Utiliser Attendant

Cette Page est destinée aux Agents et aux autres utilisateurs de Attendant. Si vous êtes administrateur, consultez Attendant pour les Administrateurs.

Attendant vous permet de gérer votre état Absent du bureau pour le système téléphonique. Si votre organisation utilise la messagerie vocale avec Attendant, vous pouvez également gérer votre messagerie vocale.

Si l'accès Web à Attendant vous a été accordé, vous pouvez utiliser l'application Web Attendant pour gérer votre état Absent du bureau ou votre messagerie vocale, si votre organisation utilise ces fonctionnalités. D'abord, connectez-vous à NiCE CXone, puis cliquez sur le sélecteur d'application et sélectionnez CXone Attendant sous Omnicanal Routing.

Enregistrer votre message d'accueil et votre nom de Messagerie vocale

Votre message d'accueil et votre nom de messagerie vocale sont ce que les appelants entendent avant d'être invités à laisser un Message. Vous pouvez enregistrer trois messages d'accueil distincts : les messages d'accueil par défaut pour les scénarios Absent du bureau, Après les Heures d'ouverture et Non disponible. Vous disposez de deux Options pour enregistrer vos messages d'accueil et votre nom. Lorsque vous souhaitez enregistrer votre message d'accueil et votre nom, vous pouvez demander au système de vous appeler à un numéro de téléphone que vous précisez pour effectuer votre enregistrement. Vous pouvez également enregistrer les invites de message d'accueil directement dans l'application en lançant un enregistreur intégré à l'application . Vous pouvez enregistrer les messages d'accueil Non disponible, Absent du bureau et Après les Heures d'ouverture directement dans le navigateur, puis lire le Message. Votre administrateur a peut-être configuré ces éléments différemment selon les besoins de votre entreprise.

Enregistrer en utilisant l’option Appelez-moi à

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Sous l'onglet Recording, entrez le numéro de téléphone que vous voulez que le système utilise pour vous appeler dans le champ Composez-moi au, puis cliquez sur l'icône du microphone à côté de Enregistrer le nom ou Enregistrer le message d'accueil.
   En savoir plus sur l'enregistrement des messages d'accueil à cette étape.

   Champ	Détails
   Absent du bureau	Le message OOO est déclenché lorsqu'un appel est livré à un Agent et que cet Agent a l'Option OOO activée.
   Après les Heures d'ouverture	Le message Après les Heures d'ouverture se déclenche lorsque l'appel est livré à l'Agent et que l'Agent ne répond pas après les heures d'ouverture.
   Non disponible	Le message Non disponible se déclenche lorsque l'appel est livré à l'Agent et que l'Agent ne répond pas pendant les heures d'ouverture.

3. Répondez à l'appel du système, écoutez l'invite vocale, puis enregistrez votre nom et appuyez sur la touche # de votre téléphone.
4. To listen to your recorded name or greeting, either: 
   • Cliquez sur l'icône du haut-parleur à côté de Écouter le nom ou Écouter le message d'accueil pour lire l'enregistrement en cours sous forme de fichier WAV sur votre ordinateur.
   • Cliquez sur l'icône du téléphone à côté de Écouter le nom ou Écouter le message d'accueil pour que le système vous appelle au numéro que vous avez précisé dans le champ Composez-moi au; écoutez l'invite vocale et suivez les instructions.
5. Répétez ce processus pour chaque message d'accueil de messagerie vocale que vous souhaitez enregistrer.

Enregistrer à l’aide de l’enregistreur intégré à l’application

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Dans l’onglet Enregistrement, cliquez sur l’icône du microphone pour lancer l’enregistreur.

3. Autorisez l’accès à votre microphone.

4. Cliquez sur Enregistrer et commencez à enregistrer votre audio.

5. Cliquez sur Arrêter pour lire l’enregistrement.

6. Cliquez sur l’icône lecture pour lire l’enregistrement à nouveau.

7. Cliquez sur Enregistrer.

   • Les enregistrements ne seront enregistrés que lorsque l’utilisateur cliquera sur l’icône Enregistrer; la fermeture de la boîte de dialogue annulera l’enregistrement.

