Genehmigungsregeln

Anstatt alle Urlaubs-, Überstunden- und Selfservice-Tauschanträge manuell zu bearbeiten, können Sie Genehmigungsregeln verwenden, um Antworten zu automatisieren. Mithilfe von Genehmigungsregeln können Sie die Zeit, die Sie für die Bearbeitung von Anfragen benötigen, reduzieren. Außerdem müssen Agenten nicht mehr darauf warten, dass ihr Vorgesetzter jede Einreichung überprüft. Stellen Sie sicher, dass die Bedingungen der Genehmigungsregeln nach Bedarf definiert sind.

Anträge werden auf Basis der von Ihnen in den Regeln definierten Bedingungen automatisch genehmigt. Sie können entscheiden, ob Regeln den Antrag automatisch ablehnen oder zur manuellen Genehmigung weiterleiten, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.

Bei der Erstellung der Regel können Sie Nettobesetzungsgrade als Bedingung für die Bearbeitung von Anfragen definieren. Sie können zum Beispiel alle Anfragen ablehnen, wenn Sie zu wenig Personal haben. Diese Funktion ist nur für Benutzer mit der Lizenz WFM Advanced verfügbar.

Sie können die automatischen Antworten und die ausstehenden Anfragen auf der Seite Anfragen verwalten überprüfen.

Sie können sich ein Video ansehen, das einen Überblick über die Seite Genehmigungsregeln gibt. Das Video enthält auch eine Anleitung zur Erstellung einer Genehmigungsregel.

Beachten Sie Folgendes:

  • Die Regel ist standardmäßig aktiviert, sobald Sie sie erstellt haben. Um eine Regel zu deaktivieren, klicken Sie auf Optionen Bild des Aktionssymbolsund wählen Deaktivieren.

  • Der Status Deaktiviert bedeutet, dass eine oder mehrere der Aktivitäten oder Planungseinheiten in der Regel gelöscht wurden und die Regel inaktiv ist.

  • Sie können jede Regel auch unter Optionen Bild des Aktionssymbols duplizieren, bearbeiten und löschen.

  • Um Genehmigungsregeln zu erstellen, müssen Sie die Berechtigung Anzeigen und Verwaltenin der Berechtigung Genehmigungsregeln aktiviert haben. Diese Berechtigung ist verfügbar unter Verwaltung > Sicherheit > Rollen und Berechtigungen im Abschnitt WFM > Allgemeine Berechtigungen .

Datumsbezogene Optionen für Genehmigungsregeln

Hinweis: Diese Funktion ist mit der Advanced-Lizenz verfügbar.

Beim Erstellen einer Genehmigungsregel, wie z. B. Freizeit, Überstunden oder Selfservice-Tausch, können Sie datumsbezogene Einstellungen definieren, um Anfragen während Feiertagen, Sperrzeiten oder saisonalen Ereignissen zu bearbeiten. Diese Regeln helfen dabei, Reaktionen während kritischer Planungsphasen zu automatisieren und so den Bedarf an manuellen Eingriffen zu reduzieren.

Sie können eine Regel für die Feiertage erstellen, die Urlaubsanträge nur dann automatisch genehmigt, wenn der Personalbestand Ihre festgelegten Schwellenwerte erreicht. Diese Schwellenwerte können von Ihren normalen Genehmigungsregeln abweichen, die für den Rest des Jahres gelten. Sie können die Regel auch so einstellen, dass sie sich jährlich zur gleichen Zeit wiederholt.

Beim Definieren einer datumsbezogenen Regel können Sie Folgendes konfigurieren:

  • Startdatum: Das Datum, an dem die Regel aktiv wird. Standardmäßig ist hier das aktuelle Datum eingestellt.

  • Enddatum: Das Datum, an dem die Regel abläuft. Anfragen außerhalb dieses Bereichs werden anhand anderer aktiver Regeln behandelt.

  • Wiederholen: Verwenden Sie diese Option, um wiederkehrende Regeln für vorhersehbare Muster zu erstellen:

    • Täglich: Für Regeln, die jeden Tag innerhalb des Datumsbereichs gelten.

      • Standardwert: 1 (täglich)

        Wenn Sie diesen Wert beispielsweise auf 2 setzen, bedeutet das, dass es jeden zweiten Tag stattfindet.

      • Maximalwert: 366

    • Wöchentlich: Für Wochen, die besondere Genehmigungsbeschränkungen erfordern.

      • Standardwert: 1 (jede Woche innerhalb des definierten Datumsbereichs)

      • Maximalwert: 52

      • Beispielhafter Anwendungsfall:

        • Startdatum: 1. Januar 2026

        • Enddatum: 31. Januar 2026

        • Wöchentliche Häufigkeit: Wiederholt sich jede Woche am Freitag, Samstag und Sonntag.

        • Die SU-Saldowerte können sich für Januar-Wochenenden (Freitag, Samstag und Sonntag) von den Februar-Wochenenden (Freitag, Samstag und Sonntag) unterscheiden, ebenso wie die Netto-Personalwerte für Genehmigungen.

    • Monatlich: Für saisonale Schwankungen, wie z. B. Spitzenmonate.

      • Monatliche Regeln können festgelegt werden für:

        • Ein bestimmtes Datum, wie zum Beispiel der 1. des Monats

        • Ein Tag im Monat, wie zum Beispiel der erste Montag oder der letzte Freitag

    • Jährlich: Für jährliche Ereignisse wie Feiertage.

      • Bei jährlicher Häufigkeit kann ein Manager ein Kalenderdatum oder einen Tag für das jährliche Auftreten auswählen.

