folgas alocadas para essa atividade.
Exportar dados de folga
Você pode exportar dados de folga com base na unidade de programação e atividade para facilitar a revisão.
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Clique no seletor de aplicativo
e selecioneWFM. -
Vá para Planejamento de folgas > Resumo.
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Selecione Dias ou Horas:Min.
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Clique no ícone Ações
no canto superior direito da página e selecione Exportar. -
Selecione unidades de agendamento e tipos de atividades. Os dados de folga serão exportados apenas para sua seleção.
Você deve selecionar pelo menos uma unidade de programação. Se você não selecionar uma atividade, os dados de todas as atividades serão exportados.
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Clique em Exportar.
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Os dados são baixados para o seu computador como um arquivo CSV. Expanda para ver quais campos estão incluídos.
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Unidade de agendamento
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Tipo de atividade
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Funcionário
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Atribuição do empregado
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Número de dias ganhos
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Número de dias usados
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Número de dias programados
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Dias restantes
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Última transferência
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Alterar a folga de um funcionário
As regras de folga são ótimas para distribuir folgas em grande escala, mas o que você faz se quiser editar a distribuição de folgas de um agente específico?
Você pode usar a página de resumo para editar diretamente o alocamento de um agente, sem afetar o tempo de folga de ninguém.
Lembre-se de que, se você alterar a cota de um agente e, em seguida, editar a regra de folga à qual ele pertencia, a folga não será atualizada pela regra.
Para editar manualmente a folga:
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Clique no seletor de aplicativo
e selecioneWFM. -
Vá para Planejamento de folgas > Resumo. Use o botão de alternância no canto superior direito para visualizar a folga em Dias ou Horas:Min.
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Selecione o Tipo de atividade para o agente que você deseja editar.
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Encontre o agente. Você pode usar a barra de pesquisa para encontrá-lo mais rapidamente.
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Clique no número coluna Dias por ano do agente. Edite o número diretamente na linha e pressione Enter.
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Clique em Save.
Depois de editar o número de dias alocados de um agente, eles são removidos da regra de folga para essa atividade. Quaisquer alterações feitas na regra de folga não afetarão o agente. No final do ano, os dias alocados para o agente serão redefinidos e incluídos na regra de folga novamente.
Conversão de horas em dias e de volta em horas
Considere um cenário em que um usuário insere 45 horas por ano e, em seguida, define o botão de alternância para Dias. O sistema considera 8 horas como a jornada de trabalho padrão por dia. Assim, o valor do dia chega a 45/8 = 5,625. O sistema arredonda o valor para dois dígitos, que é 5,63.
Agora, quando o usuário define o botão de alternância de volta para Horas:Min, as horas são calculadas com base em 5,63, não 5,625. Assim, o Dias por Ano exibe o valor como 45,04 em vez de 45.