   • Uniquement une version de l’enregistrement sera sauvegardée. Si vous réenregistrez l’invite, la version la plus récente sera sauvegardée sur le serveur de fichiers.

Gérer vos options d'absence du bureau

Lorsque vous réglez votre état à Absent du bureau, vous pouvez préciser une personne comme remplaçant. Tous les appels téléphoniques qui entrent pour vous pendant votre absence seront transférés à votre utilisateur remplaçant.

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Cliquez sur l'onglet Absent du bureau.

3. Sélectionnez un Type d'absence du bureau et, si nécessaire, spécifiez les dates auxquelles vous serez absent du bureau.

   Pour en savoir plus sur les champs, voir cette étape.

   Champ	Détails
   Type d'absence du bureau	Sélectionnez Période pour préciser la date de début et de fin de votre absence du bureau; votre état passe automatiquement à Au bureau à la fin de la Période précisée. Les options de temps pour période ne changent pas pour correspondre à votre fuseau horaire. Sélectionnez Manuel si vous ne savez pas quand vous reviendrez; vous devez redéfinir manuellement votre statut sur Au bureau à votre retour.
   From (De)	Votre première journée hors du bureau. Entrée de la date au format AAAA-MM-JJ, ou sélectionnez celle-ci dans le calendrier déroulant.
   To (À)	Votre dernier jour loin du bureau. Entrée de la date au format AAAA-MM-JJ, ou sélectionnez celle-ci dans le calendrier déroulant.

4. Pour spécifier un utilisateur suppléant vers lequel Attendant transférera tous vos appels pendant votre absence, entrez le nom de l'utilisateur dans Utilisateur suppléant.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le NIP de Messagerie vocale et la méthode de notification

Vous pouvez modifier votre NIP de messagerie vocale et définir la méthode de notification pour la manière dont Attendant envoie une Notification. Les Notifications sont envoyées lorsqu'un appel a été manqué ou qu'un Message de messagerie vocale a été reçu. Les Notifications d'appel manqué apparaîtront uniquement si cela est configuré par votre administrateur.

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Cliquez sur l'onglet Notification Delivery, puis sélectionnez la façon dont vous voulez recevoir une notification de nouveaux messages vocaux ou d'appels manqués à partir de la liste déroulante Notification Type.

   En savoir plus sur les types de notification.

   Champ	Détails
   Courriel seulement	Attendant vous envoie un courriel chaque fois que vous avez un nouveau message vocal ou un appel manqué.
   Courriel avec pièce jointe	Pour chaque message vocal que vous recevez, Attendant vous envoie un courriel auquel le message vocal est joint sous forme de fichier audio. Pour les appels manqués, vous recevrez un courriel sans pièce jointe.
   Web Uniquement	Vous devez vérifier l'application Attendant pour savoir si vous avez de nouveaux messages vocaux. Pour les appels manqués, vous recevrez une notification par courriel.
   Via MyAgent	Attendant vous envoie un message dans votre application Agent lorsque vous avez un nouveau message vocal ou un appel manqué. Cette option s'applique uniquement aux agents; si vous n'êtes pas un agent, ne sélectionnez pas ce type de notification.

3. Si vous le souhaitez, entrez un nouveau numéro dans le champ PIN de Messagerie vocale. Les codes PIN peuvent comporter au maximum 6 caractères (chiffres uniquement).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Visualiser, écouter ou Télécharger de nouveaux messages

Votre administrateur Attendant peut configurer le système afin qu'il supprime automatiquement les messages vocaux lorsqu'ils atteignent un certain âge. L'âge maximum est de 120 jours, ou trois mois. Pour éviter de perdre des messages importants, téléchargez-les sur votre ordinateur.

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Vérifiez le centre de notification de messages dans le coin supérieur droit de la page.
   En savoir plus sur les icônes du centre de notification de messages.

   Icône	Détails
   	Le nombre total de messages vocaux que vous avez.
   	Le nombre total de messages vocaux que vous avez.
   	Le nombre de messages nouveaux ou non écoutés que vous avez.
   	Le nombre de messages que vous avez écoutés.

