Afspraakplanning

Als u Afspraakplanning configureert, kunnen uw klanten de datum en het tijdstip kiezen waarvoor ze een service willen plannen. U kunt een scheduler maken met tijdvakken voor verschillende services. Hiermee bepaalt u de tijdvakken waaruit uw klanten kunnen kiezen tijdens het plannen van hun afspraak. Vervolgens kunt u beschikbare agents handmatig toevoegen aan serviceafspraken die klanten hebben geboekt. U kunt ook een planningstool van een externe leverancier gebruiken om afspraken te coördineren met de planning van agents.

Nadat klanten een afspraak hebben gepland, moet u de geplande afspraken handmatig coördineren met de beschikbaarheid van agents, of een planningstool van een externe leverancier gebruiken om afspraken te coördineren met de planning van agents.

Classics, Inc. wil ervoor zorgen dat klanten gemakkelijker afspraken met het bedrijf kunnen maken. Daarom creëert Mowgli Kipling, de beheerder van het contactcenter, een service voor het plannen van afspraken. Hij maakt een kalender met tijdvakken voor de services die het bedrijf levert. Vervolgens schakelt Mowgli snelle antwoorden in, zodat agents de klanten verzoeken kunnen sturen om een afspraak te maken. Hierdoor kunnen de klanten een tijdvak voor een afspraak kiezen. Dit bespaart kostbare tijd. Er hoeven geen berichten heen en weer te worden gestuurd om een afspraak te plannen. Klanten ontvangen ook automatisch een bevestigings-e-mail ter herinnering aan hun afspraak.

Een service voor Afspraakplanning maken

  1. Klik op de app-kiezer en selecteerACD.
  2. Ga naar Digitaal > Digitale contactpunten.
  3. Klik onder Algemene kanaalfuncties op Afspraakplanning.
  4. Klik op Service maken.
  5. Voer de Service-ID en de Servicenaam in. U kunt een Chat-URL invoeren als u wilt dat de planning wordt weergegeven in een chat. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Afzenderadres voor reserveringsbevestiging.
    VeldDetails
    Service-IDDe databasenaam voor de service. U kunt geen spaties in deze naam gebruiken.

    Servicenaam

    De klantgerichte naam voor de service.

    Chat-URL

    Als u wilt dat de planning wordt weergegeven in een chat, voert u de URL van de chat in. Deze URL moet beginnen met http://.

    Afzenderadres voor reserveringsbevestigingDit is het e-mailadres waarvandaanDigital Experience de afspraakbevestiging verzendt.
  6. Klik op Maken.
  7. Noteer de URL die op de hoofdpagina voor Afspraakplanning wordt weergegeven. Dit is de URL voor dynamische inhoud die u gebruikt wanneer u een snel antwoord maakt.

Beschikbare tijden instellen

Nadat u een service hebt gemaakt, moet u de beschikbare tijdvakken instellen, zodat klanten weten wanneer ze afspraken kunnen plannen.

  1. Klik op de app-kiezer en selecteerACD.
  2. Ga naar Digitaal > Digitale contactpunten.
  3. Klik onder Algemene kanaalfuncties op Afspraakplanning.
  4. Klik op Bewerken voor de service waarvoor u tijdvakken wilt instellen.
  5. Klik op Capaciteit toevoegen.
  6. Selecteer de Tijdvaklengte, voer de tijden Van en Tot in en stel het Maximum aantal gelijktijdige afspraken in.
    VeldDetails
    TijdvaklengteDe duur van een beschikbaar tijdvak. De geldige waarden lopen van 10 min tot 60 min.

    Van, Tot

    De tijden waarop de beschikbaarheid begint en eindigt, genoteerd als HH:MM. Een beschikbaarheid tussen 9 uur 's morgens en 5 uur 's middags wordt bijvoorbeeld ingevoerd als 09:00 – 17:00 uur.

    Maximum aantal gelijktijdige afsprakenHet maximum aantal afspraken dat tegelijk in hetzelfde tijdvak kan worden gepland.
  7. Selecteer de selectievakjes voor elke dag waarop deze tijden van toepassing zijn.
  8. Klik op Maken.

Niet-beschikbare tijd instellen

U kunt ook tijd inplannen die niet beschikbaar is voor afspraken, zoals een vakantie of andere afwezigheid.

  1. Klik op de app-kiezer en selecteerACD.
  2. Ga naar Digitaal > Digitale contactpunten.
  3. Klik onder Algemene kanaalfuncties op Afspraakplanning.
  4. Klik op Bewerken voor de service die u wilt configureren.
  5. Klik op Niet-beschikbaarheid toevoegen.
  6. Voer de datums en tijden Van en Tot in voor de niet-beschikbare periode. Gebruik de notatie YYYY-MM-DD voor de datum en de notatie HH:MM voor de tijd. Bijvoorbeeld: als de service op 28 september 2022 tussen 9 uur 's morgens en 5 uur 's middags niet beschikbaar is, wordt dit als volgt ingevoerd: Van 2022-09-28 09:00 tot 2022-09-28 17:00.
    Schermafbeelding van de pagina om niet-beschikbaarheid (niet-beschikbare tijdvakken) te vermelden bij de configuratie van Afspraakplanning.
  7. Klik op Maken.

Een snel antwoord maken

Agents sturen klanten verzoeken om een afspraak te maken vanuit Snelle antwoorden. Als u dit gedeelte niet invult, kunnen agents geen gebruikmaken van Afspraakplanning.

  1. Klik op de app-kiezer en selecteerACD.

  2. Ga naar Digitaal > Snelle antwoorden.

  3. Klik rechtsboven op Toevoegen.

    De pagina Snel antwoord maken voor dynamische inhoud

  4. Voer een Naam in voor het snelle antwoord.
  5. Klik op de vervolgkeuzelijst Type en selecteer Dynamische inhoud.
  6. Voer de URL voor dynamische inhoud in vanuit het Afspraakplanning-kanaal. Hiermee koppelt u het snelle antwoord aan de afsprakenservice. Zorg dat de %s aan het einde staat. Bijvoorbeeld: https://niceincontact.com/appointment-scheduling/custom-components/calendar-links%s.
  7. Klik op Opslaan. U keert terug naar de pagina Snelle antwoorden.

  8. Klik op Kanalen om de kanalen te selecteren waarvoor het snelle antwoord beschikbaar moet zijn.

  9. Klik in de volgende pagina op Toevoegen naast de gewenste kanalen.

  10. Klik bovenaan op Terug als u klaar bent. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

  11. Klik op Tags om de tags te selecteren waarvoor het snelle antwoord beschikbaar moet zijn.

  12. Klik in de volgende pagina op Toevoegen naast de gewenste tags.

  13. Klik bovenaan op Terug als u klaar bent. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

In de kolom Beperkingen op de pagina Snelle antwoorden geeft een getal tussen haakjes aan hoeveel kanalen en tags u hebt geselecteerd.