Handels- en biedingsverschuivingen

U kunt dienstruilverzoeken verzenden naar andere medewerkers. Een collega die uw verzoek ontvangt, kan het dienstruilverzoek accepteren of afwijzen. Transacties worden uitgevoerd volgens de door de manager ingestelde configuraties.

De functie Dienstruil moet door een manager worden ingeschakeld voor uw account. Alleen dan kunt u diensten ruilen met collega's van uw of een andere planningseenheid.

Stel bijvoorbeeld dat u komende maandag een ochtenddienst hebt. U hebt die ochtend dringende persoonlijke dingen te doen en u wilt liever geen vakantiedag opnemen. Een collega vindt het geen probleem om de dienst met jou te ruilen. U dient beiden aan de vereisten voor ruilen te voldoen om de dienst te kunnen ruilen.

Naast het ruilen van diensten kunt u uw wekelijkse vrije dag ruilen met een andere agent. Dit geeft u meer flexibiliteit zonder de personeelsbehoeften te beïnvloeden.

Een dienst ruilen

U kunt een dienst van een hele dag of een gedeeltelijke dag ruilen. Voor het ruilen van diensten zijn verschillende opties beschikbaar, afhankelijk van de configuratie van uw organisatie.

U kunt diensten ruilen met agents:

• Wanneer diensten op dezelfde dag als die van u vallen of op verschillende dagen.

• Van uw planningseenheid of andere planningseenheden.

Dienstruil moet zijn ingeschakeld in de configuratie en aan de vereisten voldoen om te kunnen worden gebruikt.

Vereiste validaties gebaseerd op de configuratie:

• Geldige minimale tijd tussen het ruilverzoek en de starttijd van de dienst.

• Geldige maximale dagen tussen het ruilverzoek en de starttijd van de dienst.

• De dienst die geruild wordt mag geen niet-ruilbare activiteiten bevatten. In dit geval, zou een dienstruil van een gedeeltelijke dag mogelijk zijn als dit in de configuratie is ingeschakeld.

• Wanneer u verzoekt om een hele dienstdag te ruilen, moet het maximale verschil tussen de dienstduur geldig zijn zoals opgegeven in de configuratie.

• Ruilen van een gedeeltelijke dag moeten van gelijke dienstduur zijn.

In de volgende situaties kunt u alleen verzoeken om diensten van een hele dag te ruilen:

• Diensten van een gedeeltelijke dag ruilen zijn in de configuratie uitgeschakeld.

• Een verzoek voor het ruilen van een dienst van een hele dag is in behandeling.

  Afhankelijk van de configuratie kunt u meerdere ruilverzoeken voor dezelfde diensturen verzenden. U hoeft het vorige verzoek niet te annuleren.

In de volgende situaties kunt u alleen verzoeken om diensten van een gedeeltelijke dag te ruilen:

• Als er een verzoek om een dienst van een gedeeltelijke dag voor dezelfde dag in behandeling is.

  Afhankelijk van de configuratie kunt u meerdere ruilverzoeken voor dezelfde diensturen verzenden. U hoeft het vorige verzoek niet te annuleren.

• Als de dienst die u wilt ruilen niet-ruilbare activiteiten bevat.

  In dit geval, kan een verzoek tot het ruilen van een gedeeltelijke dienstdag worden verzonden. U kunt segmenten van de planning ruilen die geen niet-ruilbare activiteiten bevatten.

• Niet alle uren van uw dienst voldoen aan de minimale tijd voor voorafgaande kennisgeving.

  Laten we aannemen dat de minimale tijd voor voorafgaande kennisgeving is ingesteld op 3 uur. Op een bepaalde dag is uw dienst van 13.00 tot 20.00 uur. U dient een dienstruilverzoek in om 12.00 dezelfde dag. In dit geval kunt u de eerste 2 uur van uw dienst niet ruilen vanwege de instelling voor de minimale tijd voor voorafgaande kennisgeving. Dit betekent dat u een gedeeltelijke dag kunt ruilen en niet een hele dag.

Een dienst ruilen:

1. Ga naar My Zone > Mijn planning, of ga vanuit MAX naar WEM > Mijn planning.

2. Gebruik de datumkiezer om naar de datum te gaan waarop u een dienst wilt ruilen.

3. Klik op Opties > Dienst ruilen. Het venster Dienst ruilen wordt geopend. De gegevens van de dienst die u wilt inruilen zijn standaard geselecteerd.

4. Bepaal bij Gewenste dag en tijd van dienst jouw voorkeuren voor de dienst die jij in ruil wilt overnemen:

   • Selecteer in de vervolgkeuzelijst uw voorkeursdagen.