3. Si vous voulez voir vos messages, cliquez sur l'onglet Messages. Vous pouvez aussi trier et filtrer vos messages par État, Date créée, expéditeur et Id du contact.

4. Si vous voulez écouter vos messages, cliquez sur l'icône du casque d'écoute sous Options pour le message que vous voulez écouter. Cela lance le lecteur.

   Visualiser l’image

   
   En savoir plus sur les icônes dans le lecteur.

   Icône	Détails
   	Rejouez votre message en boucle.
   	Téléchargez votre message. Icône disponible uniquement si elle est activée par votre administrateur.

5. Si vous souhaitez télécharger vos messages et que cela a été activé par votre administrateur, sélectionnez l'icône de téléchargement dans le lecteur.

Transférer les messages de la Messagerie vocale

Si cette fonction est activée par votre administrateur, vous pouvez transférer un ou plusieurs messages de la messagerie vocale à d'autres utilisateurs de Attendant. Les messages Transférés apparaissent comme de nouveaux messages dans l'onglet Afficher les messages de Attendant pour les destinataires que vous avez sélectionnés.

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Cliquez sur l'onglet Afficher les messages, puis repérez le message que vous voulez transférer. Vous pouvez sélectionner plusieurs messages à transférer.

3. Cliquez sur l'icône Actions à côté du message que vous voulez transférer, puis cliquez sur Transférer le message. Si vous transférez plusieurs messages, cliquez sur l'icône Actions de l'un des messages sélectionnés.

4. Dans Sélectionner les utilisateurs auxquels Transférer le message, entrez les premières lettres du nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez envoyer le message et cliquez sur le nom correct lorsque le système trouve une correspondance.
5. Ajoutez des destinataires supplémentaires, si vous le souhaitez.
6. Si vous le souhaitez, sélectionnez Supprimer le(s) message(s) après le transfert.
7. Cliquez sur Transférer.

Supprimer les messages de la Messagerie vocale

Vous pouvez supprimer des messages de la messagerie vocale de votre boîte de réception. Votre administrateur Attendant peut configurer le système pour qu'il supprime automatiquement les messages de la messagerie vocale lorsqu'ils atteignent un certain âge. L'âge maximum est de 120 jours, soit trois mois. Pour éviter de perdre des messages importants, téléchargez-les sur votre ordinateur.

1. Dans NiCE CXone, cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez CXone Attendant.

2. Cliquez sur l'onglet Afficher les messages, puis repérez le message que vous voulez transférer. Vous pouvez sélectionner plusieurs messages à transférer.

3. Cliquez sur l'icône Actions à côté du message que vous voulez transférer, puis cliquez sur Supprimer le message. Confirmez votre intention de supprimer le message si vous y êtes invité.

Envoyer un message de Messagerie vocale à votre courriel

Si cette option est activée par votre administrateur, vous pouvez envoyer une copie d'un message de messagerie vocale à votre adresse courriel. Attendant envoie le message en pièce jointe à l'adresse courriel indiquée dans votre profil.

1. Launch the Attendant application.
2. Cliquez sur l'onglet Visualiser les messages, puis recherchez le message que vous souhaitez envoyer.
3. Cliquez sur l'icône d'enveloppe sous Options pour le message que vous souhaitez envoyer. Le système affiche une notification lorsque le message a été envoyé.

Afficher les journaux d'audit

Vous pouvez utiliser l'onglet Historique de vérification pour voir l'activité qui se produit dans la fenêtre d'application Attendant. Vous pouvez également :

• Voir les journaux d'audit liés au contexte d'utilisateur actuel de la fenêtre d'application Attendant .

• Recherchez des données via un champ de recherche en texte ouvert.

• Filtrez les modifications par date en utilisant une date de début et une date de fin.

• Consultez les enregistrements de la messagerie vocale supprimée et la date à laquelle elle a été supprimée.

1. From the platform, click the grid icon in the upper right corner of the screen.
2. Launch the Attendant application.
3. Cliquez sur l'onglet Historique de vérification, puis recherchez l'activité que vous souhaitez consulter.