Urlaubsplanung

Mit WFM können Sie Regeln für die Zuordnung von Urlaub zu Mitarbeitern erstellen. Mit diesen Regeln können Sie die Anzahl der Urlaubstage, Krankheitstage oder andere Abwesenheitsaktivitäten definieren. Sie können abhängig von der Art des Urlaubs eine feste Anzahl von Tagen oder abhängig vom Dienstalter eines Mitarbeiters Tage zuteilen.

Sobald Sie Regeln erstellt haben, können Sie diese direkt auf der Seite Regeln verwalten.

Wenn ein Agent einen Urlaub anfordert, kann er anhand der von Ihnen festgelegten Regeln überprüfen, wie viele Tage für ihn eingeplant sind.

Sie können Urlaubsanträge auch direkt von WFM aus auf der Seite Anfragen überprüfen und genehmigen.

Beachten Sie, dass Urlaubsregeln auf der maximalen Tagesregel basieren.

Urlaubsregeln erstellen

Das Erstellen von Regeln für den Urlaub erfolgt in im Abschnitt Urlaubsplanung.

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.

2. Öffnen Sie Urlaubsplanung > Regeln.

3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite Regeln auf Neue Regel.

4. Geben Sie einen Namen ein.

5. Wählen Sie aus, für welche Planungseinheit Sie die Regel erstellen möchten. Alle Mitarbeiter in der Planungseinheit werden der Regel zugeordnet.

6. Wählen Sie einen Aktivitätscode.

   Dies ist die Art von Aktivität, für die Sie die Regel erstellen. Wenn Sie beispielsweise definieren möchten, wie viele Urlaubstage den Mitgliedern in dieser Planungseinheit zugewiesen sind, wählen Sie die Aktivität aus, die für Urlaubstage verwendet wird.

7. Wähle aus Übertragen zulassen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die verbleibenden freien Tage am Ende des Geschäftsjahres auf das nächste Jahr übertragen werden sollen.

   Zum Beispiel hat Anne 12 Urlaubstage zugeteilt. Bis Ende des Jahres hat sie noch 5 freie Tage. Anstatt diese Tage zu Beginn des neuen Geschäftsjahres zu löschen, beginnt Anne das neue Geschäftsjahr mit 5 zusätzlichen freien Tagen für ihren persönlichen Gebrauch, wenn die Übertragung aktiviert ist.

8. Definieren Sie die Zuteilung von Tagen an die Planungseinheit für die Aktivität.

9. Wenn Sie Feste Mengeauswählen, geben Sie eine feste Anzahl von Tagen pro Jahr ein.

   Dies ist die insgesamt zugewiesene Zeit für jedes Mitglied in der Planungseinheit.

   Sie können auch festlegen, wie viele dieser Tage, wenn sie am Jahresende verbleiben, auf das nächste Jahr übertragen werden können. Geben Sie die Nummer in das Feld ein Max Carry Over Feld.

10. Wenn Sie Dienstalter-basiertauswählen, wird ein Schieberegler angezeigt und Sie können für Mitarbeiter eine andere Anzahl von Urlaubstagen festlegen, je nachdem, wie viele Jahre sie im Unternehmen gearbeitet haben.

    Verwenden Sie den Schieberegler Dienstalter, um die Anzahl der Jahre festzulegen, und geben Sie die Anzahl der Tage pro Jahr für dieses Dienstalter ein.

    Sie können auch festlegen, wie viele dieser Tage, wenn sie am Jahresende verbleiben, auf das nächste Jahr übertragen werden können. Geben Sie die Nummer in das Feld ein Max Carry Over Feld.

    Klicken Sie auf das Pluszeichen, um weitere Stufen hinzuzufügen.

    Sie können bis zu fünf Dienstalterstufen definieren.

11. Markieren Sie das Kästchen Freizeitausgleich. Geben Sie einen Prozentsatz der arbeitsfreien Tage ein, die Ihre Mitarbeiter pro Monat ansammeln.

    Wenn Sie keinen Wert definieren, dann ist die Rückstellung gleichmäßig verteilt.

12. Klicken Sie auf Speichern.

    Die Regel ist aktiviert und wird auf der Seite "Regeln" angezeigt.

Freizeiteinstellungen definieren

Verwenden Sie die Freistellungseinstellungen, um den ersten Monat des Geschäftsjahres zu definieren und bei angesammelten freien Tagen auf das nächste Jahr zu übertragen.

So definieren Sie Einstellungen:

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.

2. Öffnen Sie Urlaubsplanung > Regeln.

3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Einstellungen.

4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option aus Erster Monat des Jahres. Das Jahresende erscheint automatisch aufgrund Ihrer Auswahl.