      • Der Wert in „Jedes Jahr“ ist festgelegt.

      Wenn das Startdatum mit dem Enddatumübereinstimmt, ist das Wiederholen -Kontrollkästchen deaktiviert.

  • Als hohe Priorität festlegen: Markiert die Regel als hohe Priorität. Bei Überschneidungen mehrerer Regeln haben Regeln mit hoher Priorität Vorrang.

  • Ablauf nach Enddatum:

    • Wenn ausgewählt: Anfragen für den Datumsbereich nach Ablauf werden zur manuellen Genehmigung gesendet.

    • Wenn nicht ausgewählt: Die Regel genehmigt weiterhin Anfragen innerhalb des definierten Bereichs.

Wichtige Punkte für datumsbezogene Genehmigungsregeln

  • Wenn sich Regeln überschneiden, gilt folgende Hierarchie:

    • Jährlich

    • Monatlich

    • Wöchentlich

    • Täglich

  • Eine Regel niedriger Hierarchieebene, die als Hohe Priorität gekennzeichnet ist, hat im Falle eines Konflikts Vorrang vor Regeln höherer Hierarchieebenen zur Genehmigung.

    Wenn eine monatliche Regel für Dezember existiert und eine wöchentliche Regel für den Zeitraum vom 20. bis 26. Dezember als Hohe Prioritätfestgelegt ist, hat die wöchentliche Regel Vorrang.

  • Eine Regel mit einem Enddatum läuft nicht automatisch ab. Es läuft nur dann ab, wenn der Manager Ablauf nach Enddatum auswählt, um sicherzustellen, dass die Genehmigungsregeln auch für vergangene Daten gelten.

  • Nach Ablauf einer Regel können Sie diese aktualisieren, um sie wieder zu aktivieren.

    Das Startdatum kann für abgelaufene Regeln nicht geändert werden.

  • Wenn Ablauf nach Enddatum ausgewählt ist:

    • Eine Benachrichtigung wird 3 Tage vor Ablauf an den Manager gesendet.

    • Auf dem Bildschirm Genehmigungsregeln wird ein Warnsymbol angezeigt.

Validierungen für ablaufende Regeln

Damit Sie datumsbezogene Regeln effektiv verwalten können:

  • Benachrichtigungen: Drei Tage vor Ablauf einer Regel wird eine Benachrichtigung versendet.

  • Warnsymbol: Auf der Seite „Genehmigungsregeln“ erscheint 15 Tagevor Ablauf ein Warnsymbol, das bis zum Ablauf der Regel herunterzählt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um Details wie die folgenden anzuzeigen:

    • Diese Regel läuft heute ab

    • Diese Regel läuft in 6 Tagen ab.

Genehmigungsregel: Urlaub

So erstellen Sie eine Genehmigungsregel für Urlaub:

  1. Klicken Sie auf den App-Selector Symbol für die App-Auswahl und wählen SieWFM.

  2. Gehen Sie zu Anfragen > Genehmigungsregeln.

  3. Klicken Sie auf Neue Regel.

  4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  5. Wählen Sie unter Genehmigungsregel für die Option Urlaub aus.

  6. Wählen Sie die Planungseinheiten aus, für die die Regel gelten soll.

    Sie können mehrere Urlaubsgenehmigungsregeln für dieselbe Planungseinheit erstellen.

  7. Wählen Sie eine oder mehrere Aktivitäten aus, für die die Regel gelten soll.

  8. Auf der Registerkarte Nettopersonal können Sie wählen, ob Sie das Nettopersonal als Bedingung für die Bearbeitung von Anfragen verwenden möchten. Sie können zum Beispiel alle Anfragen automatisch ablehnen, wenn Sie unterbesetzt sind.

    Angenommen, Sie möchten, dass Ihre Urlaubsregel Anfragen auf der Grundlage dieser Ebenen bearbeitet:

    • Überbesetzung von 15 % oder mehr: Der Antrag wird automatisch genehmigt. Auch in diesem Fall muss der Antrag die von Ihnen gewählten Bedingungen erfüllen.

    • Zwischen Überbesetzung von 15 % und Unterbesetzung von 10 %: Der Antrag wird zur manuellen Genehmigung an den Manager weitergeleitet.

    • Unterbesetzung von 10 % oder mehr: Der Antrag wird automatisch abgelehnt.

    Beachten Sie Folgendes:

    • Nettopersonaleinstellungen sind nur für Benutzer mit WFM Advanced-Lizenz verfügbar.

    • Um eine Urlaubsregel ohne Nettopersonal zu erstellen, überspringen Sie diesen Schritt.

    • Wenn die Regel mehr als eine Planungseinheit umfasst, gelten die Nettopersonalstufen für jede Einheit separat.

    So fügen Sie Ihrer Regel Nettopersonal hinzu:

    1. Klicken Sie auf Nettobesetzung definieren.

    2. Wählen Sie die Tage aus, für die die Tabelle gelten soll.

      Standardmäßig gilt das Diagramm für jeden Tag der Woche. Wenn Sie ein separates Diagramm für einen oder mehrere Tage erstellen möchten, wählen Sie den Tag oder die Tage aus der Dropdown-Liste Tage aus. Sie können mithilfe von Nettopersonal hinzufügen Diagramme für weitere Tage oder einen Wochentag hinzufügen.

      Die Schaltfläche Nettopersonal hinzufügen ist nicht verfügbar, wenn das Diagramm für alle Wochentage definiert ist.

