Planification des congés

Le module Time Off Manager est utilisé pour planifier et gérer les congés des agents. Le gestionnaire de congés utilise des règles de gestion des congés pour déterminer comment les congés sont accumulés. Les congés peuvent s'accumuler en fonction d'un nombre de jours donné par année, ou d'un pourcentage d'heures par mois.

Une règle relative aux congés peut comprendre un ou plusieurs codes d'activité. Une fois que vous avez créé des règles, vous pouvez les gérer directement depuis la page Règles.

Lorsqu'un agent demande un congé, il peut consulter son solde et voir combien de jours il lui reste disponibles, conformément aux règles que vous avez définies.

Vous pouvez également examiner et approuver les demandes de congés directement depuis WFM, à la page Demandes.

Comprendre comment sont calculées les demandes de congés d'une journée complète :

• Option 1 : Règle hebdomadaire

  • Si les horaires n'ont pas été générés et publiés, la déduction de temps de congé d'une journée complète est basée sur les Paramètres de journée complète dans l'onglet Avancé de la configuration de la règle hebdomadaire.

    Si les paramètres de journée complète définissent 8 heures, alors 8 heures seront déduites pour une demande de journée complète lorsque la demande est soumise pour un jour ou une plage de dates où les calendriers n'ont pas été générés et publiés.

  • Si les horaires ont été générés et publiés, la déduction d'une journée complète de congé est basée sur la règle quotidienne avec la durée de quart la plus longue (moins les heures non travaillées) associée à l'horaire hebdomadaire attribué à l'agent.

    Si la durée de travail quotidienne maximale permise dans le cadre de la règle hebdomadaire (attribuée à l'agent) est de 9 heures (avec une pause déjeuner d'une heure), alors 8 heures seront déduites (9 heures moins 1 heure de temps non travaillé).

    L'attribut Heures de travail ne doit pas être coché dans la configuration du code d'activité Déjeuner.

    L'attribut Heures de travail doit être coché dans la configuration du code d'activité Ouvrir.

• Option 2 : Valeur ETP

  • Utilise une valeur ETP fixe définie dans la règle relative aux congés et utilisée pour déterminer le temps à déduire pour une demande de journée complète.

Créer des règles de congés

La création de règles pour les congés se fait dans la section Planification des congés.

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezWFM.

2. Accédez à Planification des congés > Règles.

3. En haut à droite de la page Règles, cliquez sur Nouvelle règle.

4. Entrez un Nom.

5. Sélectionnez l'Unité de planification pour laquelle vous souhaitez créer la règle. Tous les agents de l’unité de planification seront affectés à la règle.

6. Sélectionnez un ou plusieurs codes d'activité .

   • Vous pouvez attribuer plusieurs codes d'activité de congé à une seule règle de congé. Cela vous permet de gérer les activités connexes, comme les congés payés et les congés sans solde, au sein d'une même règle au lieu de créer des règles distinctes.

   • Utilisez l'onglet Paramètres du code d'activité pour ajouter des codes d'activité et configurer les paramètres de rapport et d'allocation pour chaque activité. Au moins un code d'activité est requis pour créer une règle.

7. Sélectionnez Début et Fin pour définir respectivement la date de début de la règle et la date à laquelle elle doit se terminer. La date de début de la règle sera toujours le 1er du mois, même si la date de début sélectionnée n'est pas le 1er.

8. Sélectionnez la période de renouvellement. Il s'agit du délai après lequel le nombre de jours alloués est renouvelé, dans le cadre de la durée de la police.

   Par exemple, si la date de début d’une police est le 1er janvier 2024 et la date de fin est le 31 décembre 2025 avec une période de renouvellement de 1 mois. Dans ce cas, au début de chaque mois, c'est-à-dire le 1er de chaque mois, la police sera renouvelée jusqu'au 31 décembre 2025.

