Planificación de tiempo libre

El módulo Time Off Manager se utiliza para planificar y administrar el Tiempo libre de los agentes. Time Off Manager utiliza reglas de tiempo libre para determinar cómo se acumula el Tiempo libre. El tiempo libre puede acumularse en función de una cantidad determinada de días por año, o un porcentaje de horas por mes.

Una regla de tiempo libre puede incluir uno o más códigos de actividad. Una vez que haya creado las reglas, puede administrarlas directamente desde la página Reglas.

Cuando un agente solicita tiempo libre, puede consultar su saldo y ver cuántos días tiene disponibles, según las reglas que usted definió.

También puede revisar y aprobar las solicitudes de tiempo libre directamente desde WFM, en la página Solicitudes.

Cómo entender el cálculo de las Solicitudes de Tiempo libre de Día completo:

• Opción 1: Regla semanal

  • Si las programaciones no se han generado ni publicado, la deducción de tiempo libre de día completo se basa en la Configuración de Día completo en la pestaña Avanzado de la configuración de la Regla semanal.

    Si la Configuración de Día completo tiene 8 horas definidas, se deducirán 8 horas para una solicitud de día completo cuando la solicitud se envíe para un día o rango de fechas en el que las programaciones no se hayan generado ni publicado.

  • Si las programaciones se han generado y publicado, la deducción de tiempo libre de día completo se basa en la regla diaria con la mayor longitud del turno (menos las horas no laborales) asignada a la programación semanal del agente.

    Si la regla diaria con la mayor longitud del turno dentro de la regla semanal (asignada al agente) es de 9 horas (con una hora de almuerzo), se deducirán 8 horas (9 horas menos 1 hora de tiempo no laboral).

    El atributo Horas laborales no debe estar marcado en la configuración del código de actividad Lunch.

    El atributo Horas laborales debe estar marcado en la configuración del código de actividad Open.

• Opción 2: Valor de FTE

  • Utiliza un valor fijo de FTE definido en la regla de tiempo libre. El valor de FTE determina únicamente el cálculo de los días (horas ÷ FTE = días deducidos). Las Horas deducidas se basan en la longitud real del turno laboral en la programación publicada.

Crear Reglas de Tiempo libre

La creación de reglas para el tiempo libre se realiza en la sección Planificación de Tiempo libre.

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Vaya a Planificación de Tiempo libre > Reglas.

3. En la parte superior derecha de la página Reglas, haga clic en Nueva Regla.

4. Entrar aNombre.

5. Seleccione para qué Unidad de programación desea crear la regla. Todos los agentes de la unidad de programación serán asignados a la regla.

6. Seleccione uno o más Códigos de Actividades.

   • Puede asignar varios códigos de actividad de tiempo libre a una sola regla de tiempo libre. Esto le permite administrar actividades relacionadas, como Vacaciones y Tiempo libre no pagado, dentro de la misma regla en lugar de crear reglas independientes.

   • Utilice la pestaña Configuración de Códigos de Actividad para agregar códigos de actividad y configurar la configuración de traspaso y asignación para cada actividad. Se requiere al menos un código de actividad para crear una regla.

7. Seleccione Comenzar y Finalizar para definir la fecha de inicio de la regla y la fecha en que debe finalizar, respectivamente. La fecha de inicio de la regla siempre será el día 1 del mes, incluso si la fecha de inicio seleccionada no es el día 1.

8. Seleccione el Período de renovación. Este es el período después del cual se renueva la cantidad de días asignados, dentro del período de la política.

   Por ejemplo, si la fecha de inicio de una política es el 1 de Enero de 2024 y la fecha de finalización es el 31 de Diciembre de 2025, con un período de renovación de 1 mes. En este caso, al comienzo de cada mes, es decir, el día 1 de cada mes, la política se renovará hasta el 31 de Diciembre de 2025.

