Commerce

Vous pouvez envoyer des demandes d’échange de quart à d’autres employés. Un employé qui reçoit la demande peut accepter ou refuser la demande d’échange de quart. Les transactions fonctionneront selon les configurations définies par le gestionnaire.

Votre gestionnaire doit activer l’échange de quarts de travail pour votre compte. Vous êtes alors le seul à pouvoir effectuer des échanges d’équipes avec un agent de votre unité de planification ou d’une autre unité de planification.

Par exemple, vous avez un quart de travail du matin à venir lundi. Vous avez besoin de cette matinée pour des raisons personnelles et vous ne voulez pas prendre un jour de congé. Un collègue ne voit pas d’inconvénient à échanger son quart contre le vôtre. Vous devez tous deux satisfaire aux critères de validation pour que la transaction réussisse.

Outre l’échange de quarts, vous pouvez échanger votre jour de congé hebdomadaire avec un autre agent. Cela vous permet de bénéficier d’une plus grande flexibilité sans affecter les besoins en personnel.

Échanger un quart

Vous pouvez échanger une journée entière ou une demi-journée. Différentes options de négociation d’un quart sont disponibles en fonction de la configuration de votre organisation.

Vous pouvez échanger des quarts avec des agents qui :

Qui ont des quarts qui tombent le même jour que la vôtre ou des jours différents.
Appartiennent à votre unité de planification ou à d’autres unités de planification.

L’échange de quarts doit être activé dans la configuration et répondre aux validations requises pour être utilisé.

Validations requises en fonction de la configuration :

Temps minimum valide entre la demande d’échange et l’heure de début du quart.
Nombre maximal de jours valables entre la demande d’échange et l’heure de début du quart.
Le quart à échanger ne doit pas contenir des activités non échangeables. Dans ce cas, un échange sur une partie de la journée pourrait être possible s’il est activé dans la configuration.
Lorsque vous effectuez une demande d’échange pour une journée entière, la différence maximale entre les durées de quart doit être valide conformément à la configuration.
Les transactions d’une journée partielle doivent être de même durée.

Vous ne pouvez effectuer que des demandes d’échange pour une journée entière lorsque :

Les échanges sur des journées partielles sont désactivés dans la configuration.
Une demande d’échange d’une journée complète est en cours pour le même quart.

Vous pouvez envoyer plusieurs demandes d’échange pour le même quart en fonction de la configuration. Il n’est pas nécessaire d’annuler la demande précédente.

Vous ne pouvez faire que des demandes d’échange de jours partiels lorsque :

Il y a une demande d’échange d’une journée partielle en attente pour le même jour.

En fonction de la configuration, vous pouvez envoyer plusieurs demandes d’échange pour les mêmes heures de quart. Il n’est pas nécessaire d’annuler la demande précédente.
Le quart de travail que vous échangez contient des activités non échangeables.

Dans ce cas, un échange sur une partie de la journée peut être effectué. Vous pouvez échanger des segments du calendrier qui ne contiennent pas d’activités non échangeables.
Toutes les heures de votre quart ne satisfont pas à la validation du préavis minimum.

Supposons que le préavis minimum soit fixé à 3 heures. Vous travaillez de 13 h à 20 h un jour donné. Vous faites une demande d’échange de quart le même jour à midi. Dans ce cas, vous ne pourrez pas échanger les deux premières heures du quart en raison de la validation du préavis minimum. Cela signifie que vous pouvez négocier des journées partielles, mais pas des journées entières.

Pour échanger un quart de travail :

Accédez à My Zone > Mon calendrier ou, depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.
Utilisez le sélecteur de date pour accéder à la date du quart que vous souhaitez échanger.
Cliquez sur Options >Échanger le quart de travail. La fenêtre d’échange de quart de travail apparaît. Les détails sur l’échange du quart de travail sont sélectionnés par défaut.
Définissez vos préférences pour le quart de travail que vous souhaitez échanger dans les Préférences de quart de travail et d’heure préférés :
- Dans la liste déroulante, sélectionnez vos jours préférés.
- Définissez l’heure souhaitée.
Cliquez sur Trouver des quarts de travail correspondants.

Vous obtiendrez le message d’erreur de validation correspondant s’il y a des problèmes de validation avec votre sélection de quart ou avec les Préférences de quart de travail et d’heure préférés. Modifiez vos préférences en fonction du message d’erreur.

Si toutes les préférences d’échange sont valides, tous les quarts de travail correspondants apparaissent dans la zone de résultats.

Tous les résultats de la recherche en cours sont désactivés lorsque vous modifiez :
- Préférences de quart de travail et d’heure préférés
- Détails du changement de quart de travail
Le nombre à côté du champ Rechercher des agents est le nombre total d’équipes correspondantes disponibles pour échanger le quart de travail en fonction de vos préférences. Vous pouvez rechercher les agents spécifiques auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange de quart en utilisant le champ Rechercher des agents.
Sélectionnez les agents auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange en cochant la case située à côté du nom de l’agent. Le nombre maximum d’agents que vous pouvez choisir dépend de la configuration de l’échange de quart. L’administrateur définit cette configuration.
Pour afficher uniquement les agents sélectionnés, basculez la bascule sur Afficher uniquement les agents séslectionnés.
Cliquez sur le bouton Soumettre la demande d’échange pour envoyer la requête aux agents cibles sélectionnés. Un message indique l’état de la demande d’échange.

En fonction de l’état d’avancement de la demande d’échange, les messages :
- Demande d’échange envoyée avec succès à tous les agents sélectionnés.
  
