Planification des congés

En utilisant CXone WFM, vous pouvez créer des règles pour allouer du temps libre aux agents. Ces règles vous permettent de définir le nombre de jours de vacances, de congés de maladie ou d’autres activités en dehors du bureau. Vous pouvez allouer un nombre fixe de jours en fonction du type de congé, ou allouer des jours en fonction de l'ancienneté d'un agent.

Une fois que vous avez créé des règles, vous pouvez les gérer directement à partir de la page Règles.

Lorsqu'un agent demande un congé, il pourra vérifier son solde et voir combien de jours il lui a alloué, en fonction des règles que vous avez définies.

Vous pouvez également examiner et approuver les demandes de congé directement à partir de CXone WFM, dans la page Demandes.

N'oubliez pas que les règles relatives aux congés sont basées sur la règle quotidienne maximale.

Créer des règles de congés

La création de règles pour les congés se fait dans la section Planification des congés.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezCXone WFM.

2. Allez à Planification des congés > Des règles.

3. En haut à droite de la page Règles, cliquez sur Nouvelle règle.

4. Entrez un Nom.

5. Sélectionnez l'Unité de planification pour laquelle vous souhaitez créer la règle. Tous les agents de l'unité de planification seront affectés à la règle.

6. Sélectionnez un Code d'activité.

   C'est le type d'activité pour lequel vous créez la règle. Par exemple, si vous voulez définir le nombre de jours de vacances attribués aux membres de cette unité de planification, sélectionnez l'activité utilisée pour les jours de vacances.

7. Sélectionnez la case à cocher Autoriser le report si vous souhaitez que les jours de congé restants à la fin de l'année ouvrable soient reportés sur l'année suivante.

   Par exemple, Anne a 12 jours de vacances alloués. À la fin de l'année, il lui reste encore 5 jours de congé. Au lieu que ces jours soient supprimés lorsque la nouvelle année commerciale commence, si le report est activé, Anne commencera la nouvelle année commerciale avec 5 jours de congé supplémentaires pour son usage personnel.

8. Définissez le nombre de jours alloué à l'unité de planification pour l'activité

9. Si vous sélectionnez Montant fixé, entrez un nombre fixe de Jours par an.

   Il s'agit du temps total alloué pour chacun des membres de l'unité de planification.

   Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le numéro dans le champ Max Carry Over.

10. Si vous sélectionnez Ancienneté, un curseur apparaît et vous pouvez définir un nombre différent de jours de congé pour les agents en fonction du nombre d'années de travail dans l'entreprise.

    Utilisez le curseur Ancienneté pour définir le nombre d'années, puis entrez le nombre de Jours par an pour ce niveau d'ancienneté.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le numéro dans le champ Max Carry Over.

    Cliquez sur le signe Plus pour ajouter plus de niveaux.

    Vous pouvez définir jusqu'à cinq niveaux d'ancienneté.

11. Sélectionnez la boîte d'Accumulation de congés. Entrez un pourcentage de jours d'absence par mois dans l'allocation annuelle de vos agents.

    Si vous ne définissez pas de valeur, la régularisation est également répartie.

12. Cliquez sur Enregistrer.

    La règle est activée et apparaîtra dans la page Règles.

Définir les paramètres de congé

Utilisez les paramètres de congé pour définir le premier mois de l'année ouvrable et le moment où les jours de congé accumulés sont reportés à l'année suivante.

Pour définir les paramètres:

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezCXone WFM.

2. Allez à Planification des congés > Des règles.

3. En haut à droite de la page, cliquez surRéglages.

4. Dans la liste déroulante, sélectionnez lePremier mois de l'année. La fin de l'année apparaît automatiquement en fonction de votre sélection.

   Si votre organisation considère que le début de l'année commerciale est juin, la fin de l'année sera le 31 mai. Cela affecte toutes les accumulations de congés.

   Par défaut, l'année ouvrable est définie du 1er janvier au 31 décembre.

5. Sélectionnez quand le temps libre Le report se produit. Sélectionnez En début d'année, ou définissez un certain nombre des jours après le début de l'année.

   Par exemple, si votre année commerciale commence en janvier et que le report a lieu 14 jours après le début de l'année, les jours de congé restants de vos agents seront reportés à la nouvelle année le 14 janvier.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Voir les congés alloués

La page Résumé vous donne une ventilation des différents types d'activités pour lesquelles vous avez défini des congés. Par défaut, il est filtré par votre unité de planification. Vous pouvez supprimer le filtre pour voir la liste complète, ou filtrer sur d'autres unités de planification.

Pour chaque activité, vous pouvez voir une liste des agents qui ont du temps libre pour cette activité. Vous ne pouvez voir que les utilisateurs des unités (ou équipes) de planification que vous êtes autorisé à voir dans la vue que vous est attribuée.

Le nombre de jours gagnés, utilisés, prévus et restants de chaque agent répertorié. Vous pouvez également voir combien de jours ont été reportés pour la dernière fois lorsque la nouvelle année commerciale a commencé.

Sélectionnez un Type d'activité sur la gauche pour afficher la liste des agents avec du temps libre pour cette activité.

Exporter les données sur les congés

Vous pouvez exporter les données sur les congés en fonction de l'unité de planification et de l'activité pour un examen facile.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezCXone WFM.

2. Allez à Planification des congés > Résumé.

3. Cliquez sur l'icône Actions en haut à droite de la page et sélectionnezExportation.

4. Sélectionnez Unités de planification et Types d'activités. Les données sur les congés ne seront exportées que pour votre sélection.

   Vous devez sélectionner au moins une unité de planification. Si vous ne sélectionnez pas d'activité, les données de toutes les activités seront exportées.

5. Cliquez sur Exportation.

6. Les données sont téléchargées sur votre ordinateur sous forme de fichier CSV. Développez pour voir quels champs sont inclus.

   • Unité de planification

   • Type d'activité

   • Employé

   • Allocation de l'employé

   • Nombre de jours gagnés

   • Nombre de jours utilisés

   • Nombre de jours programmés

   • Jours restants

   • Dernier report

Modifier le congé d'un employé

Les règles sur les congés sont idéales pour attribuer des congés à grande échelle, mais que faites-vous si vous voulez modifier la répartition des congés d'un agent particulier ?

Vous pouvez utiliser la page de résumé pour modifier directement l'attribution d'un agent, sans affecter les congés de quelqu'un d'autre.

N'oubliez pas que si vous modifiez l'attribution d'un agent, puis que vous modifiez la règle de congé à laquelle il appartenait, son congé ne sera pas mis à jour par la règle.

Pour éditer manuellement le temps mort:

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezCXone WFM.

2. Allez à Planification des congés > Résumé.

3. Sélectionnez le Type d'activité pour l'agent que vous souhaitez modifier.

4. Recherchez l'agent. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour le trouver plus rapidement.

5. Cliquez sur le nombre dans la colonne Jours par an de l’agent. Modifiez le numéro directement en ligne et appuyez sur Entrée.

6. Cliquez sur Enregistrer.

   Une fois que vous modifiez le nombre de jours alloués à un agent, il est supprimé de la règle de congé pour cette activité. Les modifications que vous apportez à la règle de congé n'affecteront pas l'agent. À la fin de l'année, les jours alloués à l'agent seront réinitialisés et ils seront à nouveau inclus dans la règle des congés.