9. Seleccione la casilla Permitir traspaso si desea que los días libres restantes al final del año comercial se transfieran al año siguiente. Ingrese el número en el campo traspaso máximo. Estos días se pueden transferir inmediatamente después del período de renovación o una cantidad específica de días después del período de renovación.

   Por ejemplo, Anne tiene 12 días de vacaciones asignados. Al final del año, todavía tiene 5 días libres restantes. En lugar de que estos días se eliminen cuando comienza el nuevo año comercial, si el traspaso está habilitado, Anne comenzará el nuevo año comercial con 5 días libres adicionales para su uso personal.

   Si edita los valores de Traspaso para una unidad de programación y un código de actividad que forman parte de una regla de tiempo libre activa con Permitir Traspaso establecido en false, los cambios no se pueden revertir, restablecer ni volver a ejecutar.

   Para actualizar los valores, edítelos manualmente en la página Resumen.

10. Definir la asignación de días a la unidad de planificación de la actividad.

11. Si selecciona Importe Fijo, introduzca un número fijo de Días por Año.

    Este es el total del tiempo asignado para cada uno de los miembros de la unidad de programación.

    También puede definir cuántos de esos días, si permanecen al final del año, se pueden transferir al año siguiente. Ingrese el número en el campo Traspaso máximo.

12. Si selecciona Basado en antigüedad, aparece un control deslizante y puede definir una cantidad distinta de días libres para los agentes en función de cuántos años han trabajado en la empresa.

    Utilice el control deslizante de la antigüedad para definir el número de años y, a continuación, introduzca el número de Días por Año para ese nivel de antigüedad.

    También puede definir cuántos de esos días, si permanecen al final del año, se pueden transferir al año siguiente. Ingrese el número en el campo Max Carry Over.

    Haga clic en el signo más para agregar más niveles.

    Puede definir hasta cinco niveles de antigüedad.

13. Seleccione la casilla Time off accrual. Ingrese un porcentaje de días libres de la asignación anual de sus agentes que acumularán por mes.

    Si no define un valor, la acumulación se distribuye por igual.

14. Hacer clicGuardar.

    La regla está activada y aparecerá en la página Reglas.

Editar Reglas de Tiempo libre

Cuando la regla está activa, solo se pueden editar el nombre de la regla y la fecha de finalización. Si la regla está configurada para una fecha futura, se pueden editar todos los campos.

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Haga clic en la regla de Planificación de Tiempo libre que desea editar.

3. Seleccione una fecha de finalización de la regla.

4. Hacer clicGuardar.

   La regla se edita y aparecerá en la página Reglas.

Proceso de restablecimiento de traspaso

Nota: Esta función está disponible con la licencia Basic.

Puede usar el Proceso de restablecimiento de Traspaso para deshacer el traspaso automático de los valores de tiempo libre. Esta opción borra los últimos valores de traspaso y actualiza la columna Último traspaso de la página Resumen de Tiempo libre dejándola en blanco. El restablecimiento le ayuda a corregir imprecisiones que ocurren cuando se aplica un traspaso con reglas incorrectas o cuando las actividades de tiempo libre no se mantienen correctamente en las programaciones.

Cualquier edición manual realizada en los valores de Último Traspaso en la página Resumen de Tiempo libre también se puede deshacer mediante Restablecer.

Solo puede restablecer el traspaso para las reglas activas en las que se permite el traspaso y donde el proceso ya se ha ejecutado.

Consulte los siguientes pasos para restablecer el traspaso:

1. Vaya a Planificación de Tiempo libre y abra la página Reglas.

2. Ubique la regla para la cual desea restablecer el traspaso.

3. Haga clic en Restablecer Traspaso.

   

4. En el cuadro de diálogo Restablecer Traspaso, seleccione los códigos de actividades que desea incluir.

   

5. Haga clic en Confirmar para volver a ejecutar el traspaso de los códigos de actividades seleccionados.

Se mostrará un mensaje cuando el restablecimiento se inicie con éxito. El mensaje será visible en la esquina inferior derecha de la página.

Después de restablecer:

• La columna Traspaso en la página Resumen de Tiempo libre quedará en blanco.

