Planification des congés

Le module Time Off Manager est utilisé pour planifier et gérer les Congés des agents. Time Off Manager utilise des règles de congés pour déterminer comment les Congés sont accumulés. Les congés peuvent s’accumuler en fonction d’un nombre donné de jours par année, ou d’un pourcentage d’heures par mois.

Une règle de congés peut inclure un ou plusieurs codes d’activité. Une fois que vous avez créé des règles, vous pouvez les gérer directement à partir de la page Rules.

Lorsqu’un agent demande un congé, il peut vérifier son solde et voir combien de jours il a de disponibles, selon les règles que vous avez définies.

Vous pouvez également revoir et approuver les demandes de congés directement à partir de WFM, dans la page Requests.

Comprendre comment sont calculées les Demandes de congé pour une Journée entière :

• Option 1 : Règle Hebdomadaire

  • Si les calendriers n’ont pas été générés et publiés, la déduction pour un congé d’une journée entière est basée sur les Full Day Settings dans l’onglet Advanced de la configuration de la Règle Hebdomadaire.

    Si les Full Day Settings ont 8 heures définies, alors 8 heures seront déduites pour une demande de Journée entière lorsque la demande est soumise pour un jour ou une période où les calendriers n’ont pas été générés et publiés.

  • Si les calendriers ont été générés et publiés, la déduction pour un congé d’une journée entière est basée sur la règle journalière ayant la plus grande durée du quart (moins les heures non travaillées) associée au calendrier Hebdomadaire attribué à l’agent.

    Si la règle journalière ayant la plus grande durée du quart au sein de la règle hebdomadaire (attribuée à l’agent) est de 9 heures (avec une heure de dîner), alors 8 heures seront déduites (9 heures moins 1 heure de temps non travaillé).

    L’attribut Working Hours (Heures travaillées) ne doit pas être coché dans la configuration du code d’activité Lunch.

    L’attribut Working Hours (Heures travaillées) doit être coché dans la configuration du code d’activité Open.

• Option 2 : Valeur Etp

  • Utilise une valeur Etp fixe définie dans la règle de congés. La valeur Etp détermine uniquement le calcul des jours (heures ÷ Etp = jours déduits). Les Heures déduites sont basées sur la durée réelle du quart de travail sur le calendrier publié.

Créer des Règles de Congés

La création de règles pour les congés se fait dans la section Planification des Congés.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Planification des Congés > Règles.

3. En haut à droite de la page Règles, cliquez sur Nouvelle Règle.

4. Entrez un Nom.

5. Sélectionnez l'Unité de planification pour laquelle vous souhaitez créer la règle. Tous les agents de l’unité de planification seront affectés à la règle.

6. Sélectionnez un ou plusieurs Codes d’Activité.

   • Vous pouvez attribuer plusieurs codes d’activité de congé à une seule règle de congé. Cela vous permet de gérer des activités connexes, telles que les vacances et les congés non payés, au sein de la même règle au lieu de créer des règles distinctes.

   • Utilisez l’onglet Paramètres des Codes d’Activité pour ajouter des codes d’activité et configurer les paramètres de report et d’allocation pour chaque activité. Au moins un code d’activité est requis pour créer une règle.

7. Sélectionnez Début et Fin pour définir respectivement la date de début de la règle et la date à laquelle elle doit se terminer. La date de début de la règle sera toujours le 1er du mois, même si la date de début sélectionnée n’est pas le 1er.

8. Sélectionnez la période de renouvellement. Il s’agit de la période après laquelle le nombre de jours alloués est renouvelé, au sein de la période de la politique.

   Par exemple, si la date de début d’une politique est le 1er Janvier 2024 et la date de fin est le 31 Décembre 2025, avec une période de renouvellement d’un mois. Dans ce cas, au début de chaque mois, c’est-à-dire le 1er de chaque mois, la politique sera renouvelée jusqu’au 31 Décembre 2025.

9. Cochez la case Autoriser le report si vous souhaitez que les jours restants à la fin de l’année commerciale soient reportés à l’année suivante. Entrez le nombre dans le champ Report max. Ces jours peuvent être reportés immédiatement après la période de renouvellement ou un nombre de jours spécifique après la période de renouvellement.

