Handels- und Gebotsverschiebungen

Sie können Schichttausch-Anforderungen an andere Mitarbeiter senden. Ein Mitarbeiter, der die Anforderung erhält, kann die Schichttausch-Anforderung akzeptieren oder ablehnen. Der Handel erfolgt gemäß den vom Manager festgelegten Konfigurationen.

Ihr Manager muss Schichttausch für Ihr Konto aktivieren. Nur dann können Sie einen Schichttausch mit einem Agenten aus Ihrer oder einer anderen Planungseinheit durchführen.

Sie haben zum Beispiel eine Frühschicht am Montag. Sie brauchen diesen Vormittag aus persönlichen Gründen und wollen keinen Urlaubstag nehmen. Einem Kollegen macht es nichts aus, seine Schicht mit Ihrer zu tauschen. Sie beide müssen Validierungen erfüllen, damit der Tausch erfolgreich ist.

Neben dem Tausch von Schichten ist der Tausch Ihres wöchentlichen freien Tags mit einem anderen Agenten möglich. Dies bietet mehr Flexibilität ohne Auswirkung auf die Personalanforderungen.

Eine Schicht tauschen

Sie können eine Schicht für einen ganzen Tag oder einen Teiltag tauschen. Unterschiedliche Optionen für das Tauschen einer Schicht sind je nach Konfiguration Ihrer Organisation verfügbar.

Sie können Schichten mit Agenten tauschen:

  • die Schichten haben, die auf denselben Tag wie Ihre oder auf andere Tage fallen.

  • zu Ihrer Planungseinheit oder anderen Planungseinheiten gehören.

Schichttausch muss in der Konfiguration aktiviert und die erforderlichen Validierungen müssen erfüllt sein, damit dies verwendet werden kann.

Erforderliche Validierungen auf Basis der Konfiguration:

  • Gültige Mindestzeit zwischen Tauschanforderung und Schichtbeginn.

  • Gültige maximale Tage zwischen Tauschanforderung und Schichtbeginn.

  • Die zu tauschende Schicht darf keine nicht tauschbaren Aktivitäten enthalten. In diesem Fall könnte nur ein Teiltag-Tausch möglich sein, wenn dies in der Konfiguration aktiviert ist.

  • Bei einer Tauschanforderung für einen vollständigen Tag muss der maximale Unterschied zwischen den Schichtlängen gemäß Konfiguration gültig sein.

  • Beim Tauschen von Teiltagen muss die Länge gleich sind.

Tauschanforderungen für vollständige Tage sind in folgenden Fällen möglich:

  • Der Tausch von Teiltagen ist in der Konfiguration deaktiviert.

  • Tauschanforderungen für vollständige Tage stehen für dieselbe Schicht aus.

    Sie können mehrere Tauschanforderungen für dieselbe Schicht basierend auf der Konfiguration stellen. Sie müssen die vorherige Anforderung nicht stornieren.

Tauschanforderungen für Teiltage sind in folgenden Fällen möglich:

  • Es gibt eine ausstehende Tauschanforderung für Teiltage für denselben Tag.

    Auf Basis der Konfiguration können Sie mehrere Tauschanforderungen für dieselben Schichtstunden stellen. Sie müssen die vorherige Anforderung nicht stornieren.

  • Die Schicht, die Sie tauschen, enthält nicht tauschbare Aktivitäten.

    In diesem Fall kann ein Tausch für einen Teiltag gesendet werden. Sie können Segmente des Zeitplans tauschen, die keine nicht tauschbaren Aktivitäten enthalten.

  • Nicht alle Stunden von Ihrer Schicht erfüllen die Validierung der minimalen Vorankündigung.