9. Cochez la case Autoriser le report si vous souhaitez que les jours de congé restants à la fin de l'année commerciale soient reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Report max. Ces jours peuvent être reportés immédiatement après la période de renouvellement ou à des jours précis après la période de renouvellement.

   Par exemple, Anne dispose de 12 jours de vacances. À la fin de l'année, il lui reste encore 5 jours de congé. Au lieu que ces jours soient supprimés au début de la nouvelle année commerciale, si le report est activé, Anne commencera la nouvelle année commerciale avec 5 jours de congé supplémentaires pour son usage personnel.

   Si vous modifiez les valeurs de report pour une unité de planification et un code d’activité qui font partie d’une règle de congé active avec Autoriser le report défini sur false, les modifications ne peuvent pas être annulées, réinitialisées ou réexécutées.

   Pour mettre à jour les valeurs, modifiez-les manuellement à la page Résumé.

10. Définissez l'Attribution de jours à l'unité de planification pour l'activité.

11. Si vous sélectionnez Montant fixe, entrez un nombre fixe de Jours par an.

    Il s'agit du temps total alloué pour chacun des membres de l'unité de planification.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Report max.

12. Si vous sélectionnez Basé sur l’ancienneté, un curseur apparaît et vous pouvez définir un nombre différent de jours de congé pour les agents en fonction du nombre d’années qu’ils ont travaillé dans l’entreprise.

    Utilisez le curseur Ancienneté pour définir le nombre d'années, puis entrez le nombre de Jours par an pour ce niveau d'ancienneté.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Report max.

    Cliquez sur le signe Plus pour ajouter plus de niveaux.

    Vous pouvez définir jusqu'à cinq niveaux d'ancienneté.

13. Cochez la case Accumulation de congés. Saisissez un pourcentage de jours de congé par rapport à l’allocation annuelle de vos agents, qu’ils accumuleront par mois.

    Si vous ne définissez pas de valeur, l'accumulation est également répartie.

14. Cliquez sur Enregistrer.

    La règle est activée et apparaîtra dans la page Règles.

Modifier les règles sur les congés

Lorsque la règle est active, seuls le nom de la règle et la date de fin peuvent être modifiés. Si la règle est définie pour une date ultérieure, tous les champs peuvent être modifiés.

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezWFM.

2. Cliquez sur la règle de planification des congés que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez une date de fin de la règle.

4. Cliquez sur Enregistrer.

   La règle est modifiée et apparaîtra à la page Règles.

Réinitialiser le processus de report

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec la licence de base.

Vous pouvez utiliser le processus de réinitialisation du report pour annuler le report automatique des valeurs de congés. Cette option efface les dernières valeurs reportées et met à jour la colonne Dernier rapport de la page Résumé des congés à vide. La réinitialisation permet de corriger les inexactitudes qui surviennent lorsqu’un report est appliqué avec des règles incorrectes ou lorsque les activités liées aux congés sont mal gérées dans les calendriers.

Toute modification manuelle apportée aux valeurs Last Carry Over de la page Time Off Summary peut également être annulée via Reset.

Vous ne pouvez réinitialiser le report que pour les règles actives où le report est autorisé et où le processus a déjà été exécuté.

Pour réinitialiser le report, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Allez à Planification des congés et ouvrez la page Règles.

2. Repérez la règle pour laquelle vous souhaitez réinitialiser le report.

3. Cliquez sur Réinitialiser le report.

   

4. Dans la boîte de dialogue Réinitialiser le report, sélectionnez les codes d'activité que vous souhaitez inclure.

   

5. Cliquez sur Confirmer pour relancer le report pour les codes d'activité sélectionnés.

Un message s’affichera lorsque la réinitialisation aura réussi. Le message sera visible dans le coin inférieur droit de la page.

Après la réinitialisation :

• La colonne Reporter sur de la page Résumé des congés sera vide.

• Vous pouvez apporter des ajustements pour corriger les activités de temps libre sur les horaires et relancer le report au besoin (licence Advance requise pour la relance).

