Planification des congés

Le module Time Off Manager est utilisé pour planifier et gérer les Congés des agents. Time Off Manager utilise des règles de congés pour déterminer comment les Congés sont accumulés. Les congés peuvent s'accumuler en fonction d'un nombre donné de jours par année, ou d'un pourcentage d'heures par mois.

Une règle de congés peut inclure un ou plusieurs codes d’activité. une fois que vous avez créé des règles, vous pouvez les gérer directement depuis la Page Règles.

Lorsqu'un agent fait une demande de congé, il peut vérifier son solde et voir le nombre de jours dont il dispose, selon les règles que vous avez définies.

Vous pouvez également revoir et approuver les demandes de congés directement à partir de WFM, dans la page demandes.

Comprendre comment sont calculées les Demandes de congé pour Journée entière :

• Option 1 : Règle hebdomadaire

  • Si les calendriers n'ont pas été générés et publiés, la déduction de congé pour journée entière est basée sur les Paramètres de Journée entière de l'onglet Avancé de la configuration de la Règle hebdomadaire.

    Si les Paramètres de Journée entière définissent 8 heures, alors 8 heures seront déduites pour une demande de journée entière lorsque la demande est soumise pour un jour ou une période pour lesquels les calendriers n'ont pas été générés et publiés.

  • Si les calendriers ont été générés et publiés, la déduction de congés pour une journée complète est basée sur la règle journalière ayant la durée du quart la plus longue (moins les heures non travaillées) mappée au calendrier Hebdomadaire attribué à l'agent.

    Si la durée du quart la plus longue définie dans la règle journalière au sein de la règle hebdomadaire (attribuée à l'Agent) est de 9 heures (avec une pause déjeuner d'une heure), 8 heures seront alors déduites (9 heures moins 1 heure de temps non travaillé).

    L'attribut heures DE travail ne doit pas être coché dans la configuration du code d'activité Déjeuner.

    L'attribut heures DE travail doit être cochée dans la configuration du code d’activité Ouvert.

• Option 2 : valeur Etp

  • Utilise une valeur Etp fixe définie dans la règle de congés. La valeur Etp déterminant uniquement le calcul des jours (heures ÷ Etp = jours déduits). Les Heures déduites sont basées sur la durée du quart de travail réel sur le calendrier publié.

Créer des Règles de Congés

La création de règles pour les congés s'effectue dans la section Planification des congés.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Planification des congés > Règles.

3. En haut à droite de la Page Règles, cliquez sur Nouvelle règle.

4. Entrez un nom.

5. Sélectionnez l'Unité DE planification pour laquelle vous souhaitez créer la règle. Tous les agents de l'unité DE planification seront affectés à la règle.

6. Sélectionnez un ou plusieurs Codes d’activité.

   • Vous pouvez associer plusieurs codes d’activité de congés à une seule règle de congés. Cela vous permet de gérer des activités associées, telles que Vacances et Congés sans solde, au sein de la même règle plutôt que de créer des règles distinctes.

   • Utilisez l'onglet Paramètres de code d'activité pour ajouter des codes d'activité et configurer les paramètres de report et d'allocation pour chaque activité. Au moins un code d'activité est requis pour créer une règle.

7. Sélectionnez Démarrer et Fin pour définir la date de début de la règle et la date à laquelle elle doit se terminer, respectivement. La date de début de la règle sera toujours le 1er du mois, même si la date de début sélectionnée n'est pas le 1er.

8. Sélectionnez la Période de renouvellement. Il s'agit de la période après laquelle le nombre de jours alloués est renouvelé, au sein de la période de la politique.

   Par exemple, si la date de début d'une politique est le 1er Janvier 2024 et que la date DE fin est le 31 Décembre 2025 avec une période de renouvellement d'1 mois. Dans ce cas, au début de chaque mois, c'est-à-dire le 1er de chaque mois, la politique sera renouvelée jusqu'au 31 Décembre 2025.

9. Cochez la case Allow carry over si vous souhaitez que les jours restants à la fin de l'année d'affaires soient reportés sur l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Max Carry Over. Ces jours peuvent être reportés immédiatement après la période de renouvellement ou un nombre spécifique de jours après la période de renouvellement.

