Verlofplanning

U kunt in CXone WFM regels maken voor het toekennen van vrije tijd of verlof aan agents. Met deze regels kunt u het aantal vakantiedagen, ziektedagen of andere afwezigheidsactiviteiten configureren. U kunt een vast aantal dagen toekennen, afhankelijk van het type verlof, of dagen toekennen op basis van de anciënniteit van een agent.

Nadat u regels hebt gemaakt, kunt u ze rechtstreeks beheren vanaf de pagina Regels.

Wanneer agents verlof aanvragen, kunnen ze hun tegoed controleren en zien hoeveel dagen er aan hen zijn toegewezen op basis van de regels die u hebt ingesteld.

U kunt verlofaanvragen ook rechtstreeks bekijken en goedkeuren in CXone WFM, op de pagina Aanvragen.

Houd er rekening mee dat de verlofregels zijn gebaseerd op de maximale dagregel.

Verlofregels maken

Verlofregels worden gemaakt met behulp van de functie Verlofplanning.

Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.
Ga naar Verlofplanning > Regels.
Klik rechtsboven in de pagina Regels op Nieuwe regel.
Voer een Naam in.
Selecteer de Planningseenheid waarvoor u de regel wilt maken. Alle agents in de planningseenheid worden toegewezen aan de regel.
Selecteer een Activiteitscode.

Dit is het type activiteit waarvoor u de regel maakt. Als u bijvoorbeeld wilt definiëren hoeveel vakantiedagen worden toegewezen aan de medewerkers in deze planningseenheid, selecteert u de activiteitscode die wordt gebruikt voor vakantiedagen.
Selecteer het selectievakje Overdracht toestaan als u wilt dat resterende vrije dagen aan het einde van het boekjaar worden meegenomen naar het volgende jaar.

Anne heeft bijvoorbeeld 12 toegewezen vakantiedagen. Aan het eind van het jaar heeft ze nog 5 vrije dagen over. In plaats van deze dagen te schrappen wanneer het nieuwe boekjaar begint, zal Anne (als overdracht is toegestaan) het nieuwe boekjaar beginnen met 5 extra vrije dagen.
Bepaal de Toekenning van dagen voor de activiteit aan de planningseenheid.
Als u de optie Vast aantal selecteert, voert u een vast aantal Dagen per jaar in.

Dit is de totale toegekende tijd voor elk van de medewerkers in de planningseenheid.

U kunt ook instellen hoeveel van deze dagen, als ze aan het einde van het jaar overblijven, kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar. Typ dit aantal in het veld Maximale overdracht.
Als u de optie Op basis van anciënniteit selecteert, verschijnt er een schuifregelaar waarmee u verschillende aantallen vrije dagen voor agents kunt instellen op basis van het aantal jaar dat ze bij de organisatie in dienst zijn.

Gebruik de schuifregelaar Anciënniteit om het aantal dienstjaren in te stellen en voer vervolgens het aantal Dagen per jaar in voor dat anciënniteitsniveau.

U kunt ook instellen hoeveel van deze dagen, als ze aan het einde van het jaar overblijven, kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar. Typ dit aantal in het veld Maximale overdracht.

Klik op het plusteken om meer niveaus toe te voegen.

U kunt tot vijf anciënniteitsniveaus instellen.
Selecteer het vak Verlofopbouw. Typ het percentage vrije dagen van de totale jaarlijkse toekenning dat uw agents per maand opbouwen.

Als u geen waarde instelt, wordt de opbouw gelijkmatig verdeeld.
Klik op Opslaan.

De regel is geactiveerd en wordt weergegeven op de pagina Regels.

Instellingen voor vrije tijd definiëren

Gebruik de verlofinstellingen om de eerste maand van het boekjaar te bepalen en in te stellen wanneer de opgebouwde vrije dagen worden overgedragen naar het volgende jaar.

Zo kunt u instellingen definiëren:

Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.
Ga naar Verlofplanning > Regels.
Klik rechtsboven in de pagina op Instellingen.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst de Eerste maand van boekjaar. Het einde van het boekjaar wordt automatisch bepaald op basis van uw selectie.