    3. Klicken Sie in das Diagramm und ziehen Sie den Nettopersonalbalken nach links und rechts, um die Stunden zu definieren.

      Nehmen wir an, Sie möchten die Nettobesetzung von 8:00 bis 12:30 Uhr einstellen. Klicken Sie auf die Spalte für 8:00 Uhr und ziehen Sie den Balken auf 12:30 Uhr.

      • Das Diagramm zeigt Säulen für alle 15 Minuten des Tages (horizontal) und die Nettobesetzung (vertikal).

      • Legen Sie innerhalb der Spalten die Besetzung für das ausgewählte Zeitintervall fest.

        In der Regel werden die Anfragen auf der Grundlage der in der Tabelle angegebenen Zeit- und Personalressourcen bearbeitet.

      Entfernen von Diagrammen:

      • Um individuelle Nettopersonal-Diagramme zu entfernen, klicken Sie auf Optionen Bild des Aktionssymbols und wählen Sie Löschen.

      • Um alle Nettobesetzungspläne zu entfernen, klicken Sie auf Alle löschen. Die Nettobesetzung wird nicht Teil Ihrer Regel sein.

    4. Ziehen Sie die Schieberegler in der Leiste nach oben und unten, um die Aktionen für die Nettobesetzungsstufen festzulegen: Genehmigen, An Manager senden oder Ablehnen.

      • Anstatt den Schieberegler zu verwenden, können Sie die Werte für Genehmigen oder Ablehnen unter dem Diagramm eingeben.

      • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Leiste, um die Nettopersonalstärke für jede Aktion zu sehen.

      • Wenn Sie die Nettopersonalleisten löschen möchten, markieren Sie sie und klicken Sie auf Markierte löschen.

      • Die Regel gilt nicht für die Nettobesetzung der nicht festgelegten Stunden. In solchen Fällen prüft die Regel nur die andere Bedingung in der Regel.

      • Wenn ein Konflikt zwischen den Aktionen besteht, die Sie für die Nettopersonalbesetzung und auf der Registerkarte „Bedingung“ definieren, hat Ablehnen Vorrang vor Genehmigen oder An Manager senden. An Manager senden hat Vorrang vor Genehmigen.

        Nehmen wir an, ein Agent stellt einen Antrag auf einen freien Tag. Der Antrag entspricht der Nettopersonalausstattung in der Genehmigungsregel, daher sollte der Antrag genehmigt werden. Dieser Mitarbeiter hat jedoch keine Resturlaubstage mehr, sodass der Antrag abgelehnt werden sollte.

        In diesem Fall wird der Antrag abgelehnt.

        Anträge werden abgelehnt, wenn die festgelegte Bedingung der minimalen Einreichungszeit nicht erfüllt ist.

      Angenommen, Sie möchten das Genehmigen des Urlaubs einstellen, wenn Sie in der Frühschicht 20 % und in der Abendschicht 5 % Überbesetzung haben. Sie definieren für jede Tageszeit zwei separate Nettopersonalleisten.

      Sie können mehrere Nettopersonalleisten gleichzeitig bearbeiten oder einstellen. Klicken und ziehen Sie die Leisten, um sie auszuwählen. Wählen Sie einen der Schieberegler aus den ausgewählten Leisten. Ziehen Sie den Schieberegler nach oben oder unten zu den erforderlichen Nettopersonalbedingungen.

    5. Wählen Sie aus, was geschehen soll, wenn es für den gewünschten Tag keine Prognose oder keinen veröffentlichten Zeitplan gibt: Genehmigen, An Manager senden oder Ablehnen.

      Ohne Prognose und veröffentlichten Zeitplan kann die Regel den Antrag anhand des Nettopersonals nicht validieren.

  9. Wählen Sie auf der Registerkarte Bedingungen die Bedingungen für die Regel aus. Alle ausgewählten Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Anfrage automatisch genehmigt wird.

    Agent Urlaubsguthaben, Urlaubssaldo der Planungseinheit (täglich oder benutzerdefinierte Tage), Mindesttage seit Einstellung

    • Agent Urlaubsguthaben: Diese Bedingung ist erfüllt, wenn genügend Tage im Urlaubsguthaben des Agenten verbleiben.

      Beachten Sie, dass der Saldo des Agenten auch dann beeinflusst wird, wenn Sie diese Bedingung nicht auswählen. So kann zum Beispiel ein Antrag für einen Mitarbeiter genehmigt werden, der keine Resturlaubstage mehr hat.

      In solchen Fällen wird der Saldo des Agenten negativ sein.

    • Urlaubssaldo der Planungseinheit: Definieren Sie, wie viele Stunden jede Planungseinheit pro Tag für jede Aktivität freinehmen kann. Diese Bedingung ist erfüllt, wenn die Anzahl der beantragten Stunden den verbleibenden Freizeitausgleich nicht übersteigt.

      Angenommen, Sie legen diese Parameter für Ihre Regel fest:

      • Planungseinheiten: NY Tech Support und LON Tech Support

      • Aktivitätscodes: Bezahlter Urlaub und Unbezahlter Urlaub

      • Urlaubstage Gruppe: 10 Stunden

      Wenn ein Mitarbeiter des NY Tech Support 10 Stunden bezahlte Freizeit beantragt, ist diese Bedingung erfüllt. Der Saldo für diese Dispositionseinheit und Aktivität ist jetzt Null. Diese Bedingung gilt nicht für andere Mitarbeiter von NY Tech Support , die an diesem Tag bezahlte Freizeit beantragen. Sie können unbezahlte Freistellung beantragen.

