Urlaubsplanung

Mit WFM können Sie Regeln für die Zuordnung von Urlaub zu Agenten erstellen. Mit diesen Regeln können Sie die Anzahl der Urlaubstage, Krankheitstage oder andere Abwesenheitsaktivitäten definieren. Sie können abhängig von der Art des Urlaubs eine feste Anzahl von Tagen oder abhängig vom Dienstalter eines Agenten Tage zuteilen.

Sobald Sie Regeln erstellt haben, können Sie diese direkt auf der Seite Regeln verwalten.

Wenn ein Agent einen Urlaub anfordert, kann er anhand der von Ihnen festgelegten Regeln überprüfen, wie viele Tage für ihn eingeplant sind.

Sie können Urlaubsanträge auch direkt von WFM aus auf der Seite Anfragen überprüfen und genehmigen.

Beachten Sie, dass Urlaubsregeln auf der maximalen Tagesregel basieren.

Sie können auch Regeln für die Folgejahre erstellen.

Urlaubsregeln erstellen

Das Erstellen von Regeln für den Urlaub erfolgt in im Abschnitt Urlaubsplanung.

Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.
Öffnen Sie Urlaubsplanung > Regeln.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite Regeln auf Neue Regel.
Geben Sie einen Namen ein.
Wählen Sie aus, für welche Planungseinheit Sie die Regel erstellen möchten. Alle Agenten in der Planungseinheit werden der Regel zugeordnet.
Wählen Sie einen Aktivitätscode.

Dies ist die Art von Aktivität, für die Sie die Regel erstellen. Wenn Sie beispielsweise definieren möchten, wie viele Urlaubstage den Mitgliedern in dieser Planungseinheit zugewiesen sind, wählen Sie die Aktivität aus, die für Urlaubstage verwendet wird.
Wählen Sie Start und Ende aus, um das Startdatum der Regel bzw. das Endedatum festzulegen. Das Startdatum der Regel ist immer der 1. des Monats, auch wenn das ausgewählte Startdatum nicht der 1. ist.
Wählen Sie den Verlängerungszeitraum aus. Dies ist der Zeitpunkt, nach dem die zugeteilte Anzahl Tage innerhalb der Versicherungslaufzeit verlängert wird.

Beispiel: Das Startdatum einer Police ist der 1. Januar 2024, das Enddatum der 31. Dezember 2025 mit einer Verlängerungsdauer von einem Monat. In diesem Fall wird die Police jeweils zu Beginn eines Monats, also jeweils am 1. eines jeden Monats, bis zum 31. Dezember 2025 verlängert.
Wähle aus Übertragen zulassen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die verbleibenden freien Tage am Ende des Geschäftsjahres auf das nächste Jahr übertragen werden sollen. Geben Sie die Nummer in das Feld ein Max Carry Over Feld. Diese Tage können unmittelbar nach der Verlängerungsperiode oder auf einen bestimmten Tag nach der Verlängerungsperiode übertragen werden.

Zum Beispiel hat Anne 12 Urlaubstage zugeteilt. Bis Ende des Jahres hat sie noch 5 freie Tage. Anstatt diese Tage zu Beginn des neuen Geschäftsjahres zu löschen, beginnt Anne das neue Geschäftsjahr mit 5 zusätzlichen freien Tagen für ihren persönlichen Gebrauch, wenn die Übertragung aktiviert ist.
Definieren Sie die Zuteilung von Tagen an die Planungseinheit für die Aktivität.
Wenn Sie Feste Mengeauswählen, geben Sie eine feste Anzahl von Tagen pro Jahr ein.

Dies ist die insgesamt zugewiesene Zeit für jedes Mitglied in der Planungseinheit.

Sie können auch festlegen, wie viele dieser Tage, wenn sie am Jahresende verbleiben, auf das nächste Jahr übertragen werden können. Geben Sie die Nummer in das Feld ein Max Carry Over Feld.
Wenn Sie Dienstalter-basiert auswählen, wird ein Schieberegler angezeigt und Sie können für Agenten eine andere Anzahl von Urlaubstagen festlegen, je nachdem, wie viele Jahre sie bereits im Unternehmen arbeiten.

Verwenden Sie den Schieberegler Dienstalter, um die Anzahl der Jahre festzulegen, und geben Sie die Anzahl der Tage pro Jahr für dieses Dienstalter ein.

Sie können auch festlegen, wie viele dieser Tage, wenn sie am Jahresende verbleiben, auf das nächste Jahr übertragen werden können. Geben Sie die Nummer in das Feld ein Max Carry Over Feld.

Klicken Sie auf das Pluszeichen, um weitere Stufen hinzuzufügen.

Sie können bis zu fünf Dienstalterstufen definieren.
Markieren Sie das Kästchen Freizeitausgleich. Geben Sie einen Prozentsatz der arbeitsfreien Tage ein, die Ihre Agenten pro Monat ansammeln.