Als uw organisatie juni gebruikt als het begin van het boekjaar, dan eindigt het boekjaar op 31 mei. Dit is van invloed op de verlofopbouw.

Het boekjaar is standaard gedefinieerd als 1 januari tot en met 31 december.
Stel bij de optie Overdracht vindt plaats in wanneer de overdracht van vrije dagen plaatsvindt. Selecteer de optie Aan het begin van het jaar of stel een aantal dagen in bij de optie dagen na het begin van het jaar.

Als uw boekjaar bijvoorbeeld in januari begint en de overdracht 14 dagen na het begin van het jaar plaatsvindt, worden de overgebleven vrije dagen van uw agents op 14 januari overgedragen naar het nieuwe jaar.
Klik op Opslaan.

Toegewezen verlof bekijken

Op de pagina Overzicht vindt u een overzicht van de verschillende soorten activiteiten waarvoor u verlof hebt gedefinieerd. Standaard wordt deze informatie gefilterd op uw planningseenheid. U kunt dit filter verwijderen om de volledige lijst te zien, of filteren op andere planningseenheden.

Voor elke activiteit ziet u een agentlijst met aan wie verlof is toegekend voor die activiteit. U ziet alleen de gebruikers in de planningseenheden (teams) waarvoor u gemachtigd bent in de Weergave die aan u is toegewezen.

Het aantal opgebouwde, gebruikte, geplande en resterende dagen van elke agent wordt vermeld. U kunt ook zien hoeveel dagen de laatste keer zijn overgedragen aan het begin van het nieuwe boekjaar.

Selecteer aan de linkerkant een Activiteitstype om de agentlijst met vrije dagen voor die activiteit te bekijken.

Verlofgegevens exporteren

U kunt verlofgegevens exporteren op basis van planningseenheden en activiteiten.

Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.
Ga naar Verlofplanning > Overzicht.
Klik op het pictogram Acties rechtsboven op de pagina en selecteer Exporteren.
Selecteer Planningseenheden en Activiteitstypen. De verlofgegevens worden alleen voor de geselecteerde items geëxporteerd.

U moet minimaal één planningseenheid selecteren. Als u geen activiteit selecteert, worden de gegevens voor alle activiteiten geëxporteerd.
Klik op Exporteren.
De gegevens worden in een CSV-bestand naar uw computer gedownload. Vouw uit om te zien welke velden zijn opgenomen.
- Planningseenheid
- Activiteitstype
- Medewerker
- Toekenning aan medewerker
- Aantal opgebouwde dagen
- Aantal gebruikte dagen
- Aantal geplande dagen
- Resterende dagen
- Laatste overdracht

Verlof van een medewerker aanpassen

Verlofregels zijn heel handig voor het toekennen van vrije dagen op grote schaal, maar wat doet u als u de verloftoekenning van een bepaalde agent wilt aanpassen?

U kunt de overzichtspagina gebruiken om de toekenning van een agent rechtstreeks te bewerken zonder dat dit invloed heeft op het verlof van anderen.

Let op: als u de toegekende vrije dagen van een agent aanpast en daarna de verlofregel bewerkt waartoe deze agent behoorde, zal het verlof van deze agent niet meer worden bijgewerkt door de regel.

Zo kunt u verlof handmatig aanpassen:

Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.
Ga naar Verlofplanning > Overzicht.
Selecteer het Activiteitstype dat u wilt bewerken voor de agent.
Agent zoeken. U kunt de zoekbalk gebruiken om de agent sneller te vinden.
Klik op het aantal in de kolom Dagen per jaar van de agent. Pas het aantal in de kolom aan en druk op Enter.
Klik op Opslaan.

Wanneer u het aantal toegekende dagen van een agent handmatig bewerkt, wordt de agent verwijderd uit de verlofregel voor die activiteit. Eventuele wijzigingen die u daarna aanbrengt in de verlofregel hebben dan geen gevolgen meer voor deze agent. Aan het einde van het jaar worden de toegekende dagen voor de agent opnieuw ingesteld en wordt de agent weer opgenomen in de verlofregel.