MyZone

dans CXone Workforce Management

MyZone est votre espace pour effectuer des tâches telles que :

• Afficher le calendrier

• Demandes d’horaire

• Planifier les demandes

• Définir les préférences du quart de travail

• Échanger un quart de travail

• Enchérir sur les quarts de travail

• Voir les notifications

• Vérifier votre solde de congés

• Demande de libre-service

L’accès aux pages MyZone est conforme au document VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) disponible sur demande.

Afficher votre calendrier

Vous serez averti lorsque votre responsable vous proposera un nouveau calendrier. Le nouvel calendrier apparaîtra sur la page Mon calendrier dans MyZone. Vous pouvez filtrer votre calendrier en fonction d’une date ou d’un emploi du temps et consulter les calendriers des autres employés.

Pour afficher votre calendrier :

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier ou, depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.

2. Sélectionnez la vue quotidienne ou hebdomadaire.

   Comment lire votre calendrier

   Votre quart est indiqué en grisé sur la page Mon calendrier. Les heures sont affichées de haut en bas. Chaque heure est accompagnée d’une ligne horaire. Les heures intermédiaires ont également des lignes distinctes. Les activités au sein du quart sont indiquées dans des tons différents, en fonction de l’activité. Vous trouverez les détails de toutes les activités du quart dans l’Agenda.

   Afficher l’image de Mon calendrier

   

3. Sélectionnez une date en utilisant le sélecteur de dates. Cela vous permet de vérifier votre horaire pour n’importe quel jour ou semaine à venir, en fonction de la vue sélectionnée. Les jours avec le calendrier publié sont marqués d’un point vert dans le sélecteur de date.

   • Cliquez sur Aujourd’hui pour revenir rapidement à la date de planification actuelle.

   • Cliquez sur De garde (On-Call) pour afficher les employés qui sont actuellement de garde. Ceci est particulièrement utile si vous avez besoin de transférer ou de faire remonter un ticket.

   • Cliquez sur Absence du bureau pour voir quels employés ne travaillent pas ce jour-là. Cela peut être utile si vous prévoyez de demander des jours de congé. Vous aurez peut-être plus de chances d’obtenir un congé si d’autres employés sont disponibles pour vous remplacer.

Définir vos préférences

Vous pouvez définir vos préférences pour les quarts de travail et les congés directement à partir de la page Mon calendrier.

Pour définir les préférences :

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier ou, depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.

2. Cliquez sur Options > Préférences de quart de travail.

3. Sélectionnez votre équipe préférée dans la liste déroulante pour chaque jour dans les préférences de quart de travail.

4. Dans la zone Préférences de congés, faites glisser les jours de la semaine répertoriés vers les zones prioritaires disponibles.

   Par exemple, si votre jour de congé préféré est le lundi, faites glisser et déposez la date Lunà laPriorité 1. Si votre prochaine préférence est mercredi, faites glisser la date Épouser à la Priorité 2, et ainsi de suite.

5. Cliquez sur Enregistrer.

   Vos préférences seront enregistrées et prises en compte lors de la création des calendriers.

Demande de calendrier

Vous pouvez voir le statut de votre demande ici. L’état de la demande que vous pouvez voir en fonction de l’action effectuée sur votre demande :

• En attente : Demande en attente d’une action par le superviseur.

• Approuvé : Demande approuvée par le superviseur.

• Refusé : Demande refusée par le superviseur.

• Mis au rebut : Cet état est lié à la demande de changement de calendrier. Si un agent a une demande en attente et que le calendrier est modifié, la demande est rejetée et l’agent en est informé.

• Annulé : Demande annulée par un agent avant l’approbation du superviseur.

• Demande annulée-approuvée : Demande de temps libre approuvée et annulée par un agent.

Échanger et accepter des quarts

Vous pouvez envoyer des demandes d’échange de quart à d’autres employés. Un employé qui reçoit la demande peut accepter ou refuser la demande d’échange de quart.

