Agendar reuniões

Além de agendar atividades para seus funcionários diretamente dentro de suas agendas, você também pode agendar reuniões ou outras atividades para vários funcionários ao mesmo tempo usando o Agendador de reuniões CXone WFM .

Leve em conta que pode haver substituição do agendamento de reuniões nos dias que não tiverem agendas. Isso pode ocorrer ao gerar um novo agendamento num dia no qual você agendou uma reunião.

A sua unidade de agendamento publicou a agenda de agosto. Planeje uma reunião pela manhã de cada segunda-feira nos três meses seguintes: de agosto até o final de outubro. Em seguida, gere a agenda de setembro da sua unidade. As reuniões de segunda-feira serão removidas de setembro porque estavam em dias sem agenda.

Os usuários podem agendar reuniões recorrentes com a licença CXone WFM Avançado.

Para agendar uma reunião:

  1. Clique no seletor de aplicativo e selecioneCXone WFM.

  2. Clique em Gerente de Agendamento.

  3. Clique em Configurações e selecione Agendador de reuniões.

  4. Escolha como a reunião será agendada:

    • Hora marcada: Você define a data e a hora exatas da reunião.
    • Horário flexível: Você define um período. O agendador adicionará reuniões para os funcionários nesse período. A reunião será agendada com base na disponibilidade e da agenda do funcionário.

  5. Selecione a atividade e defina a duração.

  6. Defina a data e a hora. O intervalo entre as reuniões pode ser de até três meses:

    • Para Hora marcada reuniões, escolha o Encontro e Tempo para a reunião e defina o Fuso horário.

      Se um funcionário tiver outra atividade configurada no horário da reunião, a atividade será substituída pela reunião. Lembre-se que não vai substituir as atividades de folga.

    • Para horário flexível reuniões, escolha um período e defina quantos funcionários podem ser agendados para o mesmo horário simultaneamente.

  7. É possível definir reuniões recorrentes caso se selecione Hora marcada. Este recurso está disponível apenas para usuários com a licença CXone WFMAvançado.

    1. Selecione a frequência. Ela pode ser Uma vez, Diária ou Semanal.

      Caso você selecione uma reunião recorrente, receberá um e-mail quando o agendamento tiver sido concluído.

    2. Selecione o padrão de recorrência e a Data de término.

  8. Você pode adicionar um Comente para seus funcionários. Este comentário será exibido na atividade da agenda do agente.

  9. Clique Adicionar funcionários e selecione os funcionários para os quais você está criando a reunião. É possível selecionar até 100 funcionários.

  10. É possível examinar reuniões conflitantes na tabela. É possível que as novas reuniões substituam outras atividades ou que não sejam agendadas (Excluídas).

    • Substituir: a nova reunião substituirá as atividades agendadas. Isso pode ocorrer quando a nova reunião tiver uma Hora marcada e estiver em conflito com outra atividade do âmbito profissional.

    • Excluir: a nova reunião não será agendada. Isso pode ocorrer quando a nova reunião tiver:

      • uma hora marcada e a folga do funcionário estiver programada.

      • um horário flexível e o funcionário tiver uma atividade durante todo o dia ou uma folga, ou não tiver uma agenda neste dia.

  11. Clique em Agendar.

    A reunião será adicionada às agendas dos funcionários.