  Ce message est généré lorsqu’une demande d’échange est envoyée à tous les agents sélectionnés.
- Demande d’échange envoyée avec succès à <nombre d’agents> agents.
  
  Ce message est généré lorsqu’une demande de transaction est envoyée à quelques-uns des agents sélectionnés.
  
  Supposons qu’un changement de calendrier intervienne au moment où vous sélectionnez les agents cibles pour envoyer la demande d’échange. Les agents cibles dont les calendriers ont été modifiés risquent de ne pas recevoir votre demande d’échange. Cela signifie que tous les agents cibles que vous sélectionnez ne reçoivent pas la demande d’échange. Il s’agit d’une réussite partielle.
  
  Des exceptions techniques peuvent également être à l’origine d’une réussite partielle.
- La demande d’échange a échoué.
  
  Ce message est généré lorsqu’une demande d’échange n’est envoyée à aucun des agents sélectionnés en raison d’une exception technique.
Tous les agents cibles qui reçoivent la demande d’échange reçoivent la notification.

Vous pouvez consulter votre demande d’échange de quarts en attente sur la page Demande de calendrier de la date correspondante.

Lorsqu’un agent cible accepte votre demande, un responsable doit approuver l’échange.

Après approbation, vous recevez la notification de l’acceptation du changement de quart de travail dans Ma zone.

Vous pouvez annuler votre demande d’échange à tout moment avant que l’un des agents cibles ne l’accepte.
Pour annuler la demande :
- Dans Ma Zone > Mon calendrier, allez à la date à laquelle vous avez fait la demande d’échange de quart.
- Accédez à Demande de calendrier.
- Sélectionnez la demande d’échange et cliquez sur Annuler.

Accepter un échange

Cliquez sur la notification pour voir la demande d’échange reçue.

Vous accédez ainsi directement au jour du quart demandé par votre collègue.
Cliquez sur Afficher la demande pour voir les deux équipes côte à côte. Cela vous permet de savoir quel quart vous allez donner et quel quart vous recevrez en retour.
Acceptez ou refusez la demande.

N’oubliez pas que l’échange ne sera pas finalisé tant que votre gestionnaire ne l’aura pas examiné et approuvé. Une fois approuvé, vous recevrez une notification vous en informant.

Échanger le jour de congé hebdomadaire

Les principales caractéristiques de cet échange sont les suivantes :

Processus d’approbation automatique et manuelle : Le système prend en charge les flux de travail d’approbation automatique et manuelle.
- Approbation automatique : Si l’approbation automatique est activée, le premier agent cible qui accepte la transaction déclenche l’approbation automatique, et toutes les autres demandes en attente sont refusées.
- Approbation du gestionnaire : Si l’approbation du gestionnaire est requise, toutes les demandes acceptées sont envoyées au gestionnaire pour approbation finale. Le gestionnaire peut consulter les détails de la transaction et approuver ou refuser la demande.
Compétence correspondante : Assure que les agents ayant les compétences requises sont appariés au cours du processus d’échange.
Notifications complètes : Les agents source et cible reçoivent des notifications à différents stades du processus d’échange.

Pour échanger un jour de congé hebdomadaire :

Accédez à My Zone > Mon calendrier ou, à partir de CX Agent WEM > Mon calendrier.
Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date de quart que vous souhaitez échanger.
Cliquez sur Options > Échange. La fenêtre d’échange de quart de travail apparaît. Les détails sur l’échange du quart de travail sont sélectionnés par défaut.
Sélectionnez Congé comme Type d’échange et sélectionnez une date de congé que vous souhaitez échanger.
Définissez vos préférences pour le quart de travail que vous souhaitez échanger dans les Préférences de quart de travail et d’heure préférés :
1. Dans la liste déroulante, sélectionnez votre jour de congé préféré.
2. Définissez la période préférée pour le quart.
Cliquez sur Trouver des quarts de travail correspondants.

Vous obtiendrez le message d’erreur de validation correspondant s’il y a des problèmes de validation avec votre sélection de quart ou avec les Préférences de quart de travail et d’heure préférés. Modifiez vos préférences en fonction du message d’erreur.

Si toutes les préférences d’échange sont valides, tous les quarts de travail correspondants apparaissent dans la zone de résultats.

Tous les résultats de la recherche en cours sont désactivés lorsque vous modifiez :
- Préférences de quart de travail et d’heure préférés
- Détails du changement de quart de travail
Le nombre à côté du champ Rechercher des agents est le nombre total d’équipes correspondantes disponibles pour échanger le quart de travail en fonction de vos préférences. Utilisez ce champ pour rechercher des agents spécifiques à qui envoyer la demande d’échange de quart.
Sélectionnez les agents auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange en cochant la case située à côté de leur nom.
Cliquez sur Soumettre la demande d’échange pour envoyer la demande aux agents cibles sélectionnés.

Tous les agents cibles qui reçoivent la demande d’échange reçoivent la notification.

Vous pouvez consulter votre demande d’échange de quarts en attente sur la page Demande de calendrier de la date correspondante.

Après approbation, vous recevez la notification de l’acceptation du changement de quart de travail dans Ma zone.

Vous pouvez annuler votre demande d’échange en tout temps.
Pour annuler la demande :
1. Dans Ma Zone > Mon calendrier, allez à la date à laquelle vous avez fait la demande d’échange de quart.
2. Sélectionnez la demande d’échange et cliquez sur Annuler.