Votre gestionnaire doit activer l’échange de quarts de travail pour votre compte. Vous êtes alors le seul à pouvoir effectuer des échanges d’équipes avec un agent de votre unité de planification ou d’une autre unité de planification.

Par exemple, vous avez un quart de travail du matin à venir lundi. Vous avez besoin de cette matinée pour des raisons personnelles et vous ne voulez pas prendre un jour de congé. Un collègue ne voit pas d’inconvénient à échanger son quart contre le vôtre. Vous devez tous deux satisfaire aux critères de validation pour que la transaction réussisse.

Outre l’échange de quarts, vous pouvez échanger votre jour de congé hebdomadaire avec un autre agent. Cela vous permet de bénéficier d’une plus grande flexibilité sans affecter les besoins en personnel.

Échanger un quart

Vous pouvez échanger une journée entière ou une demi-journée. Différentes options de négociation d’un quart sont disponibles en fonction de la configuration de votre organisation.

Vous pouvez échanger des quarts avec des agents qui :

• Qui ont des quarts qui tombent le même jour que la vôtre ou des jours différents.

• Appartiennent à votre unité de planification ou à d’autres unités de planification.

L’échange de quarts doit être activé dans la configuration et répondre aux validations requises pour être utilisé.

Validations requises en fonction de la configuration :

• Temps minimum valide entre la demande d’échange et l’heure de début du quart.

• Nombre maximal de jours valables entre la demande d’échange et l’heure de début du quart.

• Le quart à échanger ne doit pas contenir des activités non échangeables. Dans ce cas, un échange sur une partie de la journée pourrait être possible s’il est activé dans la configuration.

• Lorsque vous effectuez une demande d’échange pour une journée entière, la différence maximale entre les durées de quart doit être valide conformément à la configuration.

• Les transactions d’une journée partielle doivent être de même durée.

Vous ne pouvez effectuer que des demandes d’échange pour une journée entière lorsque :

• Les échanges sur des journées partielles sont désactivés dans la configuration.

• Une demande d’échange d’une journée complète est en cours pour le même quart.

  Vous pouvez envoyer plusieurs demandes d’échange pour le même quart en fonction de la configuration. Il n’est pas nécessaire d’annuler la demande précédente.

Vous ne pouvez faire que des demandes d’échange de jours partiels lorsque :

• Il y a une demande d’échange d’une journée partielle en attente pour le même jour.

  En fonction de la configuration, vous pouvez envoyer plusieurs demandes d’échange pour les mêmes heures de quart. Il n’est pas nécessaire d’annuler la demande précédente.

• Le quart de travail que vous échangez contient des activités non échangeables.

  Dans ce cas, un échange sur une partie de la journée peut être effectué. Vous pouvez échanger des segments du calendrier qui ne contiennent pas d’activités non échangeables.

• Toutes les heures de votre quart ne satisfont pas à la validation du préavis minimum.

  Supposons que le préavis minimum soit fixé à 3 heures. Vous travaillez de 13 h à 20 h un jour donné. Vous faites une demande d’échange de quart le même jour à midi. Dans ce cas, vous ne pourrez pas échanger les deux premières heures du quart en raison de la validation du préavis minimum. Cela signifie que vous pouvez négocier des journées partielles, mais pas des journées entières.

Pour échanger un quart de travail :

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier ou, depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.

2. Utilisez le sélecteur de date pour accéder à la date du quart que vous souhaitez échanger.

3. Cliquez sur Options >Échanger le quart de travail. La fenêtre d’échange de quart de travail apparaît. Les détails sur l’échange du quart de travail sont sélectionnés par défaut.

4. Définissez vos préférences pour le quart de travail que vous souhaitez échanger dans les Préférences de quart de travail et d’heure préférés :

   • Dans la liste déroulante, sélectionnez vos jours préférés.

   • Définissez l’heure souhaitée.

5. Cliquez sur Trouver des quarts de travail correspondants.

   Vous obtiendrez le message d’erreur de validation correspondant s’il y a des problèmes de validation avec votre sélection de quart ou avec les Préférences de quart de travail et d’heure préférés. Modifiez vos préférences en fonction du message d’erreur.

