Zulassungsregeln

Anstatt alle Freistellungsanträge manuell zu bearbeiten, automatisieren Genehmigungsregeln die Antworten für Sie. Mithilfe von Genehmigungsregeln können Sie die Zeit, die Sie für die Bearbeitung von Anfragen benötigen, reduzieren. Außerdem müssen die Agenten nicht mehr darauf warten, dass ihr Vorgesetzter jede Einreichung überprüft.

Auf der Grundlage der von Ihnen in den Regeln festgelegten Bedingungen werden die Anträge automatisch genehmigt. Sie können entscheiden, ob der Antrag automatisch abgelehnt oder zur manuellen Genehmigung weitergeleitet werden soll, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.

Bei der Erstellung der Regel können Sie Nettobesetzungsgrade als Bedingung für die Bearbeitung von Anfragen definieren. Sie können zum Beispiel alle Anfragen ablehnen, wenn Sie zu wenig Personal haben. Diese Funktion ist nur für Benutzer mit der Lizenz WFM Advanced verfügbar.

Sie können die automatischen Antworten und die ausstehenden Anfragen auf der Seite Anfragen verwalten überprüfen.

Sie können sich ein Video ansehen, das einen Überblick über die Seite Genehmigungsregeln gibt. Das Video enthält auch eine Anleitung zur Erstellung einer Genehmigungsregel.

Merken Sie sich:

Die Regel ist standardmäßig aktiviert, sobald Sie sie erstellt haben. Um eine Regel zu deaktivieren, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie Deaktivieren.
Der Status Deaktiviert bedeutet, dass eine oder mehrere der Aktivitäten oder Planungseinheiten in der Regel gelöscht wurden und die Regel inaktiv ist.
Sie können jede Regel auch unter Optionen duplizieren, bearbeiten und löschen.
Um Genehmigungsregeln zu erstellen, müssen Sie die Berechtigung Anzeigen und Verwaltenin der Berechtigung Genehmigungsregeln aktiviert haben. Diese Berechtigung ist verfügbar unter Verwaltung > Sicherheit > Rollen und Berechtigungen im Abschnitt WFM > Allgemeine Berechtigungen .

So erstellen Sie eine Genehmigungsregel:

Gehen Sie zu WFM > Anforderungen > Genehmigungsregeln.
Klicken Sie auf den App-Selector und wählen SieWFM.
Gehen Sie zu Anfragen > Genehmigungsregeln.
Klicken Sie auf Neue Regel.
Geben Sie einen Namen ein.
Auf der Registerkarte Allgemein wählen Sie die Planungseinheiten und die Aktivitäten aus, die eine automatische Antwort erhalten sollen.
Auf der Registerkarte Nettobesetzung können Sie wählen, ob Sie die Nettobesetzung als Bedingung für die Bearbeitung von Anfragen verwenden möchten. Sie können zum Beispiel alle Anfragen ablehnen, wenn Sie unterbesetzt sind.
Wie Sie die Nettobesetzung nutzen können
Angenommen, Sie möchten, dass Ihre Regel Anfragen auf der Grundlage dieser Ebenen bearbeitet:
- Personalüberhang von 15 % oder mehr - Der Antrag wird automatisch genehmigt. Auch in diesem Fall muss der Antrag die von Ihnen gewählten Bedingungen erfüllen.
- Zwischen 15 % Überbesetzung und 10 % Unterbesetzung - Leiten Sie die Anfrage zur manuellen Genehmigung an Sie weiter.
- Unterbesetzung von 10 % oder weniger - lehnen Sie den Antrag automatisch ab.
Merken Sie sich:
- Nur verfügbar für Benutzer mit der Lizenz WFMAdvanced.
- Um eine Regel ohne Netzbesetzung zu erstellen, überspringen Sie diesen Schritt.
- Wenn die Regel mehr als eine Planungseinheit umfasst, gelten die Nettobesetzungsgrade für jede Einheit separat.
So fügen Sie Netto-Besetzungsgrade zu Ihrer Regel hinzu:
1. Klicken Sie auf Nettobesetzung definieren.
2. Wählen Sie die Tage aus, für die die Tabelle gelten soll.
  
  Standardmäßig gilt das Diagramm für jeden Tag der Woche. Wenn Sie bestimmte Tage auswählen, können Sie ein weiteres Diagramm hinzufügen, indem Sie auf Andere Tage anpassen klicken.
3. Klicken Sie in das Diagramm und ziehen Sie den Nettobesetzungsbalken nach links und rechts, um die Stunden zu definieren.
  
  Nehmen wir an, Sie möchten die Nettobesetzung von 8:00 bis 12:30 Uhr einstellen. Klicken Sie auf die Spalte für 8:00 Uhr und ziehen Sie den Balken auf 12:30 Uhr.
  Verwendung des Nettobesetzungsplans
  - Das Diagramm zeigt Säulen für alle 15 Minuten des Tages (horizontale Achse) und die Nettobesetzung (vertikale Achse).
  - Innerhalb der Säulen wählen Sie die Zeit und den Personalbestand mit Nettobesetzungsleisten.
    