      Jetzt ist der Saldo für beide Aktivitäten gleich Null NY technischer Support. Das Guthaben bleibt jedoch 10 Stunden für jede Aktivität LON-Tech-Support

      Sie können einen Saldo für alle Tage oder verschiedene Saldi für jeden Wochentag festlegen.

      • Tägliches Guthaben: Definieren Sie das Guthaben, das für jeden Wochentag gilt.

      • Guthaben für benutzerdefinierte Tage: Legen Sie für die gewünschten Tage ein anderes Guthaben fest. Die Bedingung wird für die nicht ausgewählten Tage nicht erfüllt.

        Nehmen wir an, Sie haben Stunden für Dienstag und Mittwoch festgelegt. Die Regel genehmigt nicht automatisch Anfragen für andere Tage.

        Definieren Sie einen anderen Saldo für die von Ihnen gewünschten Tage. Die Tage, die Sie nicht auswählen, werden nicht in die Regel aufgenommen.

        Nehmen wir an, Sie haben Stunden für Dienstag und Mittwoch festgelegt. Beantragt ein Bearbeiter einen anderen Tag, ignoriert die Regel diese Bedingung. Wenn dies die einzige Bedingung für die Regel ist, wird der Antrag automatisch genehmigt.

        Sie können auch festlegen, dass diese Bedingung an bestimmten Tagen nicht erfüllt wird. Nachdem Sie diese bestimmten Tage ausgewählt haben, stellen Sie das Guthaben auf 0 Std. ein. Die Bedingung genehmigt Anfragen für diese Tage nicht automatisch.

    • Mindesttage seit Einstellung: Legen Sie fest, wie viele Tage der Agent im Unternehmen gearbeitet haben muss, damit er für die automatische Genehmigung infrage kommt.

    • Maximale Anzahl von Stunden, die der Agent an einem Tag arbeitet: Legen Sie die Gesamtzahl der Stunden fest, die ein Agent an einem Tag arbeiten kann.

    Definieren Sie die Einreichungszeit. Diese Bedingung ist erfüllt, je nachdem, wann die Anfrage gestellt wurde.

    • Im Voraus: Es werden nur Anträge genehmigt, die eine bestimmte Anzahl von Tagen im Voraus gestellt wurden. Sie definieren die Mindesttage im Voraus, an denen der Agent seine Anfrage stellen kann.

    • Gleicher Tag: Es werden nur Anträge genehmigt, die am selben Tag gestellt wurden.

    • Innerhalb des Zeitrahmens: Es werden nur Anträge genehmigt, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gestellt werden.

      Sie legen die maximalen Tage vor und die maximalen Tage nach dem Urlaubsdatum fest.

      Angenommen, Sie haben festgelegt, dass die maximale Anzahl von Tagen nach dem Auszeitdatum 5 beträgt. Heute ist der 1. August. Ihr Vertreter beantragt eine Freistellung für den 10. August. In diesem Fall fällt der Antrag nicht in die Zeitspanne und wird nicht genehmigt.

    Sie können eine Regel erstellen, die dringende Anträge (z. B. bei Krankheit oder einem Trauerfall) automatisch genehmigt.

    Erstellen Sie eine Regel für diese Aktivierungscodes (z. B. einen Code namens PTO_Sick_Leave) und:

    • Wählen Sie in der Bedingung für die Einreichungszeit die Option Gleicher Tag.

    • Wählen Sie keine anderen Bedingungen aus.

    Damit werden Anträge für diese Aktivitäten noch am selben Tag genehmigt.

  10. Legen Sie fest, was passiert, wenn mindestens eine der von Ihnen festgelegten Bedingungen nicht erfüllt ist.

    • Ablehnen: Der Agent kann den Antrag nicht übermitteln oder der Antrag wird kurz nach der Übermittlung automatisch abgelehnt.

    • Senden an Manager: Sie können Anträge manuell überprüfen. In diesem Fall können Sie die ausstehenden Anträge auf der Seite Anträge verwalten sehen. Beachten Sie, dass eine Anfrage, die wegen der Nettopersonalbedingung abgelehnt wird, nicht an den Manager weitergeleitet wird.

  11. Klicken Sie auf Save (Speichern).

    Die neue Regel wird in der Liste auf der Seite "Genehmigungsregeln" angezeigt.

Genehmigungsregel: Überstunden

So erstellen Sie eine Genehmigungsregel für Überstunden:

  1. Klicken Sie auf den App-Selector Symbol für die App-Auswahl und wählen SieWFM.

  2. Gehen Sie zu Anfragen > Genehmigungsregeln.

  3. Klicken Sie auf Neue Regel.

  4. Geben Sie einen Namen ein.

  5. Wählen Sie unter Genehmigungsregel für die Option Überstunden aus.

  6. Wählen Sie die Planungseinheit aus, die eine automatische Antwort erhalten soll.

    Beachten Sie, dass eine Planungseinheit nur eine Genehmigungsregel für Überstunden haben kann.

  7. Wählen Sie die Aktivitäten aus, die eine automatische Antwort erhalten sollen.

    Beim Erstellen der Genehmigungsregel für Überstunden ist nur die Aktivität Öffnen aus der Dropdown-Liste Aktivitäten verfügbar. Sie wird automatisch ausgewählt.

  8. Auf der Registerkarte Nettopersonal legen Sie die Nettopersonalbedingungen für die Bearbeitung von Anträgen fest. Sie können zum Beispiel alle Anfragen automatisch ablehnen, wenn Sie überbesetzt sind.

    Angenommen, Ihre Überstundenregel soll Anträge auf der Grundlage dieser Stufen beantworten.