• Puede realizar ajustes para corregir las actividades de tiempo libre en las programaciones y volver a ejecutar el traspaso si es necesario (se requiere licencia Advance para volver a ejecutar).

Mensajes de error y validación

No se permite restablecer si:

• La regla no está activa.

• La configuración de la regla no permite el traspaso.

• El proceso de traspaso no se ejecutó previamente.

Si una regla no califica, verá el siguiente mensaje de error:

• Traspaso no permitido: No se permite restablecer esta regla.

  

• Regla Todavía no activa: No se permite el reinicio porque la regla está inactiva.

  

• Período de renovación Incompleto: No se permite el reinicio porque la regla no ha completado un período de renovación.

Volver a ejecutar el proceso de traspaso

Nota: Esta función está disponible con la licencia Advanced.

Use la opción Volver a ejecutar traspaso para ejecutar el proceso de traspaso nuevamente después de realizar los ajustes necesarios. Esto sobrescribe los valores de traspaso anteriores, garantizando que las asignaciones de tiempo libre sean precisas y estén alineadas con sus políticas.

Solo puede volver a ejecutar el traspaso si:

• La regla está Activa.

• El traspaso está permitido por la configuración de la regla.

• El proceso de traspaso inicial se ha completado.

Consulte los siguientes pasos para volver a ejecutar el traspaso:

1. Vaya a Planificación de Tiempo libre y abra la página Reglas.

2. Ubique la regla para la cual desea volver a ejecutar el traspaso.

3. Haga clic en Volver a Ejecutar Traspaso.

   

4. En el cuadro de diálogo Volver a Ejecutar Traspaso, seleccione los códigos de actividades que desea incluir.

   

5. Haga clic en Confirmar para volver a ejecutar el traspaso para los códigos de actividades seleccionados.

Después de volver a ejecutar:

• El proceso de reejecución sobrescribe los valores de traspaso anteriores.

• Aparece un mensaje cuando se inicia la reejecución:

  • “Reejecución iniciada correctamente. Recibirá una notificación una vez que finalice el procesamiento”.

• Aparece una notificación cuando finaliza la reejecución:

  • “Volver a ejecutar Traspaso terminado: la reejecución del Traspaso para la regla finalizó correctamente”.

Mensajes de error y validación

No se permite la reejecución si:

• La regla no está activa.

• La configuración de la regla no permite el traspaso.

• El proceso de traspaso inicial no se ejecutó previamente.

Si una regla no cumple los requisitos, verá el siguiente mensaje de error:

• Traspaso no permitido: no se permite la reejecución para esta regla.

  

• Regla Todavía no activa: No se permite la reejecución porque la regla está inactiva.

  

• Período de renovación Incompleto: No se permite el restablecimiento porque la regla no ha completado un período de renovación.

Ver Tiempo libre asignado

La página Resumen le proporciona un desglose de los diferentes tipos de actividades para las cuales definió tiempo libre. De forma predeterminada, está filtrada por su unidad de programación. Puede quitar el filtro para ver la lista completa, o filtrar por otras unidades de programación. Puede ver los datos en formato de Días o Horas:min.

Para cada actividad, puede ver una lista de agentes que tienen tiempo libre asignado para esa actividad.

Solo puede ver a los usuarios en las unidades de programación (o equipos) que tiene permiso para ver en elvista asignado a usted.

Se enumera el número de días obtenidos, usados, programados y restantes de cada agente. También puede ver cuántos días u horas se transfirieron por última vez cuando comenzó el nuevo año de negocios.

Seleccione un Tipo de Actividad de la izquierda para ver la lista de agentes con tiempo asignado para esa actividad.

Puede filtrar la lista por Agente para encontrar rápidamente información de tiempo libre para una persona específica. El filtro de agente se aplica en todas las páginas, por lo que los resultados no se limitan a la página actual.

Exportar datos de Tiempo libre

Puede exportar datos de tiempo libre según la unidad de programación y la actividad para una fácil revisión.