    Sagen wir, die minimale Vorankündigung ist als 3 Stunden konfiguriert. Ihre Schicht ist von 13:00 Uhr bis 20:00 Uhr an einem bestimmten Tag. Sie senden eine Schichttausch-Anforderungen um 12:00 Uhr am selben Tag. In diesem Fall können Sie wegen der Validierung der minimalen Vorankündigung die ersten 2 Stunden der Schicht nicht tauschen. Das bedeutet, Sie können einen Teiltag, aber keinen vollständigen Tag tauschen.

So tauschen Sie eine Schicht:

  1. Gehen Sie zu My Zone > Mein Zeitplan oder gehen Sie zu MAXWEM > Mein Zeitplan.

  2. Verwenden Sie die Datumsauswahl, um zu dem Schichtdatum zu wechseln, das Sie tauschen möchten.

  3. Klicken Sie auf Optionen >Schicht tauschen. Das Fenster "Schicht tauschen" wird angezeigt. Schichttauschdetails sind standardmäßig ausgewählt.

  4. Legen Sie Ihre Präferenzen für die Schicht, die Sie als Tausch möchten, in Bevorzugter Schichttag und Zeit fest:

    • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ihre bevorzugten Tage aus.

    • Legen Sie die bevorzugte Zeit fest.

  5. Klicken Sie auf Passende Schichten finden.

    Sie erhalten die entsprechende Validierungsfehler-Nachricht, wenn es Validierungsprobleme mit Ihrer Schichtauswahl oder den Präferenzen für bevorzugte Schicht und Zeit gibt. Ändern Sie Ihre Präferenzen auf Basis der Fehlermeldung.

    Wenn alle Tauschpräferenzen gültig sind, erscheinen alle passenden Schichten im Ergebnisbereich.

    Alle Suchergebnisse aus der aktuellen Suche werden deaktiviert, wenn Sie Folgendes ändern:

    • Präferenzen für bevorzugte Schicht und Zeit

    • Schichttauschdetails

    Die Zahl neben dem Feld Agenten suchen ist die Gesamtzahl der passenden Schichten, die für den Tausch auf Basis Ihrer Präferenzen verfügbar sind. Sie können nach den spezifischen Agenten suchen, denen Sie die Schichttausch-Anforderungen senden möchten, indem Sie das Feld Agenten suchen verwenden.

  6. Wählen Sie die Agenten, denen Sie die Tauschanforderung senden möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Agenten markieren. Die maximale Anzahl der Agenten, die Sie auswählen können, hängt von der Schichttauschkonfiguration ab. Der Administrator stellt diese Konfiguration ein.

  7. Um nur ausgewählte Agenten anzuzeigen, schalten Sie den Schalter auf Nur ausgewählte Anzeigen.

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tauschanforderung senden, um die Anforderung zu den ausgewählten Zielagenten zu senden. Eine Nachricht zeigt den Status der Tauschanforderung an.

    Meldungen auf Basis des Einreichungsstatus der Tauschanforderung:

    • Tauschanfrage wurde erfolgreich an alle ausgewählten Agenten gesendet.

      Diese Nachricht wird erzeugt, wenn eine Tauschanforderungen an alle ausgewählten Agenten geschickt wird.

    • Tauschanforderung erfolgreich an <Anzahl der Agenten> gesendet.

      Diese Nachricht wird erzeugt, wenn eine Tauschanforderungen an einige der ausgewählten Agenten geschickt wird.

      Nehmen wir an, es gibt bis zu der Zeit, zu der Sie Zielagenten für das Senden der Tauschanforderung auswählen, eine Zeitplanänderung. Die Zielagenten, deren Zeitpläne geändert werden, können Ihre Tauschanforderung möglicherweise nicht erhalten. Das bedeutet, dass nicht alle von Ihnen ausgewählten Zielagenten die Tauschanforderung erhalten. Dies ist ein Fall eines Teilerfolgs.

      Technische Ausnahmen können ebenfalls für einen Teilerfolg verantwortlich sein.

    • Tauschanfrage fehlgeschlagen.

