Retener y liberar archivos

La función de retención y liberación de archivos permite retener archivos para evitar que se eliminen por cualquier método, ya sea automática o manualmente. La retención de archivos también impide que avancen en su ciclo de vida. La retención de archivos le permite retener fácilmente los archivos durante un período de tiempo por motivos legales, pero puede retener archivos por cualquier motivo. Puede liberar archivos retenidos siempre que lo necesite. Para habilitar la función de retención y liberación, necesita Servicios de almacenamiento en la nube y una clave de licencia de retención de litigio separada. Para obtener una licencia y configurar la función, comuníquese con su Representante de cuenta CXone.

Cuando crea una solicitud de retención, busca y selecciona los archivos que desea retener. A continuación, esa solicitud se procesa y cada uno de los archivos seleccionados se mantiene en Almacenamiento en la nube. De manera similar, cuando crea una solicitud de liberación, busca y selecciona los archivos que desea liberar. Los archivos se liberan después de un breve período de procesamiento. Las solicitudes de liberación son para archivos individuales, no para retenciones existentes. Esto significa que puede liberar solo algunos de los archivos contenidos en una retención si así lo desea. Sin embargo, no puede liberar archivos de dos retenciones diferentes en la misma solicitud de liberación. Es importante especificar un motivo al realizar una solicitud de retención o liberación. Ayuda a crear un registro de detalles de auditoría para las acciones de los usuarios.

Búsqueda de archivos

Al activar la función de retención y liberación, aparece una página de búsqueda en el menú de navegación de Almacenamiento en la nube. Esta página lo ayuda a ubicar rápida y fácilmente archivos para solicitudes de retención o liberación, y a ver sus solicitudes actuales de retención y liberación. La página incluye dos pestañas: Buscar y Rastreador de solicitudes.

• Pestaña de búsqueda: le permite buscar todos sus archivos por período de tiempo. Opcionalmente, puede incluir un ID de contacto o un conjunto de ID de contacto para incluir junto con el intervalo de fechas seleccionado. Puede filtrar aún más su búsqueda por agente, habilidad, equipo y DNIS. Cuando envía su búsqueda, la página muestra una tabla que contiene los archivos que coinciden con su búsqueda. Puede filtrar aún más según el tipo de archivo, el estado del archivo y el estado de retención. Una bandera roja junto a la Identificación de contacto indica que un archivo está actualmente retenido.

• Pestaña Rastreador de solicitudes: le permite ver una tabla de solicitudes de retención y liberación y su estado actual. Para cada solicitud, puede descargar una hoja de cálculo con detalles sobre los archivos contenidos en la solicitud. Antes de crear una solicitud de liberación, es importante determinar qué archivos individuales desea liberar. Para ello, puede descargar la hoja de cálculo de la solicitud de retención o filtrar la pestaña Buscar por el nombre de la solicitud de retención que contiene los archivos que desea liberar.

Datos clave sobre la retención y liberación

• La retención por juicio solo está disponible para entornos que usan almacenamiento en la nube predeterminado.
• Las solicitudes de retención tardan unos minutos en procesarse antes de que se retengan los archivos. Es posible que un usuario elimine un archivo entre el momento de la solicitud de retención y el momento en que el archivo pasa al estado de retención.
• La cantidad máxima de archivos que puede incluir en una sola solicitud de retención o liberación es 500.
• Puede retener archivos del almacenamiento activo y a largo plazo.
• Puede utilizar el proceso de recuperación de archivos para extraer archivos retenidos del almacenamiento a largo plazo.

Poner archivos en espera

Permisos requeridos:Litigio ver, retener,Búsqueda de archivos Activado

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneAdmin.

2. Vaya a Almacenamiento en la nube >Búsqueda.

3. En la pestaña Buscar de la página, ingrese una ID de contacto o una lista separada por comas (sin espacios) de ID de contacto para buscar y seleccione un rango de fechas del menú desplegable. Como alternativa, puede seleccionar aintervalo de fechas sin ningún ID de contacto.

4. Si desea filtrar los resultados de su búsqueda más, haga clic en Búsqueda Avanzada. Seleccione cualquiera Agente, DCAHabilidad,Equipo, yDNIS desea que los resultados de la búsqueda coincidan.

   Las búsquedas con múltiples filtros asumen un operador AND entre cada tipo de filtro y un operador OR entre cada selección en un filtro individual. Por ejemplo, selecciona:

   • lydia bennet ygatita bennet en elAgente filtrar.
   • OBPredDialer yVoz entrante en elHabilidad filtrar.
   • nada en elEquipo yDNIS filtros

   La búsqueda encuentra interacciones que Lydia Bennet o Kitty Bennet manejaron usando OBPredDialer o InboundVoiceHabilidad ACD Se utiliza para automatizar la entrega de interacciones basadas en las habilidades, capacidades y conocimientos de los agentes.