Messages d’erreur et validation

La réinitialisation n’est pas permise si :

• La règle n’est pas active.

• Le report n’est pas permis par la configuration des règles.

• Le processus de report n’avait pas été exécuté précédemment.

Si une règle ne satisfait pas aux exigences, le message d’erreur suivant s’affichera :

• Report non autorisé : La réinitialisation n’est pas autorisée pour cette règle.

  

• Règle pas encore active : La réinitialisation n’est pas autorisée parce que la règle est inactive.

  

• Période de renouvellement incomplète : La réinitialisation n’est pas autorisée car la règle n’a pas terminé une période de renouvellement.

Réexécution du processus de report

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec la licence avancée.

Utilisez l’option Rerun Carryover pour réexécuter le processus de report après avoir effectué les ajustements nécessaires. Cela remplace les valeurs reportées précédentes, garantissant ainsi que les attributions de congés sont exactes et conformes à vos politiques.

Vous ne pouvez relancer le report que si :

• La règle est Active.

• Le report est permis par la configuration des règles.

• La procédure de report initiale est terminée.

Pour relancer le report, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Allez à Planification des congés et ouvrez la page Règles.

2. Repérez la règle pour laquelle vous souhaitez relancer le report.

3. Cliquez sur Relancer Reporter.

   

4. Dans la boîte de dialogue Re-Run Carry Over, sélectionnez les codes d'activité que vous souhaitez inclure.

   

5. Cliquez sur Confirmer pour relancer le report pour les codes d'activité sélectionnés.

Après la rediffusion :

• Le processus de réexécution écrase les valeurs reportées précédentes.

• Un message s’affiche lorsque la nouvelle exécution est lancée :

  • « Nouvelle exécution lancée avec succès. » Vous recevrez une notification une fois le traitement terminé.

• Une notification s’affiche une fois la nouvelle exécution terminée :

  • « Reprise du report terminée - Reprise du report pour la règle effectuée avec succès. »

Messages d’erreur et validation

La rediffusion n’est pas permise si :

• La règle n’est pas active.

• Le report n’est pas permis par la configuration des règles.

• Le processus de report initial n’avait pas été exécuté auparavant.

Si une règle ne satisfait pas aux exigences, le message d’erreur suivant s’affichera :

• Report non autorisé : La réexécution n’est pas permise pour cette règle.

  

• Règle pas encore active : La réexécution n’est pas autorisée parce que la règle est inactive.

  

• Période de renouvellement incomplète : La réinitialisation n’est pas autorisée car la règle n’a pas terminé une période de renouvellement.

Voir les congés alloués

La page Résumé vous donne une ventilation des différents types d'activités pour lesquelles vous avez défini des congés. Par défaut, il est filtré par votre unité de planification. Vous pouvez supprimer le filtre pour afficher la liste complète ou filtrer sur d'autres unités de planification. Vous pouvez afficher les données en format Jours ou Heures:Mins.

Pour chaque activité, vous pouvez voir une liste d’agents qui ont des congés alloués pour cette activité.

Vous ne pouvez voir que les utilisateurs des unités de planification (ou équipes) que vous êtes autorisé à voir dans la vue qui vous est attribuée.

Le nombre de jours gagnés, utilisés, prévus et restants de chaque agent est répertorié. Vous pouvez également voir combien de jours ou d'heures ont été reportés pour la dernière fois au début du nouvel exercice.

Sélectionnez un type d’activité sur la gauche pour visualiser la liste des agents avec un congé alloué pour cette activité.

Vous pouvez filtrer la liste par Agent pour trouver rapidement les informations sur les congés d'une personne en particulier. Le filtre d'agent s'applique à toutes les pages, les résultats ne se limitent donc pas à la page actuelle.

Exporter les données sur les congés

Vous pouvez exporter les données sur les congés en fonction de l'unité de planification et de l'activité pour un examen facile.