   Wenn Ihre Organisation den Beginn des Geschäftsjahres als Juni betrachtet, ist das Jahresende der 31. Mai. Dies betrifft alle Rückstellungen für Freizeit.

   Standardmäßig ist das Geschäftsjahr als 1. Januar bis 31. Dezember definiert.

5. Wählen Sie, wann Freizeit Übertrag tritt auf. Wählen Sie entweder Zu Beginn des Jahresoder definieren Sie eine Anzahl von Tage nach Jahresbeginn.

   Wenn Ihr Geschäftsjahr beispielsweise im Januar beginnt und die Übertragung 14 Tage nach Jahresbeginn erfolgt, werden die verbleibenden freien Tage Ihrer Mitarbeiter am 14. Januar auf das neue Jahr übertragen.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Anzeigen des zugewiesenen Urlaubs

Auf der Seite "Zusammenfassung" finden Sie eine Aufschlüsselung der verschiedenen Arten von Tätigkeiten, für die Sie eine Auszeit definiert haben. Standardmäßig wird sie nach Ihrer Planungseinheit gefiltert. Sie können den Filter entfernen, um die gesamte Liste zu sehen, oder nach anderen Zeitplanungseinheiten filtern.

Für jede Aktivität können Sie eine Liste der Mitarbeiter sehen, die für diese Aktivität Zeit frei haben. Sie können nur die Benutzer in den Planungseinheiten (oder Teams) sehen, die Sie in der Ihnen zugewiesenen Ansicht sehen dürfen.

Für jeden Mitarbeiter werden die Anzahl der verdienten, verbrauchten, geplanten und verbleibenden Tage aufgelistet. Sie können auch sehen, wie viele Tage zuletzt zu Beginn des neuen Geschäftsjahres übertragen wurden.

Wählen Sie eine Aktivitätsart links, um die Liste der Mitarbeiter anzuzeigen, denen für diese Aktivität Urlaub zugeteilt wurde.

Time-Off-Daten exportieren

Sie können Freizeitdaten basierend auf Planungseinheit und Aktivität zur einfachen Überprüfung exportieren.

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.

2. Öffnen Sie Urlaubsplanung > Zusammenfassung.

3. Klicken Sie auf das Symbol Aktionen oben rechts auf der Seite und wählen Sie Exportieren.

4. Wählen Sie Terminierungseinheiten und Aktivitätstypen. Die Zeitdaten werden nur für Ihre Auswahl exportiert.

   Sie müssen mindestens eine Terminierungseinheit auswählen. Wenn Sie keine Aktivität auswählen, werden die Daten für alle Aktivitäten exportiert.

5. Klicken Sie auf Export.

6. Die Daten werden als CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Erweitern, um zu sehen, welche Felder enthalten sind.

   • Planungseinheit

   • Aktivitätstyp

   • Mitarbeiter

   • Zuteilung des Mitarbeiters

   • Anzahl der verdienten Tage

   • Anzahl der verwendeten Tage

   • Anzahl der geplanten Tage

   • Verbleibende Tage

   • Letzter Übertrag

Änderung des Urlaubs eines Mitarbeiters

Urlaubsregeln sind ideal, um Urlaub im großen Umfang zuzuteilen. Was tun Sie jedoch, wenn Sie die Urlaubszuteilung eines bestimmten Mitarbeiters bearbeiten möchten?

Auf der Zusammenfassungsseite können Sie das Kontingent eines Mitarbeiters direkt bearbeiten, ohne den Urlaub eines anderen Mitarbeiters zu beeinträchtigen.

Denken Sie daran, wenn Sie die Zuteilung eines Mitarbeiters ändern und dann die Urlaubsregel bearbeiten, zu der er gehört, wird der Urlaub von der Regel nicht aktualisiert.

So bearbeiten Sie den Urlaub manuell:

1. Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.

2. Öffnen Sie Urlaubsplanung > Zusammenfassung.

3. Wählen Sie den Aktivitätstyp für den Mitarbeiter ein, den Sie bearbeiten möchten.

4. Finden Sie den Mitarbeiter. Mit der Suchleiste können Sie den Mitarbeiter schneller finden.

5. Klicken Sie in der Spalte Tage pro Jahr des Mitarbeiters auf die Nummer. Bearbeiten Sie die Nummer direkt in der Zeile und drücken Sie die Eingabetaste.

6. Klicken Sie auf Speichern.

   Sobald Sie die Anzahl der zugewiesenen Tage eines Mitarbeiters bearbeiten, wird der Mitarbeiter aus der Freistellungsregel für diese Aktivität entfernt. Änderungen, die Sie an der Freistellungsregel vornehmen, wirken sich nicht auf den Mitarbeiter aus. Zum Jahresende werden die zugewiesenen Tage für den Mitarbeiter zurückgesetzt und wieder in die Freistellungsregel aufgenommen.