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Vaya a Planificación de Tiempo libre > Resumen.

3. Seleccione Días u Horas:min.

4. Haga clic en el icono Actions en la parte superior derecha de la página y seleccione Exportar.

5. Seleccione Unidades de programación y Tipos de Actividad. Los datos de Tiempo libre se exportarán solo para su selección.

   Debe seleccionar al menos una unidad de programación. Si no selecciona una actividad, se exportarán los datos de todas las actividades.

6. Haga clic en Exportar.

7. Los datos se descargan a su computadora como un Archivo csv. Expanda esta sección para ver qué campos se incluyen.

   • Unidad de programación

   • Tipo de Actividad

   • Empleado

   • Asignación del Empleado

   • Número de días ganados

   • Número de días utilizados

   • Número de días programados

   • días restantes

   • Último traspaso

Cambiar el Tiempo libre de un Empleado

Las reglas de tiempo libre son excelentes para asignar tiempo libre a gran escala, pero ¿cómo editar la asignación de tiempo libre de un agente específico?

Puede usar la página de resumen para editar la asignación de un agente de manera directa, sin afectar el tiempo libre de nadie más.

Tenga en cuenta que si cambia la asignación de un agente y, después, edita la regla de tiempo libre a la que pertenecía, la regla no actualizará su tiempo libre.

Para editar manualmente el tiempo libre:

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Vaya a Planificación de Tiempo libre > Resumen. Utilice el conmutador ubicado en la parte superior derecha para ver el tiempo libre en Días u Horas:min.

3. Seleccione el Tipo de Actividad del agente que desea editar.

4. Busque al agente. Puede utilizar la barra de búsqueda para buscarlo más rápidamente.

5. Haga clic en el número que aparece en la columna Días por Año del agente. Editar el número directamente en línea y pulse Intro.

6. Hacer clicGuardar.

   Una vez que edita el número de días asignados de un agente, este se elimina de la regla de tiempo libre para esa actividad. Cualquier cambio que realice en la regla de tiempo libre no afectará al agente. Al final del año, se restablecerán los días asignados al agente y volverán a incluirse en la regla de tiempo libre.

   Conversación de horas a días y nuevamente a horas

   Considere un escenario en el que un usuario introduce 45 horas por año y luego configura el conmutador en Días. El sistema considera 8 horas como las horas de trabajo predeterminadas por día, por lo que el valor del día es 45/8 = 5.625. El sistema redondea el valor a dos dígitos, es decir, 5.63.

   Ahora, cuando el usuario vuelve a configurar el conmutador en Horas:min, las horas se calculan en función de 5.63, no de 5.625. Por lo tanto, Días por Año muestra el valor como 45.04 en lugar de 45.

Deducción de Tiempo libre para Solicitudes de Día completo

Las solicitudes de tiempo libre de día completo utilizan una lógica de deducción coherente tanto para agentes como para gerentes. Esta lógica se aplica cuando:

• Un agente envía una solicitud de tiempo libre de día completo desde My Zone o la aplicación Móvil.

• Un administrador crea o edita una entrada de tiempo libre de día completo en Administrador de Programación.

El saldo de tiempo libre se calcula utilizando la longitud del turno de trabajo:

• longitud del turno de trabajo = Longitud total del turno − actividades no laborables

El sistema resta la duración exacta de la actividad de tiempo libre programada del saldo del agente. Las Horas restadas equivalen a la longitud completa del turno de trabajo sin aplicar ningún límite.

El sistema convierte la longitud del turno de trabajo en días utilizando el valor de Shift Length for Day Time Off Calculation definido en la regla de planificación de Tiempo libre (por ejemplo, un valor fte de 8 horas). Los valores de días no se limitan a 1.

Se utiliza el mismo cálculo tanto para las acciones del agente como para las acciones del gerente. Esto garantiza que el tiempo libre de día completo se deduzca de manera consistente y que los saldos permanezcan precisos sin necesidad de correcciones manuales.