   Par exemple, Anne dispose de 12 jours de vacances. À la fin de l'année, il lui reste encore 5 jours de congé. Au lieu que ces jours soient supprimés au début de la nouvelle année commerciale, si le report est activé, Anne commencera la nouvelle année commerciale avec 5 jours de congé supplémentaires pour son usage personnel.

   Si vous modifiez les valeurs de report pour une unité de planification et un code d’activité qui font partie d’une règle de congé active avec Autoriser le report défini sur false, les modifications ne peuvent pas être rétablies, réinitialisées ou relancées.

   Pour mettre à jour les valeurs, modifiez-les manuellement dans la Page Résumé.

10. Définissez l'Attribution de jours à l'unité de planification pour l'activité.

11. Si vous sélectionnez Montant fixe, entrez un nombre fixe de Jours par an.

    Il s'agit du temps total alloué pour chacun des membres de l'unité de planification.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Report max.

12. Si vous sélectionnez Basé sur l’ancienneté, un curseur apparaît, et vous pouvez définir un nombre différent de jours de congé pour les agents en fonction du nombre d’années qu’ils ont travaillé dans l’entreprise.

    Utilisez le curseur Ancienneté pour définir le nombre d'années, puis entrez le nombre de Jours par an pour ce niveau d'ancienneté.

    Vous pouvez également définir combien de ces jours, s'ils restent à la fin de l'année, peuvent être reportés à l'année suivante. Entrez le nombre dans le champ Report max.

    Cliquez sur le signe plus pour ajouter plus de niveaux.

    Vous pouvez définir jusqu'à cinq niveaux d'ancienneté.

13. Cochez la case Accumulation des Congés. Entrez un pourcentage de jours de congé de l'allocation annuelle de vos agents qu'ils accumuleront chaque mois.

    Si vous ne définissez pas de valeur, l'accumulation est également répartie.

14. Cliquez sur Enregistrer.

    La règle est activée et apparaîtra dans la page Règles.

Modifier les Règles de Congés

Lorsque la règle est active, uniquement le nom de la règle et la date de fin peuvent être modifiés. Si la règle est définie pour une date future, tous les champs peuvent être modifiés.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Cliquez sur la règle de Planification des Congés que vous voulez modifier.

3. Sélectionnez une date de fin de la règle.

4. Cliquez sur Enregistrer.

   La règle est modifiée et apparaîtra dans la page Règles.

Traiter la réinitialisation du reporter

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec la licence Basic.

Vous pouvez utiliser Traiter la réinitialisation du Reporter pour annuler le reporter automatique des valeurs de congés. Cette option efface les dernières valeurs de reporter et met à jour la colonne Dernier reporter dans la page Résumé des Congés à blanc. La réinitialisation vous aide à corriger les inexactitudes qui surviennent lorsqu'un reporter est appliqué avec des règles incorrectes ou lorsque les activités de congés sont mal maintenues dans les calendriers.

Toute modification manuelle apportée aux valeurs Dernier Reporter dans la page Résumé des Congés peut également être annulée via Réinitialiser.

Vous pouvez uniquement réinitialiser le reporter pour les règles actives où le reporter est autorisé, et le processus a déjà été exécuté.

Consultez les étapes suivantes pour réinitialiser le reporter :

1. Allez à Planification des Congés et ouvrez la page Règles.

2. Localisez la règle pour laquelle vous voulez réinitialiser le reporter.

3. Cliquez sur Réinitialiser le Reporter.

   

4. Dans la boîte de dialogue Réinitialiser Reporter, sélectionnez les codes d'activité que vous voulez inclure.

   

5. Cliquez sur Confirmer pour réexécuter le reporter pour les codes d'activité sélectionnés.

Un message s'affichera lorsque l'initialisation de la réinitialisation sera un succès. Le message sera visible dans le coin inférieur droit de la page.

Après la réinitialisation :

• La colonne Reporter de la page Résumé des Congés sera vide.