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezWFM.

2. Accédez à Planification des congés > Résumé.

3. Sélectionnez soit Jours soit Heures:Mins.

4. Cliquez sur les actions icône en haut à droite de la page et sélectionnez Exporter.

5. Sélectionnez Unités de planification et types d'activité. Les données sur les congés ne seront exportées que pour votre sélection.

   Vous devez sélectionner au moins une unité de planification. Si vous ne sélectionnez pas d'activité, les données de toutes les activités seront exportées.

6. Cliquez sur Exporter.

7. Les données sont téléchargées sur votre ordinateur sous forme de fichier CSV. Développez pour voir quels champs sont inclus.

   • Unité de planification

   • Type d'activité

   • Employé

   • Allocation de l'employé

   • Nombre de jours gagnés

   • Nombre de jours utilisés

   • Nombre de jours programmés

   • Jours restants

   • Dernier report

Modifier le congé d'un employé

Les règles sur les congés sont idéales pour attribuer des congés à grande échelle, mais que faites-vous si vous souhaitez modifier la répartition des congés d’un agent en particulier?

Vous pouvez utiliser la page de résumé pour modifier directement l’affectation d’un agent, sans affecter les congés des autres.

N’oubliez pas que si vous modifiez l’attribution d’un agent, puis que vous modifiez la règle de congé auquel il appartenait, son congé ne sera pas mis à jour par la règle.

Pour modifier manuellement les congés :

1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezWFM.

2. Accédez à Planification des congés > Résumé. Utilisez le bouton bascule en haut à droite pour afficher le temps libre en jours ou en Heures:Mins.

3. Sélectionnez le Type d’activité pour l’agent que vous souhaitez modifier.

4. Recherchez l’agent. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour le trouver plus rapidement.

5. Cliquez sur le nombre dans la colonne Jours par an de l’agent. Modifiez le numéro directement en ligne et appuyez sur Entrée.

6. Cliquez sur Enregistrer.

   Une fois que vous avez modifié le nombre de jours alloués à un agent, celui-ci est supprimé de la règle de congé de cette activité. Les modifications que vous apportez à la règle de congé n’affecteront pas l’agent. À la fin de l’année, les jours alloués à l’agent seront réinitialisés et ils seront à nouveau inclus dans la règle des congés.

   Conversion des heures en jours et inversement

   Considérez un scénario dans lequel un utilisateur entre 45 heures par an, puis définit le bouton bascule sur Jours. Le système considère 8 heures comme heures de travail par défaut par jour. donc la valeur du jour est de 45/8 = 5,625. Le système arrondit la valeur à deux chiffres, soit 5,63.

   Désormais, lorsque l'utilisateur remet le bouton bascule sur Heures:Mins, les heures sont calculées sur la base de 5,63 et non de 5,625. Ainsi, les jours par an affichent la valeur 45,04 au lieu de 45.

Déduction du temps de congé pour les demandes de journée complète

Les demandes de congés d'une journée complète utilisent une logique de déduction unique et cohérente, tant pour les agents que pour les gestionnaires. Cette logique s'applique lorsque :

• Un agent soumet une demande de congé d'une journée complète depuis My Zone ou l'application Mobile.

• Un gestionnaire crée ou modifie une entrée de congé d'une journée complète dans Schedule Manager.

Le solde du temps de repos est calculé en utilisant la durée du quart de travail  :

• Durée du poste de travail = Durée totale du poste − Activités hors travail

Seule la durée du poste de travail est prise en compte pour la déduction des congés. Le système convertit ensuite la durée du quart de travail en jours en utilisant l'option de durée de journée définie dans la règle de planification des congés (par exemple, une valeur ETP de 8 heures).

Le même calcul est utilisé pour les actions des agents et des gestionnaires. Cela garantit que les jours de congé complets sont déduits de manière cohérente et que les soldes restent exacts sans corrections manuelles.