   Si toutes les préférences d’échange sont valides, tous les quarts de travail correspondants apparaissent dans la zone de résultats.

   Tous les résultats de la recherche en cours sont désactivés lorsque vous modifiez :

   • Préférences de quart de travail et d’heure préférés

   • Détails du changement de quart de travail

   Le nombre à côté du champ Rechercher des agents est le nombre total d’équipes correspondantes disponibles pour échanger le quart de travail en fonction de vos préférences. Vous pouvez rechercher les agents spécifiques auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange de quart en utilisant le champ Rechercher des agents.

6. Sélectionnez les agents auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange en cochant la case située à côté du nom de l’agent. Le nombre maximum d’agents que vous pouvez choisir dépend de la configuration de l’échange de quart. L’administrateur définit cette configuration.

7. Pour afficher uniquement les agents sélectionnés, basculez la bascule sur Afficher uniquement les agents sélectionnés.

8. Cliquez sur le bouton Soumettre la demande d’échange pour envoyer la requête aux agents cibles sélectionnés. Un message indique l’état de la demande d’échange.

   En fonction de l’état d’avancement de la demande d’échange, les messages :

   • Demande d’échange envoyée avec succès à tous les agents sélectionnés.

     Ce message est généré lorsqu’une demande d’échange est envoyée à tous les agents sélectionnés.

   • Demande d’échange envoyée avec succès aux agents <nombre d’agents>.

     Ce message est généré lorsqu’une demande de transaction est envoyée à quelques-uns des agents sélectionnés.

     Supposons qu’un changement de calendrier intervienne au moment où vous sélectionnez les agents cibles pour envoyer la demande d’échange. Les agents cibles dont les calendriers ont été modifiés risquent de ne pas recevoir votre demande d’échange. Cela signifie que tous les agents cibles que vous sélectionnez ne reçoivent pas la demande d’échange. Il s’agit d’une réussite partielle.

     Des exceptions techniques peuvent également être à l’origine d’une réussite partielle.

   • La demande d’échange a échoué.

     Ce message est généré lorsqu’une demande d’échange n’est envoyée à aucun des agents sélectionnés en raison d’une exception technique.

   Tous les agents cibles qui reçoivent la demande d’échange reçoivent la notification.

   Vous pouvez consulter votre demande d’échange de quarts en attente sur la page Demande de calendrier de la date correspondante.

   Lorsqu’un agent cible accepte votre demande, un responsable doit approuver l’échange.

   Après approbation, vous recevez la notification de l’acceptation du changement de quart de travail dans Ma zone.

   Vous pouvez annuler votre demande d’échange à tout moment avant que l’un des agents cibles ne l’accepte.

9. Pour annuler la demande :

   • Dans Ma zone > Mon calendrier, allez à la date à laquelle vous avez fait la demande d’échange de quart.

   • Accédez à Demande de calendrier.

   • Sélectionnez la demande d’échange et cliquez sur Annuler.

Accepter un échange

1. Cliquez sur la notification pour voir la demande d’échange reçue.

   Vous accédez ainsi directement au jour du quart demandé par votre collègue.

2. Cliquez sur Afficher la demande pour voir les deux équipes côte à côte. Cela vous permet de savoir quel quart vous allez donner et quel quart vous recevrez en retour.

3. Acceptez ou refusez la demande.

   N’oubliez pas que l’échange ne sera pas finalisé tant que votre gestionnaire ne l’aura pas examiné et approuvé. Une fois approuvé, vous recevrez une notification vous en informant.

Échanger le jour de congé hebdomadaire

Les principales caractéristiques de cet échange sont les suivantes :

• Processus d’approbation automatique et manuelle : Le système prend en charge les flux de travail d’approbation automatique et manuelle.

  • Approbation automatique : Si l’approbation automatique est activée, le premier agent cible qui accepte la transaction déclenche l’approbation automatique, et toutes les autres demandes en attente sont refusées.

