Échange de quarts

Au lieu de gérer manuellement les demandes d’échange de quarts de vos agents, vous pouvez activer l’échange de quarts. Cela permet aux agents d’échanger directement entre eux. Une fois que les deux agents ont mutuellement approuvé un échange de poste, vous verrez leur demande d’échange dans la section Demandes.

Vous pouvez également définir des conditions pour l’échange de quarts de travail dans CXone WFM.

Par exemple, vous pouvez créer des conditions d’échange de quarts pour garantir :

  • Les agents ont les compétences appropriées pour prendre en charge de nouveaux quarts de travail.

  • Les agents ne peuvent pas échanger de quarts de travail une fois que vous avez finalisé un horaire hebdomadaire.

  • L’échange de quart de travail n’entraînera pas le dépassement par les agents de leur quota d’heures hebdomadaires.

Pour activer l’échange des quarts :

  1. Cliquez sur le sélecteur d’applications et sélectionnezCXone WFM.

  2. Accédez à > Configuration > Échanger des quarts.

  3. Activer l’ échange d’agent. Vos employés pourront désormais échanger des quarts de travail entre eux.

  4. Définissez les conditions que les agents doivent avoir pour pouvoir échanger des quarts :

    • L’agent doit être dans le même unité de planification.

      Par exemple, Sara travaille de nuit à Atlanta. Vous voulez vous assurer qu’elle ne peut échanger des quarts de travail qu’avec un autre agent travaillant le quart de travail de nuit à Atlanta.

    • L’agent doit être dans le même heures de fonctionnement.

      Par exemple, Nancy travaille de 22h00 à 6h00. Elle ne peut échanger qu’avec un autre agent qui travaille de 22h00 à 6h00.

    • L’agent doit être dans la même compétences.

      Disons qu’Oscar se voit attribuer deux compétences : l’anglais et l’espagnol. Brenda se voit attribuer une compétence : l’anglais. Si vous sélectionnez cette condition, Oscar et Brenda ne pourront pas échanger de quarts de travail.

  5. Définissez les conditions du nombre de requêtes et du temps qui peuvent être échangés :

    • Demandes d’échange ouvertes maximales : Définissez le nombre de demandes pouvant être ouvertes par jour. Une demande est ouverte jusqu’à ce qu’elle soit acceptée par l’autre agent et le gestionnaire, ou rejeté par l’un d’eux.

      Supposons que vous définissiez le maximum à 20.

      Brenda apprend qu’elle ne pourra pas faire son quart de travail. Elle souhaite envoyer une demande d’échange au plus grand nombre de personnes possible pour augmenter ses chances de trouver quelqu’un pour la remplacer. Elle ne peut envoyer que 20 demandes à la fois.

    • Temps minimum requis entre la demande de transaction et l’heure de début : Définit le délais le plus proche d’un quart auquel un agente peut négocier.

      Si vous ne souhaitez pas limiter le temps minimum, conservez les valeurs à 0 Jours, 0 heures. Si toutes les autres conditions sont remplies, les agents peuvent échanger des quarts de travail sans délai entre la demande et l’heure de début.

      Vous avez finalisé l’horaire hebdomadaire de votre unité lundi et ne souhaitez aucun changement. Vous pouvez régler le temps minimal nécessaire pour 7 jours.

      De cette façon, les agents ne pourront pas échanger des quarts de travail qui entrent dans le calendrier finaliser. Le premier quart de travail qu’ils peuvent échanger est de sept jours à compter de l’heure de début du quart de travail.

      Par exemple :

      • Oscar a un quart de travail mardi et Brenda jeudi. Il ne pourra pas échanger de quarts de travail avec elle car le délai entre la demande d’échange et l’heure de début est inférieur à sept jours.

      • Oscar a un quart de travail mardi et Brenda la semaine prochaine. S’ils réussissent à échanger des quarts de travail, Brenda travaillera le mardi et l’horaire hebdomadaire de votre unité ne changera pas.

    • Temps minimum pouvant être échangé.

      Si vous ne voulez pas limiter le temps, gardez la valeur à 00:00.

      Vous définissez le temps minimum comme 3:00.

      Oscar est au milieu de son quart de travail et décide qu’il veut rentrer chez lui deux heures plus tôt. Il ne pourra pas échanger et déplacer ces deux dernières heures, car cela tombe sous le temps minimum qui peut être échangé.

  6. Définissez les conditions concernant l’horaire et l’équipe des agents :

    • Le nombre total d’heures prévues (y compris les échanges de quarts) ne peut pas dépasser : Limite le nombre d’heures que les agents peuvent travailler par semaine ou par jour. Ils ne pourront pas échanger des quarts de travail si le nouveau quart de travail les amène à dépasser leur limite.

      Par exemple, vous limitez le nombre total d’heures prévues par semaine à 40.

      Brenda doit déjà travailler 40 heures. She cannot trade a 5-hour shift for an 8-hour shift. Elle sera prévue pour 43 heures, et cela dépasse la limite.

    • Nombre minimum d’heures prévues par semaine requises, y compris les échanges de quarts : Définit le nombre minimum d’heures que les agents peuvent travailler par semaine. Ils ne pourront pas échanger des quarts de travail si le nouveau quart de travail les place en dessous de ce quota.

      Par exemple, vous définissez les heures planifiées minimales à 40.

      Oscar doit travailler 42 heures cette semaine-là. Il ne peut pas échanger un quart de travail de 8 heures contre un quart de travail de 5 heures au cours de cette semaine. Cela signifierait qu’il est prévu pour 39 heures, et c’est en dessous du quota.

    • Différences maximales de durée de quart de travail (en heures) : Les agents ne pourront échanger que lorsque la durée de l’autre quart de travail se situe dans la plage que vous avez définie.

      • Vous définissez la différence comme 01:00—Cela signifie que la différence entre les quarts de travail doit être d’au plus une heure.

        Brenda a un quart de travail de dix heures et veut échanger avec un autre agent. Elle ne pourra pas négocier avec un agent qui a un quart de travail de huit heures.

      • Vous définissez la différence comme 00:00—Cela signifie que les agents ne peuvent échanger qu’avec des quarts de travail de même durée.

  7. Sélectionnez la période pour l’échande de quart de travail :

    • Le même mois civil : Limite vos agents aux échanges de quarts de travail qui se produisent au cours du même mois.

      Par exemple, les agents qui ont un quart de travail en avril ne pourront échanger que contre des quarts de travail qui ont lieu en avril.

    • La période doit se produire dans le même : Permet de personnaliser la période dans laquelle les agents peuvent échanger des quarts de travail.

      • Vous définissez le délai suivant: Période d’une semaine, à partir du dimanche.

        Oscar veut échanger son quart de travail prévu pour le mercredi 18 mai.

        Il peut échanger avec des quarts de travail qui se produisent entre le dimanche 15 mai et le samedi 21 mai.

      • Vous définissez le délai suivant: Période de deux semaines, à partir du dimanche.

        Brenda veut échanger son quart de travail prévu pour le mercredi 18 mai.

        Elle peut échanger avec des quarts de travail qui se produisent entre le dimanche 8 mai et le samedi 28 mai.

      • Vous définissez le délai suivant: Période de trois semaines, à partir du dimanche.

        Oscar veut échanger son quart de travail prévu pour le mercredi 18 mai.

        Il peut échanger avec des quarts de travail qui se produisent entre le dimanche 8 mai et le samedi 4 juin.

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