休暇プラン

タイムオフマネージャー モジュールは、エージェントの休暇を計画および管理するために使用されます。 Time Off Manager は、休暇ルールを使用して休暇の蓄積方法を決定します。休暇は、年間の指定日数、または月ごとの指定時間数に基づいて発生します。

休暇ルールには、1 つ以上のアクティビティコードを含めることができます。ルールを作成したら、[ルール] ページから直接管理できます。

エージェントが休暇をリクエストすると、定義したルールに従って、休暇の残高と利用可能な日数を確認できます。

また、WFMの [リクエスト] ページで、休暇リクエストを直接確認して承認することもできます。

全日休暇リクエストの計算方法を理解する:

オプション1: 週単位ルール
- スケジュールが生成および公開されていない場合、全日休暇の控除は、週次ルール設定の [詳細設定] タブの [全日設定] に基づいて行われます。
  
  終日設定に 8 時間が定義されている場合、スケジュールが生成および公開されていない日または日付範囲に対してリクエストが送信されると、終日リクエストに対して 8 時間が差し引かれます。
- スケジュールが生成され公開されている場合、全日休暇の控除は、エージェントに割り当てられた週次スケジュールにマッピングされた最長シフト長さ (非稼働時間を除く) の日次ルールに基づいて行われます。
  
  週次ルール（エージェントに割り当てられている）内の最長シフト時間の日次ルールが 9 時間（1 時間の昼食を含む）の場合、8 時間が差し引かれます（9 時間から非作業時間の 1 時間を差し引いた値）。
  
  勤務時間属性は、ランチアクティビティコード構成でチェックされてはなりません。
  
  勤務時間属性は、オープンアクティビティコード構成でチェックされる必要があります。
オプション2: FTE値
- 休暇ルールで定義され、全日のリクエストに対して差し引く時間を決定するために使用される固定 FTE 値を使用します。

休暇ルールを作成

休暇のルールの作成は、休暇プランセクションで行います。

アプリセレクターをクリックして、次を選択します：WFM。
休暇プラン>ルールに移動します。
ルールページの右上で、新規ルールをクリックします。
名前を入力します。
ルールを作成するスケジュールユニットを選択します。スケジュールユニットのすべてのエージェントがルールに割り当てられます。
1つ以上のアクティビティコードを選択します。
- 1 つの休暇ルールに複数の休暇アクティビティコードを割り当てることができます。これにより、個別のルールを作成する代わりに、休暇や無給休暇などの関連するアクティビティを同じルール内で管理できるようになります。
- アクティビティコードを追加し、各アクティビティの繰り越しと割り当て設定を構成するには、アクティビティコード設定タブを使用します。ルールを作成するには、少なくとも 1 つのアクティビティコード が必要です。
開始と終了を選択して、ルールの開始日と終了日をそれぞれ定義します。選択した開始日が1日でなくても、ルールの開始日は常に1日になります。
更新期間を選択します。これは、ポリシー期間内に割り当て日数が更新される時期です。

たとえば、保険の開始日が2024年1月1日、終了日が2025年12月31日で、更新期間が1ヶ月の場合、この場合、毎月の初め、つまり毎月1日に、ポリシーは2025年12月31日まで更新されます。
事業年度末の残りの休日を翌年に繰り越す場合は、繰越を許可チェックボックスを選択します。最大繰り越しフィールドに数値を入力します。これらの日は、更新期間の直後または更新期間の特定の日の後に繰り越すことができます。

たとえば、アンには休暇が12日割り当てられています。年末までに、彼女はまだ残り5日の休日があります。新しい営業年が始まるときにこれらの日が削除される代わりに、繰越が有効になっている場合、アンは彼女の個人的な使用のためにさらに5日間の休みをもって新しい営業年を開始します。

繰越を許可をfalseに設定して、アクティブな休暇ルールの一部であるスケジューリングユニットおよびアクティビティコードの繰越値を編集した場合、変更を元に戻したり、リセットしたり、再実行したりすることはできません。

値を更新するには、[概要ページで手動で編集します。
アクティビティのスケジューリングユニットに日数の割り当てを定義します。
固定値を選択した場合は、固定の年間日数を入力します。

これは、スケジューリング単位の各メンバーに割り当てられた合計時間です。

また、年末に残っている場合に、次の年に繰り越すことができる日数を定義することもできます。最大繰り越しフィールドに数値を入力します。
年功を選択すると、スライダーが表示され、エージェントが会社で働いた年数に基づいて、従業員に別の休日を定義できます。