    In der Regel werden die Anfragen auf der Grundlage der in der Tabelle angegebenen Zeit- und Personalressourcen bearbeitet.
  Entfernen von Diagrammen:
  - Um einen Nettobesetzungsplan zu entfernen, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie Löschen.
  - Um alle Nettobesetzungspläne zu entfernen, klicken Sie auf Alle löschen. Die Nettobesetzung wird nicht Teil Ihrer Regel sein.
4. Ziehen Sie die Schieberegler in der Leiste nach oben und unten, um die Aktionen für die Nettobesetzungsstufen festzulegen: Genehmigen, An Manager senden oder Ablehnen.
  Einstellen des Nettobesetzungsbalkens
  - Anstatt den Schieberegler zu verwenden, können Sie die Werte für Genehmigen oder Ablehnen unter dem Diagramm eingeben.
  - Bewegen Sie den Mauszeiger über die Leiste, um die Nettopersonalstärke für jede Aktion zu sehen.
  - Wenn Sie die Nettobesetzungsleisten löschen möchten, markieren Sie sie und klicken Sie auf Markierte löschen.
  - Die Regel gilt nicht für die Nettobesetzung der nicht festgelegten Stunden. In solchen Fällen prüft die Regel nur die andere Bedingung in der Regel.
  - Wenn es einen Konflikt zwischen den Aktionen gibt, die Sie für die Nettopersonalbesetzung und auf der Registerkarte Bedingung definieren, hat Ablehnen Vorrang vor Genehmigen oder An Manager senden. An Manager senden hat Vorrang vor Genehmigen.
    
    Nehmen wir an, ein Agent stellt einen Antrag auf einen freien Tag. Der Antrag entspricht der Nettopersonalausstattung in der Genehmigungsregel, daher sollte der Antrag genehmigt werden. Dieser Mitarbeiter hat jedoch keine Resturlaubstage mehr, so dass der Antrag abgelehnt werden sollte.
    
    In diesem Fall wird der Antrag abgelehnt.
  Hinzufügen weiterer Balken für verschiedene Tageszeiten
  
  Angenommen, Sie möchten Genehmigen anwenden, wenn Sie in der Frühschicht 20 % und in der Abendschicht 5 % Überbesetzung haben. Sie können für jede Tageszeit zwei separate Nettobesetzungsleisten erstellen.
  
  Kombinieren mehrerer Nettobesetzungsleisten
  
  Sie können zwei oder mehr von Ihnen erstellte Balken kombinieren. Denken Sie daran, dass beim Kombinieren der Balken auch die nicht definierten Spalten dazwischen berücksichtigt werden. Wählen Sie die Balken aus, die Sie kombinieren möchten und ziehen Sie einen Schieberegler nach oben oder unten.
5. Wählen Sie aus, was geschehen soll, wenn es für den gewünschten Tag keine Prognose oder keinen veröffentlichten Zeitplan gibt: Genehmigen, An Manager senden oder Ablehnen.
  
  Mit einer Prognose und einem veröffentlichten Zeitplan wird die Regel nicht in der Lage sein, den Antrag mit dem Nettobesetzungsgrad zu validieren.
Wählen Sie auf der Registerkarte Bedingungen die Bedingungen für die Regel aus. Alle ausgewählten Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Anfrage automatisch genehmigt wird.
Mindesttage seit Einstellung, Agent Urlaubsguthaben, Urlaubssaldo der Planungseinheit (täglich oder benutzerdefinierte Tage)
- Mindesttage seit Anstellung – Legen Sie fest, wie viele Tage der Agent im Unternehmen arbeiten muss, um für die automatische Genehmigung in Frage zu kommen.
- Saldo der arbeitsfreien Zeit des Agenten– Diese Bedingung ist erfüllt, wenn genügend Tage im Freizeitausgleich des Agenten verbleiben.
  
  Beachten Sie, dass der Saldo des Agenten auch dann beeinflusst wird, wenn Sie diese Bedingung nicht auswählen. So kann zum Beispiel ein Antrag für einen Mitarbeiter genehmigt werden, der keine Resturlaubstage mehr hat.
  