   • Stel de gewenste tijd in.

5. Klik op Passende diensten zoeken.

   U krijgt het overeenkomstige validatiefoutbericht als er validatieproblemen zijn met uw keuze van de dienst of de Voorkeuren voor gewenste diensten. Pas dan uw voorkeuren aan op basis van de informatie in het foutbericht.

   Als al uw voorkeuren geldig zijn, worden alle passende diensten weergegeven in het resultaatvak.

   Alle zoekresultaten van de huidige zoekopdracht worden uitgeschakeld wanneer het volgende aanpast:

   • Je voorkeuren voor gewenste diensten en tijden

   • De dienst die je wilt inruilen

   Het getal naast het veld Agents zoeken is het totaal aantal passende diensten dat beschikbaar is om uw dienst mee te ruilen op basis van uw voorkeuren. U kunt met behulp van het veld Agents zoeken naar specifieke agents zoeken die u een dienstruilverzoek wilt sturen.

6. Selecteer het selectievakje bij de naam van de agent of agents naar wie u uw dienstruilverzoek wilt sturen. Hoeveel agents u maximaal kunt selecteren, is afhankelijk van de instellingen voor dienstruil. De beheerder configureert deze instellingen.

7. Als je alleen de geselecteerde agents wilt bekijken, zet je de schakeloptie op Alleen geselecteerde tonen.

8. Klik op de knop Ruilverzoek indienen om uw verzoek naar de geselecteerde agents te sturen. Een bericht toont de status van het ruilverzoek.

   Gebaseerd op de verzendstatus van het ruilverzoek, ziet u een van de volgende meldingen:

   • Ruilverzoek verzonden naar alle geselecteerde agenten.

     Dit bericht wordt weergegeven als het ruilverzoek naar alle geselecteerde agents is gestuurd.

   • Ruilverzoek is verzonden naar <number of agents> agents.

     Dit bericht wordt weergegeven als het ruilverzoek naar een deel van de geselecteerde agents is gestuurd.

     Laten we aannemen dat de planning is gewijzigd op het moment dat u agents selecteerde om het ruilverzoek naar te sturen. De doelagents waarvan de planningen zijn gewijzigd, ontvangen dan uw ruilverzoek wellicht niet. Dit betekent dat niet alle doelagents die u hebt geselecteerd, het ruilverzoek ontvangen. Dit is dit een gedeeltelijk succes.

     Ook technische problemen kunnen verantwoordelijk zijn voor een gedeeltelijk succes.

   • Ruilverzoek is mislukt.

     Dit bericht wordt weergegeven als door een technisch probleem het ruilverzoek naar geen enkele van de geselecteerde agents is gestuurd.

   Alle doelagents die het ruilverzoek ontvangen, krijgen ook de melding.

   Je kunt je openstaande dienstruilverzoek bekijken op de pagina Planningsverzoek voor de betreffende datum.

   Wanneer een doelagent uw verzoek heeft geaccepteerd, moet een manager de ruil goedkeuren.

   Na goedkeuring krijg je in My Zone bericht dat de dienstruil is geaccepteerd.

   U kunt uw dienstruilverzoek annuleren voordat een van de doelagents het verzoek heeft geaccepteerd.

9. Een verzoek intrekken:

   • Ga in My Zone > Mijn planning naar de datum waarop je het dienstruilverzoek hebt ingediend.

   • Ga naar Planningsverzoek.

   • Selecteer het dienstruilverzoek en klik op Annuleren.

Een ruil accepteren

1. Klik op de kennisgeving om het ontvangen ruilverzoek te zien.

   Dit brengt u direct naar de dag van de dienst die uw collega wil ruilen.

2. Klik op Verzoek bekijken om de twee diensten naast elkaar te zien. U ziet welke dienst u gaat inleveren en welke dienst u ervoor terug krijgt.

3. Klik op Accepteren of Afwijzen.

   Houd er rekening mee dat de ruil pas definitief is wanneer uw manager deze heeft beoordeeld en goedgekeurd. Wanneer de transactie is goedgekeurd, krijg je daarvan bericht.

De wekelijkse vrije dag ruilen

De belangrijke functies van deze ruil zijn:

• Processen voor automatische en handmatige goedkeuring: het systeem ondersteunt workflows voor automatische en handmatige goedkeuring.

  • Automatische goedkeuring: als automatische goedkeuring ingeschakeld is, wordt de ruil gestart zodra een doelagent de ruil accepteert, waarna alle andere openstaande verzoeken worden afgewezen.