• Vous pouvez apporter des ajustements pour corriger les activités de congés sur les calendriers et réexécuter le reporter si nécessaire (licence Advance requise pour la réexécution).

Messages d'erreur et validation

La réinitialisation n'est pas permise si :

• La règle n'est pas active.

• Le reporter n'est pas permis par la configuration de la règle.

• Le processus du reporter n'a pas été exécuté précédemment.

Si une règle ne se qualifie pas, vous verrez le message d'erreur suivant :

• Reporter non permis : Réinitialisation non permise pour cette règle.

  

• Règle Pas encore active : La réinitialisation n'est pas permise parce que la règle est inactive.

  

• période de renouvellement incomplète : la réinitialisation n’est pas permise, car la règle n’a pas terminé une période de renouvellement.

Exécuter à nouveau le processus de report

Remarque : cette fonctionnalité est offerte avec la licence Advanced.

Utilisez l’option reporter à nouveau pour exécuter à nouveau le processus de report après avoir apporté les ajustements nécessaires. Cela remplace les valeurs de report précédentes, ce qui garantit que les allocations de congés sont exactes et conformes à vos politiques.

Vous ne pouvez exécuter à nouveau le report que si :

• La règle est Active.

• Le report est autorisé par la configuration de la règle.

• Le processus de report initial est terminé.

Reportez-vous aux étapes suivantes pour exécuter à nouveau le report :

1. Accédez à Planification des Congés et ouvrez la Page Règles.

2. Localisez la règle pour laquelle vous souhaitez exécuter à nouveau le report.

3. Cliquez sur Reporter à nouveau.

   

4. Dans la boîte de dialogue Reporter à nouveau, sélectionnez les codes d’activité que vous souhaitez inclure.

   

5. Cliquez sur Confirmer pour réexécuter le reporter pour les codes d’activité sélectionnés.

Après la réexécution :

• Le processus de réexécution écrase les valeurs du reporter précédentes.

• Un message s’affiche lorsque la réexécution est lancée :

  • « Nouvelle exécution lancée avec succès. Vous recevrez une notification lorsque le traitement sera terminé. »

• Une notification s’affiche lorsque la réexécution est terminée :

  • « Nouvelle exécution du Reporter terminée – Réexécution du Reporter pour la règle complété avec succès. »

Messages d’erreur et validation

La réexécution n’est pas autorisée si :

• La règle n’est pas active.

• Le reporter n’est pas permis par la configuration de la règle.

• Le processus du reporter initial n’a pas été exécuté auparavant.

Si une règle n’est pas admissible, le message d’erreur suivant s’affiche :

• Reporter non permis : Réexécution non autorisée pour cette règle.

  

• Règle Pas encore active : Réexécution non autorisée car la règle est inactive.

  

• période de renouvellement incomplète : La réinitialisation n'est pas autorisée car la règle n'a pas terminé une période de renouvellement.

Afficher les Congés alloués

La page Résumé vous donne une ventilation des différents types d'activités pour lesquelles vous avez défini des congés. Par défaut, il est filtré par votre unité de planification. Vous pouvez supprimer le filtre pour afficher la liste complète ou filtrer sur d'autres unités de planification. Vous pouvez visualiser les données au format Jours ou Hours (Heures):Mins.

Pour chaque activité, vous pouvez voir une liste d’agents qui ont des congés alloués pour cette activité.

Vous ne pouvez voir que les utilisateurs des unités de planification (ou équipes) que vous êtes autorisé à voir dans la vue qui vous est attribuée.

Le nombre de jours gagnés, utilisés, programmés et restants de chaque agent est répertorié. Vous pouvez également voir combien de jours ou d’heures ont été reportés la dernière fois lorsque la nouvelle année d’affaires a commencé.

Sélectionnez un Type d’Activité sur la gauche pour visualiser la liste des agents avec un congé alloué pour cette activité.

Vous pouvez filtrer la liste par Agent pour trouver rapidement les informations sur les congés d’une personne spécifique. Le filtre d’agent s’applique à toutes les pages, de sorte que les résultats ne sont pas limités à la page actuelle.

Exporter les données sur les Congés

Vous pouvez exporter les données sur les congés en fonction de l'unité de planification et de l'activité pour un examen facile.