   Par exemple, Anne a 12 jours de vacances alloués. À la fin de l'année, il lui reste encore 5 jours de congé restants. Au lieu que ces jours soient supprimés au début de la nouvelle année affaires, si le report est activé, Anne commencera la nouvelle année affaires avec 5 jours de congé supplémentaires pour son usage personnel.

   Si vous modifiez les valeurs de Reporter pour une unité DE planification et un code d’activité qui font partie d’une règle de congés active avec Allow Carry Over défini sur false, les modifications ne peuvent pas être rétablies, réinitialisées ou réexécutées.

   Pour mettre à jour les valeurs, modifiez-les manuellement dans la Page Résumé.

10. Définissez le nombre de jours alloué à l'unité DE planification pour l'activité

11. Si vous sélectionnez Montant fixé, entrez un nombre fixe de Jours par an.

    Il s'agit du temps total alloué pour chacun des membres de l'unité DE planification.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Max Carry Over.

12. Si vous sélectionnez Basé sur l’ancienneté, un curseur apparaît et vous pouvez définir un nombre différent de jours de congé pour les agents en fonction du nombre d'années de travail dans l'entreprise.

    Utilisez le curseur Ancienneté pour définir le nombre d'années, puis entrez le nombre de Jours par an pour ce niveau d'ancienneté.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Max Carry Over.

    Cliquez sur le signe plus pour ajouter plus de niveaux.

    Vous pouvez définir jusqu'à cinq niveaux d'ancienneté.

13. Cochez la case Accumulation des Congés. Entrez un pourcentage des jours de congé de l'allocation annuelle de vos agents qu'ils accumuleront par mois.

    Si vous ne définissez pas de valeur, la régularisation est également répartie.

14. Cliquez sur enregistrer.

    La règle est activée et apparaîtra dans la page Règles.

Modifier les Règles de Congés

Lorsque la règle est active, seuls le nom DE LA règle et la date DE fin peuvent être modifiés. Si la règle est définie pour une date future, tous les champs peuvent être modifiés.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Cliquez sur la règle Planification des congés que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez une date de fin de la règle.

4. Cliquez sur enregistrer.

   La règle est modifiée et apparaîtra sur la Page Règles.

Processus de report des réinitialisations

Note : Cette fonctionnalité est disponible avec la licence Basic.

Vous pouvez utiliser le Reset Carryover Process pour annuler le report automatique des valeurs de congés. Cette option efface les dernières valeurs de Reporter et met à jour la colonne Last Carry Over dans la page Time-Off Summary pour qu'elle soit vide. La réinitialisation vous aide à corriger les inexactitudes qui se produisent lorsqu'un report est appliqué avec des règles incorrectes ou lorsque les activités de Congés ne sont pas correctement gérées dans les calendriers.

Toute modification manuelle apportée aux valeurs de Dernier reporté dans la Page Résumé des Congés peut également être annulée via Réinitialiser.

Vous ne pouvez réinitialiser le report que pour les règles actives pour lesquelles le report est autorisé et dont le processus a déjà été exécuté.

Reportez-vous aux étapes suivantes pour réinitialiser le report :

1. Accédez à Planification des congés et ouvrez la page Règles.

2. Localisez la règle pour laquelle vous souhaitez réinitialiser le report.

3. Cliquez sur Réinitialiser Reporter.

   

4. Dans la boîte de dialogue Réinitialiser le report, sélectionnez les codes d’activité que vous souhaitez inclure.

   

5. Cliquez sur Confirmer pour relancer le report pour les codes d’activité sélectionnés.

Un Message sera affiché lorsque l'initiation de la réinitialisation est un succès. Le Message sera visible dans le coin plus bas à droite de la Page.

Après Réinitialiser :

• La colonne Reporter de la Page Résumé des Congés sera vide.

• Vous pouvez effectuer des ajustements pour corriger les activités de congé sur les calendriers et réexécuter le report si nécessaire (licence Advance requise pour la réexécution).