年功スライダーを使用して年間日数を定義し、その年功の1年あたりの日数を入力します。

また、年末に残っている場合に、次の年に繰り越すことができる日数を定義することもできます。最大繰り越しフィールドに数値を入力します。

プラス記号をクリックして、さらにレベルを追加します。

最大5つの年功序列レベルを定義できます。
有給休暇ボックスを選択します。エージェントの年間割り当てからの休日のパーセンテージを入力します。

値を定義しない場合、見越は均等に分配されます。
[保存]をクリックします。

ルールが有効になり、ルールページに表示されます。

休暇ルールの編集

ルールがアクティブな場合、ルール名と終了日のみを編集できます。ルールが将来の日付に設定されている場合は、すべてのフィールドを編集できます。

アプリセレクターをクリックして、次を選択します：WFM。
編集する休暇プランルールをクリックします。
ルールの終了日付を選択します。
[保存]をクリックします。

ルールが編集され、[ルール] ページに表示されます。

繰越プロセスのリセット

注意：この機能はBasicライセンスで利用できます。

繰越プロセスのリセットを使用して、休暇値の自動繰越を元に戻すことができます。このオプションは、最後の繰越値をクリアし、[休暇サマリーページの最後の繰越列を空白に更新します。リセットは、繰越が誤ったルールで適用された場合や、休暇アクティビティがスケジュール上で誤って維持された場合に発生する不正確さを修正するのに役立ちます。

休暇サマリーページの最終繰越値値に加えた手動編集は、リセットを使用して元に戻すこともできます。

繰越をリセットできるのは、繰越が許可され、プロセスが既に実行されているアクティブルールに対してのみです。

キャリーオーバーをリセットするには、次の手順を参照してください。

休暇プランに移動し、ルールページを開きます。
キャリーオーバーをリセットするルールを見つけます。
繰越をリセットをクリックします。
[繰り越しのリセット] ダイアログで、含めるアクティビティコードを選択します。
選択したアクティビティコードの繰り越しを再実行するには、[確認] をクリックします。

リセットの開始が成功すると、メッセージが表示されます。メッセージはページの右下隅に表示されます。

リセット後:

休暇サマリーページの繰り越列は空白になります。
スケジュール上の休暇アクティビティを修正し、必要に応じて繰り越しを再実行するための調整を行うことができます(再実行にはAdvanceライセンスが必要です)。

エラーメッセージと検証

次の場合、リセットは許可されません。

ルールはアクティブではありません。
キャリーオーバーはルール設定で許可されていません。
キャリーオーバープロセスは以前に実行されていませんでした。

ルールが適格でない場合は、次のエラーメッセージが表示されます。

繰り越しは許可されていません: このルールではリセットは許可されません。
ルールまだアクティブではありません:ルールが非アクティブであるため、リセットは許可されません。
更新期間が完了していません:ルールが更新期間を完了していないため、リセットは許可されません。

繰越プロセスの再実行

注意：この機能はAdvancedライセンスで利用できます。

キャリーオーバーの再実行オプションを使用して、必要な調整を行った後、キャリーオーバープロセスを再度実行します。これにより、以前の繰越値が上書きされ、休暇の割り当てが正確でポリシーに沿ったものになります。

キャリーオーバーを再実行できるのは、次の場合にのみ次の場合のみです。

ルールはアクティブです。
キャリーオーバーは、ルール設定によって許可されます。
最初の繰り越しプロセスが完了しました。

キャリーオーバーを再実行するには、次の手順を参照してください。

休暇プランに移動し、ルールページを開きます。
キャリーオーバーを再実行するルールを見つけます。
繰り越しの再実行をクリックします。
[再実行繰り越し] ダイアログで、含めるアクティビティコードを選択します。
選択したアクティビティコードの繰り越しを再実行するには、[確認] をクリックします。

再実行後:

再実行プロセスは、以前の繰越値を上書きします。
再実行が開始されると、次のメッセージが表示されます。
- 「再実行が正常に開始されました。処理が完了すると通知が届きます。」
再実行が完了すると、通知が表示されます。
- 「再実行の繰越が完了しました - ルールの繰り越しの再実行が正常に完了しました。」

エラーメッセージと検証

次の場合、再実行は許可されません。

ルールはアクティブではありません。
キャリーオーバーはルール設定で許可されていません。
最初のキャリーオーバープロセスは、以前に実行されていませんでした。

ルールが適格でない場合は、次のエラーメッセージが表示されます。

キャリーオーバーは許可されません: このルールでは再実行は許可されません。
ルール Not Still Active: ルールが非アクティブであるため、再実行は許可されません。
更新期間が完了していません:ルールが更新期間を完了していないため、リセットは許可されません。

割り当てられた休暇を表示

概要ページには、休暇を定義したさまざまなタイプのアクティビティの内訳が表示されます。デフォルトでは、スケジューリングユニットによってフィルタリングされます。フィルタを削除して完全なリストを表示したり、他のスケジューリング単位でフィルタリングしたりできます。データは、日または時間:分のいずれかの形式で表示できます。

活動ごとに、その活動に割り当てられた休暇のあるエージェントのリストを表示できます。

割り当てタイプ列とフィルターは、休暇概要グリッドで使用できなくなりました。ルールごとに複数のアクティビティコードをサポートしているため、各アクティビティコードで異なる割り当てタイプを使用できます。単一の割り当てタイプをルールレベルで正確に表現できないため、列とフィルターは削除されました。

