Prise de rendez-vous

Si vous configurez la prise de rendez-vous, vos clients peuvent sélectionner le jour et l'heure auxquels ils souhaitent planifier un service. Vous pouvez créer un calendrier avec des créneaux horaires pour différents services. Cela détermine les plages horaires que vos clients peuvent choisir lors de la planification de leur rendez-vous. Vous pouvez ensuite affecter manuellement les agents disponibles aux créneaux de service réservés par les clients. Vous pouvez également utiliser un outil de planification tiers pour coordonner les rendez-vous en fonction des plannings des agents.

Après que les clients ont planifié un rendez-vous, vous devez coordonner manuellement les rendez-vous planifiés en fonction de la disponibilité des agents ou utiliser un outil tiers de planification pour coordonner les rendez-vous avec les plannings des agents.

Classics Inc. souhaite fluidifier le processus de prise de rendez-vous de ses clients. Pour cela, Mowgli Kipling, l’administrateur de centre de contact, crée un service de prise de rendez-vous. Il crée un calendrier avec des créneaux horaires pour les services proposés. Ensuite, Mowgli active les réponses rapides, afin que les agents puissent envoyer des demandes de rendez-vous aux clients. Les clients peuvent ainsi sélectionner un créneau pour la prise de rendez-vous. Cela permet de gagner un temps précieux. En effet, les clients n'ont plus à échanger des messages pour prendre rendez-vous. Ils reçoivent automatiquement un e-mail de confirmation pour avoir une trace de leur rendez-vous.

Créer un service de prise de rendez-vous

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezACD.
  2. Aller àDigital >Points de contact numériques.
  3. Dans la section Fonctionnalités générales du canal, cliquez sur Prise de rendez-vous.
  4. Cliquez sur Créer un service.
  5. Entrez l'Identificateur de service et Nom du service. Vous pouvez entrer un URL de discussion si vous souhaitez que le calendrier s'affiche dans un chat. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Expéditeur de l'e-mail de confirmation de réservation.
    ChampDétails
    Identificateur de serviceLe nom de la base de données pour le service. Vous ne pouvez pas utiliser d'espaces dans ce nom.

    Nom du service

    Le nom du service destiné au client.

    URL de chat

    Si vous souhaitez que le planning s'affiche dans un chat, entrez l'URL du chat. Cela doit commencer parhttp://.

    Expéditeur de l'e-mail de confirmation de réservationDétermine l'adresse e-mail que Digital Experience utilise pour envoyer une confirmation de rendez-vous.
  6. Cliquez sur Créer.
  7. Notez l'URL affichée sur la page principale de prise de rendez-vous. C'est l'URL de contenu dynamique que vous utiliserez quand vous créerez une réponse rapide.

Définir le temps disponible

Une fois que vous avez créé un service, vous devez définir les créneaux horaires disponibles afin que les clients sachent quand ils peuvent planifier des rendez-vous.

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezACD.
  2. Aller àDigital >Points de contact numériques.
  3. Dans la section Fonctionnalités générales du canal, cliquez sur Prise de rendez-vous.
  4. Cliquez sur Éditer pour le service dont vous souhaitez définir les heures.
  5. Cliquez sur Ajouter de la capacité.
  6. Sélectionnez la Taille de la fente, entrezDe et À fois et définissez le nombre maximum des Réunions simultanées en même temps.
    ChampDétails
    Taille de la fenteQuelle est la durée de chaque créneau horaire de disponibilité. Les options vont de 10 minutes à 60 minutes.

    De à

    L'heure à laquelle la disponibilité commence et se termine, écrite au format horaire HH:MM. Par exemple, une disponibilité de 9 h 00 à 17 h 00 serait saisie comme suit :09:00 et17:00, respectivement.

    Réunions simultanées en même tempsLe nombre maximum de réunions pouvant être planifiées dans le même créneau horaire.
  7. Cochez les cases pour chaque jour auquel ces horaires s'appliquent.
  8. Cliquez sur Créer.

Définir le temps d'indisponibilité

Vous pouvez également programmer du temps qui n'est pas disponible pour les rendez-vous, comme un jour férié ou un autre temps libre.

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezACD.
  2. Aller àDigital >Points de contact numériques.
  3. Sous Fonctionnalités générales de la chaîne, cliquez sur Prise de rendez-vous.
  4. Cliquez sur Éditer pour le service que vous souhaitez configurer.
  5. Cliquez sur Ajouter une indisponibilité.
  6. Entrez des dates et heures d'indisponibilité De et À. La date doit être au format AAAA-MM-JJ et l'heure doit être au format HH:MM. Par exemple, une indisponibilité de 9h00 à 17h00 le 28 septembre, 2022. serait saisi comme2022.-09-28 09:00 et 2022.-09-28 17:00, respectivement.
    Capture d'écran de la page permettant d'ajouter des indisponibilités (créneaux indisponibles) lors de la configuration de la prise de rendez-vous.
  7. Cliquez sur Créer.

Créer une réponse rapide

Les agents envoient des demandes de prise de rendez-vous aux clients à partir des réponses rapides. Si vous ne remplissez pas cette section, les agents ne pourront pas utiliser la prise de rendez-vous avec vos clients.

  1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnezACD.

  2. Allez à Digital > Réponses rapides.

  3. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit.

    Créer une page de réponse rapide pour le contenu dynamique

  4. Saisissez le Nom de la réponse rapide.
  5. Cliquez sur la liste déroulante Type de la réponse rapide et sélectionnez Contenu dynamique.
  6. Entrez l'URL de contenu dynamique depuis le canal de prise de rendez-vous. Cela relie la réponse rapide au service de rendez-vous. Assurez-vous que les % est sur la fin. Par exemple, https://niceincontact.com/appointment-scheduling/custom-components/calendar-links%s.
  7. Cliquez sur Enregistrer. Vous serez redirigé vers la page Réponses rapides.

  8. Cliquez sur Canaux pour sélectionner les canaux auxquels associer une réponse rapide.

  9. Sur la page suivante, cliquez sur Ajouter à côté des chaînes souhaitées.

  10. Cliquez sur Retour en haut lorsque vous avez terminé. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

  11. Cliquez sur Balises pour sélectionner les balises auxquelles vous souhaitez associer la réponse rapide.

  12. Sur la page suivante, cliquez sur Ajouter à côté des balises souhaitées.

  13. Cliquez sur Retour en haut lorsque vous avez terminé. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Sur la page Réponses rapides, dans la colonne Limitations, un nombre entre parenthèses indique le nombre de canaux et de balises que vous avez sélectionné.