  • Approbation du gestionnaire : Si l’approbation du gestionnaire est requise, toutes les demandes acceptées sont envoyées au gestionnaire pour approbation finale. Le gestionnaire peut consulter les détails de la transaction et approuver ou refuser la demande.

• Compétence correspondante : Assure que les agents ayant les compétences requises sont appariés au cours du processus d’échange.

• Notifications complètes : Les agents source et cible reçoivent des notifications à différents stades du processus d’échange.

Pour échanger un jour de congé hebdomadaire :

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier ou, à partir de CX Agent WEM > Mon calendrier.

2. Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date de quart que vous souhaitez échanger.

3. Cliquez sur Options > Échange. La fenêtre d’échange de quart de travail apparaît. Les détails sur l’échange du quart de travail sont sélectionnés par défaut.

4. Sélectionnez Congé comme Type d’échange et sélectionnez une date de congé que vous souhaitez échanger.

5. Définissez vos préférences pour le quart de travail que vous souhaitez échanger dans les Préférences de quart de travail et d’heure préférés :

   1. Dans la liste déroulante, sélectionnez votre jour de congé préféré.

   2. Définissez la période préférée pour le quart.

6. Cliquez sur Trouver des quarts de travail correspondants.

   Vous obtiendrez le message d’erreur de validation correspondant s’il y a des problèmes de validation avec votre sélection de quart ou avec les Préférences de quart de travail et d’heure préférés. Modifiez vos préférences en fonction du message d’erreur.

   Si toutes les préférences d’échange sont valides, tous les quarts de travail correspondants apparaissent dans la zone de résultats.

   Tous les résultats de la recherche en cours sont désactivés lorsque vous modifiez :

   • Préférences de quart de travail et d’heure préférés

   • Détails du changement de quart de travail

   Le nombre à côté du champ Rechercher des agents est le nombre total d’équipes correspondantes disponibles pour échanger le quart de travail en fonction de vos préférences. Utilisez ce champ pour rechercher des agents spécifiques à qui envoyer la demande d’échange de quart.

7. Sélectionnez les agents auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange en cochant la case située à côté de leur nom.

8. Cliquez sur Soumettre la demande d’échange pour envoyer la demande aux agents cibles sélectionnés.

   Tous les agents cibles qui reçoivent la demande d’échange reçoivent la notification.

   Vous pouvez consulter votre demande d’échange de quarts en attente sur la page Demande de calendrier de la date correspondante.

   Après approbation, vous recevez la notification de l’acceptation du changement de quart de travail dans Ma zone.

   Vous pouvez annuler votre demande d’échange en tout temps.

9. Pour annuler la requête :

   1. Dans Ma zone > Mon calendrier, allez à la date à laquelle vous avez fait la requête d’échange de quart.

   2. Sélectionnez la requête d’échange et cliquez sur Annuler.

Demander des modifications de calendrier

Vous pouvez apporter des modifications à votre calendrier et les soumettre sous forme de demande. Les modifications demandées sont transmises à votre gestionnaire. Lorsque le gestionnaire approuve, vous verrez les mises à jour dans votre calendrier.

Vous serez avisé une fois votre demande approuvée. La notification est envoyée même si le calendrier pour cette date n’est pas publié.

Ajouter des activités

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier , ou depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.

2. Cliquez sur Ajouter une activité.

   Vous ne pouvez ajouter des activités qu’aux jours publiés, à moins que vous ne demandiez un congé.

3. Sélectionnez une activité dans la liste déroulante de la fenêtre Nouvelle activité.

4. Définissez les heures de début et de fin de l’activité.

5. Si vous demandez un congé pour un ou plusieurs jours complets, cochez la case Toute la journée et définissez les dates de Début et de Fin.

   Souvenez-vous :

   • Vous ne pourrez pas du tout demander de congés (partiels ou complets) s’il ne reste aucun jour dans votre solde de congés.

   • Vous pouvez demander des congés d’une journée entière ou d’une journée partielle en fonction de votre calendrier. Si vous demandez un congé d’une journée entière ou d’une journée partielle qui ne correspond pas à votre calendrier, la demande sera rejetée.