      Diese Nachricht wird erzeugt, wenn eine Tauschanforderung aufgrund einer technischen Ausnahme an keinen der ausgewählten Agenten gesendet wird.

    Alle Zielagenten, die die Tauschanforderung empfangen, erhalten die Benachrichtigung.

    Ihre ausstehenden Schichttausch-Anforderungen können Sie auf der Seite Anfrage planen des entsprechenden Datums finden.

    Sobald ein Zielagent Ihre Anforderung akzeptiert, muss ein Manager den Tausch genehmigen.

    Nach Genehmigung erhalten Sie eine Benachrichtigung der Schichttauschgenehmigung in Meine Zone.

    Sie können Ihre Schichttausch-Anforderungen jederzeit stornieren, bevor sie von einem Zielagenten akzeptiert wird.

  9. So brechen Sie die Anforderung ab:

    • Gehen Sie in Meine Zone > Mein Zeitplan zu dem Datum, an dem Sie die Schichttausch-Anforderung erstellt haben.

    • Gehen Sie zu Anfrage planen.

    • Wählen Sie die Schichttausch-Anforderung aus und klicken Sie auf Abbrechen.

Einen Tausch akzeptieren

  1. Kicken Sie auf die Benachrichtigungen, um die empfangene Tauschanforderung zu sehen.

    So gelangen Sie direkt zum Tag der Schicht, den Ihr Kollege angefordert hat.

  2. Klicken Sie auf Anfrage anzeigen, um die beiden Schichten nebeneinander anzuzeigen. Dies zeigt Ihnen, welche Schicht Sie anbieten und welche Schicht Sie als Gegenleistung erhalten werden.

  3. Akzeptieren Sie die Anfrage oder lehnen Sie sie ab.

    Denken Sie daran, dass der Tausch erst dann abgeschlossen wird, wenn Ihr Vorgesetzter ihn überprüft und genehmigt hat. Sobald dieser genehmigt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung, die Sie darüber informiert.

Den wöchentlichen freien Tag tauschen

Die Hauptmerkmale dieses Tausches lauten wie folgt:

  • Automatische und manuelle Genehmigung: Das System unterstützt sowohl die automatische als auch die manuelle Genehmigung.

    • Automatische Genehmigung: Wenn die automatische Genehmigung aktiviert ist, löst der erste Zielagent, der den Tausch akzeptiert, die automatische Genehmigung aus, und alle anderen ausstehenden Anfragen werden abgelehnt.

    • Genehmigung durch Manager: Wenn die Genehmigung durch den Manager erforderlich ist, werden alle akzeptierten Anfragen an den Manager zur abschließenden Genehmigung gesendet. Der Manager kann die Tauschdetails anzeigen und die Anfrage genehmigen oder ablehnen.

  • Abstimmung von Skills: Stellt sicher, dass Agenten mit den erforderlichen Skills während des Tauschprozesses aufeinander abgestimmt werden.

  • Umfangreiche Benachrichtigungen: Sowohl die Quell- als auch die Zielagenten erhalten Benachrichtigungen in den verschiedenen Phasen des Tauschprozesses.

So tauschen Sie Ihren wöchentlichen freien Tag:

  1. Gehen Sie zu My Zone > Mein Zeitplan oder in CX Agent zu WEM > Mein Zeitplan.

  2. Verwenden Sie die Datumsauswahl, um das Schichtdatum auszuwählen, das Sie tauschen möchten.

  3. Klicken Sie auf Optionen > Tauschen. Das Fenster "Schicht tauschen" wird angezeigt. Schichttauschdetails sind standardmäßig ausgewählt.

  4. Wählen Sie Freier Tag als Tauschtyp und dann ein Datum für den zu tauschenden freien Tag aus.

  5. Legen Sie Ihre Präferenzen für die Schicht, die Sie als Tausch möchten, in Bevorzugter Schichttag und Zeit fest:

    1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ihren bevorzugten freien Tag aus.