Wenn Sie keinen Wert definieren, dann ist die Rückstellung gleichmäßig verteilt.
Klicken Sie auf Save (Speichern).

Die Regel ist aktiviert und wird auf der Seite "Regeln" angezeigt.

Anzeigen des zugewiesenen Urlaubs

Auf der Seite "Zusammenfassung" finden Sie eine Aufschlüsselung der verschiedenen Arten von Tätigkeiten, für die Sie eine Auszeit definiert haben. Standardmäßig wird sie nach Ihrer Planungseinheit gefiltert. Sie können den Filter entfernen, um die gesamte Liste zu sehen, oder nach anderen Zeitplanungseinheiten filtern.

Für jede Aktivität können Sie eine Liste der Agenten sehen, die für diese Aktivität Zeit frei haben. Sie können nur die Benutzer in den Planungseinheiten (oder Teams) sehen, die Sie in der Ihnen zugewiesenen Ansicht sehen dürfen.

Für jeden Agenten werden die Anzahl der verdienten, verbrauchten, geplanten und verbleibenden Tage aufgelistet. Sie können auch sehen, wie viele Tage zuletzt zu Beginn des neuen Geschäftsjahres übertragen wurden.

Wählen Sie eine Aktivitätsart links, um die Liste der Agenten anzuzeigen, denen für diese Aktivität Urlaub zugeteilt wurde.

Time-Off-Daten exportieren

Sie können Freizeitdaten basierend auf Planungseinheit und Aktivität zur einfachen Überprüfung exportieren.

Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.
Öffnen Sie Urlaubsplanung > Zusammenfassung.
Klicken Sie auf das Symbol Aktionen oben rechts auf der Seite und wählen Sie Exportieren.
Wählen Sie Terminierungseinheiten und Aktivitätstypen. Die Zeitdaten werden nur für Ihre Auswahl exportiert.

Sie müssen mindestens eine Terminierungseinheit auswählen. Wenn Sie keine Aktivität auswählen, werden die Daten für alle Aktivitäten exportiert.
Klicken Sie auf Export.
Die Daten werden als CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Erweitern, um zu sehen, welche Felder enthalten sind.
- Planungseinheit
- Aktivitätstyp
- Mitarbeiter
- Zuteilung des Mitarbeiters
- Anzahl der verdienten Tage
- Anzahl der verwendeten Tage
- Anzahl der geplanten Tage
- Verbleibende Tage
- Letzte Übertragung

Änderung des Urlaubs eines Mitarbeiters

Urlaubsregeln sind ideal, um Urlaub im großen Umfang zuzuteilen. Was tun Sie jedoch, wenn Sie die Urlaubszuteilung eines bestimmten Agenten bearbeiten möchten?

Auf der Zusammenfassungsseite können Sie das Kontingent eines Mitarbeiters direkt bearbeiten, ohne den Urlaub eines anderen Agenten zu beeinträchtigen.

Denken Sie daran, wenn Sie die Zuteilung eines Agenten ändern und dann die Urlaubsregel bearbeiten, zu der er gehört, wird der Urlaub von der Regel nicht aktualisiert.

So bearbeiten Sie den Urlaub manuell:

Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.
Öffnen Sie Urlaubsplanung > Zusammenfassung. Verwenden Sie den Schalter oben rechts, um die Abwesenheitszeit entweder in Tagen oder Stunden:Minuten anzuzeigen.
Wählen Sie den Aktivitätstyp für den Agenten aus, den Sie bearbeiten möchten.
Suchen Sie den Agenten. Mit der Suchleiste können Sie sie schneller finden.
Klicken Sie in der Spalte Tage pro Jahr des Agenten auf die Nummer. Bearbeiten Sie die Nummer direkt in der Zeile und drücken Sie die Eingabetaste.
Klicken Sie auf Save (Speichern).

Sobald Sie die Anzahl der zugewiesenen Tage eines Agenten bearbeiten, werden diese aus der Freistellungsregel für diese Aktivität entfernt. Änderungen, die Sie an der Freistellungsregel vornehmen, wirken sich nicht auf den Agenten aus. Zum Jahresende werden die zugewiesenen Tage für den Agenten zurückgesetzt und wieder in die Freistellungsregel aufgenommen.

Umrechnung von Stunden in Tage und zurück in Stunden

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Benutzer 45 Stunden pro Jahr eingibt und dann den Schalter auf Tage setzt. Das System geht davon aus, dass 8 Stunden pro Tag die Standardarbeitszeit sind. Der Tageswert beträgt also 45/8 = 5,625. Das System rundet den Wert auf zwei Ziffern, also 5,63.

Wenn der Benutzer den Schalter jetzt wieder auf Stunden:Minuten setzt, werden die Stunden auf Basis von 5,63 und nicht 5,625 berechnet. Daher wird unter Tage pro Jahr der Wert als 45,04 statt als 45 angezeigt.