    • Unterbesetzung von 15 % oder mehr: Der Antrag wird automatisch genehmigt. In diesem Fall muss der Antrag auch die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen.

    • Zwischen Überbesetzung von 15 % und Unterbesetzung von 10 %: Der Antrag wird zur manuellen Genehmigung an Sie weitergeleitet.

    • Überbesetzung von 10 % oder mehr: Der Antrag wird automatisch abgelehnt.

    Beachten Sie Folgendes:

    • Nettopersonaleinstellungen sind nur für Benutzer mit WFM Advanced-Lizenz verfügbar.

    • Nettopersonal muss definiert werden, um eine Genehmigungsregel für Überstunden zu erstellen.

    So fügen Sie Netto-Besetzungsgrade zu Ihrer Regel hinzu:

    1. Klicken Sie auf Nettobesetzung definieren.

    2. Wählen Sie die Tage aus, für die die Tabelle gelten soll.

      Standardmäßig gilt das Diagramm für jeden Tag der Woche. Wenn Sie ein separates Diagramm für einen Tag oder mehrere Tage erstellen möchten, wählen Sie den Tag oder die Tage aus der Dropdown-Liste Tage aus. Sie können mithilfe von Nettopersonal hinzufügen Diagramme für weitere Tage oder einen Wochentag hinzufügen.

      Die Schaltfläche Nettopersonal hinzufügen ist nicht verfügbar, wenn das Diagramm für alle Wochentage definiert ist.

    3. Klicken Sie in das Diagramm und ziehen Sie den Nettopersonalbalken nach links und rechts, um die Stunden zu definieren.

      Nehmen wir an, Sie möchten die Nettopersonalstufen von 8:00 bis 12:30 Uhr einstellen. Klicken Sie auf die Spalte für 8:00 Uhr und ziehen Sie den Balken auf 12:30 Uhr.

      • Das Diagramm zeigt Säulen für alle 15 Minuten des Tages (horizontal) und die Nettobesetzung (vertikal).

      • In den Spalten legen Sie die Besetzung für das ausgewählte Zeitintervall fest.

        In der Regel werden die Anfragen auf der Grundlage der in der Tabelle angegebenen Zeit- und Personalressourcen bearbeitet.

      Entfernen von Diagrammen:

      • Um individuelle Nettopersonal-Diagramme zu entfernen, klicken Sie auf Optionen Bild des Aktionssymbols und wählen Sie Löschen.

      • Um alle Nettopersonaldiagramme zu entfernen, klicken Sie auf Alle löschen.

    4. Ziehen Sie die Schieberegler in der Leiste nach oben und unten, um die Aktionen für die Nettobesetzungsstufen festzulegen: Genehmigen, An Manager senden oder Ablehnen.

      • Anstatt den Schieberegler zu verwenden, können Sie die Werte für Genehmigen oder Ablehnen unter dem Diagramm eingeben.

      • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Leiste, um die Nettopersonalstärke für jede Aktion zu sehen.

      • Wenn Sie die Nettopersonalleisten löschen möchten, markieren Sie sie und klicken Sie auf Markierte löschen.

      • Die Regel gilt nicht für die Nettobesetzung der nicht festgelegten Stunden. In solchen Fällen prüft die Regel nur die andere Bedingung in der Regel.

      • Wenn ein Konflikt zwischen den Aktionen besteht, die Sie für die Nettopersonalbesetzung und auf der Registerkarte „Bedingung“ definieren, hat Ablehnen Vorrang vor Genehmigen oder An Manager senden. An Manager senden hat Vorrang vor Genehmigen.

        Angenommen, ein Agent möchte Überstunden machen. Wenn der Antrag dem Nettopersonal in der Genehmigungsregel entspricht, sollte der Antrag genehmigt werden. Wenn Sie die Bedingungen für maximale Stunden festgelegt haben, kann ein Agent in einer Woche und einem Tag arbeiten. Der Antrag wird abgelehnt, wenn ein Agent bereits die maximal in einer Woche oder an einem Tag erlaubten Stunden gearbeitet hat. Wenn in der Genehmigungsregel keine Bedingungen festgelegt sind, funktioniert die Überstundengenehmigung auf Basis der definierten Nettopersonalbedingungen.

      Angenommen, Sie möchten Überstunden genehmigen, wenn Sie in der Frühschicht 20 % und in der Abendschicht 10% Unterbesetzung haben. Sie definieren für jede Tageszeit zwei separate Nettopersonalleisten.

      Sie können mehrere Nettopersonalleisten gleichzeitig bearbeiten oder einstellen. Klicken und ziehen Sie die Leisten, um sie auszuwählen. Wählen Sie einen der Schieberegler aus den ausgewählten Leisten. Ziehen Sie den Schieberegler nach oben oder unten zu den erforderlichen Nettopersonalbedingungen.

    5. Wählen Sie aus, was geschehen soll, wenn es für den gewünschten Tag keine Prognose oder keinen veröffentlichten Zeitplan gibt: Genehmigen, An Manager senden oder Ablehnen.

      Ohne Prognose und veröffentlichten Zeitplan kann die Regel den Antrag mit der Nettobesetzung nicht validieren.

  9. Wählen Sie auf der Registerkarte Bedingungen die Bedingungen für die Regel aus. Alle ausgewählten Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Anfrage automatisch genehmigt wird.

    • Maximale Anzahl von Stunden, die der Agent in einer Woche arbeitet: Legen Sie die Gesamtzahl der Stunden fest, die ein Agent in einer Woche arbeiten kann.