5. Haga clic en Buscar.

6. Si desea refinar aún más sus resultados de búsqueda, haga clic en el botón de filtro. Además de las opciones de filtrado que tenía en la página anterior, puede filtrar en función de varios criterios. Se aplican las mismas reglas explicadas en la sugerencia anterior. Cuando esté satisfecho con sus filtros, haga clic enAplicar.

   Obtener más información sobre los filtros en este paso

   Campo	Detalles
   Tipo	El tipo de archivos que desea buscar. Las opciones disponibles para usted dependen de su licencia. Los tipos posibles son: Grabaciones de llamadas Transcripciones del chat Digital Correo electrónico Informe IA (paraInteraction Analytics) Grabaciones en pantalla
   Estado	El estado actual de los archivos que desea buscar. Los estados posibles son: Activo Archivado No archivado Mover a SEA Almacenamiento externo
   Retención de litigios	Si los archivos que desea encontrar están actualmente protegidos por una retención de litigio (Sí) o no (No).
   Disposición LCM	Las disposiciones aplicadas a las interacciones con el fin de controlar los eventos del ciclo de vida. Esto sólo se aplica a los Tipos de archivo de Grabaciones de llamadas y Grabaciones de pantalla. Sólo está disponible si ha adquirido una licencia para TTL El periodo de tiempo que se conservan estas interacciones y el momento de su eliminación. Usted define la configuración de TTL para sus interacciones. basado en disposiciones.
   Agente	Los agentes asociados con los archivos que desea buscar.
   DNIS	Sólo para los archivos de grabación de llamadas y de pantalla, los DNIS asociados a ellos
   Habilidades	Las habilidades ACD asociadas a los archivos que desea encontrar.
   Equipo	Los equipos asociados a los archivos que desea buscar.

7. Usando la columna de la casilla de verificación de la tabla, seleccione los archivos que desea poner en espera. Haga clic en el botón de acciones en la esquina superior derecha de la fila del encabezado de la tabla. En el menú desplegable, haga clic enRetención por juicio.

8. En ¿Estás seguro? ventana, introduzca unNombre para la retención para ayudar a los usuarios de su entorno a identificar rápidamente la retención. Introduzca un motivo para la retención. Lea la información sobre el proceso de retención de litigios, seleccioneEntiendo la información anteriory haga clic enConfirmar.

La solicitud de reserva aparece en la pestaña Rastreador de solicitudes con unEstado dePendiente. La solicitud de reserva tarda unos minutos en completarse. Si desea ver más información sobre la retención más adelante, puede pasar el cursor sobre el ícono de comentarios para ver el motivo de la retención. También puede hacer clic en el botón de descarga para descargar una hoja de cálculo que contenga detalles sobre los archivos incluidos en la retención.

Liberar archivos de una retención

Permisos requeridos:Litigio Ver, Liberar,Búsqueda de archivos En

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneAdmin.

2. Vaya a Almacenamiento en la nube >Búsqueda.

3. Abra la pestaña Buscar.
4. Seleccione un buen rango de fechas para los archivos que desea liberar. Haga clic en Buscar.
5. Haga clic en el botón de filtro ().

6. En el menú desplegable ---Seleccionar solicitud de retención---, seleccione las retenciones que contienen los archivos que desea liberar. En la categoría Retención de litigio seleccione Sí. Agregue cualquier otro filtro que desee usar para refinar su búsqueda. Haga clic en Solicitar.

   Si bien puede optar por liberar solo algunos de los archivos contenidos en una reserva, no puede liberar archivos de dos o más retenciones en la misma solicitud de liberación.

7. Usando la columna de la casilla de verificación de la tabla, seleccione los archivos que desea liberar de una retención. Haga clic en el botón de acciones en la esquina superior derecha de la fila del encabezado de la tabla. En el menú desplegable, haga clic enLiberación de litigios.

8. En ¿Estás seguro? ventana, introduzca unNombre para el lanzamiento para ayudar a los usuarios de su entorno a identificar rápidamente el lanzamiento. Introduzca un motivo para la liberación. Lea la información sobre el proceso de liberación de litigios, seleccioneEntiendo la información anteriory haga clic enConfirmar.

La solicitud de liberación aparece en la pestaña Rastreador de solicitudes con unEstado dePendiente. La solicitud de liberación tarda unos minutos en completarse.