   • Le congé partiel est décompté en fonction du début de l’intervalle (par exemple 12h00, 12h30 et 12h45). Si votre congé commence au milieu d’un intervalle, l’intervalle complet peut être à votre charge. Par exemple, vous avez pris un congé partiel de 9h20 à 12h00. Le temps de congé déduit est de 9h15.

   Vous pouvez choisir de saisir un Commentaire. Vous pouvez utiliser la zone de commentaire pour expliquer pourquoi vous demandez la modification.

6. Cliquez sur Ajouter.

   La modification que vous avez apportée sera bloquée dans votre calendrier en attendant d’être approuvée.

   N’oubliez pas que si votre responsable définit une règle de refus automatique pour l’activité que vous demandez, vous ne pourrez pas répondre à votre demande. Le bouton Ajouter sera grisé.

7. Cliquez sur Soumettre la demande en haut de votre calendrier. Les modifications sont transmises à votre gestionnaire.

   Vous pouvez ajouter plusieurs activités avant de finaliser la demande et de la soumettre.

   Vous recevrez une notification lorsque votre responsable approuvera ou refusera la demande. Si vos modifications sont approuvées, elles seront ajoutées officiellement à votre calendrier. Si elles sont refusées, la modification en cours sera supprimée.

   Cliquez sur Afficher les demandes pour afficher votre calendrier avant et après les modifications. Vous pouvez également consulter l’état de toutes vos demandes sur la page Demandes de calendrier.

   Annulez les demandes en attente de votre calendrier en cliquant sur Annuler tout.

   Si vous souhaitez annuler des modifications après leur approbation, parlez-en à votre gestionnaire.

   Votre calendrier ne s’affiche qu’une heure avant la première activité de la journée et une heure après la dernière activité.

   Si vous souhaitez ajouter une activité sur une heure que vous ne voyez pas, cliquez sur Ajouter une activité n’importe où ailleurs sur le planning et modifiez l’heure manuellement dans la fenêtre Nouvelle activité.

Modifier, supprimer, supprimer et annuler des activités

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier ou, depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.

2. Utilisez le sélecteur de date pour ouvrir le jour que vous souhaitez modifier.

3. Pour supprimer une activité de congé partiel, cliquez sur l’activité et sélectionnez Supprimer l’activité. Dans la fenêtre de suppression d’activité, cliquez surRetirer.

4. Pour annuler une demande, cliquez sur l’activité et sélectionnez Annuler la demande. Cela s’applique aux demandes de congé en attente et approuvées.

5. Pour modifier une activité, cliquez sur l’activité et sélectionnez Modifier l’heure de l’activité.

6. Dans la fenêtre Modifier l’activité, mettez à jour les heures de début et de fin.

7. Vous pouvez choisir de saisir un Commentaire. Vous pouvez utiliser la zone de commentaire pour expliquer pourquoi vous modifiez le créneau horaire de cette activité.

8. Cliquez sur Enregistrer.

   Les modifications que vous avez apportées apparaîtront dans votre calendrier, en attendant d’être approuvées.

9. Cliquez sur Soumettre la demande en haut de votre calendrier pour envoyer vos modifications à votre gestionnaire.

   Vous pouvez modifier ou supprimer plusieurs activités avant de finaliser la demande et de la soumettre.

   Vous recevrez une notification lorsque votre responsable approuvera ou refusera la demande. Si vos modifications sont approuvées, elles seront finalisées dans votre calendrier. En cas de refus, la modification en attente sera supprimée.

   Cliquez sur Afficher les demandes pour afficher votre calendrier avant et après les modifications. Vous pouvez également consulter l’état de toutes vos demandes sur la page Demandes de calendrier.

   Annulez les demandes en attente de votre calendrier en cliquant sur Annuler tout. Vous pouvez annuler la demande pour un jour donné ou, s’il s’agit d’une demande portant sur plusieurs jours, vous pouvez annuler toutes les demandes en attente.

   Si vous souhaitez annuler des modifications après leur approbation, parlez-en à votre gestionnaire.