  • Goedkeuring door manager: als goedkeuring door de manager vereist is, worden alle geaccepteerde verzoeken naar de manager verzonden voor definitieve goedkeuring. De manager kan de ruilgegevens bekijken en het verzoek goedkeuren of afwijzen.

• Afstemming van skills: tijdens het ruilen wordt ervoor gezorgd dat agents met de vereiste skills worden gekoppeld.

• Uitgebreide meldingen: zowel bron- als doelagents ontvangen meldingen in diverse stadia van het ruilproces.

Een wekelijkse vrije dag ruilen:

1. Ga naar My Zone > Mijn planning of, vanuit CX Agent, naar WEM > Mijn planning.

2. Gebruik de datumkiezer om de dienstdatum te selecteren die u wilt ruilen.

3. Klik op Opties > Ruilen. Het venster Dienst ruilen wordt geopend. De gegevens van de dienst die u wilt inruilen zijn standaard geselecteerd.

4. Selecteer Vrije dag als Ruiltype en selecteer de datum die u als vrije dag wilt ruilen.

5. Bepaal bij Gewenste dag en tijd van dienst jouw voorkeuren voor de dienst die jij in ruil wilt overnemen:

   1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de gewenste vrije dag.

   2. Selecteer het gewenste tijdvak voor de dienst.

6. Klik op Passende diensten zoeken.

   U krijgt het overeenkomstige validatiefoutbericht als er validatieproblemen zijn met uw keuze van de dienst of de Voorkeuren voor gewenste diensten. Pas dan uw voorkeuren aan op basis van de informatie in het foutbericht.

   Als al uw voorkeuren geldig zijn, worden alle passende diensten weergegeven in het resultaatvak.

   Alle zoekresultaten van de huidige zoekopdracht worden uitgeschakeld wanneer het volgende aanpast:

   • Je voorkeuren voor gewenste diensten en tijden

   • De dienst die je wilt inruilen

   Het getal naast het veld Agents zoeken is het totaal aantal passende diensten dat beschikbaar is om uw dienst mee te ruilen op basis van uw voorkeuren. Gebruik dit veld om specifieke agents te zoeken naar wie u het dienstruilverzoek wilt verzenden.

7. Selecteer de agents naar wie u het dienstruilverzoek wilt verzenden door het selectievakje naast hun namen in te schakelen.

8. Klik op Ruilverzoek indienen om het verzoek naar de geselecteerde agents te sturen.

   Alle doelagents die het ruilverzoek ontvangen, krijgen ook de melding.

   Je kunt je openstaande dienstruilverzoek bekijken op de pagina Planningsverzoek voor de betreffende datum.

   Na goedkeuring krijg je in My Zone bericht dat de dienstruil is geaccepteerd.

   U kunt uw dienstruilverzoek op elk gewenst moment annuleren.

9. Een verzoek intrekken:

   1. Ga in My Zone > Mijn planning naar de datum waarop je het dienstruilverzoek hebt ingediend.

   2. Selecteer het dienstruilverzoek en klik op Annuleren.

Inschrijven op diensten

Je manager kan weekdienstpatronen maken, waarop je kunt inschrijven. Dit zijn combinaties van diensten voor mogelijke weekplanningen. Elke mogelijke weekplanning (weekrooster) bestaat uit een verzameling van verschillende diensten. U kunt zich inschrijven op de planning die u het liefst wilt. De status van de biedingen wordt beheerd door de manager of supervisor. Makelaars kunnen alleen biedingen bekijken en indienen.

Wanneer uw manager een inschrijving opent, ontvangt u een melding. Je kunt dan inschrijven op de beschikbare weekplanningen.

Nadat de inschrijving is gesloten, word je ingepland op basis van de voorkeuren (prioriteiten) die je hebt opgegeven bij je inschrijving en op basis van je rang en je anciënniteit (hoe lang je al bij je organisatie werkt).

Zo kunt u zich inschrijven op diensten:

1. Ga naar My Zone > Inschrijven op diensten, of ga vanuit MAX naar WEM > Inschrijven op diensten.

2. Een week die geopend is voor inschrijving wordt weergegeven met meerdere rijen. In elke rij staat een andere mogelijke weekplanning. Sleep de rijen omhoog of omlaag, totdat de weekplanningen in de volgorde van uw voorkeur staan (uw favoriete planning staat bovenaan).

3. Klik op Inschrijving indienen.

   Uw inschrijving wordt bij uw supervisor ingediend en er wordt rekening mee gehouden bij het toewijzen van uw planning.