  In solchen Fällen wird der Saldo des Agenten negativ sein.
- Planeinheit Freizeitausgleich – Definieren Sie, wie viele Stunden jede Dispositionseinheit pro Tag für jede Aktivität freinehmen kann. Diese Bedingung ist erfüllt, wenn die Anzahl der beantragten Stunden den verbleibenden Freizeitausgleich nicht übersteigt.
  Siehe Beispiel
  
  Angenommen, Sie legen diese Parameter für Ihre Regel fest:
  
  Terminplanungseinheiten - NY Tech Support und LON Tech Support
  
  Tätigkeitscodes - Bezahlte und unbezahlte Freistellung
  
  Gruppenfreizeitausgleich - 10 Stunden
  
  Wenn ein Mitarbeiter des NY Tech Support 10 Stunden bezahlte Freizeit beantragt, ist diese Bedingung erfüllt. Der Saldo für diese Dispositionseinheit und Aktivität ist jetzt Null. Diese Bedingung gilt nicht für andere Mitarbeiter von NY Tech Support , die an diesem Tag bezahlte Freizeit beantragen. Sie können unbezahlte Freistellung beantragen.
  
  Jetzt ist der Saldo für beide Aktivitäten gleich Null NY technischer Support. Das Guthaben bleibt jedoch 10 Stunden für jede Aktivität LON-Tech-Support
  Sie können einen Saldo für alle Tage oder verschiedene Saldi für jeden Wochentag festlegen.
  Tagesbilanz oder Bilanz für benutzerdefinierte Tage
  
  Tagesbilanz – Definieren Sie den Saldo, der für jeden Wochentag gilt.
  
  Guthaben für benutzerdefinierte Tage – Legen Sie für die gewünschten Tage ein anderes Guthaben fest. Die Bedingung wird für die nicht ausgewählten Tage nicht erfüllt.
  
  Nehmen wir an, Sie haben Stunden für Dienstag und Mittwoch festgelegt. Die Regel genehmigt nicht automatisch Anfragen für andere Tage.
  
  Definieren Sie einen anderen Saldo für die von Ihnen gewünschten Tage. Die Tage, die Sie nicht auswählen, werden nicht in die Regel aufgenommen.
  
  Nehmen wir an, Sie haben Stunden für Dienstag und Mittwoch festgelegt. Beantragt ein Bearbeiter einen anderen Tag, ignoriert die Regel diese Bedingung. Wenn dies die einzige Bedingung für die Regel ist, wird der Antrag automatisch genehmigt.
  
  Sie können auch festlegen, dass diese Bedingung an bestimmten Tagen nicht erfüllt wird. Nachdem Sie diese bestimmten Tage ausgewählt haben, stellen Sie das Guthaben auf 0 Std. ein. Die Bedingung genehmigt Anfragen für diese Tage nicht automatisch.
Definieren Sie die Einreichungszeit. Diese Bedingung ist erfüllt, je nachdem, wann die Anfrage gestellt wurde.
Im Voraus, Gleicher Tag, oder Innerhalb des Zeitrahmens
- Im Voraus - Werden nur Anträge genehmigt, die eine bestimmte Anzahl von Tagen im Voraus gestellt wurden. Sie definieren die Mindesttage im Voraus, an denen der Agent seine Anfrage stellen kann.
- Selber Tag - Es werden nur Anträge am selben Tag genehmigt.
- Innerhalb des Zeitrahmens—Nur Anträge, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gestellt werden, werden genehmigt.
  
  Sie legen die maximalen Tage vor und die maximalen Tage nach dem Freistellungsdatum fest.
  
  Angenommen, Sie haben festgelegt, dass die maximale Anzahl von Tagen nach dem Auszeitdatum 5 beträgt. Heute ist der 1. August. Ihr Vertreter beantragt eine Freistellung für den 10. August. In diesem Fall fällt der Antrag nicht in die Zeitspanne und wird nicht genehmigt.
Verwendung dieser Bedingung für Anfragen in letzter Minute
Sie können eine Regel erstellen, die dringende Anfragen (z. B. bei Krankheit, Trauerfall) automatisch genehmigt.

Erstellen Sie eine Regel für diese Aktivierungscodes (z. B. einen Code namens PTO_Sick_Leave) und:
- Wählen Sie in der Bedingung für die Einreichungszeit die Option Gleicher Tag.
- Wählen Sie keine anderen Bedingungen aus.
Damit werden Anträge für diese Aktivitäten noch am selben Tag genehmigt.
Legen Sie fest, was passiert, wenn mindestens eine der von Ihnen festgelegten Bedingungen nicht erfüllt ist.
Ablehnen oder an den Manager senden
- Ablehnen - Der Agent kann die Anfrage nicht übermitteln, oder die Anfrage wird kurz nach der Übermittlung automatisch abgelehnt.
- An Manager senden - Sie können Anfragen manuell überprüfen. In diesem Fall können Sie die ausstehenden Anträge auf der Seite Anträge verwalten sehen. Denken Sie daran, dass eine Anfrage, die in der Netto-Besetzungsbedingung abgelehnt wird, nicht an den Manager weitergeleitet wird.
Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Regel wird in der Liste auf der Seite Genehmigungsregeln angezeigt.

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Häufig gestellte Fragen