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Planification des Congés > Résumé.

3. Sélectionnez Jours ou Hours (Heures):Mins.

4. Cliquez sur l’icône Actions en haut à droite de la page, puis sélectionnez Exporter.

5. Sélectionnez Unités de planification et Types d’Activité. Les données sur les Congés seront exportées uniquement pour votre sélection.

   Vous devez sélectionner au moins une unité de planification. Si vous ne sélectionnez pas d'activité, les données de toutes les activités seront exportées.

6. Cliquez sur Exporter.

7. Les données sont téléchargées sur votre ordinateur sous forme de Fichier csv. Développez pour voir quels champs sont inclus.

   • Unité de planification

   • Type d’Activité

   • Employé

   • Attribution de l’Employé

   • Nombre de jours gagnés

   • Nombre de jours utilisés

   • Nombre de jours programmés

   • jours restants

   • Dernier report

Modifier le congé d'un Employé

Les règles de congé sont excellentes pour attribuer des congés à grande échelle, mais que faites-vous si vous souhaitez modifier l’attribution de congé d’un Agent en particulier?

Vous pouvez utiliser la page de résumé pour modifier directement l’affectation d’un Agent, sans affecter les congés des autres.

N’oubliez pas que si vous modifiez l’attribution d’un Agent, puis que vous modifiez la règle de congé auquel il appartenait, son congé ne sera pas mis à jour par la règle.

Pour modifier manuellement les congés :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Accédez à Planification des Congés > Résumé. Utilisez le commutateur en haut à droite pour afficher les congés en Jours ou en Heures:mins.

3. Sélectionnez le Type d’Activité pour l’agent que vous souhaitez modifier.

4. Recherchez l’agent. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour le trouver plus rapidement.

5. Cliquez sur le nombre dans la colonne Jours par Année de l’Agent. Modifiez le nombre directement en ligne et appuyez sur Entrée.

6. Cliquez sur Enregistrer.

   Une fois que vous avez modifié le nombre de jours alloués à un Agent, celui-ci est supprimé de la règle de congé de cette activité. Les modifications que vous apportez à la règle de congé n’affecteront pas l’Agent. À la fin de l’année, les jours alloués à l’agent seront réinitialisés et ils seront à nouveau inclus dans la règle des congés.

   Conversion des heures en jours et des jours en heures

   Prenons un scénario où un utilisateur entre 45 heures par année, puis règle le commutateur à Jours. Le système considère 8 heures comme les heures de travail par défaut par jour. La valeur du jour est donc de 45/8 = 5,625. Le système arrondit la valeur à deux chiffres, soit 5,63.

   Maintenant, lorsque l’utilisateur règle de nouveau le commutateur à Heures:mins, les heures sont calculées en fonction de 5,63, et non de 5,625. Ainsi, Jours par Année affiche la valeur 45,04 au lieu de 45.

Déduction des Congés pour les Demandes de journée complète

Les demandes de congé de journée complète utilisent une seule logique de déduction cohérente pour les agents et les gestionnaires. Cette logique s’applique lorsque :

• Un Agent soumet une demande de congé de journée complète à partir de My Zone ou de l’application Mobile.

• Un gestionnaire crée ou modifie une entrée de congé de journée complète dans Gestionnaire de Calendrier.

Le solde des congés est calculé en fonction de la durée du quart de travail :

• durée du quart de travail = Total durée du quart de travail − activités non productives

Le système déduit la durée exacte de l'activité de congé programmée du solde de l'agent. Les Heures déduites correspondent à la durée totale du quart de travail, sans plafond appliqué.

Le système convertit la durée du quart de travail en jours à l'aide de la valeur Durée du quart pour le calcul des jours de congé définie dans la règle de planification des Congés (par exemple, une valeur Etp de 8 heures). Les valeurs en jours ne sont pas plafonnées à 1.

Le même calcul est utilisé tant pour les actions de l'agent que pour les actions du gestionnaire. Cela garantit que les congés d'une journée complète sont déduits de manière cohérente et que les soldes demeurent exacts sans corrections manuelles.