Vérifiez votre solde de congés

Si vous essayez de demander un congé et que vous ne pouvez pas, ou si vous êtes simplement curieux de savoir combien de jours il vous reste, vous pouvez vérifier votre solde à partir de votre page de calendrier.

1. Accédez à MyZone > Mon calendrier ou, depuis MAX, accédez à WEM > Mon calendrier.

2. Cliquez sur Options > Solde des congés.

   Votre fenêtre Solde de congés s’ouvre. La grille vous montre une répartition de chaque Activité de congé, ainsi que le nombre total de jours dont vous disposez, ainsi que le nombre de jours que vous avez pris et le nombre de jours programmés et restants.

Enchérir sur les quarts de travail

Vos responsables peuvent créer des modèles de quarts de travail hebdomadaires sur lesquels vous pourrez enchérir. Il s’agit de combinaisons de quarts de travail pour d’éventuels calendriers hebdomadaires. Chaque calendrier hebdomadaire possible est composé d’un ensemble de différents quarts de travail. Vous pouvez enchérir sur le calendrier que vous souhaitez le plus.

Lorsque votre gestionnaire ouvre une enchère, vous recevrez automatiquement une notification. Vous pourrez alors enchérir sur des calendriers hebdomadaires.

Une fois l’offre clôturée, vous serez programmé en fonction des priorités que vous avez définies dans votre enchère, ainsi que de votre rang et de votre ancienneté.

Pour enchérir sur les quarts de travail :

1. Accédez à MyZone > Enchères sur les Quarts de travail ou, depuis MAX, accédez à WEM > Enchères sur les Quarts de travail.

2. Chaque semaine disponible pour faire une enchère est composée de rangées, chaque rangée affichant un calendrier hebdomadaire possible différent. Faites glisser et déposez les rangées dans votre ordre de préférence de haut en bas.

3. Cliquez sur Soumettre l’enchère.

   Votre offre sera soumise à votre superviseur et prise en compte lors de l’attribution de votre calendrier.

Demandes de libre-service au niveau intervalle

Cette fonction est disponible pour les utilisateurs de la licence CXone WFM Avancé. Les demandes en libre-service sont disponibles pour :

• Dates ou heures futures.

• Jours de publication.

Le libre-service vous permet de demander des congés, de faire des heures supplémentaires et d’échanger automatiquement des quarts lorsqu’ils sont disponibles. Il vous avertit automatiquement des congés disponibles, des heures supplémentaires et des possibilités d’auto-échange. Lorsque vous utilisez le libre-service, tous vos calendriers interconnectés sont automatiquement mis à jour.

En fonction des conditions de dotation en personnel, les intervalles en libre-service sont soit approuvés automatiquement, soit soumis à l’approbation d’un gestionnaire. En savoir plus sur les Règles d’approbation.

Autorisations pour le libre-service

Pour les congés

• La demande de congé personnel doit être ACTIVÉE. Pour en savoir plus, consultez WFMPermissions.htm

Pour les heures supplémentaires et l’auto-échange

• L’affichage du calendrier personnel doit être activé

• La demande de congé personnel doit être ACTIVÉE.

  Pour en savoir plus, consultez WFMPermissions.htm

• L’activité d’ajout/édition est activée. Pour en savoir plus, consultez CreatingActivityCodes.htm

• Les agents doivent avoir les compétences requises pour travailler des heures supplémentaires ou effectuer un auto-échange.

Libre-service : Demandes de congé

Utilisez ce libre-service pour ajouter des intervalles de congés à votre calendrier.

Tous les intervalles de congés en libre-service sont de 30 minutes par défaut.

Pour ajouter le libre-service pour les congés :

1. Accédez à Ma zone > Mon calendrier.

2. Cliquez sur la case Libre-service pour activer la liste déroulante associé. Dans la liste des options de la liste déroulante du libre-service, choisissez Congés. Tous les intervalles de congés disponibles apparaissent dans votre calendrier

   Les intervalles sont approuvés automatiquement ou doivent être approuvés en fonction des conditions définies dans les Règles d’approbation :

   •  : Approbation automatique

   •  : Approbation nécessaire

   Chaque intervalle de congés est de 30 minutes.