    • Maximale Anzahl von Stunden, die der Agent an einem Tag arbeitet: Legen Sie die Gesamtzahl der Stunden fest, die ein Agent an einem Tag arbeiten kann.

    Definieren Sie die Einreichungszeit. Diese Bedingung ist erfüllt, je nachdem, wann die Anfrage gestellt wurde.

    • Mindesttage im Voraus: Sie definieren die Mindesttage im Voraus, die der Agent seine Anfrage stellen kann.

      Angenommen, Sie haben die Mindesttage im Voraus für die Einreichung des Antrag als 3 Tage definiert. Sie möchten am 5. August Überstunden arbeiten. In diesem Fall können Sie den Antrag nach dem 2. August nicht mehr einreichen, da er dann nicht in den Mindesttagebereich fällt.

    • Gleicher Tag: Es werden nur Anträge genehmigt, die am selben Tag gestellt wurden.

    • Maximale Tage im Voraus: Sie definieren die maximalen Tage vor dem Überstundendatum.

      Angenommen, Sie haben die maximalen Tage im Voraus für die Einreichung des Antrag als 10 Tage definiert. Sie möchten am 15. August Überstunden arbeiten. Heute ist der 1. August. Sie können daher den Antrag nicht vor dem 5. August einreichen, da er sonst nicht in den maximalen Tagesbereich fällt.

  10. Legen Sie fest, was passiert, wenn mindestens eine der von Ihnen festgelegten Bedingungen nicht erfüllt ist.

    • Ablehnen: Der Agent kann den Antrag nicht übermitteln oder der Antrag wird kurz nach der Übermittlung automatisch abgelehnt.

    • Senden an Manager: Sie können Anträge manuell überprüfen. In diesem Fall können Sie die ausstehenden Anträge auf der Seite Anträge verwalten sehen. Denken Sie daran, dass eine Anfrage, die in der Netto-Besetzungsbedingung abgelehnt wird, nicht an den Manager weitergeleitet wird.

  11. Klicken Sie auf Save (Speichern).

    Die neue Regel wird in der Liste auf der Seite "Genehmigungsregeln" angezeigt.

Genehmigungsregel: Selfservice-Tausch

So erstellen Sie eine Genehmigungsregel für den Selfservice-Tausch:

  1. Klicken Sie auf den App-Selector Symbol für die App-Auswahl und wählen SieWFM.

  2. Gehen Sie zu Anfragen > Genehmigungsregeln.

  3. Klicken Sie auf Neue Regel.

  4. Geben Sie einen Namen ein.

  5. Wählen Sie unter Genehmigungsregel für die Option Selfservice-Tausch aus.

  6. Wählen Sie die Planungseinheit aus, die eine automatische Antwort erhalten soll.

    Beachten Sie, dass eine Planungseinheit nur eine Genehmigungsregel für Selfservice-Tausch haben kann.

  7. Unter Aktivitäten ist nur die Aktivität Öffnen für den Selfservice-Tausch zulässig. Sie wird automatisch ausgewählt.

  8. Auf der Registerkarte Nettopersonal legen Sie die Nettopersonalbedingungen für die Bearbeitung von Anträgen fest. Sie können zum Beispiel festlegen, dass nur bei Überbesetzung Intervalle für den Selfservice-Tausch angeboten werden.

    Angenommen, Ihre Regel für den Selfservice-Tausch soll Anträge auf der Grundlage dieser Stufen beantworten.

    Zu entfernende Intervalle:

    Intervalle, die Agenten abgeben möchten.

    • Nettopersonal ist 10 % überbesetzt: Intervalle für den Selfservice-Tausch werden angezeigt. Das bedeutet, dass der Selfservice-Tausch nur bei einer Überbesetzung von mindestens 10 % zulässig ist.

    • Nettopersonal ist 10 % unterbesetzt: Intervalle für den Selfservice-Tausch werden nicht angezeigt. Das bedeutet, dass der Selfservice-Tausch bei einer Unterbesetzung ab 10 % nicht zulässig ist.

    Hinzuzufügende Intervalle:

    Intervalle, die Agenten im Tausch übernehmen möchten.

    • Nettopersonal ist 10 % unterbesetzt: Intervalle für den Selfservice-Tausch werden angezeigt. Das bedeutet, dass der Selfservice-Tausch nur bei einer Überbesetzung von mindestens 10 % zulässig ist.

    • Nettopersonal ist 10 % überbesetzt: Intervalle für den Selfservice-Tausch werden nicht angezeigt. Das bedeutet, dass der Selfservice-Tausch bei einer Überbesetzung von 10 % nicht zulässig ist.

    Beachten Sie Folgendes:

    • Nettopersonaleinstellungen sind nur für Benutzer mit der WFM Advanced-Lizenz verfügbar.

    • Nettopersonal muss definiert werden, um eine Genehmigungsregel für den Selfservice-Tausch zu erstellen.

    So fügen Sie Netto-Besetzungsgrade zu Ihrer Regel hinzu:

    1. Klicken Sie auf Nettobesetzung definieren.

      Hier müssen Sie Nettopersonalstufen für beide Arten von Intervallen festlegen:

    2. Wählen Sie die Tage aus, für die die Tabelle gelten soll.

      Standardmäßig gilt das Diagramm für jeden Tag der Woche. Wenn Sie ein separates Diagramm für einen Tag oder mehrere Tage erstellen möchten, wählen Sie den Tag oder die Tage aus der Dropdown-Liste Tage aus. Sie können mithilfe von Nettopersonal hinzufügen Diagramme für weitere Tage oder einen Wochentag hinzufügen.