Messages d’erreur et validation

La réinitialisation n'est pas autorisée si :

• La règle n'est pas active.

• Le report n'est pas autorisé par la configuration de la règle.

• Le traitement de report n'a pas été exécuté précédemment.

Si une règle ne remplit pas les conditions requises, vous verrez le message d’erreur suivant :

• Reporter non autorisé : La réinitialisation n'est pas autorisée pour cette règle.

  

• Règle Pas encore active : réinitialisation non autorisée car la règle est inactive.

  

• Période de renouvellement incomplète : La réinitialisation n’est pas autorisée, car la règle n’a pas terminé une période de renouvellement.

Relancer le processus de report

Remarque : cette fonctionnalité est disponible avec la licence Advanced.

Utilisez l'option Rerun Carryover pour exécuter de nouveau le processus de report après avoir effectué les ajustements nécessaires. Cela remplace les valeurs de report précédentes, garantissant que les allocations de congés sont exactes et conformes à vos politiques.

Vous ne pouvez relancer le report que si :

• La règle est Active.

• Le report est autorisé par la configuration de la règle.

• Le processus de report initial est terminé.

Reportez-vous aux étapes suivantes pour relancer Carryover :

1. Accédez à Planification des congés et ouvrez la page Règles.

2. Locate la règle pour laquelle vous souhaitez relancer le report.

3. Cliquez sur Réexécuter Reporter.

   

4. Dans la boîte de dialogue Réexécuter le report, sélectionnez les codes d’activité que vous souhaitez inclure.

   

5. Cliquez sur Confirmer pour relancer le report pour les codes d’activité sélectionnés.

After Rerun:

• Le processus de réexécution écrase les valeurs de report précédentes.

• Un message apparaît lorsque la réexécution est lancée :

  • « La réexécution a été initiée avec succès. Vous recevrez une notification une fois le traitement terminé. »

• Une notification apparaît lorsque la réexécution est terminée :

  • « Réexécution du Reporter complété – Réexécution du Reporter pour la règle complété avec succès. »

Messages d’erreur et validation

L'exécution n'est pas autorisée si :

• La règle n'est pas active.

• La règle ne permet pas le report en raison de sa configuration.

• Le processus de report initial n'a pas été exécuté précédemment.

Si une règle n’est pas valide, vous verrez le message d’erreur suivant :

• Report non autorisé : La réexécution n'est pas autorisée pour cette règle.

  

• Règle Pas encore active : Nouvelle exécution non autorisée, car la règle est inactive.

  

• Période de renouvellement incomplète : réinitialisation non autorisée car la règle n'a pas terminé une période de renouvellement.

Afficher le temps de congé alloué

La page Résumé vous donne une répartition des différents Types d'activités pour lesquelles vous avez défini un temps d'absence. Par défaut, il est filtré par votre unité DE planification. Vous pouvez supprimer le filtre pour afficher la liste complète, ou filtrer sur d'autres unités DE planification. Vous pouvez afficher les données au format Jours ou Heures:mins.

Pour chaque activité, vous pouvez voir une liste des agents qui disposent d'un temps d'absence alloué pour cette activité.

Vous ne pouvez voir que les utilisateurs des unités DE planification (ou équipes) que vous avez l'autorisation de voir dans la vue qui vous est attribuée.

Le nombre de jours gagnés, utilisés, prévus et restants de chaque agent répertorié. Vous pouvez également voir le nombre de jours ou d'heures qui ont été reportés pour la dernière fois lors du début de la nouvelle année d'affaires.

Sélectionnez un Type d’activité sur la gauche pour afficher la liste des agents disposant de temps hors activité alloué pour cette activité.

Vous pouvez filtrer la liste par Agent pour trouver rapidement les informations de congés d'une personne spécifique. Le filtre d'agent s'applique à toutes les Pages, les résultats ne sont donc pas limités à la page actuelle.

Exporter les données de Congés

Vous pouvez exporter les données sur les congés en fonction de l'unité DE planification et de l'activité pour un examen facile.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Planification des congés > Résumé.