3. Cliquez sur l’intervalle de congés que vous souhaitez ajouter à votre calendrier. La fenêtre Sélectionner les congés s’ouvre.

4. Dans la fenêtre Sélectionner les congés, sélectionnez le type d’activité requis dans la liste déroulante.

5. Sélectionner l’heure de début des congés. La valeur par défaut est l’heure de début de l’intervalle de temps sélectionné. L’heure de fin est automatiquement réglée en fonction de l’heure de début.

   Vous pouvez prendre un congé de 15 minutes seulement.

   Vous pouvez prolonger votre congé au-delà de 30 minutes si :

   • Les intervalles des congés sont continus et

   • Les validations définies sont respectées

   Voir exemple

   Vous avez sélectionné un intervalle de congé auto-approuvé de 11:00-11:30. Vous décidez de prolonger ce congé de 30 minutes. Ainsi, vous saisissez l’heure de fin comme 12:00. La prolongation du congé ne réussit que si :

   • L’intervalle 11:30-12:00 est disponible en libre-service.

   • L’intervalle 11:30-12:00 est également approuvé automatiquement.

   • L’intervalle 11:30-12:00 a le même code d’activité sélectionné.

6. Cliquez sur Ajouter. L’intervalle de congé est ajouté à votre calendrier ou envoyé pour approbation en fonction du type d’intervalle de congé sélectionné.

   Vous pouvez ajouter autant d’intervalles de congé que vous le souhaitez à partir des intervalles disponibles en libre-service. Les congés ajoutés en libre-service sont reflétés dans votre calendrier.

   Si l’intervalle de congé doit être approuvé, la demande de congé est ajoutée à la page Demandes de calendrier.

Libre-service : Demandes d’heures supplémentaires

Utilisez ce libre-service pour effectuer des heures supplémentaires en plus de vos heures de travail prévues.

Tous les intervalles d’heures supplémentaires sont de 30 minutes par défaut.

Si une demande est en suspens pour un jour donné, les créneaux ne sont pas affichés pour ce jour.

Pour ajouter les heures supplémentaires :

1. Accédez à Ma zone > Mon calendrier.

2. Cliquez sur la case Libre-service pour activer la liste déroulante associé. Dans la liste des options de la liste déroulante du libre-service, choisissez Heures supplémentaires. Tous les intervalles d’heures supplémentaires disponibles apparaissent sur votre calendrier.

   Les intervalles sont approuvés automatiquement ou doivent être approuvés en fonction des conditions définies dans les Règles d’approbation :

   • : Approbation automatique

   • : Approbation nécessaire

3. Cliquez sur l’intervalle d’heures supplémentaires que vous souhaitez ajouter à votre calendrier. La fenêtre Ajouter des heures supplémentaires s’ouvre.

4. Dans la fenêtre Ajouter des heures supplémentaires, sélectionnez l’heure de début. La valeur par défaut est l’heure de début de l’intervalle de temps sélectionné. L’heure de fin sera automatiquement réglée en fonction de l’heure de début.

   Souvenez-vous :

   • Les heures supplémentaires doivent être effectuées en dehors des heures de travail.

   • Si vous avez fixé un nombre maximum d’heures par jour ou par semaine

   • Vous pouvez effectuer des heures supplémentaires pour une durée de 15 minutes seulement.

   Si vous souhaitez prolonger l’intervalle des heures supplémentaires au-delà de 30 minutes, si :

   • Les intervalles d’heures supplémentaires sont continus.

   • Les validations définies sont respectées.

   Voir exemple

   Vous avez sélectionné un intervalle d’heures supplémentaires auto-approuvé de 11:00-11:30. Vous souhaitez prolonger les heures supplémentaires de 30 minutes. Ainsi, vous saisissez l’heure de fin comme 12:00. Votre extension d’heures supplémentaires ne réussit que si :

   • L’intervalle 11:30-12:00 est disponible pour des heures supplémentaires.