    2. Legen Sie den bevorzugten Zeitrahmen für die Schicht fest.

  6. Klicken Sie auf Passende Schichten finden.

    Sie erhalten die entsprechende Validierungsfehler-Nachricht, wenn es Validierungsprobleme mit Ihrer Schichtauswahl oder den Präferenzen für bevorzugte Schicht und Zeit gibt. Ändern Sie Ihre Präferenzen auf Basis der Fehlermeldung.

    Wenn alle Tauschpräferenzen gültig sind, erscheinen alle passenden Schichten im Ergebnisbereich.

    Alle Suchergebnisse aus der aktuellen Suche werden deaktiviert, wenn Sie Folgendes ändern:

    • Präferenzen für bevorzugte Schicht und Zeit

    • Schichttauschdetails

    Die Zahl neben dem Feld Agenten suchen ist die Gesamtzahl der passenden Schichten, die für den Tausch auf Basis Ihrer Präferenzen verfügbar sind. Verwenden Sie dieses Feld, um nach bestimmten Agenten zu suchen, denen die Schichttausch-Anforderung gesendet werden soll.

  7. Wählen Sie die Agenten, denen Sie die Tauschanforderung senden möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Agenten markieren.

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tauschanforderung senden, um die Anforderung an die ausgewählten Zielagenten zu senden.

    Alle Zielagenten, die die Tauschanforderung empfangen, erhalten die Benachrichtigung.

    Ihre ausstehenden Schichttausch-Anforderungen können Sie auf der Seite Anfrage planen des entsprechenden Datums finden.

    Nach Genehmigung erhalten Sie eine Benachrichtigung der Schichttauschgenehmigung in Meine Zone.

    Sie können Ihre Schichttausch-Anforderung jederzeit abbrechen.

  9. So brechen Sie die Anforderung ab:

    1. Gehen Sie in Meine Zone > Mein Zeitplan zu dem Datum, an dem Sie die Schichttausch-Anforderung erstellt haben.

    2. Wählen Sie die Schichttausch-Anforderung aus und klicken Sie auf Abbrechen.

Bieten auf Schichten

Ihre Manager können wöchentliche Schichtmuster erstellen, auf die Sie bieten können. Diese sind Kombinationen aus Schichten für mögliche Wochenzeitpläne. Jeder mögliche Wochenplan besteht aus einer Reihe von verschiedenen Schichten. Sie können ein Gebot abgeben, welches Programm Sie am meisten wünschen. Die Gebotsstatus werden vom Manager oder Vorgesetzten verwaltet. Agenten können Gebote nur anzeigen und abgeben.

Wenn Ihr Manager ein Gebot öffnet, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sie können auf die verfügbaren Wochenzeitpläne bieten.

Sobald die Ausschreibung abgeschlossen ist, werden Sie auf der Grundlage der Prioritäten, die Sie in Ihrer Ausschreibung festgelegt haben, sowie Ihres Ranges und Dienstalters eingeteilt.

Wenn zwei Bedienstete dieselbe Schicht beantragen, wird derjenige mit dem höheren Rang bevorzugt. Bei gleichem Rang wird der Beamte mit dem höheren Dienstalter bevorzugt. Bei gleichem Dienstalter wird derjenige bevorzugt, der das erste Angebot abgegeben hat.

So bieten Sie auf Schichten:

  1. Gehen Sie zu My Zone > Schichtgebote oder von MAX zu WEM > Schichtgebote.

  2. Die für das Bieten verfügbaren Wochen bestehen aus Zeilen, wobei jede Zeile einen anderen möglichen Wochenzeitplan anzeigt. Ziehen Sie die Zeilen in der gewünschten Reihenfolge von oben nach unten hinein.

  3. Klicken Sie auf Gebot senden.

    Ihr Gebot wird zu Ihrem Supervisor gesendet und dann bei der Zuweisung Ihres Zeitplans berücksichtigt.