3. Sélectionnez soit Days, soit Heures:mins.

4. Cliquez sur l'icône Actions en haut à droite de la page, puis sélectionnez Export.

5. Sélectionnez Unités DE planification et Types d'activités. Les données sur les Congés ne seront exportées que pour votre sélection.

   Vous devez sélectionner au moins une unité DE planification. Si vous ne sélectionnez pas d'activité, les données de toutes les activités seront exportées.

6. Cliquez sur exportation.

7. Les données sont téléchargées sur votre ordinateur sous la forme d'un Fichier csv. Développez pour voir quels champs sont inclus.

   • Unité DE planification

   • Type d’activité

   • Employé

   • Allocation de l'Employé

   • Nombre de jours acquis

   • Nombre de jours utilisés

   • Nombre de jours programmés

   • Jours restants

   • Dernier report

Modifier le congé d'un Employé

Les règles de congés sont idéales pour attribuer des congés à grande échelle, mais que faites-vous si vous voulez modifier la répartition des congés d'un Agent particulier ?

Vous pouvez utiliser la Page résumé pour modifier directement l'attribution d'un Agent, sans affecter les congés de quelqu'un d'autre.

Gardez à l'esprit que si vous modifiez l'attribution d'un Agent, puis que vous modifiez la règle de congés à laquelle il appartenait, ses congés ne seront pas mis à jour par la règle.

Pour modifier manuellement les congés :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Planification des congés > Résumé. Utilisez le bouton bascule situé en haut à droite pour afficher les Congés en Jours ou en Heures:mins.

3. Sélectionnez le Type d'activité pour l'agent que vous souhaitez modifier.

4. Recherchez l'agent. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour les trouver plus rapidement.

5. Cliquez sur le nombre dans la colonne Jours par an de l’agent. Modifiez le numéro directement en ligne et appuyez sur Entrée.

6. Cliquez sur enregistrer.

   Une fois que vous modifiez le nombre de jours alloués à un agent, il est supprimé de la règle de congé pour cette activité. Les modifications que vous apportez à la règle de congé n'affecteront pas l'agent. À la fin de l'année, les jours alloués à l'agent seront réinitialisés et ils seront à nouveau inclus dans la règle des congés.

   Conversion des heures en jours et retour en heures

   Prenons un scénario où un utilisateur saisit 45 heures par an, puis règle le bouton bascule sur Jours. Le système considère 8 heures comme le nombre d'heures DE travail par défaut par jour. La valeur en jours est donc égale à 45/8 = 5,625. Le système arrondit la valeur à deux chiffres, ce qui donne 5,63.

   Désormais, lorsque l'utilisateur rétablit le bouton bascule sur Heures:mins, les Heures sont calculées sur la base de 5,63, et non de 5,625. Ainsi, Jours par Année affiche la valeur 45,04 au lieu de 45.

Déduction de congés pour les Demandes de journée complète

Les demandes de congés d'une journée complète utilisent une logique de déduction cohérente, aussi bien pour les agents que pour les responsables. Cette logique s'applique lorsque :

• Un agent soumet une demande de congés d'une journée complète depuis My Zone ou l'application Mobile.

• Un gestionnaire crée ou modifie une entrée de congés d'une journée complète dans Gestionnaire de calendrier.

Le solde des congés est calculé à l'aide de la durée du quart de travail :

• Durée du quart travaillé = durée totale du quart − activités non travaillées

Le système déduit la durée exacte de l'activité de congés programmée du solde de l'agent. Les Heures déduites correspondent à la durée complète du quart de travail, sans plafond appliqué.

Le système convertit la durée du quart de travail en jours à l'aide de la valeur Durée du quart pour le Calcul des Congés en jours définie dans la règle de planification des congés (par exemple, une valeur Etp de 8 heures). Les valeurs en jours ne sont pas plafonnées à 1.

Le même calcul est utilisé à la fois pour les actions de l'agent et les actions du gestionnaire. Cela garantit que les congés d'une journée complète sont déduits de manière cohérente et que les soldes restent exacts sans corrections manuelles.