      Die Schaltfläche Nettopersonal hinzufügen ist nicht verfügbar, wenn das Diagramm für alle Wochentage definiert ist.

    3. Klicken Sie in das Diagramm und ziehen Sie den Nettopersonalbalken nach links und rechts, um die Stunden zu definieren.

      Nehmen wir an, Sie möchten die Nettopersonalstufen von 8:00 bis 12:30 Uhr einstellen. Klicken Sie auf die Spalte für 8:00 Uhr und ziehen Sie den Balken auf 12:30 Uhr.

      • Das Diagramm zeigt Säulen für alle 15 Minuten des Tages (horizontal) und die Nettobesetzung (vertikal).

      • In den Spalten legen Sie die Besetzung für das ausgewählte Zeitintervall fest.

        In der Regel werden die Anfragen auf der Grundlage der in der Tabelle angegebenen Zeit- und Personalressourcen bearbeitet.

      Entfernen von Diagrammen:

      • Um individuelle Nettopersonal-Diagramme zu entfernen, klicken Sie auf Optionen Bild des Aktionssymbols und wählen Sie Löschen.

      • Um alle Nettopersonaldiagramme zu entfernen, klicken Sie auf Alle löschen.

    4. Ziehen Sie die Schieberegler in der Leiste nach oben und unten, um die Aktionen für die Nettobesetzungsstufen festzulegen: Genehmigen oder Ablehnen.

      • Anstatt den Schieberegler zu verwenden, können Sie die Werte für Genehmigen oder Ablehnen unter dem Diagramm eingeben.

      • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Leiste, um die Nettopersonalstärke für jede Aktion zu sehen.

      • Wenn Sie die Nettopersonalleisten löschen möchten, markieren Sie sie und klicken Sie auf Markierte löschen.

      • Die Regel gilt nicht für die Nettobesetzung der nicht festgelegten Stunden. In solchen Fällen prüft die Regel nur die andere Bedingung in der Regel.

      • Wenn es einen Konflikt zwischen den Aktionen gibt, die Sie für die Nettopersonalbesetzung und auf der Registerkarte „Bedingung“ definieren, hat Ablehnen Vorrang vor Genehmigen.

        Angenommen, ein Agent möchte Überstunden machen. Wenn der Antrag dem Nettopersonal in der Genehmigungsregel entspricht, sollte der Antrag genehmigt werden. Wenn Sie die Bedingungen für maximale Stunden festgelegt haben, kann ein Agent in einer Woche und einem Tag arbeiten. Der Antrag wird abgelehnt, wenn der Agent bereits die maximal in einer Woche oder an einem Tag erlaubten Stunden gearbeitet hat. Wenn in der Genehmigungsregel keine Bedingungen festgelegt sind, funktioniert die Genehmigung für den Selfservice-Tausch auf Basis der definierten Nettopersonalbedingungen.

      Angenommen, Sie möchten den Selfservice-Tausch genehmigen, wenn Sie in der Frühschicht 20 % und in der Abendschicht 10% Überbesetzung haben. Sie definieren für jede Tageszeit zwei separate Nettopersonalleisten.

      Sie können mehrere Nettopersonalleisten gleichzeitig bearbeiten oder einstellen. Klicken und ziehen Sie die Leisten, um sie auszuwählen. Wählen Sie einen der Schieberegler aus den ausgewählten Leisten. Ziehen Sie den Schieberegler nach oben oder unten zu den erforderlichen Nettopersonalbedingungen.

  9. Wählen Sie auf der Registerkarte Bedingungen die Bedingungen für die Regel aus. Alle ausgewählten Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Anfrage automatisch genehmigt wird.

    • Maximale Anzahl von Stunden, die der Agent in einer Woche arbeitet: Legen Sie die Gesamtzahl der Stunden fest, die ein Agent in einer Woche arbeiten kann.

    • Maximale Anzahl von Stunden, die der Agent an einem Tag arbeitet: Legen Sie die Gesamtzahl der Stunden fest, die ein Agent an einem Tag arbeiten kann.

    Definieren Sie die Einreichungszeit. Diese Bedingung ist erfüllt, je nachdem, wann die Anfrage gestellt wurde.

    • Gleicher Tag: Es werden nur Anträge genehmigt, die am selben Tag gestellt wurden.

    • Innerhalb des Zeitrahmens

      • Mindesttage im Voraus: Sie definieren, bis wann ein Agent seinen Antrag spätestens stellen kann.

        Angenommen, Sie haben die Mindesttage im Voraus für die Einreichung des Antrag als 3 Tage definiert. Sie möchten am 5. August Arbeitsstunden tauschen. In diesem Fall können Sie den Antrag nach dem 2. August nicht mehr einreichen, da er dann nicht in den Mindesttagebereich fällt.

      • Maximale Tage im Voraus: Sie definieren, ab wann ein Agent seinen Antrag frühestens stellen kann.

        Angenommen, Sie haben die maximalen Tage im Voraus für die Einreichung des Antrag als 10 Tage definiert. Sie möchten am 15. August Arbeitsstunden tauschen. Heute ist der 1. August. Sie können daher den Antrag nicht vor dem 5. August einreichen, da er sonst nicht in den maximalen Tagesbereich fällt.

      Beachten Sie, dass Sie für die Einreichung von Anträgen auf Selfservice-Tausch keine Tage in der Vergangenheit festlegen können. Beim Festlegen der Limits kann also kein Wert unter 0 ausgewählt werden.

