Vergaderingen inplannen

Naast het inplannen van activiteiten voor uw medewerkers met behulp van hun planningen, kunt u ook vergaderingen en andere activiteiten voor meerdere medewerkers gelijktijdig plannen met behulp van de CXone WFM Vergaderingplanner.

Houd er rekening mee dat geplande vergaderingen op dagen zonder planningen overschreven kunnen worden. Dit kan gebeuren wanneer een nieuwe planning wordt gegenereerd op een dag met een ingeplande vergadering.

Uw planningseenheid heeft een gepubliceerde planning voor augustus. U plant voor de komende drie maanden, augustus tot en met oktober, op elke maandagochtend een vergadering in. Vervolgens genereert u voor uw eenheid een planning voor september. De vergaderingen op maandag worden voor september verwijderd omdat deze vergaderingen op dagen waren zonder een planning.

Gebruikers kunnen terugkerende vergaderingen plannen met de CXone WFM Geavanceerd-licentie.

Zo kunt u een vergadering inplannen:

  1. Klik op de app-kiezer en selecteerCXone WFM.

  2. Klik op Planningbeheer.

  3. Klik op Instellingen en selecteer Vergaderingplanner.

  4. Bepaal hoe de vergadering wordt gepland:

    • Vaste tijd: u bepaalt de exacte datum en tijd waarop de vergadering zal plaatsvinden.
    • Flexibele tijd: u definieert een datumbereik. De Scheduler voegt binnen dat bereik vergaderingen toe voor de medewerkers. De vergadering wordt gepland op basis van de beschikbaarheid en de planning van medewerkers.

  5. Selecteer de activiteit, en stel de duur in.

  6. Geef de datum en tijd op. Tussen de vergaderingen kan maximaal drie maanden zitten.

    • Voor vergaderingen met een Vaste tijd selecteert u de Datum en de Tijd voor de vergadering en bepaalt u de Tijdzone.

      Als een medewerker al een andere activiteit heeft ingesteld op het tijdstip van de vergadering, wordt die activiteit overschreven door de vergadering. Verlofactiviteiten worden echter niet overschreven.

    • Voor vergaderingen met een Flexibele tijd selecteert u een datumbereik en bepaalt u hoeveel medewerkers gelijktijdig voor hetzelfde tijdvak kunnen worden ingepland.

  7. U kunt terugkerende vergaderingen instellen wanneer u Vaste tijd selecteert. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de CXone WFM Geavanceerd-licentie.

    1. Selecteer de Frequentie. De frequentie kan Eenmaal, Dagelijks of Wekelijks zijn.

      Als u een terugkerende vergadering selecteert, ontvangt u een e-mail wanneer de planning is voltooid.

    2. Selecteer het terugkerende patroon en de einddatum.

  8. U kunt een Opmerking toevoegen met een toelichting voor uw medewerkers. Deze opmerking wordt voor de activiteit in de planning van de agent weergegeven.

  9. Klik op Medewerkers toevoegen en selecteer de medewerkers voor wie u de vergadering maakt. U kunt maximaal 100 medewerkers selecteren.

  10. In de tabel kunt u conflicterende vergaderingen bekijken. Het kan zijn dat de nieuwe vergaderingen overige activiteiten overschrijven of dat deze niet worden gepland (uitgesloten).

    • Overschrijven: de nieuwe vergadering zal geplande activiteiten overschrijven. Dit kan gebeuren wanneer de nieuwe vergadering een vaste tijd heeft en conflicteert met een andere activiteit op het werk.

    • Uitsluiten: de nieuwe vergadering wordt niet gepland. Dit kan gebeuren wanneer voor de nieuwe vergadering het volgende is ingesteld:

      • Vaste tijd en voor de medewerker is verlof ingepland.

      • Flexibele tijd en de medewerker heeft een activiteit of verlof gedurende die hele dag, of er is voor die medewerker geen planning voor die dag.

  11. Klik op Planning.

    De vergadering wordt aan de planningen van medewerkers toegevoegd.