   • L’intervalle d’heures supplémentaires 11:30-12:00 est également approuvé automatiquement.

5. Cliquez sur Ajouter. Selon le type d’intervalle d’heures supplémentaires sélectionné, l’intervalle est ajouté à votre calendrier ou envoyé pour approbation.

   Vous pouvez ajouter autant d’intervalles d’heures supplémentaires que vous le souhaitez à partir des intervalles d’heures supplémentaires disponibles. Les heures supplémentaires sont reflétées dans votre calendrier. Cela couvre également les quarts de nuit.

Libre-service : Demandes d’auto-échange

L’auto-échange vous permet d’affiner votre calendrier en échangeant des heures entre les quarts. Vous renoncez à certains intervalles de votre quart et prenez un nombre égal d’intervalles en dehors du quart. De cette manière, le nombre total d’heures de travail reste le même. L’auto-échange vous permet de mieux contrôler votre calendrier sans affecter la charge de travail globale. Les échanges acceptés mettent automatiquement à jour le calendrier.

Les auto-échanges sont approuvés automatiquement et ne nécessitent pas l’intervention du gestionnaire.

Tous les intervalles d’auto-échange sont de 30 minutes.

Si une demande est en suspens pour un jour donné, les créneaux ne sont pas affichés pour ce jour.

Pour ajouter l’auto-échange en libre-service :

1. Accédez à Ma zone > Mon calendrier.

   L’auto-échange est disponible dans la vue journalière et dans la vue hebdomadaire.

2. Cliquez sur la case Libre-service pour activer la liste déroulante associé. Choisissez Auto-échange dans la liste des options de la liste déroulante Libre-service. Votre calendrier affiche tous les intervalles d’auto-échange disponibles. Tous les intervalles sont approuvés automatiquement.

3. Sélectionnez un ou plusieurs intervalles d’auto-échange en fonction de vos besoins. La boîte de dialogue d’auto-échange s’ouvre. Vous pouvez y voir le nombre d’intervalles enlevés et ajoutés pour l’échange.

   Si vous souhaitez effacer les intervalles sélectionnés, utilisez Effacer pour supprimer les intervalles sélectionnés.

4. Cliquez sur Suivant. Vous pouvez voir les intervalles disponibles qui peuvent être pris en échange. Les intervalles indiqués sont en dehors des quarts programmés afin de garantir que le nombre total d’heures de travail ne sera pas affecté.

   Sélectionnez les intervalles que vous souhaitez prendre en échange.

   Vous devez ajouter le même nombre d’intervalles que celui que vous avez retiré. Une fois que vous l’avez fait, le bouton Demander est activé.

   En cliquant sur Retourner, vous reviendrez à la boîte de dialogue précédente. Dans ce cas, les intervalles ajoutés en échange seront effacés, le cas échéant.

5. Cliquez sur Demander. Si toutes les sélections sont conformes aux lignes directrices définies, l’auto-échange est approuvé automatiquement. Les nouveaux intervalles sont ajoutés en fonction des créneaux sélectionnés sur la page Mon calendrier.

   Une notification est envoyée si un auto-échange est approuvé ou refusé. Par exemple, l’effectif net a été modifié et le créneau n’est plus disponible, mais la demande a déjà été soumise.

   Gardez à l’esprit que si un ou plusieurs agents essaient d’échanger les mêmes intervalles pendant que vous essayez de le faire, les intervalles sont attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi. Dans ce cas, vous pouvez voir des intervalles disponibles pour l’échange, mais la demande est automatiquement rejetée après validation.

Modification ou annulation des demandes en libre-service

Vous pouvez modifier ou annuler les demandes en libre-service en attente sur la page Mon calendrier.

Pour annuler ou modifier les demandes en libre-service en attente :

1. Accédez à la page Mon calendrier .

2. Cliquez sur la demande en attente que vous souhaitez modifier ou annuler.

3. Sélectionnez Annuler ou Modifier dans le menu.

4. Pour annuler toutes les demandes en attente de la journée, sélectionnez Annuler tout en haut du calendrier.