    • Mindesttage seit Einstellung: Legen Sie fest, wie viele Tage der Agent im Unternehmen gearbeitet haben muss, damit er den Selfservice-Tausch nutzen kann.

  10. Klicken Sie auf Save (Speichern).

    Die neue Regel wird in der Liste auf der Seite "Genehmigungsregeln" angezeigt.

Häufig gestellte Fragen

Die Regel prüft die Personalausstattung des prognostizierten und des veröffentlichten Fahrplans. Wenn Agenten einen Antrag stellen, wird die Zeit, die sie verpassen werden, ebenfalls nicht in den Personalbestand eingerechnet. In addition, it includes the agent's requested absence as part of the net staffing. Auf dieser Grundlage wird jede Aktion, die Sie in den Balken definiert haben, ausgeführt.

Beispiel: Ihr Zeitplan erfordert 100 Bearbeiter, während 90 Bearbeiter für diesen Tag besetzt sind.

  • In diesem Fall ist Ihr Nettopersonalbestand um 10 % unterbesetzt.

  • Stellt ein Bediensteter einen Antrag, so gilt der Personalbestand netto als 11 % unterbesetzt.

Wenn Sie das Nettopersonal einstellen, können Sie je nach Tageszeit unterschiedliche Werte haben. Ein Agent kann einen Antrag für einen ganzen Tag oder einen Teiltag stellen, der Zeiten mit unterschiedlichem Nettopersonal betrifft. In diesem Fall handelt die Regel entsprechend der ungünstigsten Nettobesetzung.

Beispielsweise ist Ihre Regel so eingestellt, dass Sie Anfragen ablehnen , wenn Sie in der Frühschicht 15 % und in der Abendschicht 5 % zu wenig Personal haben. Dann stellt ein Agent einen Antrag für diesen Tag. Die Regel lehnt den Antrag ab, wenn Sie morgens 15 % oder abends 5 % zu wenig Personal haben.

Es genügt, dass ein 15-Minuten-Intervall abgelehnt wird, damit der Antrag automatisch abgelehnt wird.

Nehmen wir an, ein Agent stellt einen Antrag auf einen freien Tag. Der Antrag entspricht der Nettopersonalausstattung in der Genehmigungsregel, daher sollte der Antrag genehmigt werden. Dieser Mitarbeiter hat jedoch keine Resturlaubstage mehr, sodass der Antrag abgelehnt werden sollte.

Ablehnen hat Vorrang vor Genehmigen oder An Manager senden. An Manager senden hat Vorrang vor Genehmigen.

In diesem Fall wird der Antrag abgelehnt.

Eine Anfrage für dieselbe Planungseinheit und denselben Aktivitätscode könnte von mehr als einer Regel behandelt werden. Bei Konflikten zwischen mehreren Regeln hat Ablehnen Vorrang vor Genehmigen oder An Manager senden. An Manager senden hat Vorrang vor Genehmigen.

Mit dem Selfservice für Urlaub können Sie Ihren Zeitplan flexibler gestalten. Damit ist es einfacher, Urlaubsintervalle zu Ihrem Zeitplan hinzuzufügen. In Notfällen können Sie diese Funktion nutzen. Anträge können automatisch genehmigt werden und so das Mitarbeitererlebnis verbessern.

Intervalle können entweder automatisch genehmigt werden oder eine Genehmigung erfordern. Dies ist von den Bedingungen abhängig, die Sie in der Genehmigungsregel festlegen.

Automatisch genehmigt: Diese Anträge werden automatisch genehmigt.

Genehmigung erforderlich: Diese Anträge müssen genehmigt werden.

Jedes Urlaubsintervall beträgt 30 Minuten. Abhängig von der Verfügbarkeit in den folgenden Intervallen können Sie das Intervall verlängern.

Ja, Sie können Urlaub für einen Zeitraum von nur 15 Minuten nehmen.

Ja, Sie können Ihren Urlaub verlängern, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Intervalle folgen aufeinander.

  • Erforderliche Prüfungen wurden erfolgreich durchgeführt.

Angenommen, Sie haben ursprünglich ein automatisch genehmigtes Urlaubsintervall von 11:00–11:30 Uhr ausgewählt. Um dies zu verlängern, geben Sie eine Endzeit von 12:00 Uhr ein. Die Verlängerung ist nur erfolgreich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Das Intervall 11:30–12:00  Uhr ist für Selfservice für Urlaub verfügbar.

  • Es wird ebenfalls automatisch genehmigt.

  • Es gilt derselbe Aktivitätscode.

Sie können beliebig viele Urlaubsintervalle aus den verfügbaren Selfservice-Optionen hinzufügen. Alle hinzugefügten Urlaubsintervalle werden in Ihrem Zeitplan berücksichtigt.

Wenn das Urlaubsintervall genehmigt werden muss, wird Ihr Urlaubsantrag mit "Genehmigung ausstehend" zu Ihrem Zeitplan hinzugefügt.

Der Selfservice für Überstunden ermöglicht Ihnen, zusätzlich zu Ihren geplanten Schichten länger zu arbeiten.

Beides ist möglich:

  • Automatisch genehmigt: Diese Anträge werden automatisch genehmigt.

  • Genehmigung erforderlich: Diese Anträge müssen abhängig von den vorab definierten Bedingungen in den Genehmigungsregeln genehmigt werden.

Sie können Überstunden für einen Zeitraum von nur 15 Minuten nehmen.

Ja, Sie können das Überstundenintervall auf über 30 Minuten verlängern, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Überstundenintervalle sind kontinuierlich.

  • Erforderliche Prüfungen wurden erfolgreich durchgeführt.