自分に割り当てられたビューで表示する権限を持つスケジューリングユニット（またはチーム）のユーザーのみを表示できます。

各エージェントの獲得日数、使用日数、予定日数、および残り日数がリストされます。また、新しい事業年度が始まったときに最後に繰り越された日数または時間を確認することもできます。

左側の活動タイプを選択して、その活動に割り当てられた休暇のあるエージェントのリストを表示します。

リストを エージェント 別にフィルタリングすると、特定の人物の休暇情報をすぐに見つけることができます。エージェントフィルターはすべてのページに適用されるため、結果は現在のページに限定されません。

休暇データのエクスポート

簡単にレビューできるように、スケジュール単位と活動に基づいて休暇データをエクスポートできます。

アプリセレクターをクリックして、次を選択します：WFM。
休暇プラン>概要に移動します。
日または時間:分を選択します。
アクションをクリックしますページの右上にあるアイコンをクリックし、[エクスポート]を選択します。
スケジューリング単位と活動タイプを選択します。休暇データは、選択したものに対してのみエクスポートされます。

少なくとも 1 つのスケジューリング単位を選択する必要があります。アクティビティを選択しない場合、すべてのアクティビティのデータがエクスポートされます。
エクスポートをクリックします。
データが CSV ファイルとしてコンピューターにダウンロードされます。展開して、含まれているフィールドを確認します。
- スケジューリングユニット
- 活動の種類
- 従業員
- 従業員の割り当て
- 獲得日数
- 使用日数
- 予定日数
- 残り日数
- 直近の繰り越し

従業員の休暇を変更

休暇ルールは広範囲に休暇を割り当てるのに最適ですが、特定のエージェントの休暇割り当てを編集したい場合はどうすればよいでしょうか?

概要ページを使用して、他のユーザーの休暇に影響を与えることなく、エージェントの割り当てを直接編集できます。

エージェントの割り当てを変更してから、その従業員が属していた休暇ルールを編集した場合、その従業員の休暇はルールによって更新されないことに注意してください。

休暇を手動で編集するには：

アプリセレクターをクリックして、次を選択します：WFM。
休暇プラン>概要に移動します。右上のトグルを使用して、休暇を日数または時間:分で表示できます。
編集するエージェントのアクティビティタイプを選択します。
エージェントを検索します。検索バーを使用すると、彼らをより迅速に見つけることができます。
エージェントの年間日数列の数字をクリックします。番号を直接インラインで編集し、Enterキーを押します。
[保存]をクリックします。

エージェントの割り当て日数を編集すると、それらはそのアクティビティの休暇規則から削除されます。休暇ルールを変更しても、エージェントには影響しません。年の終わりに、エージェントに割り当てられた日はリセットされ、それらは再び休暇規則に含まれます。

時間を日単位で時間に戻す変換

ユーザーが年間45時間を入力し、トグルを日に設定するシナリオを考えます。システムは8時間を1日あたりのデフォルトの勤務時間と見なします。したがって、その日の値は45/8 = 5.625になります。システムは値を2桁に四捨五入します（5.63）。

ここで、ユーザーがトグルを時間:分に戻すと、時間は5.625ではなく5.63に基づいて計算されます。したがって、1年あたりの日数では、値が45ではなく45.04と表示されます。

終日休暇申請による時間外手当

終日休暇リクエストでは、エージェントとマネージャーの両方に対して一貫した 1 つの控除ロジックが使用されます。このロジックは次の場合に適用されます。

エージェントは、My Zone または Mobile アプリから 1 日の休暇リクエストを送信します。
マネージャーは、スケジュール管理で全日休暇エントリを作成または編集します。

休暇残高は、勤務シフトの長さを使用して計算されます。

労働シフトの長さ = 総シフトの長さ − 非労働活動

休暇控除には勤務シフトの長さのみが使用されます。次に、システムは、休暇計画ルールで定義された日数オプション (たとえば、FTE 値が 8 時間) を使用して、勤務シフトの長さを日数に変換します。

1 日の FTE 値は 8 時間です。

非作業アクティビティ（無給休憩など）は、作業シフトの長さを取得するために、すでにシフトから削除されています。

火曜日（勤務時間8時間）

丸一日の休暇申請の結果は次のようになります。

1日減額
8時間減算

木曜日（勤務時間9時間）

丸一日の休暇申請の結果は次のようになります。

1日減額（8時間のFTE値に制限）
9時間減点

金曜日（勤務時間7時間）

丸一日の休暇申請の結果は次のようになります。

0.88日減額（7÷8）
7時間減点

エージェントとマネージャーの両方のアクションに同じ計算が使用されます。これにより、1 日の休暇が一貫して差し引かれ、手動で修正しなくても残高が正確に保たれます。